Instructivo de facturación.
Pasos para emitir tu factura electrónica. 1.1 Iniciá sesión en HolaFactura.com ingresando usuario y contraseña. Si todavía no estás registrado podés crear tu usuario mediante la opción Registrate. Para más detalle consultar el Instructivo de alta de usuario y configuración de la cuenta. 1.2 Ingresar a la pantalla de facturación. Podés hacerlo desde el menú Nuevo Comprobante submenú Facturar o desde el acceso directo Facturar de la pantalla principal. 1.3 La pantalla de facturación está divida en varias secciones muy similar a una factura en papel. En la primera sección se visualizarán los datos del emisor y el punto de venta. 2
1.4 La siguiente sección es Cliente. Aquí podrás seleccionar o ingresar los datos del cliente al cual va dirigida la factura: Buscar en Mis Clientes: Permite seleccionar un cliente ya guardado en la base de Clientes. La búsqueda se puede realizar por CUIT/CUIL, nombre o nombre de fantasía. Los datos del cliente se guardan al emitir una factura o al darlo de alta desde el menú Administración submenú Clientes. Nuevo Cliente: Permite crear un nuevo cliente buscando sus datos en los registros de AFIP. Ingresá el DNI, CUIT o CUIL del Cliente y presionar Buscar para obtener los datos. Al presionar Seleccionar, se completará automáticamente Nombre/Razón Social, Condición de IVA, Tipo y Nro de Documento y Dirección del nuevo cliente. Podés agregar Nombre de Fantasía, que te permita buscarlo con mayor facilidad, por ejemplo Ferretería García. Consumidor Final: Al seleccionar esta opción se pueden ingresar los datos de un Consumidor Final. Podés facturar a un consumidor final sin necesidad de completar ningún campo (todos son opcionales). Tené en cuenta que cuando la venta supera los $1.000 es obligatorio colocar el tipo y número de documento del cliente. 1.5 En todos los casos, se desplegarán los campos para completar datos del cliente donde se incluye la dirección de Email. Si completas este campo se le enviará automáticamente al cliente el comprobante en PDF luego de emitirlo. Opcionalmente se puede escribir un mensaje personalizado que se incluirá en el email mediante el botón Texto (sólo se utilizará para la factura que estés emitiendo). Tu cliente recibirá el siguiente mail: 3
1.6 La próxima sección es Comprobante, donde se debe indicar la información correspondiente al comprobante a emitir: Tipo de Comprobante* (Obligatorio): Se completará automáticamente según la condición de IVA del emisor y del cliente. Nro de Comprobante: Se completará automáticamente en base al tipo de comprobante, el punto de venta y los comprobantes emitidos anteriormente. Fecha Comprobante * (Obligatorio): Fecha de emisión del comprobante. Para conceptos tipo Bienes la fecha de emisión no puede superar los 5 días anteriores y posteriores a la fecha actual. Para conceptos tipo Servicios y Bienes y Servicios la fecha de emisión no puede superar los 10 días anteriores y posteriores a la fecha actual. Para cualquier concepto no se podrá emitir un comprobante con fecha posterior al último comprobante emitido, para lo cual se informa la fecha del último comprobante emitido. 4
Concepto* (Obligatorio): Seleccioná entre las opciones Bienes, Servicios y Bienes y Servicios según qué es lo que se está vendiendo. Por ejemplo, seleccioná Bienes en caso que factures la venta de un router, Servicios para facturar honorarios de un servicio de instalación y Bienes y Servicios cuando factures ambos en una única factura: la venta de un router y su instalación. Nro de Remito (Opcional): En este campo se pueden indicar los remitos asociado al comprobante. En caso que la factura tenga más de un remito asociado, hace click en el botón + para habilitar todos los remitos que estén asociados. Podés agregar hasta 6 remitos. Factura Asociada (Opcional): Este campo sólo será visible si se selecciona un tipo de comprobante Nota de Débito o Nota de Crédito. Si tenés que agregar más de una factura asociada, hace click en el botón + para habilitar todas las facturas asociadas. Podés agregar hasta 6 facturas. 1.7 Sección Productos / Servicios : permite especificar los productos y servicios que serán parte del comprobante. Buscar Producto/Servicio: Permite buscar los productos o servicios ya guardados. La búsqueda se realiza por cualquier dato del productor ya guardado (código, descripción, tipo, marca, código de barras, medidas y color) Crear un nuevo producto: En caso de no encontrar el producto/servicio buscado, se puede crear mediante la opción Agregar, presionando F8 o mediante el botón (F8) Nuevo. 5
Código* (Obligatorio): ingresá la opción manualsi preferís darle un código personalizado, que puede ser numérico, alfabético o alfanumérico. En caso contrario la opción automático, genera un numero correlativo según los nuevos productos que vas creando. Descripción* (Obligatorio): Ingresá el nombre del producto/servicio. Este nombre será el que se va a ver en de la factura.por ejemplo, Router modelo XS3. Precio de Venta* : Ingresá el precio de venta sin IVA. Tasade IVA* (Obligatorio): Ingresá la alicuotade IVA con la que está alcanzada el producto/servicio. Hay mas campos que son opcionales que te permitirán clasificar tus productos según tus necesidades mas particulares. Podés completarlos haciendo click en Ver Más. Se desplegarán los siguientes campos: Código de barras: Ingresá el numero que identifica al producto utilizando el lector de código de barra (si tenés pistola de código de barras en tu compu) Tipo Producto / Servicio: Generá una clasificación de los productos en grupos según las necesidades de los mismos. Marca: Agregá la marca del producto. Medidas / Presentación: Ingresá las medidas del producto. Color: Ingresá el color del producto. Unidad de Medida: Ingresá la unidad de medida del producto y selecciona si se puede vender fraccionado o no. Por ejemplo, al seleccionar con unidad de medida Kg, se puede elegir, fraccionado cuando se pueden vender en cantidades fraccionadas: 0,5 Kg o 0,7 Kg. Si elegis no fraccionado, solo se podrá vender por unidades: 1 Kg o 10 Kg. Una vez cargados o seleccionado los productos, se podrá indicar la cantidad, el precio de venta final o precio de venta neto (sin IVA) y el porcentaje de descuento (sólo en caso que corresponda realizar un descuento especial). El sistema calculará el importe subtotal y total del comprobante en base a los datos ingresados y a la tasa de IVA asociada. 6
1.8 Si sos agente de percepción, en la sección Percepciones y Otros Impuestos se podrán indicar los impuestos que le percibas al cliente al cual le estas emitiendo el comprobante. Seleccioná Agregar impuesto y seleccioná el impuesto que vas apercibir. Luego ingresá una descripción (opcional), el importe base, el porcentaje de la alícuota y el total del impuesto. 1.9 Sección Cobro : Permite indicar las distintas formas en la que se va a cobrar la factura emitida y el importe correspondiente. También es posible agregar Retenciones como parte del importe de cobro mediante el botón Agregar Retención. 7
Para cada condición de venta se puede indicar la Fecha de Cobro, Observaciones y el Importe Cobrado. Luego, en el seguimiento de la cobranza en el menú Consultas submenú Cobranzas los montos ingresados en esta sección tendrán incidencia y podrás seguirlos por Cliente y estado de cobranza. Las opciones a seleccionar son: Contado: Seleccioná la opción cuando estés cobrando al momento de emitir la factura. Ingresá el monto de efectivo recibido. Tarjeta de Crédito/Tarjeta de Débito: Seleccioná la opción cuando estés cobrando con estos medios. Ingresá el monto cobrado con Tarjetas. Cuenta Corriente: Seleccioná la opción cuando tengas pactada una fecha de cobro posterior a la emisión de la factura. Cheque/Ticket: Seleccioná estas opciones cuando estés cobrando con estos medios e ingresá el monto correspondiente. Otro: Seleccioná esta opción cuando el medio de cobro, no sea ninguno de los anteriores. Por ejemplo, una transferencia bancaria. Podés seleccionar varios medios de pago cuando el cobro se realiza con diferentes medios. 1.10 En la sección Totales se visualizarán automáticamente los totales del comprobante: 1.11 En caso de corresponder, se pueden agregar Datos Adicionales, los cuales sólo se deben completar en caso de que la empresa esté alcanzada por algún régimen especial: 8
1.12 En la última sección de la pantalla se podrán indicar las observaciones. Estas observaciones aparecerán en el comprobante a generar. Por ejemplo, en servicios de reparaciones, se puede especificar los detalles de las piezas reparadas, modelos, patentes, que no se cargan en el detalle del producto/servicio prestado. 1.13 Luego de ingresar toda la información del comprobante a emitir, tenemos la opción de validarlo con AFIP, guardarlo como borrador o realizar una vista previa del comprobante: Validar con AFIP: mediante esta opción se envían los datos del comprobante a AFIP para generar el código de autorización electrónico (CAE) que le dará validez legal al comprobante. Luego de validar el comprobante se guardará automáticamente y se enviará al cliente por email en caso de haber especificado su dirección de correo electrónico. Guardar Borrador: Permite guardar el comprobante como borrador para poder validarlo con AFIP posteriormente. Un comprobante guardado no puede ser modificado, sólo se podrá modificar su fecha e importe de cobro. Vista Previa: Genera una vista previa del comprobante con la información ingresada. Esta vista previa no guarda ninguna información del comprobante ni envía ningún dato a AFIP. Cancelar: Descarta los datos ingresados. Cualquier información no guardada se pierde. LISTO! CON ESTOS PASOS YA GENERASTE TU FACTURA ELECTRÓNICA! 9
1.13 Luego de ingresar toda la información del comprobante a emitir, tenemos la opción de validarlo con AFIP, guardarlo como borrador o realizar una vista previa del comprobante: Muestra todos los comprobantes, donde se pueden realizar las siguientes acciones: Ver comprobante: permite visualizar el comprobante en PDF, se abrirá en una pestaña nueva del navegador. Descargar comprobante: permite descargar el comprobante en formato PDF para que lo guardes en tu PC. Enviar comprobante: permite enviar el comprobante a una dirección de email. El ícono azul indica que el comprobante ya fue enviado y permite reenviarlo. Completar el cobro: Selecciona el monto celeste, en la columna Cobro, para actualizar el cobro de la factura. Solicitar CAE: selecciona Solicitar cuando guardaste una factura sin CAE para validarla con AFIP. Por cualquier consulta nos podés escribir a contacto@holafactura.com. 10
Ejemplo de comprobante generado en HolaFactura.com 11