Informe Final de Conclusiones sobre Examen al Proceso de Retención y Pago de Cotizaciones Previsionales

REGIONAL DEL MAULE Informe Final de Conclusiones sobre Examen al Proceso de Retención y Pago de Cotizaciones Previsionales y Descuentos Voluntarios, Ilustre Municipalidad de Pencahue Fecha 26 de agosto de 2009 N Informe: 15, de 2009

CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORfA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCiÓN Al N 455/09 REF, N 3298/09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA, TAlCA, 31 AGO 09 * 005809 Se remite, para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final de Conclusiones N 15, de 2009, aprobado por el infrascrito, que contiene el resultado del examen realizado al proceso de retención y pago de cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios, en el período comprendido entre e11 de enero de 2007 al31 de diciembre de 2008. Al respecto, es necesario señalar que por tratarse de un Informe Final corresponde que se adopten las medidas necesarias para subsanar las observaciones pendientes, las que serán objeto de revisión por este Organismo de Control en futuras visitas. Saluda atentamente a Ud.,,JeAQUIN e()t({)f,)'w\ MALDONADel ArJOGAOO Contralor Regionp,l. Contralorla Genel::'1dr la Republlea HEOIOll D~L '.I/1AULE A la SEÑORA ALCALDESA ~ MUNICIPALIDAD DE PENCAHUE t IJ' _P_E_N_C_A_H_U_E_, Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talca - Fono: 071-413200

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCiÓN Al N 456/09 REF. N 3298/09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA. TAlCA, 31 AGO 09 * 005810 Adjunto, para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final de Conclusiones N 15, de 2009, aprobado por el infrascrito, que contiene el resultado del examen realizado al proceso de retención y pago de cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios, en el período comprendido entre e11 de enero de 2007 al 31 de diciembre de 2008. Al respecto, se hace presente que, en su calidad de Secretario del Concejo Municipal, le asiste la obligación de poner dicho informe a disposición de ese órgano colegiado, en la primera sesión que se realice y que existe prohibición de abrir el sobre con antelación a esa fecha, debiendo informar a este Organismo de Control de lo obrado en el mismo día en que ello ocurra. Adjunta lo indicado. Saluda atentamente a Ud., JOA~UljIj eof(fif;wa MALDON.\Dt) Af:SOGAOO Contralor Regíon >' Contralorla Gener"l drj la Republlca rter;iorl DL:L ',v1aule \. ~ Al SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE PENCAHUE \ t '1'ENCAHUE. ~ Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Tálea - Fono: 071-413200

REF. N 3298/09 INFORME FINAL DE CONCLUSIONES N 15/F, DE 2009, SOBRE EXAMEN AL PROCESO DE RETENCiÓN Y PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES y DESCUENTOS VOLUNTARIOS. TALCA, 26'AGO. 2009 En virtud de las facultades establecidas en la ley N 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República y en cumplimiento de la Planificación Operativa Regional Anual del año 2009, un fiscalizador de esta Contraloría Regional se constituyó en la Municipalidad de Pencahue y sus servicios traspasados, para efectuar un examen al pago de las cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios, en el período comprendido entre el 1 de enero de 2007 al31 de diciembre de 2008. OBJETIVO El presente informe tuvo por objetivo verificar que se hayan enterado íntegramente las cotizaciones previsionales y otros descuentos voluntarios al Instituto de Normalización Previsional, a las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFPs), al Fondo Nacional de Salud, a las Instituciones de Salud Previsional o a las Mutualidades de Empleadores. Asimismo, se comprobó la veracidad y fidelidad de la documentación de los pagos mensuales previsionales y la exactitud e integridad de las operaciones referidas a los procesos de Finanzas y Remuneraciones, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicadas en la gestión municipal y los servicios traspasados. rf\ AL SEÑOR JOAQuíN CÓRDOVA MALDONADO CONTRALOR REGIONAL DEL MAULE /PRESENTE. Y.// AT N 44/09 XMAlGAGIPAN/RRM

-2 - METODOLOGíA El examen se realizó de acuerdo con las políticas, principios y normas de control aprobados por esta Contraloría General, mediante las Resoluciones N s. 1.485 y 1.486, de 1996, efectuándose un análisis y validación selectiva de registros contables, de documentación sustentante y la aplicación de otros procedimientos técnicos que se estimó necesarios en las circunstancias. ANTECEDENTES GENERALES En forma previa a determinar el resultado de la revisten efectuada, se consignará el marco regulatorio que se tuvo en consideración para el cumplimiento de los objetivos planteados. En primer término, corresponde señalar que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 19, inciso primero, del Decreto Ley N 3.500, de 1980, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, las cotizaciones establecidas deberán ser declaradas y pagadas por el empleador, el trabajador independiente o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda, en la Administradora de Fondos de Pensiones a que se encuentre afiliado el trabajador, dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquél en que se devengaron las remuneraciones y rentas afectas a aquéllas, o aquel en que se autorizó la licencia médica por la entidad correspondiente, en su caso, término que se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente si dicho plazo finaliza en día sábado, domingo o festivo. Ahora bien, tratándose de empleadores que no paguen las cotizaciones de sus trabajadores útil es consignar que el inciso 19 de la disposición precitada, hace aplicables todas las normas contenidas en los artículos 1,3, 4, 4 bis, 5, 5 bis, 6, 7, 8, 9, 10 bis, 11, 12, 14, 18, 19, 20 Y 25 bis, de la ley N 17.322 al cobro de las cotizaciones, reajustes e intereses adeudados a una Administradora de Fondos de Pensiones, incluso las sanciones penales establecidas en dicho cuerpo legal para los empleadores que no consignen las cotizaciones que hubieren retenido o debido retener, las que podrán hacerse extensivas, en su caso, a las entidades pagadoras de subsidios, agregándose en el inciso 23, que sin perjuicio de lo establecido en los artículos 12 y 14 de la ley N 17.322, se aplicarán las penas del artículo 467 del Código Penal al que en perjuicio del trabajador o de sus derechohabientes se apropiare o distrajere el dinero proveniente de las cotizaciones que se hubiere descontado de la remuneración del trabajador. A lo anterior, cabe agregar que con ocasión de modificaciones introducidas por el artículo 91 N 11 letra e), de la ley _ // N 20.255, al artículo 19 del Decreto Ley 3.500, se incorporaron a esta última ~ disposición los incisos 24 y 25, estableciendo el primero de ellos que "los

-3 - empleadores que no pagaren las cotizaciones establecidas en este Título, no podrán percibir recursos provenientes de instituciones públicas o privadas, financiados con cargo a recursos fiscales de fomento productivo, sin acreditar previamente ante las instituciones que administren los instrumentos referidos, estar al día en el pago de dichas cotizaciones. Sin embargo, podrán solicitar su acceso a tales recursos, los que sólo se cursarán acreditado que sea el pago respectivo. En concordancia con lo anterior el artículo 4 letra f) del Decreto con Fuerza de Ley N 2, de fecha 20 de agosto de 1998, del Ministerio de Educación, que fijó el texto refundido de la Ley de Subvenciones Educacionales, exige para impetrar el beneficio de subvención que allí se regula, que el municipio se encuentre al día en los pagos por concepto de remuneraciones y cotizaciones previsionales respecto del personal. En el mismo sentido, el artículo 7 de la ley N 19.609, que permite efectuar anticipos del Fondo Común Municipal, prescribe que en caso que se produzca un atraso en el integro de imposiciones previsionales que se devenguen a partir de la fecha de la publicación de dicho cuerpo legal (1999), por parte de los sostenedores de establecimientos educacionales subvencionados, el Ministerio de Educación deberá retener de los recursos que les corresponda percibir, por aplicación del ya mencionado D.F.L. N 2, de 1998 del Ministerio de Educación, un monto equivalente a las cotizaciones que éstos deban pagar, monto que será devuelto al sostenedor, cuando éste demuestre haber pagado las cotizaciones correspondientes. Agrega la citada ley en su artículo T' en su segundo inciso que en lo que corresponda, se aplicará también a los casos de atraso en el integro de imposiciones del personal de las entidades de salud municipal, debiendo efectuarse la retención con sujeción a las normas del artículo 53 de la ley N 19.378, sobre Estatuto de Atención Primaria de Salud Municipal. En otro orden de consideraciones, tratándose de descuentos voluntarios efectuados a la remuneración del trabajador, útil es recordar que el artículo 95 de la ley N 18.883, prohíbe deducir de las remuneraciones del funcionario otras cantidades que las correspondientes al pago de impuestos, cotizaciones de seguridad social y demás establecidas expresamente por las leyes. En tanto, el inciso segundo de esa norma dispone que el alcalde podrá autorizar que se efectúen descuentos de carácter voluntario, a solicitud escrita del funcionario, los que no podrán exceder en conjunto del quince por ciento de la remuneración, normativa que de acuerdo a lo expresado en el artículo 4 inciso 1 de la ley N 19.378 también se aplica a los funcionarios que se desempeñan en la atención primaria de salud.

-4- dispuesto en el artículo 58 del Código del Trabajo que establece un límite máximo de descuento de las remuneraciones de un 15% para pagos de cualquier naturaleza y de 30% para el pago de dividendos hipotecarios o depósito en cuenta de ahorro para la vivienda. UNIVERSO Y MUESTRA EXAMINADA La revisión se efectuó sobre los pagos de cotizaciones previsionales efectuados a las Administradoras de Fondos de Pensiones, Instituciones Previsionales de Salud y descuentos voluntarios del municipio, comprendidas entre el 1 de enero de 2007 y el 31 de diciembre de 2008, de todos los funcionarios que prestan servicios tanto en la Municipalidad, como en los Departamentos de Educación y Salud, considerándose para ello una muestra de revisión conforme se grafica en la siguiente tabla: Departamento Universo $ Muestra $ Porcentaje Municipal 118.935.720 17.450.417 14,67 % Educación 853.422.272 5.706.211 0,66% Salud 194.791.030 1.450.191 0,74% Total 1.167.149.022 24.606.819 En este contexto, se determinaron las observaciones contenidas en el Preinforme N 15, de 2009, el cual fue puesto en conocimiento de la Municipalidad de Pencahue mediante oficio reservado N 4065, de 2009, con la finalidad que formularan los alcances y precisiones que se estimaren pertinentes, lo que se concretó mediante oficio sin número de 24 julio de 2009, documento que se ha considerado para la emisión de este informe. RESULTADO DE LA REVISiÓN Como resultado de la revisten por conceptos de pago de las cotizaciones previsionales y de salud, de las planillas declaradas y pagadas, se pudo determinar las siguientes observaciones y problemas en la Municipalidad y sus servicios traspasados: Respecto de la evaluación al sistema de control interno implementado por la Municipalidad y los Departamentos de Educación y Salud, es posible señalar que existen falencias que permiten asegurar que la razonabilidad de la información contable y financiera que arrojan sus registros en relación al proceso de retención y pago de remuneraciones, es deficiente, conforme se detalla a continuación:

- 5-1. Faltan instrucciones que señalen la organización y funciones, que orienten y delimiten responsabilidades de las personas que ejecutan, aprueban y autorizan las distintas funciones que deben desarrollar los funcionarios que cumplen labores dentro del proceso contable y de remuneraciones, contraviniendo lo señalado en el numeral 30 de la Resolución N 1.486, de 1996, de esta Contraloría, que indica que la entidad fiscalizada está obligada a establecer sistemas adecuados de control interno para proteger sus recursos. En este aspecto el rnurucipio señala, en síntesis, que su gestión se encuentra enmarcada dentro de las funciones establecidas en la propia Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades aduciendo además que de acuerdo al tamaño de la organización no existe una gran cantidad de funcionarios que se desempeñen en las áreas indicadas, por lo cual ellos deben cumplir diversas tareas; no obstante lo anterior, manifiesta que las responsabilidades se encuentran claramente establecidas en los respectivos decretos de asignación de funciones. Por último, agrega que en la actualidad se está trabajando en un nuevo Manual de Funciones que incluye a toda la Entidad Edilicia. Del análisis de la respuesta, es posible indicar que en esta ocasión no procede levantar la observación, toda vez que no se adjunta documento alguno que acredite las acciones y medidas adoptadas, tendientes a superar la debilidad detectada. 2. La Municipalidad ha implementado un sistema computacional para todo el proceso de remuneraciones, no obstante, por carecer de una Unidad de Informática, éste es un proceso aislado dentro de los macroprocesos que debe desarrollar la Entidad. Por otra parte, el sistema no arroja automáticamente registros de respaldo, sólo la planilla de sueldos, las de pago de remuneraciones y las planillas de cotizaciones previsionales y aportes voluntarios, quedando al libre albedrío del operador del sistema la obtención y resguardo de copias de respaldo, lo cual cuestiona la confiabilidad de la información contable. Lo anterior, por cuanto el alto nivel de riesgo que se genera al no emitirse automáticamente registros de respaldo, se ve incrementado por el hecho que queda al libre albedrío del operador del sistema la obtención y resguardo de copias de la base de datos mensual en las Áreas de Educación y de Gestión Municipal, lo cual ha derivado en que en la primera de ellas no exista respaldo de los sueldos correspondientes a los meses de abril, junio, agosto, septiembre y octubre de 2007 y, enero, marzo y julio de 2008, y en el Área de Salud, no se conservan los registros de respaldo de los pagos de las remuneraciones efectuadas. Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talea - Fono: 071-413200

-6- Por su parte, en relación con el pago de las cotizaciones previsionales, cabe hacer presente que a partir del mes de marzo de 2008, se implementó un sistema de pago en línea a través de la página cp.cl de la Caja de Compensación La Araucana, en cuyo portal se genera un detalle de lo que se debe pagar en cada AFP, ISAPRE, Mutual e INP, el cual debe ser cancelado en dicha Caja de Compensación, lo que denota la importancia que reviste la existencia en dicha entidad de un sistema computacional formal. En relación a la operatividad del sistema computacional existente, la Municipalidad señala en su oficio respuesta que de acuerdo a la Resolución Exenta N 831, de 7 de abril de 2008, de la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, contratará para el Municipio la implementación de sistemas computacionales para todas las áreas de la Organización para una optima y adecuada gestión administrativa y financiera. Este Organismo Fiscalizador, si bien acepta la solución propuesta, mantiene la observación formulada, por cuanto el excesivo atraso en la implementación de los sistemas computaciones, hace necesario que dicha Entidad remita el estado de avance físico y financiero del mencionado proyecto. 3. La Entidad Edilicia ha utilizado fondos destinados a proyectos financiados con recursos externos, para fines distintos a los cuales han sido asignados, situación que se produce, de acuerdo a lo señalado por el Director de Control, debido a que los presupuestos son elaborados y aprobados sin considerar que éstos estén debidamente financiados. Al respecto, en su escrito de contestación la autoridad edilicia indica que tal situación no se producirá en el presupuesto que se está formulando para el año 2010, realizando las adecuaciones pertinentes para poder solventar los gastos con los ingresos reales. En relación con este tema, si bien la autoridad comunal manifiesta su intención de solucionar dicha irregularidad evitando su ocurrencia en ejercicios presupuestarios futuros, la observación se mantiene en tanto no se acredite la real ejecución de los proyectos cuyos fondos fueron destinados a fines distintos, correspondiendo además, que ese municipio determine las responsabilidades administrativas a que haya lugar por tal circunstancia. Finalmente, cabe hacer presente que, de acuerdo al artículo 81 de la ley N 18.695, el Concejo sólo podrá aprobar presupuestos debidamente financiados, correspondiéndole al Jefe de la Unidad encargada del control la obligación de representar a aquel los déficit que advierta, y si el Concejo desatendiere la representación formulada o el Alcalde no propusiere las modificaciones pertinentes, serán solidariamente responsables de de la parte deficitaria que arroje la ejecución presupuestaria anual al 31 de diciembre del año respectivo.

-7-4. La Unidad de Control Interno presenta debilidades en su gestión, ya que sólo se limita a realizar un control formal de las operaciones, sin planificar ni ejecutar auditorías operativas, tanto a nivel Municipal como de Servicios traspasados. En su respuesta, el municipio aduce que la Unidad de Control es unipersonal, y efectúa un control selectivo de áreas críticas, siendo los resultados informados a las autoridades pertinentes. Sobre el particular, cabe señalar que una gestión de control será eficiente en la medida que sea realizada en el marco de un programa de trabajo anual, debidamente aprobado por la autoridad, a fin de fiscalizar tanto la legalidad de la actuación municipal como la ejecución financiera y presupuestaria, debiendo representar al alcalde los actos municipales que estime ilegales e informar de ello al Concejo, emitir trimestralmente un informe acerca del estado de avance del ejercicio programático presupuestario, del cumplimiento de los pagos por concepto de cotizaciones previsionales, y de los aportes que la municipalidad debe efectuar al Fondo Común Municipal. formulada se mantiene. En atención a lo anterior, la observación 5. No existe segregación de funciones en cuanto al movimiento de fondos, ya que incluso las conciliaciones bancarias son realizadas por funcionarios que ejecutan las labores del proceso de remuneraciones, entorpeciendo de ese modo la aplicación de controles por oposición de funciones. En relación con esta materia, la municipalidad informa que siempre existe una contraparte que supervisa la labor realizada por algún funcionario y que sin perjuicio de ello, se ha dispuesto que las conciliaciones bancarias las ejecute un funcionario distinto al que realiza las labores de remuneraciones y el de otros desembolsos. Este Organismo Fiscalizador, acepta la acción propuesta, cuyo cumplimiento se verificará en visitas futuras que realice esta Sede Regional. 6. Se comprobó que la Entidad Edilicia ha efectuado cotizaciones previsionales al personal que se detalla en anexo adjunto, en forma errónea, por cuanto el número de los RUT de los mismos fueron digitados en forma equivocada, situación que deberá ser corregida a la brevedad. Al tenor de lo expuesto, la Entidad Edilicia señala que hechas las averiguaciones correspondientes en las respectivas Instituciones Previsionales se ha establecido que los descuentos fueron enterados en las cuentas individuales de cada uno d los trabajadores afectados.,~reg/oif o~ ~ '"" o ~ AUDOR ~ ~ INS ION ~ ~, "? 'AlCP-.. Avda. Diagonal Isidoro del Solar 1 - laica - Fono: 071-413200

-8 - Dado lo anteriormente expuesto, este Organismo Superior de Control estima que con las explicaciones entregadas no es factible dar por superada la observación, dado que no se acompaña documento alguno que acredite la regularización de tal anomalía. CONCLUSIONES 1. En mérito de la fiscalización efectuada por esta Contraloría General, la Entidad Edilicia deberá adoptar las medidas que correspondan para solucionar las observaciones que se han mantenido vigentes, relativas al punto 1, sobre diseño de manual de funciones; 2, sobre existencia de registros y procedimientos formales de las operaciones económicas; 3, sobre ejecución de proyectos financiados con fondos externos; 4, adoptar las medidas para que la Unidad de Control Interno no se limite a realizar un control formal de las operaciones, sin planificar ni ejecutar auditorías operativas que debe realizar el control interno; 5, corregir a la brevedad los números de RUT erróneamente digitados y 6 sobre regularización de aportes previsionales en las cuentas de capitalización individual que correspondan al RUT del afiliado. 2. Asimismo, en relación con lo observado en el punto 3 del presente informe, corresponde que la Municipalidad de Pencahue instruya un sumario administrativo tendiente a determinar las responsabilidades que correspondan respecto del uso de fondos afectos a un proyecto determinado en fines distintos a los autorizados. Al tenor de lo expuesto, procede remitir el presente Informe Final a la Municipalidad de Pencahue y al Concejo Municipal de dicha Entidad Edilicia, para que adopte a la brevedad las medidas necesarias tendientes a subsanar las situaciones observadas, cuya efectividad será revisada y evaluada en la próxima visita que se realice a esa municipalidad, conforme a las políticas de este Organismo de Control sobre seguimiento de los Programas de Fiscalización. Saluda atentamente a Ud., =:> XIMENA MURA ÁLVA~' Jefa Unidad de Auditoría e In ecclón Contraloría Regional del M u.jé Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talca - Fono: 071-413200

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