MANUAL DE MANEJO DE INFORMACIÓN (Según Norma de Carácter General N 278 de la Superintendencia de Valores y Seguros) MOLINA Y SWETT S.A. CORREDORES DE BOLSA MARZO 2010
INDICE INTRODUCCION Pág. 3 OBJETIVOS Y ASPECTOS GENERALES Pág. 4 PERSONAL A CARGO DE ESTABLECER, ACTUALIZAR, VERIFICAR Y HACER CUMPLIR EL MANUAL Pág. 4 CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE RESGUARDOS DE LA INFORMACION Y CONFLICTOS DE INTERES Pág. 5 CONDUCTA APROPIADA CON RESPECTO A LA INFORMACION Y EL MANUAL Pág. 6 SANCIONES Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS Pág. 7 DIVULGACION DE LA INFORMACION Pág. 7 2
INTRODUCCION El Directorio de Molina y Swett S.A., Corredores de Bolsa, actuando como órgano superior de administración de la sociedad, procedió a aprobar el actual Manual de Manejo de Información que, de acuerdo a la Ley 18.045 en su artículo N 33 y a la Norma de Carácter General N 278 de la Superintendencia de Valores y Seguros tiene por objeto definir tanto las normas que rijan los procedimientos, mecanismos de control y responsabilidades que tiene la Corredora y todo su personal en cuanto al manejo de la información que se obtuviese de las decisiones de adquisición, enajenación y aceptación o rechazo de ofertas específicas de sus clientes, como también precisa definir, hacer pública y mantener debidamente actualizadas, las normas que rijan los procedimientos, mecanismos de control y responsabilidades que les serán aplicables a la corredora y su personal respecto del manejo de información de cualquier estudio, análisis u otro antecedente que pueda incidir en la oferta o demanda de valores en cuya transacción participen. La elaboración, publicación y posterior ejecución y actualización del presente documento será responsabilidad de la Administración de la Corredora y, específicamente, del Gerente General y de las personas que éste designe para tales efectos. Con el objeto de establecer las normas de conducta del personal de la Corredora y definir los conceptos de información y el mal uso de ésta que puedan causar daños y perjuicios a los clientes y al mercado bursátil, en general, se utilizaron, además de la legislación vigente, los documentos elaborados por el Comité de Regulación denominados Recomendaciones sobre Normas de Conductas para los Corredores de Bolsa y Reglas para Prevenir y Combatir el Uso de Información Privilegiada y la Manipulación de Mercado, Código de Ética de la Bolsa de Comercio de Santiago y el Manual de Normas de Conducta de Molina y Swett S.A., Corredores de Bolsa. 3
OBJETIVOS Y ASPECTOS GENERALES El presente Manual tiene como objetivo establecer y delimitar responsabilidades, procedimientos, conductas y mecanismos de control apropiados que Molina y Swett S.A., Corredores de Bolsa, junto con empleados y personas involucradas debiesen mantener frente al manejo de información. En este, se definen normas que se aplicarán para el manejo de la información que se obtuviese de las decisiones y operaciones realizadas por clientes, así como de estudios y análisis que reflejen información que pudiese afectar en la oferta y demanda de valores en cuya transacción se participe de manera directa o indirecta. Estas normas rigen de acuerdo a lo establecido por la Superintendencia de Valores y Seguros mediante norma de carácter general N 278. PERSONAL A CARGO DE ESTABLECER, ACTUALIZAR, VERIFICAR Y HACER CUMPLIR EL MANUAL El presente Manual fue realizado por la Administración para, posteriormente, ser aprobado por el Directorio de la Corredora. Es responsabilidad de la Gerencia General velar por el cumplimiento en las actualizaciones que se requieran frente a normativas o posibles cambios que se deban realizar de manera de mantener vigente el documento. Además, al Gerente General de la sociedad le compete asegurarse del cumplimiento y otorgar responsabilidades para que se respete lo impartido en este Manual. 4
CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE RESGUARDOS DE LA INFORMACION Y CONFLICTOS DE INTERES Para definir los distintos aspectos de la información y el uso apropiada de ésta, tanto como los conflictos de interés que se puedan presentar, se tomó en consideración los documentos elaborados por el Comité de Regulación denominados RECOMENDACIONES SOBRE NORMAS DE CONDUCTAS PARA LOS CORREDORES DE BOLSA publicado en el mes de diciembre del año 2007, y REGLAS PARA PREVENIR Y COMBATIR EL USO DE INFORMACION PRIVILEGIADA Y LA MANIPULACION DE MERCADOS del mes de abril del año 2009. Los resguardos que se tomaran para evitar el mal uso de la información antes definida serán los siguientes: I. Guardar estricta reserva sobre las operaciones de los cliente y no divulgar a personas no autorizadas y que pudieran hacer mal uso de la información proveniente de órdenes dadas a la Corredora. II. No utilizar para beneficio propio o de la empresa la información privilegiada que provenga ya sea de inversionistas institucionales, inversionistas relevantes o de análisis y estudios de instrumentos que no hayan sido publicados. III. Establecer restricciones al uso de elementos tecnológicos que mantienen información confidencial o relevante del acceso de terceras personas no relacionadas al ámbito del negocio. Los conflictos de interés que se presenten, esencialmente, en las personas más expuestas como los operadores y analistas serán comunicados a la Gerencia General, la cual deberá resolver sobre el conflicto y su competencia de tal forma de mantener informado de la materia al Directorio de la Corredora. Para lo anterior, debe acogerse a las instrucciones impartidas en el presente Manual. 5
En caso que el conflicto de interés afectare al Gerente General o a algún miembro del Directorio, la instancia para resolver dicho problema será la Presidencia o, en su defecto, la mayoría de sus integrantes. Por último, lo que compete al resto del personal de la corredora será definido por sus superiores directos con comunicación a la Gerencia General. La divulgación de los conflictos de interés se realizará mediante la mantención en las dependencias físicas de Molina y Swett S.A., Corredores de Bolsa de un documento que será un Anexo a este Manual que los describa, de tal forma que estén a disposición pública. CONDUCTA APROPIADA CON RESPECTO A LA INFORMACION Y EL MANUAL De manera de impedir el uso de información tanto privilegiada como confidencial o la que emane de órdenes de clientes, se definieron las siguientes prohibiciones y restricciones para la Corredora y su personal: I. Utilizar en beneficio propio o de terceros relacionados tanto de la empresa como de su personal la información considerada como privilegiada o confidencial. II. Recomendar a terceros la realización de operaciones bursátiles basándose en la información definida anteriormente. III. Divulgar información privilegiada o confidencial. 6
SANCIONES Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS Las sanciones y medidas disciplinarias se establecerán de acuerdo a la falta en que se incurra. Estas serán determinadas por la Gerencia General y, en caso de inhabilitarse ésta, por el órgano máximo de la empresa que está representado por el Directorio. Si la conducta indebida lo amerita, ésta será comunicada a las instancias superiores como La Bolsa de Comercio de Santiago, Superintendencia de Valores y Seguros y Tribunales de Justicia competentes. DIVULGACION DE LA INFORMACION De manera de dar conocer públicamente este manual, se mantendrá el documento actualizado en términos físicos en las dependencias de la Corredora y se divulgará tanto su texto como sus actualizaciones a través de la pagina web de Molina y Swett S.A., Corredores de Bolsa. 7