El 24 de abril de 2001, se publicó el Reglamento (CE) núm. 761/2001, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 19 de marzo de 2001, por el que se permite que las organizaciones se adhieran con carácter voluntario a un sistema de gestión y auditoría medioambiental, más conocido como EMAS II, y que viene a sustituir el anterior Reglamento (CEE) núm. 1836/93. Como en toda modificación normativa, se abre una etapa de transición en la que será necesario adaptarse de manera progresiva a los nuevos requisitos establecidos en el EMAS II. Esta adaptación deberán realizarla todas las partes que participen en la gestión del sistema: estado miembro, organismos competentes, organismos d acreditación, verificadores y las empresas ya registradas. La Dirección General de Calidad Ambiental, como organismo competente en Cataluña del EMAS, está interesada en que la transición del EMAS I al EMAS II se realice de la manera más cómoda posible y por este motivo ha mantenido diversos contactos con los verificadores, ENAC, Ministerio de Medio Ambiente y representantes de la Comisión Europea con el objetivo de poder establecer un conjunto de criterios de actuación. Así mismo se han tenido en cuenta los debates que sobre este tema se han mantenido en el Foro de Organismos de Acreditación y en el Foro de Organismos Competentes. El documento que se adjunta es fruto de este trabajo y debe entenderse como unos principios generales. No se ha pretendido hacer una identificación exhaustiva de todos los casos posibles y por lo tanto bajo ciertas circunstancias pueden ser necesarias evaluaciones más específicas. En estos casos la colaboración entre la empresa, el verificador y el organismo competente será indispensable para resolver de la manera más rápida y eficaz posible dichas situaciones http://www.gencat.es/mediamb/qamb a/e:wmadgqa@correu.gencat.es
PARA LA GESTIÓN DE LA TRANSICIÓN DEL EMAS I AL EMAS II EMAS I: Reglamento (CEE) núm. 1836/93, del Consejo, de 29 de junio de 1993 (DOCE L168, de 10.7.1993) EMAS II: Reglamento (CE) núm. 761/2001, del Parlamento Europeo y el Consejo, de 19 de marzo de 2001 (DOCE L 114, de 24.4.2001) Entrada en vigor: 3 días desde su publicación en el DOCE : 27.4.2001 1
0. CENTROS REGISTRADOS DE ACUERDO CON EL EMAS I El 27 de abril de 2001 entró en vigor el Reglamento EMAS II. Cuándo les serán aplicables los nuevos requisitos establecidos en el EMAS II? Artículo 17.4: Los centros registrados de acuerdo con el Reglamento (CEE) núm. 1836/93 (EMAS I) se mantendrán en el registro del EMAS. Los nuevos requisitos del presente Reglamento (EMAS II) se comprobarán cuando se realice la próxima verificación del centro. Si la próxima verificación se realiza antes de que hayan transcurrido seis meses desde la entrada en vigor del presente Reglamento, la fecha de la próxima verificación de un centro podrá aplazarse seis meses de acuerdo con el verificador ambiental y los organismos competentes. Los registros de los centros inscritos de acuerdo con el EMAS I continúan siendo válidos. Los centros registrados de acuerdo con el EMAS I deberán adecuarse a los nuevos requisitos establecidos en el EMAS II, ya que se comprobará su cumplimiento en el momento que tenga lugar la próxima verificación del sistema de gestión ambiental. Si la verificación ambiental del sistema necesaria para la renovación del registro está prevista que tenga lugar durante los 6 meses posteriores a la entrada en vigor del nuevo Reglamento EMAS II (período del 27.04.01 al 27.10.01), se podrá prorrogar la verificación seis meses, previa comunicación al verificador ambiental y al organismo competente. Los centros registrados de acuerdo con el EMAS I podrán usar el nuevo logo establecido en el Reglamento EMAS II, de acuerdo con las condiciones establecidas en este Reglamento. (véanse puntos 6 y 7 de este documento). 2
1. NUEVO REGISTRO El 27 de abril de 2001 entró en vigor el Reglamento EMAS II. Hasta cuándo se considera que se puede aceptar la verificación de acuerdo con el EMAS I? La implantación de un sistema de gestión ambiental es un proceso que acostumbra a desarrollarse durante un largo período de tiempo, ya que afecta a todas las áreas organizativas, de gestión y operativas de una empresa. La aprobación del nuevo Reglamento EMAS (EMAS II) y la exigencia inmediata de cumplimiento supondrían un grave inconveniente (retrasar la verificación del sistema) para aquellas empresas que por las fechas de aprobación y entrada en vigor del nuevo EMAS II se encontrasen en una fase muy avanzada de implantación del sistema de gestión, el cual se habría desarrollado de acuerdo con los requerimientos que en su momento se establecieron en el EMAS I. El mismo Reglamento EMAS II da un plazo de un año a los organismos competentes y a los sistemas de acreditación que en su momento se establecieron para gestionar el EMAS I para que se adapten a las nuevas disposiciones del EMAS II. No parecería razonable que esta misma flexibilidad no se otorgase a las empresas. En la reunión de organismos competentes de 29 y 30 de marzo, al debatir este tema, se estableció el inicio de la verificación como punto de referencia. Si el proceso de verificación ya ha comenzado antes de la entrada en vigor del EMAS II, se podrá proceder a la verificación de acuerdo con el EMAS I. En cambio, si el proceso de verificación no ha comenzado, entonces será preciso hacer la verificación de acuerdo con el EMAS II, si bien el organismo competente, en colaboración con el verificador, podrá aplicar una cierta flexibilidad. El concepto de inicio de la verificación no se estableció con precisión en la reunión antes citada, pero debe ser lo más claro y objetivo posible. La evidencia de la firma del contrato entre la empresa y el verificador cumple con este requisito. 3
CASO A: Centros que antes de la entrada en vigor del Reglamento EMAS II habían finalizado la verificación del sistema y la validación de la declaración ambiental, quedando pendiente únicamente el registro ante el organismo competente. Se aceptan la verificación y la validación de acuerdo con el EMAS I y se procederá a su inscripción en el registro. Su situación es equiparable a la de los centros ya registrados en el EMAS antes de la entrada en vigor del EMAS II y, por tanto, los nuevos requisitos del EMAS II (incluida la validación anual de la actualización de la declaración ambiental) les serán de aplicación en la próxima verificación del sistema de gestión. CASO B: Empresas que antes de la entrada en vigor del Reglamento EMAS II habían iniciado (y no finalizado) el proceso de verificación de acuerdo con el EMAS I. Se puede aceptar la verificación del sistema de gestión de acuerdo con los requerimientos del EMAS I y se podrá proceder a su inscripción en el registro EMAS. La adecuación a los nuevos requisitos establecidos en el EMAS II se comprobará en el momento que tenga lugar la próxima verificación del sistema de gestión ambiental. Anualmente deberán presentar al organismo competente las correspondientes actualizaciones validadas de su declaración ambiental. CASO C. Centros que inician el proceso de verificación en el período de los seis meses posteriores a la entrada en vigor del EMAS II (del 27.04.01 al 27.10.01). Se puede aceptar la verificación del sistema de gestión de acuerdo con los requerimientos del EMAS I y se podrá proceder a su inscripción en el registro EMAS. Una vez registrados, los centros dispondrán de un año para poderse adecuar a los nuevos requisitos establecidos en el EMAS II. Anualmente deberán presentar al organismo competente las correspondientes actualizaciones validadas de su declaración ambiental. En el primer año, además deberán presentar un informe del verificador ambiental en el que conste claramente que el centro ha adaptado satisfactoriamente su sistema a los requisitos del EMAS II. 4
CASO D: Centros que inician el proceso de verificación en una fecha más allá de los seis meses posteriores a la entrada en vigor del EMAS II (a partir del 28.10.01). Deberán cumplir con los requisitos establecidos en el EMAS II. Se entenderá como inicio del proceso de verificación la fecha de firma del contrato entre la empresa y el verificador. 2. CENTROS EXPERIMENTALES REGISTRADOS ANTES DE LA ENTRADA EN VIGOR DEL EMAS II Los centros con actividades no industriales, registrados bajo el título de experimentales antes de la entrada en vigor del EMAS II, pasan automáticamente al nuevo registro? Artículo 17.5: Los apartados 3 (vigencia de los verificadores ambientales acreditados de acuerdo con el EMAS I) y 4 (vigencia de los centros registrados de acuerdo con el EMAS I) se aplicarán a los verificadores medioambientales acreditados y a los centros registrados de conformidad con el artículo 14 (inclusión de otros sectores no industriales) del Reglamento (CEE) núm. 1836/93, siempre que los organismos responsables de la acreditación y los organismos competentes hayan acordado que los verificadores medioambientales y los centros registrados cumplan todos los requisitos del Reglamento (CE) núm. 1836/93 y lo hayan comunicado a la Comisión. Después de consultas a ENAC y a los verificadores acreditados, se ha constatado que: Los verificadores acreditados para actividades diferentes de las recogidas en la definición i) del artículo 2 del EMAS I cumplían en su totalidad los requisitos que este documento establecía para los verificadores. En Cataluña el proceso de verificación se hizo siguiendo los requisitos establecidos en el EMAS I y, por tanto, los centros experimentales registrados cumplían con todos los requisitos del EMAS I. 5
Los centros experimentales automáticamente pasan a formar parte del registro de centros adheridos al EMAS II, en pie de igualdad con el resto de centros con actividades industriales. Será necesario proceder a la adecuación del número de registro (eliminación de las letras Ex) y a la sustitución del certificado. 3. CONTROL DE LOS CENTROS (INCLUIDOS LOS EXPERIMENTALES) REGISTRADOS DE ACUERDO CON EL EMAS I En base a qué Reglamento se harán las actuaciones de seguimiento y control de los centros registrados de acuerdo con el EMAS I? Artículo 17.1: El Reglamento (CEE) núm. 1836/93 quedará derogado a partir de la fecha de entrada en vigor del presente Reglamento (EMAS II), sin perjuicio de lo que se disponga en los apartados 2 a 5 del presente artículo. Artículo 17.4: Los centros registrados de acuerdo con el Reglamento (CEE) núm. 1836/93 se mantendrán en el registro EMAS. Los nuevos requisitos del presente Reglamento se comprobarán cuando tenga lugar la próxima verificación de un centro ( ). La entrada en vigor del EMAS II supone la derogación del Reglamento 1836/93 (EMAS I); por lo tanto, los nuevos registros deberán cumplir con el EMAS II, a excepción de los supuestos regulados en el artículo 17.1. A los centros ya registrados bajo el EMAS I se les reconoce su vigencia y no se les exigirá el cumplimiento de los nuevos requisitos del EMAS II hasta el momento de la próxima verificación. El plazo de tiempo entre la entrada en vigor del EMAS II y la próxima verificación debe servir para que el centro adapte su sistema de gestión a la realidad del EMAS II. 6
Para las empresas ya registradas en el EMAS I en el momento de la entrada en vigor del EMAS II y hasta el momento de la próxima verificación, cualquier actuación de control y/o seguimiento (del verificador o del organismo competente) sobre estos centros, se realizará en base a los requerimientos del EMAS I. Este criterio también será de aplicación para los casos A y B establecidos en el apartado 1 de este documento. Para el caso C sólo será de aplicación durante el primer año, ya que transcurrido este plazo deberán demostrar que su sistema de gestión cumple con los requisitos del EMAS II. 4. DECLARACIONES ANUALES VALIDADAS En qué casos debe validarse anualmente la actualización de la declaración ambiental? Artículo 3.3: Para mantener al día el registro EMAS, la organización deberá de: a) Haber verificado el sistema de gestión medioambiental y el programa de auditoría de conformidad con los requisitos del punto 5.6 del anexo V. b) Presentar las necesarias actualizaciones validadas anuales de la declaración medioambiental al organismo competente y ponerlas a disposición del público. Se podrá alterar la frecuencia con que se llevan a cabo las actualizaciones cuando se den las circunstancias especificadas en les directivas de la Comisión adoptadas de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14, en especial en aquello que hace referencia a las pequeñas organizaciones y a las pequeñas empresas, según la Recomendación 96/280/CE de la Comisión y cuando no haya cambios significativos del funcionamiento del sistema de gestión medioambiental. Anexo III: Artículo 3.4: La organización debe actualizar anualmente la información a que se refiere el punto 3.2 (del mismo anexo) y hacer validar anualmente por un verificador los cambios que se producen. 7
- Organizaciones registradas bajo el EMAS II: La validación de la declaración será anual y no se podrán establecer otras periodicidades hasta que la Comisión no apruebe las correspondientes directrices donde se especifiquen las excepciones posibles. - Centros (actividades industriales y experimentales) registrados antes de la entrada en vigor del EMAS I y caso A del capítulo 1 de este documento. El EMAS II establece requisitos adicionales al contenido de la declaración ambiental y también ofrece nuevas posibilidades de utilización según el público o parte interesada a quien se pueda dirigir. Por tanto, es necesario otorgar un plazo durante el cual los centros registrados bajo el EMAS I puedan adaptarse. El artículo 17.4 indica que a los centros registrados bajo el EMAS I se les comprobarán los nuevos requisitos del presente Reglamento (por tanto, también los relativos a la declaración medioambiental) cuando se realice la próxima verificación del centro. De acuerdo con los argumentos anteriores, la validación anual de la declaración ambiental para los centros registrados en base al EMAS I no es exigible hasta que no tenga lugar la próxima verificación del sistema, momento en que tendrá lugar la validación de la nueva declaración ambiental, la cual ya tendrá el contenido y el formato exigido por el Reglamento EMAS II. - Centros que se encuentran en alguna de las situaciones descritas en los casos B y C del capítulo 1 de este documento: Deberán realizar las actuaciones validadas de la declaración ambiental, inicialmente con una periodicidad anual. Una vez aprobadas las directivas de la Comisión se podrán aplicar las excepciones que en este documento se hayan previsto. 5. ENTIDADES REGISTRABLES DE ACUERDO CON EL EMAS II Puedo registrar entidades más pequeñas o más grandes que un centro? Artículo 3.1: El EMAS está abierto a la participación de cualquier organización que se proponga mejorar su comportamiento medioambiental global. 8
Artículo 2.s: Organización : la compañía, sociedad, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, tenga o no personalidad jurídica, sea pública o privada, que tiene sus propias funciones, y administración. La entidad que se vaya a registrar como una organización en el EMAS estará aprobada por el verificador medioambiental y, cuando convenga, por los organismos competentes, teniendo en cuenta las directrices de la Comisión, establecidas de conformidad con el procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14, pero no superará las fronteras de un Estado miembro. La entidad más pequeña que se aceptará será un centro. En casos excepcionales, indicados por la Comisión de conformidad con el procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14, podrán registrarse en el EMAS entidades de tamaño menor que los centros, como las subdivisiones con funciones propias. Como regla general y, una vez en vigor el EMAS II, las organizaciones pueden registrarse en el EMAS II. Considerando la situación del Estado español, donde las comunidades autónomas son las que tienen competencias para nombrar sus organismos competentes, se pueden dar dos casos: a) La organización no supera el ámbito territorial de la comunidad autónoma. En este caso se puede proceder al registro de la organización por parte del organismo competente. b) La organización supera el ámbito territorial de la comunidad autónoma. En este caso el Estado español deberá establecer el procedimiento a seguir. El registro de una entidad más pequeña que un centro, no será posible hasta que la Comisión no adopte las directrices donde se establezcan las condiciones bajo las que sea posible proceder al registro de una entidad más pequeña que un centro. 9
6. REPRODUCCIÓN DEL LOGO ESTABLECIDO EN EL EMAS II Dónde están definidas las especificaciones técnicas para la reproducción del logo? Artículo 8.1: ( ) Las especificaciones técnicas de la reproducción del logo se adoptarán de acuerdo al procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14 y serán publicadas por la Comisión. DIRECTRIZ En respuesta a esta pregunta, el Sr. Klaus Krisor, responsable del EMAS en la Comisión indicó que hasta que no se publiquen las especificaciones, el logo se podrá reproducir usando las técnicas informáticas o de otro tipo que se puedan considerar más adecuadas. De todas maneras, los requerimientos establecidos en el artículo 8 y en el anexo IV (por ejemplo, las referencias a los colores Pantone) deberán respetarse. 7. USO DEL LOGO ESTABLECIDO EN EL EMAS II Cómo se podrá utilizar el logo? Artículo 8.2: El logotipo del EMAS podrá utilizarse por las organizaciones en los casos siguientes: a) en la información validada de acuerdo con el punto 3.5 del anexo III, cuando se den las circunstancias especificadas en les directrices de la Comisión adoptadas de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14, lo que garantizará que no existe confusión con las etiquetas de productos ecológicos (se utilizará en este caso, la versión 2 del logo, que figura en el anexo IV); b) en declaraciones medioambientales validadas (se utilizará en este caso, la versión 2 del logo, que figura en el anexo IV); c) en membretes de organizaciones registradas (se utilizará en este caso, la versión 1 del logo, que figura en el anexo IV); d) juntamente con afirmaciones comparativas relativas a otros productos, actividades y servicios. 10
e) en anuncios de productos, actividades y servicios, únicamente cuando se den las circunstancias especificadas en las directrices de la Comisión adoptadas de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14, lo que garantizará que no hay confusión con las etiquetas de los productos ecológicos. Artículo 8.3: El logo no se podrá utilizar en los casos siguientes: a) en productos o embalajes de productos; b) juntamente con afirmaciones comparativas relativas a otros productos, actividades y servicios. Los centros (tanto las actividades industriales como experimentales) registrados de acuerdo con el EMAS I, podrán utilizar el logo establecido en el Reglamento EMAS II, de acuerdo con las condiciones de uso establecidas en este Reglamento. En los casos considerados en el artículo 8.2 a) (información validada) y 8.2 e) (anuncios de productos, actividades y servicios) no se podrá usar el logo hasta que la Comisión no establezca las condiciones de uso mediante la adopción de las correspondientes directrices. 11