COORDINACIÓN DE ARCHIVOS.

Transcripción

1 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS. PLAN DE TRABAJO

2 De cnfrmidad cn el artícul 31 de ls Lineamients Generales para la Gestión de Archivs del Estad de San Luis Ptsí, de acuerd cn las funcines del Crdinadr de Archivs se encuentra la de diseñar, prpner, desarrllar, instrumentar y evaluar ls planes, prgramas y pryects de desarrll archivístic. Cn fundament en l anterir se presenta el: PLAN DE TRABAJO DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS PARA EL EJERCICIO I. OBJETIVO PRINCIPAL. Capacitar en materia de archivs al persnal del Cnsej que así l requiera, recibir, clasificar, aplicar ls trabajs técnics archivístics y rganizar la dcumentación generada en ls Cmités Municipales Electrales y las Cmisines Distritales Electrales del Estad durante el prces electral , realizar la valración de las series dcumentales sujetas a transferencia primaria pr parte de las áreas del Cnsej, prpner las adecuacines a ls instruments de cntrl archivístic al Cmité de Infrmación del Organism. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS Servir de facilitadr de la infrmación en materia de archivs a ls encargads de Archiv de Trámite del Cnsej. 2

3 Capacitar al persnal respnsable de Archiv de Trámite (Secretaris Técnics) de ls Cmités Municipales Electrales y Cmisines Distritales Electrales del Estad en el manej de la dcumentación y su remisión a la Crdinación de Archivs una vez cncluid el prces Electral Prpner al Cmité de Infrmación las actualizacines a ls Instruments de cntrl archivístic. Realizar las revisines crrespndientes a las series dcumentales sujetas a transferencia primaria. III. ESTRATEGIAS Capacitación cntinua al persnal respnsable del Archiv de Trámite de cada área del Cnsej, dand slución a las prblemáticas que pudieran presentarse en materia de archiv. Una vez realizada la primer visita de Capacitación a ls respnsables de Archiv de Trámite de ls 58 Cmités Municipales Electrales y de las 15 Cmisines Distritales Electrales que funcinarán durante el prces electral , atenderls vía telefónica y pr medi de crre electrónic que para tal efect fue cread, a través de la dirección ficial archivs@ceepacslp.rg.mx, se mantendrá una cmunicación cnstante cn ells hasta la remisión de sus archivs a la Crdinación de Archivs del Cnsej. Mantener cmunicación cn ls respnsables de Archiv de Trámite y cn la Dirección de Recurss Humans a fin de valrar y prpner 3

4 mdificacines a ls instruments de cntrl archivístic al Cmité de Infrmación del Cnsej. Cntinuar cn la revisión de las series dcumentales que se encuentran sujetas a Transferencia Primaria, y en su prtunidad emitir el dictamen crrespndiente. Elabrar el calendari de Transferencias Primarias, a efect de recibir y estar en cndicines de revisar las series dcumentales que las áreas del Cnsej pretendan transferir al Archiv de Cncentración. IV. PROFESIONALIZACIÓN DEL PERSONAL DE ARCHIVOS. De cnfrmidad cn ls artículs 17 fracción VI, 48, 49, 52, de la Ley de Archivs del Estad y ls artículs 53, 54, 56, de ls Lineamients Generales para la Gestión de Archivs del Estad de San Luis Ptsí, se establece la prfesinalización y la capacitación al persnal del área de archivs, se planea: Asistir a curss, jrnadas, talleres, cnvencines archivísticas, cn el apy financier necesari para la capacitación del persnal de archivs del Cnsej. De esta manera se pdrá: Prprcinar cncimients ls encargads de ls Archivs de Trámite del Cnsej y una vez cncluid el Prces Electral , clasificar y rganizar tda la dcumentación generada pr ls 58 Cmités Municipales Electrales y las 15 Cmisines Distritales Electrales. 4

5 De cnfrmidad cn ls artículs 48 y 49 de la Ley de Archivs del Estad, frtalecer la estructura cn persnal de frmación netamente archivística. V. ACONDICIONAMIENTO DEL LUGAR De cnfrmidad cn el artícul 45 de la Ley de Archivs del Estad, el cual establece que ls Archivs Administrativs (Archiv de Trámite y Archiv de Cncentración) tiene cm prpósit asegurar que ls dcuments, independientemente de su frmat, cumplan y sustenten las atribucines institucinales, el trámite y la gestión de asunts, la transparencia en las funcines, la rendición de cuentas y el acces a la infrmación pr parte de ls sujets bligads; además representa una fuente primrdial para la investigación; el artícul 57 de ls Lineamients Generales para la Gestión de Archivs del Estad de San Luis Ptsí, establece que ls sujets bligads deberán adecuar y equipar sus lcales de archiv cn la infraestructura y el equip que permita garantizar la debida cnservación de ls dcuments y la crrecta aplicación de ls prcess archivístics a ls acervs cntenids en sus edificis. Cada área del Cnsej cuenta cn un área de Archiv de Trámite las cuales se encuentran saturadas de dcumentación que aún n se prgrama su transferencia primaria al Archiv de Cncentración. L cual es de alarmarse ya que la estructura del edifici puede presentar dañs en dichs archivs prpiciand así un accidente. La bdega es un área que se encuentra de manera anexa al edifici sede del Cnsej, al interir de esta se encuentra un espaci de 13.5 metrs de fnd 5

6 pr 5 metrs de frente, delimitad pr un mur de tabla rca destinad para el Archiv de Cncentración. El Archiv de Cncentración n reúne las cndicines necesaria para el resguard de dcumentación debid a que n cuenta cn un tech prpi, sl cn el de la bdega el cual es de lámina galvanizada cn seccines transparentes además cuenta cn 3 extractres de aire l que aumenta la entrada de plv al archiv; n cuenta cn instalación de luz eléctrica adecuada, tampc cn algún sistema que permita la medición de humedad, y debid al tech de lámina cn se cuenta, en épca de lluvia se presentan gteras que dañan severamente la dcumentación. Es pr ell que se necesita acndicinar el lugar designad para el Archiv de Cncentración y en su mment pryectar la cnstrucción del área para Archiv Históric, est de cnfrmidad cn el artícul 12 de la Ley de Archivs del Estad. Est implica: Realizar las transferencias primarias para que se puedan desahgar las áreas de Archiv de Trámite. Per para que est curra es necesari acndicinar el archiv de cncentración para que se encuentre en las óptimas cndicines de recibir las trasferencias primarias. Para est se requiere: Que el Archiv de Cncentración cuente cn un tech prpi, y que este cuente cn la iluminación adecuada pasill pr pasill y en el parea de recepción de dcumentación que es el área dnde destinada a la revisión de 6

7 las series dcumentales sujetas a transferencia primaria, est disminuirá la entrada de plv al lugar y a su vez prtegerá de las gteras que se presentan en épcas de lluvia. Que el Archiv de Cncentración cuente cn instalación eléctrica adecuada para disminuir ls riesgs de accidentes en el área. Que el Archiv de Cncentración cuente cn un sistema de aire acndicinad l cual permitirá generar las cndicines de temperatura adecuada para la preservación de ls dcuments en sprte papel y demás sprtes electrónics que se estén resguardand. Que el área de Archiv de Cncentración cuente cn medidres de humedad a fin de preservar la dcumentación generada pr el Cnsej. VI. BENEFICIOS Cntar cn un área adecuada, y suficiente para el Archiv, es l ideal para tda Institución, ya que en la mayría de ls cass el espaci destinad al archiv es un ligar acndicinad prvisinalmente sin cubrir ls requisits mínims señalads pr las nrmas archivísticas. Un espaci adecuad y suficiente beneficiará de la manera siguiente: Al cntar cn un Archiv de Cncentración en óptimas cndicines se pdrán llevar a cab las trasferencias primarias. Permitirá la cnservación y preservación de ls dcuments en el Archiv de Cncentración ya que las cndicines sn las más favrables para dicha actividad. 7

8 Cnsecuentemente se beneficiara a td el persnal del Cnsej ya que la dcumentación es la materia prima de td trámite que se genere. Se dará cumplimient cn l dispuest pr la Ley de Archivs, La Ley de Transparencia y Acces a la Infrmación Pública del Estad de San Luis Ptsí y a ls Lineamients Generales para la Gestión de Archivs del Estad de San Luis Ptsí. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES COORDINACIÓN DE ARCHIVO ACTIVIDAD ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Trabajs técnics archivístics a la dcumentación generada pr ls 58 Cmités Municipales Electrales y las 15 Cmisines Distritales Electrales. Capacitación a ls respnsables del archiv de trámite de cada área del Cnsej. Actualización de ls Instruments de cntrl y de cnsulta archivística. Capacitacines que sliciten ls respnsables de archiv de trámite de ls 58 Cmités Municipales Electrales y las 15 Cmisines Distritales Electrales. Transferencias Primarias. Infrmes de actividades a CEGAIP 8