La traducción se proporciona únicamente para fines prácticos: en caso de discrepancia, prevalecerá la versión en inglés. Código de conducta para proveedores del Grupo TUI Travel PLC Guía para proveedores ("Proveedores") del Grupo TUI Travel PLC y sus filiales ("TUI Travel PLC") I. Alcance del compromiso de TUI Travel PLC TUI Travel PLC muestra un claro compromiso con el desarrollo de una actividad comercial sostenible y ética de conformidad con las leyes, tratados y reglamentos aplicables. Mantener la integridad en las relaciones con los empleados, los socios comerciales, los accionistas y el público en general es una parte indispensable de la cultura de TUI Travel PLC que resulta esencial para mantener la moral alta y elaborar productos y servicios equitativos, fiables e innovadores. TUI Travel PLC se adhiere a un código de conducta interno, así como a políticas y procedimientos que orientan nuestras actividades y acciones diarias como la política contra el soborno de TUI Travel PLC. TUI Travel PLC procura apoyar los esfuerzos para proteger los derechos humanos e intenta desarrollar cadenas de responsabilidad y mecanismos de respuesta ambiental y socialmente sostenibles y apropiados en el marco de nuestra esfera de influencia. II. Alcance del compromiso de los Proveedores El presente Código sirve de guía para una norma de conducta ética, valores y principios al que TUI Travel PLC espera que se adhieran los Proveedores cuando traten con trabajadores, agentes, proveedores y clientes en nombre de TUI Travel PLC. Este Código de conducta para Proveedores ("el presente Código") establece las normas mínimas que TUI Travel PLC espera de los Proveedores y sus empleados, contratistas, agentes y filiales cuando trabajen en nombre de TUI Travel PLC. Se espera que los Proveedores de TUI Travel PLC defiendan nuestros principios mediante: la adopción de políticas y procedimientos accesibles y claros para respetar los derechos humanos y el derecho laboral, el apoyo a las comunidades locales, la identificación y el seguimiento de los riesgos de corrupción y soborno, la identificación y seguimiento de las repercusiones ambientales negativas, y la introducción/mantenimiento de una garantía de calidad y unas políticas y procedimientos en materia de salud y seguridad en sus negocios cuando sea posible. Los Proveedores deben garantizar el cumplimiento de las disposiciones del presente Código, y cuando no puedan garantizar el cumplimiento, deben promover activamente el presente Código (por ejemplo, para sus subcontratistas y proveedores). Sin embargo, las disposiciones del presente Código son directrices y son distintas de cualquier acuerdo contractual entre TUI Travel PLC y el Proveedor. Las responsabilidades de los Proveedores que figuran en este documento pueden ser contractualmente exigibles únicamente en la medida prevista por la relación jurídica creada entre los Proveedores y TUI Travel PLC. 1
III. Lucha contra la corrupción Al celebrar un acuerdo o iniciar una colaboración con TUI Travel PLC: a) Integridad empresarial revelar precisa y completamente a la entidad de TUI Travel PLC toda la información solicitada o pertinente sobre sus actividades comerciales, estructura, situación financiera y rendimiento en nombre de TUI Travel PLC, que pueda afectar al rendimiento de su contrato con TUI Travel PLC, de conformidad con las leyes, reglamentos y prácticas industriales aplicables; y respetar las normas comerciales justas en materia de publicidad, ventas y competencia cuando haga negocios de parte de TUI Travel PLC. b) Prohibición del soborno y la corrupción Los Proveedores deberán cumplir con las disposiciones del Pacto Mundial de Naciones Unidas, la ley de soborno del Reino Unido de 2010, la ley estadounidense de prácticas corruptas en el extranjero de 1977, los reglamentos y la legislación nacionales aplicables contra la corrupción y las convenciones internacionales contra la corrupción en su versión vigente en cada momento en la medida en que tales disposiciones sean aplicables al trabajo del Proveedor en nombre de TUI Travel PLC. Los Proveedores no deberán: ofrecer o aceptar sobornos u otros medios para obtener un beneficio indebido o inapropiado por parte de TUI Travel PLC; tratar de influir en la toma de decisiones y la toma de decisiones empresariales a través de la aceptación u ofrecimiento de favores, beneficios, regalos o cualquier otra cortesía que sea desproporcionada o esté fuera del curso ordinario del negocio; y participar en prácticas corruptas, extorsionadoras o fraudulentas de ninguna manera. IV. Condiciones de trabajo a) Derechos generales de los trabajadores tratar a los trabajadores con dignidad y respeto como lo entiende y define la Organización Internacional del Trabajo o la ley aplicable; garantizar que los trabajadores pueden acceder fácilmente a la información pertinente sobre sus derechos como trabajadores; y asegurar que las agencias de terceros que proporcionan trabajadores cumplen con las leyes de los países emisores y receptores, las que sean más estrictas en materia de protección de los trabajadores. 2
b) Prohibición del trabajo forzoso e involuntario Los Proveedores no deberán: emplear a nadie contra su voluntad; traficar con personas ni utilizar ninguna forma de esclavitud, trabajo forzado o trabajo obligatorio; exigir a los trabajadores que entreguen cualquier documento oficial de identificación, pasaportes o permisos de trabajo como condición de empleo; o exigir a los trabajadores que se sometan a una carga laboral endeudada excesiva: es decir, cuando los trabajadores están obligados a pagar una tasa en relación con la obtención de empleo, los gastos asociados a la contratación, procesamiento o colocación tanto de trabajadores directos como contratados, los Proveedores serán responsables del pago de las tasas y los gastos en exceso de una parte asequible del salario de un trabajador (una guía es un mes del salario neto esperado del trabajador). asegurarse de que sus empleados son libres para aceptar el empleo por su propia elección y para dejar el trabajo o rescindir su contrato avisando con un plazo de antelación razonable, sin sanción; asegurar que la visa y la documentación de trabajo correctas están en su lugar para cualquier personal contratado; asegurarse de que existen contratos escritos para los trabajadores directos y contratados, que transmiten claramente las condiciones de empleo en un idioma comprensible para el trabajador; e informar sin demora a las autoridades competentes cuando tengan sospechas razonables de que alguna de las personas relacionadas con sus negocios están en riesgo de sufrir trata de personas o una explotación similar. c) Trabajo infantil Los Proveedores pueden emplear adolescentes con menos de 18 años, siempre y cuando: los empleen de acuerdo con la ley y los reglamentos nacional o la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño, lo que proporcione una mayor protección; el Proveedor respeta los Convenios de la OIT nº 138 y 182 (véase www.ilo.org); no se emplee a niños para realizar un trabajo inapropiado normalmente realizado por adultos y si las condiciones de trabajo son apropiadas para la edad de los niños que trabajan en la empresa; los niños no realizan trabajo que pueda poner en peligro su salud, seguridad o moral; y el Proveedor supervisa a los empleados menores de 18 años, sus horas de trabajo y las condiciones especiales de trabajo relacionados con la tarea que están llevando a cabo. d) Protección de los niños contra la explotación sexual 3
implementar medidas y procedimientos preventivos para garantizar que los niños estén protegidos contra la explotación sexual relacionada con el turismo y todas las formas posibles de abuso; ser capaces de demostrar (por ejemplo, a través de políticas, capacitación y/o comunicaciones con el personal) cómo se protege a los niños contra la explotación sexual relacionada con el turismo u otras formas pertinentes de posibles abusos, la explotación y el acoso a los que los niños podrían estar expuestos por sus actividades comerciales; capacitar a los empleados pertinentes en materia de protección de los menores contra la explotación sexual relacionada con el turismo, incluyendo cómo informar de los incidentes a las autoridades locales; e informar de cualquier incidente y deberán dar a conocer cualquier riesgo identificado para la seguridad infantil que involucre a los clientes y/o empleados en o cerca de las instalaciones a las autoridades locales competentes. e) Lucha contra la discriminación asegurar que los empleados no sean discriminadas en las prácticas de contratación, tales como solicitudes de empleo, promoción, recompensa, acceso a la formación y los puestos de alto nivel, asignaciones de trabajo, condiciones de trabajo, incluyendo salarios, beneficios, disciplina o terminación en función de su sexo, raza, edad, discapacidad, origen étnico, religión/creencias u orientación sexual; ampliar las oportunidades de empleo para las poblaciones indígenas, cuando sea posible; y no exigir a las trabajadoras que se sometan a pruebas de embarazo, excepto cuando sea requerido por las leyes o los reglamentos aplicables o cuando sea prudente para la seguridad en el trabajo. f) Horas de trabajo y remuneración asegurarse de que las horas de trabajo cumplen con la legislación nacional aplicable o los estándares de la industria, lo que confiera a los empleados la mayor protección; ser capaces de demostrar que pagan a los empleados un salario igual o superior al mínimo legal; proporcionar, como mínimo, todos los beneficios exigidos por ley, tiempo de libre, períodos de descanso y vacaciones; pagar a los trabajadores de manera oportuna y transmitir claramente la base sobre la cual se paga a los trabajadores; y no utilizar deducciones salariales como medida disciplinaria. V. Salud y Seguridad 4
Los Proveedores se comprometen a trabajar con TUI aplicando la política de salud y seguridad de TUI y las normas mínimas, leyes aplicables, reglamentos y códigos de conducta, incluyendo los relativos a la higiene, el fuego, la seguridad, la protección de las personas, la planificación y la concesión de licencias. a) Controles de salud y seguridad Además de las obligaciones contractuales del Proveedor, los Proveedores deberán: anticipar, identificar, evaluar y controlar los riesgos, incluidas las situaciones y acontecimientos de emergencia; poner en práctica planes de emergencia y procedimientos de respuesta, incluida la información de emergencias, la notificación a los trabajadores y los procedimientos de evacuación, capacitación y simulacros para los trabajadores, suministros de primeros auxilios adecuados, detección de incendios y equipo de supresión adecuados, salidas de emergencia adecuadas, y planes de recuperación; proporcionar calefacción y ventilación adecuadas; proporcionar controles adecuados cuando los riesgos químicos, biológicos y físicos no se puedan eliminar; y garantizar que los servicios prestados al cliente de TUI Travel PLC son seguros y adecuados para sus fines. b) Condiciones de trabajo Los Proveedores deberán comprometerse a crear condiciones de trabajo seguras y un entorno de trabajo saludable para todos sus trabajadores, y deberán: garantizar que se mantienen unos estándares de higiene y saneamiento lo suficientemente altos en sus instalaciones; poner en práctica directrices y procedimientos de seguridad laboral y educar a sus empleados, agentes y contratistas en consecuencia para reducir y prevenir los accidentes y enfermedades profesionales; proporcionar a los trabajadores instalaciones de aseo limpias y seguras, acceso a agua potable y, si procede, instalaciones higiénicas de preparación y almacenamiento de alimentos; garantizar que el alojamiento proporcionado a cualquier trabajador esté limpio y sea seguro; y no deberán sancionar a los trabajadores por plantear preocupaciones de seguridad. c) Sistemas de seguridad y capacitación en la materia Los Proveedores deberán anticipar, identificar, evaluar y controlar la exposición del trabajador a tareas exigentes físicamente, y deberán: proporcionar a los trabajadores información apropiada de salud y seguridad en el lugar de trabajo y capacitación en el idioma principal de los trabajadores; publicar, en la lengua materna de sus trabajadores, fichas de seguridad sobre sustancias peligrosas o tóxicas utilizadas en el lugar de trabajo; 5
(vi) (vii) capacitar a los trabajadores que estarán en contacto con las condiciones peligrosas en el lugar de trabajo; establecer procedimientos y sistemas para gestionar, seguir e informar de lesiones y enfermedades profesionales; investigar los casos e implementar medidas correctivas para eliminar sus causas; proporcionar, facilitar o, si no pueden proporcionar ni facilitar, autorizar, permitir y no obstaculizar el acceso del trabajador al tratamiento médico necesario sin demora; y facilitar el regreso de los trabajadores al trabajo. VI. Medio Ambiente y la Comunidad a) Medio Ambiente y la Comunidad comprometerse a reducir su impacto medioambiental general, al tiempo que involucran a la comunidad para ayudar a fomentar el desarrollo social y económico; contribuir a la sostenibilidad de las comunidades en las que operan, con evaluaciones sobre la marcha de los asuntos comunitarios, de conformidad con las normas de la industria; comprometerse a participar activamente en el objetivo de reducir el consumo de energía y de agua; y poner en práctica políticas y procedimientos de compra que favorezcan los bienes y servicios sostenibles y de producción local, con preferencia a los productos importados siempre que sea posible y razonable. b) Permisos, políticas y procedimientos mantener un registro de los requisitos internacionales, nacionales y locales necesarios en relación con el medio ambiente que contengan copias actuales de todas las licencias y permisos; y supervisar sus actividades para garantizar que sus productos, servicios y procedimientos cumplen con las revisiones y nuevas leyes o códigos que pueden, de vez en cuando, aplicarse a las actividades que llevan a cabo en nombre de TUI Travel PLC. c) Compromiso con la reducción de los riesgos ambientales Los Proveedores deberán supervisar, controlar e intentar y tratar de reducir o eliminar los residuos sólidos, las aguas residuales, los productos químicos que dañan el medio ambiente y las emisiones al aire como lo exigen las leyes y reglamentos aplicables, incluyendo las emisiones al aire indirectas relacionadas con la energía, mediante: la aplicación de medidas de conservación adecuadas en su producción, mantenimiento y procedimientos de las instalaciones; y reciclar, reutilizar o sustituir materiales. 6
VII. Seguridad de la información poner en práctica medidas de confidencialidad apropiadas para proteger la privacidad de los clientes y los empleados; y proteger la información de los clientes y los empleados y la transferencia de tecnología, servicios y conocimientos técnicos de una manera que proteja los derechos internacionales, nacionales y locales aplicables de propiedad intelectual y protección de datos. VIII. Aplicación Los Proveedores deberán tener un procedimiento para la corrección oportuna de las deficiencias detectadas por su propia auditoría, investigación o revisión interna o externa. Es responsabilidad de todos los Proveedores garantizar que desarrollan sus actividades en el marco y cumpliendo con todos los requisitos legales y reglamentarios internacionales, nacionales y locales, los convenios y los estándares internacionales aplicables que puedan aplicárseles de vez en cuando. 7