Knowledge Management Systems (KMS) y sistemas de Vigilancia tecnológica e Inteligencia Competitiva Sistemas de Información 2014-2015 El recurso económico básico ya no es ni el capital, ni los recursos naturales, ni la mano de obra. Es y será el conocimiento. Peter Drucker. La adquisición de cualquier conocimiento es siempre útil al intelecto, que sabrá descartar lo malo y conservar lo bueno. Leonardo Da Vinci el conocimiento empieza a dominar al resto de activos de la organización. Se trata de la nueva moneda de cambio de la sociedad actual y por lo mismo, se deprecia y se devalúa rápidamente si no se invierte en su renovación Javier Martínez Aldanondo Universidad de Cantabria Alexandra Jordá Mª Concepción Herrera Alicia Moredo Beatriz Puertas Francisco Redondo Mar Santiago
Índice 2 Introducción 3 Definición de los sistemas KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva 4 Origen de los sistemas KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva.5 Para qué sirve? Por qué implantarlo?...5 Características generales y funcionalidades de un sistema KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva...7 Tipologías existentes de KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva y/o usos en diferentes sectores...8 Cómo se interrelacionan con otros Sistemas de Información dentro de la empresa?...9 Ejemplos comerciales, realizando una breve comparativa en funcionalidades, usos y prestaciones.10 Casos de éxito de implantaciones de KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva..12 Defensa y Planificación de una implantación de un Sistema KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva.12 Bibliografía..13
Introducción Knowledge Management System (KMS) se refiere a los sistemas informáticos para gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura, almacenamiento y distribución de la información. Estos sistemas son una parte más de la estrategia de Gestión del Conocimiento dentro de las organizaciones. 3 La idea de un sistema KM es permitir a los empleados tener un acceso completo a la documentación de la organización, orígenes de información y soluciones. La gestión del conocimiento es el proceso que continuamente asegura el desarrollo y la aplicación de todo tipo de conocimientos pertinentes de una empresa con objeto de mejorar su capacidad de resolución de problemas y así contribuir a la sostenibilidad de sus ventajas competitivas. Aparte el sistema de gestión de conocimiento consta de tres partes fundamentales. La Vigilancia Tecnológica externa o Technology Watch Es un proceso sistemático de búsqueda, detección, análisis y comunicación de información científico tecnológica que sirva de ayuda a la toma de decisiones anticipándose a amenazas y oportunidades externas que afecten la estrategia de negocios y de investigación. Esta vigilancia en el ámbito de proyectos científicos y de investigación debe constituir un servicio continuo que provea a los investigadores e implicados en el proceso científico de información actualizada sobre las diferentes tecnologías emergentes y las líneas de investigación activas, y revisar los cambios que se puedan producir en cuanto a nuevos productos, normativas, nuevas tecnologías, patentes, etc. La vigilancia tecnología interna Es la Información interna derivada de la gestión financiera, productiva y comercial de la empresa, cuya organización, automatización y sistematización constituye el ámbito de los sistemas de información.
Vigilancia tecnológica: Consiste en la observación y el análisis del entorno científico, tecnológico y de los impactos económicos presentes y futuros, para identificar las amenazas y las oportunidades (Jakobiak) Inteligencia competitiva 4 La inteligencia competitiva es el proceso por el cual las organizaciones recopilan y utilizan la información sobre los productos, clientes, y los competidores, para su planificación a corto y largo plazo. La inteligencia competitiva es la colección sistemática de la información abierta, que una vez reunida y analizada proporciona una mejor comprensión de la estructura, de la cultura, del comportamiento, de las capacidades, y de las debilidades de la empresa. Definición de los sistemas KMS, vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva Estos sistemas ya existían a finales de la década de los noventa, pero es a partir del año 2000 cuando los kms comienzan a consolidarse dentro del panorama tecnológico. Justo en ese momento se estaba produciendo un cambio importante en la explotación del entorno de Internet por parte de sus usuarios, y especialmente por parte de las empresas. A lo largo de la década de los noventa, se había identificado por parte de las corporaciones la posibilidad de explotar el fenómeno de Internet en su propio beneficio. Se identificó la red como el recurso tecnológico que debía responder a las restricciones de tipo económico: era necesario encontrar una herramienta que facilitase la realización de todo eso, pero además, que permitiese hacerlo con un bajo coste. O dicho en otros términos, que permitiese que una persona con unos conocimientos informáticos mínimos fuera capaz de utilizarla y de desarrollar, de una manera rápida y sencilla, las soluciones requeridas, los sistemas de gestión de contenidos nacen como respuesta a esta doble necesidad tecnológica y económica.
Origen e historia de los sistemas Desde el siglo XVII hasta mediados del siglo XX los sistemas de gestión de conocimiento recaían sobre los archiveros que iban mejorando las técnicas y la organización durante el paso del tiempo. Después de la segunda guerra mundial hubo un cambio significativo pasando de los archivos a los documento por lo que la gestión paso a ser un elemento más importante. 5 En la actualidad los retos son aún mayores ya que la gestión documental implica incluso la del documento electrónico, con sus particularidades en cuanto a su consulta, difusión, guardado y conservación Para qué sirve? Por qué implantarlo? Knowledge Management System (KMS) Knowledge Management System (KMS) se refiere a los sistemas informáticos para gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura, almacenamiento y distribución de la información. Estos sistemas son una parte más de la estrategia de Gestión del Conocimiento dentro de las organizaciones. La idea de un sistema KMS es permitir a los empleados tener un acceso completo a la documentación de la organización, orígenes de información y soluciones. Un ejemplo podría ser el departamento comercial que necesita información sobre los clientes y puede consultar la información recopilada por otros compañeros al respecto. O el departamento de sistemas que tienes todos sus manuales de administración y documentación informatizados y es fácil buscar soluciones a problemas presentados anteriormente en dicha información. Un sistema KMS podría incluir lo siguiente: Tecnología documental que permita la creación, gestión y compartición de documentos con un formato determinado (como Lotus Notes, portales Web de gestión documental, Bases de datos distribuidas). Ontología/taxonomía: similar a la tecnologías de documentación para crear un sistema de terminologías que son usadas por sumarizar, organizar o clasificar los documentos (por ejemplo Autor, Materia, Organización, etc.).
Proporcionar mapas de red de la organización para mostrar el flujo de comunicación entre las entidades y los individuos. Desarrollo de herramientas sociales dentro de la organización para sacar un mayor aprovechamiento de la creación del sistema KM. Vigilancia competitiva e inteligencia competitiva La Vigilancia Tecnológica es un proceso organizado, selectivo y permanente, de captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios. 6 La Inteligencia Competitiva es un conjunto de acciones coordinadas de búsqueda, tratamiento (filtrado, clasificación, análisis), distribución, comprensión, explotación y protección de la información obtenida de modo legal, útil para las y los actores económicos de una organización para el desarrollo de sus estrategias individuales y colectivas. La Vigilancia Tecnológica es un elemento básico del Sistema de Gestión de la I+D+i, ya que permitirá centrarse en los desarrollos que son críticos para una organización y subcontratar los de menor importancia estratégica. También permitirá
identificar a los mejores socios tecnológicos y minimizar el esfuerzo de I+D+i, aprovechando los últimos desarrollos existentes. La Inteligencia Competitiva realimenta continuamente a la Planificación Estratégica. Su objetivo es detectar señales de cambio, analizar tendencias, reacciones, estrategias de la competencia, nuevas amenazas, oportunidades, etc., de modo que el escenario competitivo esté siempre actualizado. 7 Características y funcionalidades Las características más importantes de un sistema KMS pueden incluir: 1. Propósito: un KMS tiene que tener el explícito objetivo de la gestión del conocimiento, permitiendo la colaboración, el compartir buenas prácticas y similares. 2. Contexto: Una perspectiva de los sistemas KMS es ver que el conocimiento es información organizada con inteligencia, acumulada e integrada en un contexto de creación y aplicación de dicho conocimiento. 3. Procesos: el sistema KMS es desarrollado para soportar y permitir procesos de conocimiento intensivo, como tareas o proyectos de creación, construcción, identificación, captura, selección, evaluación, acceso, recuperación y aplicación, que es el llamado ciclo de vida del conocimiento. 4. Participantes: Los usuarios pueden jugar roles activos de participantes involucrados en las redes del conocimiento y en las comunidades, aunque esto no tiene por qué ser necesariamente el caso. Los sistemas KMS están diseñados para que el conocimiento se desarrolle colectivamente y la distribución de dicho conocimiento sea un proceso continuo de cambio, reconstrucción y aplicación en diferentes contextos, por diferentes participantes con diferentes backgrounds y experiencias. 5. Instrumentos: el sistema KMS debe soportar instrumentos de gestión del conocimiento, como la captura, creación y compartición de aspectos codificables de la experiencia, la creación de directorios de conocimiento corporativos, con su correcta clasificación, taxonomía u ontología, localizadores de experiencia, sistemas de gestión de habilidades, herramientas de colaboración para permitir conectar personas interesadas en
los mismos temas, permitiendo de esta manera la creación de redes de conocimiento. Tipologías existentes y usos en diferentes sectores 8 Los sistemas de gestión del conocimiento cada vez están más integrados en las empresas y forman parte de su sistema de gestión. Estos han desplazado en relevancia al capital, la tierra y el trabajo para convertirse en la fuente principal de creación de ventajas competitivas. En todos los sectores, en mayor o menor medida, y dependiendo del tamaño de la empresa, se utilizan este tipo de gestión del conocimiento tanto de manera directa como indirecta. Hoy en día, las empresas necesitan diferenciarse de sus competidoras para poder destacar en sus sectores y para que estas gestionen mejor su conocimiento, es decir, obtengan mayores beneficios de sus recursos. En cuanto a la Vigilancia Tecnológica y la Inteligencia Competitiva, esta está centrada en el seguimiento de los avances del estado de la técnica y en particular de la tecnología y de las oportunidades y amenazas que genera. En función del alcance o impacto que pueda tener la información captada por la vigilancia tecnológica, se puede hablar de: Vigilancia científica: a partir de un seguimiento de patentes y publicaciones escritas. Puede comprender análisis de patentes, seguimiento de publicaciones científicas y técnicas, ingeniería inversa de productos de la competencia... Vigilancia estratégica: análisis de las capacidades tecnológicas de la competencia y su esfuerzo inversor, seguimiento de la trayectoria de trabajo y colaboraciones de los científicos de la competencia, relaciones económicofinancieras y de trabajo entre empresas de un sector... Un ejemplo de ello, podemos encontrar en las empresas del sector agroalimentario donde la innovación y la búsqueda de nuevas formulas para el avance tanto de forma tecnológica (maquinaria) como en productos hace que se obtengan de forma mas rápida y con mayor calidad productos muy determinados que demande el consumidor final, por
lo que la investigación en I+D+i es determinante, tanto como el análisis de la competencia para destacar sobre ellos. Otro caso destacado de implantación de un modelo de inteligencia competitiva se da en el sector comercial donde por ejemplo, el caso de la Corporación Mondragón, fue pionera en la utilización de este sistema para la definición de sus estrategias comerciales. Para ello, resultó clave la identificación de necesidades de información, por lo que comenzó vigilando los productos de los competidores, para después pasar a vigilar al competidor en su globalidad empresarial. A partir de ahí, se realizo una vigilancia más global del mercado, de los competidores y del sector. Por lo que su implantación supuso un salto tanto cualitativo como cuantitativo en las necesidades de la empresa y destacar en su sector. 9 Cómo se interrelacionan con otros sistemas de información dentro de la empresa? La tecnología es un componente fundamental de la gestión del conocimiento, pero es la interacción humana con la información representada en formato cognitivo (redes semánticas, bases de conocimiento conceptual) lo que permite y simplifica el razonamiento, la innovación y la estructuración de la estrategia. La Gestión del Conocimiento documenta o aprovecha los conocimientos de los miembros de la empresa acumulados en el interior de la misma en el pasado, y busca que estos conocimientos se compartan mediante el correo electrónico y las intranets, mientras que la Vigilancia Tecnológica y la Inteligencia Competitiva mira sobre todo al exterior de la empresa y se orienta hacia el futuro, además contribuye a preparar la estrategia de la organización señalando las futuras áreas de actuación en las que habrá que generar, adquirir y asimilar nuevos conocimientos. Toda empresa, además de captar información de los agentes externos (proveedores, competidores, tecnología,...) necesita encontrar, almacenar y compartir los conocimientos internos. Si bien los datos y la información son componentes obligatorios de la gestión del conocimiento, el análisis racional e irracional de los mismos, no puede ser sustituido por una búsqueda profunda (Datamining) en una base
de datos (Datawarehouse), aunque si pueden ser complementarios, ya que estos últimos permiten a las empresas una gestión rápida y eficaz del conocimiento que genera una toma de decisiones más exacta. La Vigilancia Tecnológica es un elemento básico del Sistema de Gestión de la I+D+i, ya que permitirá centrarse en los desarrollos que son críticos para una organización y subcontratar los de menor importancia estratégica. También permitirá identificar a los mejores socios tecnológicos y minimizar el esfuerzo de I+D+i, aprovechando los últimos desarrollos existentes. En cambio, el objetivo de la Inteligencia Competitiva es detectar señales de cambio, analizar tendencias, reacciones, estrategias de la competencia, nuevas amenazas, oportunidades,... de modo que el escenario competitivo esté siempre actualizado. Por ello, casi todas las empresas disponen de redes comerciales y de proveedores que les trasmiten este conocimiento y de estos sistemas de vigilancia tecnológica y de inteligencia competitiva que les proveen de la información necesaria para detectar lo que ocurre en su mercado. 10 Ejemplos comerciales de sistemas de vigilancia tecnológica A continuación analizamos algunos de los sistemas de vigilancia competitiva utilizados actualmente por las grandes empresas. Existen distintas herramientas de vigilancia tecnológica: Software de minería de datos: DIGIMIND: Digimind es una empresa global de monitorización de redes sociales e inteligencia competitiva, proveedor de información sobre la posición competitiva de las empresas relativa al mercado. El software monitoriza a diario los competidores, las noticias más destacadas, las nuevas tecnologías y cambios reguladores. Las características clave incluyen la búsqueda, extracción y categorización de Big Data, análisis de tendencias en tiempo real y una plataforma de colaboración integrada para los usuarios finales. Actualmente es utilizado por empresas como Nestlé, Mentos, Siemens, Bayer.
MATHEO SOFTWARE: provee soluciones de soporte a la decisión, análisis de la información y vigilancia tecnológica, que puede explotar eficientemente datos para convertirlos en información de alto valor añadido. Utilizado por el Centro Nacional de estudios Espaciales, EADS, EUROCOPTER, Danone Research. Plataformas web de vigilancia: VIGIALE: Diseñada bajo los principios de la segunda generación de aplicaciones Web o Web 2.0, que permite gestionar recursos de información de distinta naturaleza, ordenarlos, clasificarlos, actualizarlos y recibir notificaciones de cambio. Plataforma DENODO: Aplicaciones de Inteligencia Competitiva, soluciones de vigilancia para detección de oportunidades y amenazas. Utilizada por BBVA, Gas Natural Fenosa, Inditex, Jazztel, Telefónica, Vodafone 11
Casos de éxito de implantaciones de KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva Siemens invirtió en BMS (KMS plataforma web) lo que hizo posible que todos los empleados tuvieran acceso a los conocimiento de la empresa. La colaboración global aumentó ($ 7,8 m se invirtieron en KMS, los aumentos de ventas de $ 122 millones en dos años) 12 Texaco utiliza un KMS, el cual contiene estructurado el conocimiento, la experiencia y CV de todos los empleados. (Reducción de costes, menor tiempo de resolución de problemas). Commerce Bank integró los sistemas KMS y CRM lo que le permitió 20.000$/semana ahorrar Xerox implantó un programa de KMS que es capaz de resolver 350.000 problemas de unidad del sistema de la organización, lo que le permite ahorrar 4.000.000/año. Defensa y planificación Introducción: Durante esta profunda crisis económica en la que se ve afectado nuestro país, nuestro sector ha sido uno de los más perjudicados debido a que el sector se ha convertido en un mercado más competitivo. Los clientes exigen un menor margen de nuestros productos. Podemos apreciar como los clientes potenciales fijan su objetivo en precio en lugar de la calidad, marca, atributos, Por ellos la situación de la empresa se encuentra ante la necesidad de un cambio para poder diferenciarse de sus competidores y destacar en el mercado obteniendo una cuota de mercado mayor. El éxito de cualquier empresa del mercado no se encuentra en los recursos disponibles sino que descansa en los factores externos a los que se enfrenta la empresa.
Actualmente existe una inmensa cantidad de información gracias a los sistemas de información, pero su existencia puede convertirse tanto en una ventaja como en un inconveniente, dependerá de su utilización. Es por ello necesario que la organización disponga de los sistemas de información adecuados para la obtención de la información real y necesaria dentro de la difusa información que se encuentra a su alcance, para la mejora en la toma de decisiones económicas y de planificación. 13 La información apropiada alcanza un valor añadido dentro de la misma importantísimo, por lo que el mercado nos obliga a conocer la información del entorno antes que los competidores y a desarrollar una estrategia competitiva en muchos casos gracias a la información interna que genera la empresa a lo largo de su existencia. El objetivo de este estudio es implantar un sistema de KMS y Vigilancia Tecnológica en una empresa cuya razón social es la fabricación de electrodomésticos. Objetivos principales: 1. Planificar e implantar un sistema de Vigilancia Tecnológica que contribuyan a la toma de decisiones en organización con los recursos de los que dispone actualmente. 2. Establecer la metodología teniendo en cuenta los objetivos y las limitaciones de la organización. 3. Aplicación de la herramienta seleccionada en el departamento implicado y la formación de los trabajadores en los mismos. Materiales y métodos: El programa de vigilancia tecnológica que más se adapta a las necesidades de nuestra empresa, Digimind ya que es el que mejor se ajusta al desarrollo tecnológico en el que se encuentra la empresa, y no producirá un gran impacto, para los operarios del departamento afectado, que pueda interrumpir o ralentizar el éxito del proceso. Además los directivos de la empresa deberán crear una rutina de aprendizaje como David Garvin explica en su libro To move ahead, one must often first look behind. La organización debería seguir el siguiente procedimiento para la implantación del nombrado sistema de información
14 1 1 Diseño e implementación de un Sistema de Vigilancia Tecnológica en una empresa de escasos recursos. León Aliz, Tamara
Plan de implantación: 1. Diagnostico de la situación: - Caracterización de la entidad (Análisis documental a través de encuestas, entrevistas ) - Identificar los aspectos fundamentales que vamos a querer vigilar 2. Planificación de las tareas de vigilancia: - Determinación de los objetivos - Selección del personal afectado - Determinación de los atributos que añaden valor al producto, externamente e internamente 3. Búsqueda de la información: - Identificación de los recursos que se van a requerir - Selección de las fuentes que se van a utilizar - Definición de la estrategia de búsqueda 4. Análisis y validación: - Elaboración de informes por personas externas a la organización (independencia) 5. Difusión de la información 6. Evaluación del sistema a través de encuestas. 15 Presupuesto: / año Formación para el departamento de I+D+i y producción 3000 Sistema de KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva 4788 Vigilancia del sistema 2400 Beneficios: Ventaja competitiva (creación de valor)
16 Conclusión: El sistema de Vigilancia tecnológica Digimind requiere que la empresa disponga de una estructura flexible y la fomentación dentro de la misma de una cultura innovadora integral y global. En caso de que nuestra empresa de electrodomésticos no dispusiera de los recursos necesarios para la búsqueda de información apropiada se procedería a la subcontratación de los servicios, lo que elevaría el coste de la implantación. El objetivo principal de la implantación es fomentar la participación activa del sistema de I+D+i en la formación de las personas en todos sus niveles, para conseguir un equipo altamente cualificado y que pueda ofrecer sus habilidades de una manera adecuada contribuyendo al éxito de un trabajo en grupo. Existiendo así la posibilidad de asegurar que las ideas potenciales de éxito se lleven a cabo, generando tecnologías propias y patentes, lo que significa un beneficio adicional para la organización. Para la implantación exitosa del sistema de vigilancia requiere la normalización de dos procesos básicos en la empresa: la introducción y asimilación creativa de los adelantos tecnológicos disponibles mediante la innovación tecnológica y fomentar un vinculo con las organizaciones generadoras de conocimiento, como por ejemplo las universidades. Si se procede a la implantación del sistema, de acuerdo con lo dispuesto anteriormente se vería reflejado en el aumento de los beneficios.
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