Ministeri de Cultura de España Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Nº de Frmulari: 4 Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central del Ministeri de Justicia Frmas Excluídas: Nmbre Paralel: (*) Acrónim del Archiv: CR-MJ-AC- DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé 1
Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Gicechea (*) Municipi (Distrit): Guadalupe Núcle de Pblación Menr: Calle: De la esquina este del supermercad Más x Mens, 100 nrte, 100 este, prtnes azules de metal. Códig Pstal: 552-1250 Escazú, San Jsé DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: http:// www.mj.g.cr Crre electrónic: sandracespedes@cstarricense.cr Teléfn(s): 1. (506) 2524-02-65 Fax: 1. (506) 2524-02-65 DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: De Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 16:00 hras Hrari de Cierre: Sábads, dmings y feriads de ley. Hras semanales de apertura: 40 Marque cn X X Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Céspedes / Prras Nmbre: Sandra Carg: Jefe de Departament 2
Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 01/10/1994 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn X X Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn X Archiv General del Estad Archiv Ntarial Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans X N aplica ninguna de las anterires Gestinad pr: Marque cn X Administración Autnómica / territrial X Administración Central Administración Lcal Otras administracines públicas Pder Judicial Pder Legislativ 3
Administración Central: Pder Ejecutiv, Ministeri de Justicia (*) Según el Cicl Vital: Marque cn X X Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: La Cartera de Justicia fue creada mediante Decret Nº XXIX de 20 de juni de 1870 y en 1949 se adscribió al Ministeri de Gbernación y Plicía del cual se separó en agst de 1978, pr medi de la Ley Nº 6739 de 28 de abril de 1982 se emitió la Ley Orgánica del Ministeri de Justicia. El Archiv Central del Ministeri de Justicia fue cread en 1987, a raíz de las gestines realizadas pr la entnces Directra del Archiv Nacinal, Luz Alba Chacón Umaña, quien slicitó el apy a la Ministra del ram para prpiciar su creación y ese mism añ se realizó una asesría. Se nmbró a la archivista Eugenia Hernández Alfar, quien cmenzó su tarea realizand visitas a ls archivs de gestión para revisar la dcumentación a través de un cens, de md que pudieran ser valrads cn el fin de trasladarls al archiv central, se evaluó la cantidad, clase y tips dcumentales, cn el bjetiv de pryectar el espaci físic requerid. Inicialmente el lcal asignad era muy pequeñ (13 m²) que n reunía las cndicines físic-ambientales necesarias. También se elabró un manual de prcedimients y un Reglament aprbad a nivel institucinal En el perid 1987-1999 el Archiv Nacinal realizó 9 inspeccines y se llevarn a cab varias actividades de crdinación cn ls archivs de gestión, transferencia y selección de dcuments y un aument en el persnal de trabaj. En 1994 se nmbró a la actual Encargada. Una vez asignad el espaci se centralizó tda la dcumentación que se encntraba dispersa para lueg darle el tratamient archivístic más adecuad, se slicitó recurs human para pder realizar td el trabaj técnic. El Archiv Central se trasladó de la sede central del Ministeri a una ficina ubicada en el cantón de Gicechea, a un espaci físic más ampli en el añ 2002, debid al crecimient del vlumen de la dcumentación. En la actualidad se realizan las labres archivísticas básicas que establece la Ley Nº 7202 del Sistema Nacinal de Archivs y su Reglament, pese a las limitacines y prblemas del edificis y que cuenta cn tan sl 1 prfesinal y un técnic en archiv. También se clabra en la transferencia al Archiv Nacinal de ls dcuments prducids pr ls 4
despachs del Ministr (a) y Viceministr (a), de cnfrmidad cn el artícul 53 de la Ley del Sistema Nacinal de Archivs Nº 7202 de 24 de ctubre de 1990. Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 06_/04/1987 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): 06/04/19987. Ofici DM-000441 suscrit pr Eugenia Zamra Chavarría, Ministra de Justicia y Gracia Supresión del Archiv Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edifici: Edifici antigu, cnsiderad Patrimni Nacinal, en cndicines regulares de mantenimient, la distribución de las áreas sn las siguientes: recepción, administrativa (45 m²), técnica (39.9 m²), sala de cnsulta y depósit (96 m²). Psee detectres de hum, extintres, estantería metálica fija. El pis es de msaic, las paredes internas de madera tip plywd, las paredes externas sn de bajareque y ladrill, para la iluminación se utilizan lámparas flurescentes. El lcal cnsta de 8 ventanas, puertas de madera, servicis sanitaris y archivadres. Pr ser un edifici adaptad para resguardar la dcumentación, se han tenid que hacer mdificacines en el espaci para que cumpla cn ls requisits necesaris para la cnservación de ls dcuments. Existe bastante cntaminación debid al tránsit vehicular cerca de la zna y a ls cambis bruscs de temperatura y humedad. Metrs Cuadrads de Depósit: 96 mts 2 (*) Metrs lineales de estantería: 250 metrs (*) Númer de puests de sala: 4 Facilidades para discapacitads: Marque cn X Sí X N 5
DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 250 metrs GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: N hay ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 6
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SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn X Taller de restauración: X Sí N REPRODUCCIÓN. Marque cn X Servicis de reprducción dcumental X Sí N Servicis de ftcpias X Sí N Servicis de ftgrafías Sí X N Servicis de micrfrmas X Sí N Servicis de reprduccines digitales Sí X N 10
BIBLIOTECA Marque cn X Bibliteca auxiliar X Sí N Nº de mngrafías: 15 Nº de Títuls de publicacines periódicas: 25 bletines Archívese. INFORMATIZACIÓN Marque cn X Funcines infrmatizadas: X Sí N Gestión de usuaris: Sí X N Descripción de fnds X Sí N Lenguajes Dcumentales X Sí N Otra infrmación: Existe una base de dats para el cntrl de ls expedientes de exfuncinaris, Ls inventaris y listas de remisión de dcuments cn el bjetiv de referenciar la ubicación de ests tips dcumentales. Ests instruments descriptivs sn digitads en el prgrama Excell. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Orgánic 11
Agrupación Superir: Fnd: Ministeri de Justicia CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 26 / 02 / 2008 Dats del infrmante: Apellids: Céspedes / Prras Nmbre: Sandra Carg: Jefe de Departament FUENTE EMPLEADA: Entrevista persnal Dirección General del Archiv Nacinal, Departament de Servicis Archivístics Externs, expedientes de asesría, inspección, transferencias e infrme de desarrll archivístic Jiménez Castr, Wilburg. 1986. Génesis del Gbiern de Csta Rica, 1821-1981. Csta Rica: Editrial Alma Mater, v.1 OBSERVACIONES Observacines: El únic rganigrama ficializad data de 1997. A la fecha existe un brradr que se encuentra en estudi pr parte del Departament de Planificación, el cual refleja la realidad institucinal. Elabra pr Laura Espinza Rjas Revisión may 2008 (*) Camps Obligatris 12
Ministeri de Justicia Cuadr de clasificación SUBFONDO 1 SUBFONDO 2 SUBFONDO 3 SUBFONDO 4 TIPOS DOCUMENTALES DESPACHO DEL MINISTRO Y VICEMINISTRO Crrespndencia, Acuerds, Decrets, Infrmes, Reslucines, DIRECCION AUDITORIA Actas, Crrespndencia, Infrmes, Expedientes, Papeles de trabaj, Presupuests, Tarjetas de Cntrl. Estudis especiales, Infrmes de Auditría, Cntrl legalización de librs, Expedientes de denuncias, Manual de prcedimients PATRONATO DE CONSTRUCCIONES PLANIFICACION Y EVALUACION Acuerds, Actas, Crrespndencia, Cnvenis, Cntrats, Decrets, Denuncias, Pryects, Infrmes. Infrmes, Estudis, Crrespndencia. PRENSA Expedientes, Crrespndencia, Dcumentales, Ftgrafías CONTRALORIA DE SERVICIOS Circulares,Cnvenis, Crrespndencia, Expedientes de denuncias, Infrmes. CONSEJO INSTITUCIONAL Crrespndencia, Actas, Acuerds, Circulares. DIRECCION JURIDICA Crrespndencia, Infrmes, Expedientes, Reslucines, Recurss, Cntrats, Licitacines, Reclams 13
OFICIALIA MAYOR Y DIRECCIÓN EJECUTIVA Reservas, Facturas, Acuerds, Liquidacines, Crrespndencia, Actas del Cnsej de Persnal Plicial DIRECCION ADMINISTRATIVA Actas Cnsej de Infrmática, Acuerds, Crrespndencia, Expedientes de cass Institut Nacinal de Segurs INS, Expedientes administrativs ARCHIVO CENTRAL Expedientes de exfuncinaris, Prntuaris, Crrespndencia, Actas del Cmité Institucinal de Selección y Eliminación de Dcuments, Certificacines y cnstancias UNIDAD DE TRANSPORTES Prgramas de actividades, Cntrl de mensajería, bletas de transprte PROVEEDURIA Expedientes de Cntratación Administrativa, Planes de cmpras, Expedientes de remates, Cntrl de inventaris, Cntrats OFICIAL PRESUPUESTAL Antepryects de presupuest, mdificacines presupuestarias, cntrl de transferencias de diner, arque de fnds de presupuest, cheques expedientes de cbr administrativ PLANIFICACION INSTITUCIONAL Planes anuales perativs / presupuests, Evaluacines de cntrl intern, Infrmes sbre actividades institucinales 14
DIRECCION RECURSOS HUMANOS Expedientes de persnal, Expedientes de Carrera Prfesinal, Crrespndencia, Accines de persnal, Cnstancias, Certificacines, Manuales de Clasificación de Puests, Evaluacines de funcinaris, Tarjetas de asistencia. DIRECCION GRAL. DE ADAPTACION SOCIAL DELEGACION DE LA MUJER Crrespndencia, Expedientes de Denuncias, Reslucines. PREVENCION A LA VIOLENCIA Expedientes de cass, Denuncias, Oficis, Estudis. SUB-DIRECCION GENERAL Circulares,Crrespndencia, Expedientes de Recurss Habeas Crpus, Reprtes de Incidentes y Reslucines. INSTITUTO NACIONAL DE CRIMINOLOGIA Actas, Casuística, Acuerds, Crrespndencia, Infrmes, Estudis, AREA POLICIA SUPERVISION DE Rles de servici, Registrs. PENITENCIARIA CENTROS INFORMACION Crrespndencia, Reprtes. POLICIAL APOYO TECNICO Circulares,Crrespndencia. POLICIAL AREA SERVICIOS COORD. SERVICIOS Estudis, Crrespndencia TECNICOS TEC. REGISTRO DE PENAS Cntrles, Estadisticas. AREA ADMINISTRATIVA FINANCIERO Planillas, Facturas. APOYO LOGISTICO Crrespndencia. SERVICIOS PENITENCIARIOS Slicitudes, Infrmes, Crrespndencia 15
FONDOS NIVEL 2 PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA JUNTA ADMTINISTRATIVA REGISTRO NACIONAL INSTITUTO LATINOAMERICANO DE NACIONES UNIDAS SOBRE DELINCUENCIA (ILANUD) CONSEJO NACIONAL DE DROGAS (CONADRO) CONSEJO DE ESPECTACULOS PUBLICOS ENTES ADSCRITOS Crrespndencia, Expedientes, Dictamenes, Reslucines. Crrespndencia, Actas, Estudis,Expedientes, Acuerds. Crrespndencia, Expedientes, Pryects, Estudis. Crrespndencia, Infrmes, Actas, Cnstancias Crrespndencia, Campañas, Expedientes, Circulares, Infrmes, Actas, Cnvenis, Plan Anual Operativ 16