PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE SONORIZACIÓN, ILUMINACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL DESARROLLO DE ACTOS INSTITUCIONALES. I- OBJETO DEL CONTRATO. El presente contrato tiene por objeto la prestación del servicio de sonorización, iluminación y asistencia técnica para el desarrollo y ejecución de los actos institucionales coordinados por la Dirección General de Relaciones Públicas y Protocolo del Área de Coordinación de Estudios y Relaciones Externas dependiente del Área de Gobierno de la Vicealcaldía. Estos servicios incluyen el transporte, la instalación y el desmontaje del material de sonorización y / o iluminación así como la prestación de todos los servicios por parte del personal técnico especializado. Quedarán excluidos del ámbito de aplicación del presente contrato mediante el pertinente informe motivado, aquellos actos institucionales que por sus características extraordinarias requiriesen la asistencia de equipos técnicos no contemplados en el Pliego de Prescripciones Técnicas que rigen el mismo así como aquellos que se organicen en colaboración con otras entidades o instituciones. II- DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO. La requiere para el correcto desarrollo y ejecución de los actos institucionales cuya coordinación le corresponde, la prestación de un servicio de sonorización e iluminación así como la asistencia de personal técnico específico capacitado para la manipulación de los equipos técnicos necesarios. Asimismo, dicho servicio deberá prestarse en todos aquellos actos cuyo desarrollo tenga lugar en el edificio situado en la C/ Mayor nº 71 de Madrid y comprenderá igualmente, la cobertura técnica necesaria para el correcto desarrollo de las sesiones plenarias de la Corporación. III- MEDIOS PERSONALES Y MATERIALES. Como mínimo, el adjudicatario dispondrá de cuatro técnicos en sonido e iluminación, con una experiencia profesional mínima de dos años, así como de los siguientes medios instrumentales: EQUIPO A) Microfonía específica para cada acto: o Microfonía de pie : mínimo : 2 o Microfonía de mesa : mínimo : 4
o Microfonía inalámbrica : mínimo : 2 Equipos de potencia de 1600 W 4 columnas de sonido de 12 ó 15 u 8 columnas de 8 ó 10. Mesa de sonido de 12 ó 16 canales Ecualizador gráfico ( 1 ) Distribuidor de audio ( 1) 2 torres de iluminación de 500 W 2 torres de iluminación de 1000 W ( mínimo 2 torres 500 W y dos torres 1000 W : 4000 W ) Generador de corriente de 3000 W EQUIPO B) Equipo mínimo para reuniones en sala : Megafonía de sobremesa consistente en : o 20 módulos de sobremesa o 4 columnas de apoyo o Sistema de grabación o Distribuidor para prensa IV- LUGAR DE EJECUCIÓN Los emplazamientos concretos donde se vayan a desarrollar las actividades objeto de este contrato serán determinados por el Servicio que encargue el acto, según las necesidades marcadas por la programación de los actos institucionales y se comunicarán al adjudicatario con una antelación mínima de 8 horas. V- PRECIOS UNITARIOS DE LICITACIÓN: Los precios unitarios por acto y/o suplemento (IVA no incluido), serán los siguientes: - Pleno Ordinario... 219,83 - Pleno Extraordinario... 152,59 Restantes actos institucionales: - Actos con equipos municipales de sonido... 125,00 - Actos en los que sea necesario aportar equipos de sonido... Suplementos: 353,45 - Suplemento por iluminación... 118,10
- Suplemento por generador... 176,72 - Suplemento por distribuidor de sonido, asistido por un técnico... 118,97 - Suplemento por cada técnico de apoyo a los técnicos municipales... 125,00 A continuación se detallan los precios unitarios resultantes de la aplicación del tipo impositivo del IVA al 16% : - Pleno Ordinario... 255,00 - Pleno Extraordinario... 177,00 Restantes actos institucionales: - Actos con equipos municipales de sonido... - Actos en los que sea necesario aportar equipos de sonido... Suplementos: 145,00 410,00 - Suplemento por iluminación... 137,00 - Suplemento por generador... 205,00 - Suplemento por distribuidor de sonido, asistido por un técnico... 138,00 - Suplemento por cada técnico de apoyo a los técnicos municipales... 145,00 Los precios indicados incluyen transporte, montaje y desmontaje de equipos, así como la asistencia técnica precisa para el buen funcionamiento de los equipos mencionados. La baja que en su caso se produzca, se aplicará a los precios unitarios mediante la aplicación del coeficiente de adjudicación. VI- OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO. 1) El adjudicatario, a partir del encargo de la petición del servicio, deberá realizar las siguientes actuaciones: - Transporte de material de sonorización y/o iluminación. - Instalación del material de sonorización y/o iluminación.
- Manipulación por personal técnico en sonido e iluminación. - Desmontaje y retirada del material de sonorización y/o iluminación. 2) El adjudicatario prestará el servicio utilizando siempre equipo propio en todos aquellos actos que tengan lugar en la vía pública y también, en los que se desarrollen en dependencias municipales que carezcan de equipos propios. En las dependencias con equipo de propiedad municipal, con carácter general, el servicio a prestar por el adjudicatario consistirá en la instalación, manipulación técnica y desmontaje, así como la asistencia técnica en el desarrollo del acto. No obstante lo indicado, cuando las circunstancias del momento impidan la utilización del equipo de propiedad municipal, el adjudicatario también vendrá obligado a prestar el servicio con equipo propio en aquellos actos que se desarrollen en dependencias municipales con equipo de la Corporación. 3) En la prestación del servicio, el contratista deberá someterse en todo momento a las instrucciones, directrices, y observaciones formuladas por el Servicio municipal que encargue el acto, con objeto de obtener la máxima eficacia y coordinación en la gestión del mismo. El servicio se prestará en los lugares, fechas y horas que fije el órgano contratante, pudiendo ser realizado en días laborables y festivos. Los lugares concretos donde se vaya a desarrollar las actividades objeto de este contrato serán determinadas por el Servicio que encargue el acto, según las necesidades marcadas por la programación de los actos institucionales y comunicados al adjudicatario con una antelación mínima de 8 horas. Las fechas y horarios concretos de realización de las actividades serán determinadas igualmente por el servicio que encargue el acto. El órgano municipal solicitante del servicio deberá, asimismo, ser el encargado de modificar o anular el mismo, notificándose al adjudicatario con la debida antelación. 4) En los casos en los cuales se necesitase de la colaboración o el apoyo directo de los técnicos municipales, de uno o varios técnicos de la empresa adjudicataria, ésta vendrá obligada a prestar dicho apoyo. 5) La empresa adjudicataria se responsabilizará de las formas y actitudes de los empleados a su servicio. VII- CONFIDENCIALIDAD, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
La empresa adjudicataria y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, están obligados en su calidad de encargados de tratamiento de datos personales por cuenta del (Órgano de contratación) al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia. La empresa adjudicataria se obliga especialmente a lo siguiente: a) Deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art. 12.4 LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información del Ayuntamiento para cumplir los servicios objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato. b) Asimismo, deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (art. 10 LOPD) en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente pliego. La empresa adjudicataria, al igual que su personal, se someterán a los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas. c) Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso. d) Únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este pliego de prescripciones técnicas y a las instrucciones que el (Órgano de contratación) le pueda especificar en concreto y que se incluyan como una Adenda al presente contrato. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a
otras personas salvo autorización expresa por parte del responsable del fichero en los términos previstos en el artículo 21 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. e) A cumplir todas y cada una de las medidas de seguridad (nivel básico, medio o alto) que sean de aplicación en función de la tipología de datos que se utilicen y traten para la prestación del servicio objeto del presente contrato y que vienen previstas en el Título VIII del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. A este respecto no se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones determinadas en el referido Titulo VIII respecto a su integridad y seguridad y a las de los Centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. (Artículo 9.2. LOPD). f) Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información. g) El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorias que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte del adjudicatario de sus obligaciones, el cual está obligado a facilitarle cuantos datos o documentos le requiera para ello. h) Todos los datos personales que se traten o elaboren por la empresa adjudicataria como consecuencia de la prestación del contrato, así como los soportes del tipo que sean en los que se contengan son propiedad del Ayuntamiento de Madrid. i) Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al Ayuntamiento de Madrid conforme a las instrucciones que haya dado, al igual que cualquier soporte o documento que contenga algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. j) De conformidad con lo que establece el artículo 12.4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en relación con el artículo 9.4 de la Ley 8/2001, de 13 de julio de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el incumplimiento por parte del adjudicatario de las estipulaciones del presente contrato lo convierten en responsable del tratamiento respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (art. 12.4 LOPD).
k) Aportará una memoria descriptiva de las medidas que adoptará para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Asimismo, el adjudicatario deberá comunicar al organismo contratante antes de transcurridos siete días de la fecha de comunicación de la adjudicación la persona que serán directamente responsables de la puesta en práctica y de la inspección de dichas medidas de seguridad, adjuntando su perfil profesional. VIII- PRESUPUESTO DEL SERVICIO. El presupuesto base de licitación del contrato asciende a la cantidad de SETENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS OCHENTA Y SEIS EUROS CON VEINTIÚN CÉNTIMOS (77.586,21 ) IVA excluido. Estando sujeta la prestación a un tipo impositivo del 16%, cuyo importe es de 12.413,79 euros, el presupuesto total es de NOVENTA MIL EUROS (90.000,00 ) IVA incluido. LA SUBDIRECTORA GENERAL DE RELACIONES INSTITUCIONALES