PROGRAMA ESPECÍFICO DOCUMENTOS ESPECIALES

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1 PROGRAMA ESPECÍFICO DOCUMENTOS ESPECIALES PROGRAMA ESPECÍFICO DOCUMENTOS ESPECIALES 2017 Dcument que cntiene las directrices para la gestión de ls dcuments especiales, garantizand su integridad, acces y dispnibilidad, durante el cicl de vida de la infrmación

2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES CONTENIDO 1. PROPÓSITO OBJETIVOS Objetiv General Objetivs Específics JUSTIFICACION ALCANCE BENEFICIOS LINEAMIENTOS Marc general Marc nrmativ METODOLOGÍA Intervención de dcuments en medis digitales Intervención de plans y mapas RECURSOS CRONOGRAMA RESPONSABLES ROLES.... 8

3 1. PROPÓSITO. Dtar al Institut de instruments archivístics de referencia, para una adecuada gestión de ls dcuments, garantizand la integridad, seguridad y acces a ls dcuments en desarrll del cicl de vida de la infrmación. 2. OBJETIVOS Objetiv General. Definir las directrices para el tratamient archivístic de ls dcuments ftgráfics, cartgráfics, snrs, audivisuales, entre trs y cuyas particularidades bligan adecuarse a las características y exigencias n cnvencinales establecidas para ls dcuments tradicinales Objetivs Específics. Describir el tratamient técnic para ls dcuments n cnvencinales, que frman parte integral de expedientes. Describir las accines encaminadas al almacenamient, cnservación y acces a la infrmación dispnible en sprtes n cnvencinales. 3. JUSTIFICACION. En el Institut SINCHI, se prducen dcuments en sprtes diferentes al papel tradicinal (mapas, plans, vides, CDs), ls cuales requieren de un tratamient especial en su almacenamient, cnservación, descripción y acces, pr l que se requieren directrices para dich tratamient. Actualmente la infrmación dispnible en trs medis, carece de cndicines técnicas de almacenamient, tratamient técnic y descripción, ls cuales pueden cntener

4 infrmación de interés para la histria institucinal de la entidad, y ls entes baj su cntrl; así mism, ls ciudadans requieren de infrmación prtuna y en pimas cndicines para su reprducción. 4. ALCANCE. El prgrama debe ser implementad para ls Archivs de Gestión y Archiv Central del Institut. 5. BENEFICIOS. Cn la implementación del prgrama, el Institut cntará cn archivs especiales cn óptimas cndicines de almacenamient, cnservación, descripción y acces en las distintas fases del cicl de vida de la infrmación, evitand rturas, deterir físic bilógic del material, así cm limitacines para el acces a la infrmación cntenida en ls sprtes. 6. LINEAMIENTOS Marc general. Ls lineamients del prgrama se enmarcan dentr de la plítica archivística institucinal de la entidad, en cncrdancia cn el Prgrama de Gestión de Dcuments (metas del PGD) y el Plan Institucinal de Archivs PINAR (Pryects archivístics) Marc nrmativ. Las actividades descritas en el presente prgrama se enmarcan dentr de las siguientes nrmas: - Ley 594 de 2000:"Pr medi de la cual se dicta la Ley General de Archivs y se dictan tras dispsicines. - Decret 1080 de 2015: Artícul Instruments archivístics para la gestión dcumental.

5 7. METODOLOGÍA 7.1. Intervención de dcuments en medis digitales. Frman parte de dcuments en medis digitales ls siguientes: Disquetes de 3 ½ que se cnservan en el Archiv Central. Cd s regrabables. Vides en frmat Beta, VHS. Ftgrafías. DVD. Micrfilmes. a. Características de ls dcuments. Ests dcuments requieren de medis de almacenamient diferentes a ls usads para el almacenamient de dcuments en papel, pr l que se requieren de cndicines adecuadas de almacenamient, cn temperaturas y ventilación cntrladas, así cm dispsitivs de medición y cntrl de humedad. Para ell la entidad debe habilitar ls espacis necesaris para una adecuada cnservación de dichs materiales. La infrmación cntenida en ests dcuments se encuentra en frmats cmerciales (Wrd, Excel, Pdf), ls cuales requieren de dispsitivs de lectura y us, mediante equips de reprducción (cmputadres cn prgramas de lectura, videcaseteras, televisr, etc.). b. Tratamient técnic de ls dcuments. ls dcuments que crrespnden a esta categría deben ser vinculads a las carpetas expedientes a las cuales crrespnden, mediante un rótul que indique: Sección dcumental. Oficina prductra. Serie / subserie dcumental. Títul de la carpeta expediente del cual frma parte el dcument. Fecha de prducción del dcument. Frmat y versión (p.e. Wrd 7.0) en el que se encuentra la infrmación.

6 Númer cnsecutiv en el depósit de almacenamient. En la carpeta se debe indicar la existencia del dcument en medi digital, tant en la carpeta (hja cn la descripción del dcument) cm la casilla ntas del inventari dcumental. En el cas de rll de micrfilmación, ests deben estar referenciads cn ls dats de descripción en la respectiva carpeta de acta de micrfilmación e infrme del prces de micrfilmación. c. Almacenamient técnic: ls dcuments se deben almacenar de la siguiente manera: Disquetes de 3 ½ que se cnservan en el Archiv Central. En sbres independientes cn su respectiva descripción y numeración. Cd s regrabables. En sbres independientes cn su respectiva descripción y numeración. Vides en frmat Beta, VHS. En sus respectivas cajas cn su respectiva descripción y numeración. Ftgrafías. En sbres independientes cn su respectiva descripción y numeración. DVD. En sbres independientes cn su respectiva descripción y numeración. Micrfilmes. En sus respectivas cajas cn su respectiva descripción y numeración. d. Preservación de la infrmación. Se debe hacer un prces de lectura rebbinad de ls materiales, para mantener actualizada la infrmación; en cas de requerirse se harán prcess de migración, emulación refreshing de ls materiales, cn el fin de mantener accesible la infrmación.

7 7.2. Intervención de plans y mapas Ls plans y mapas sn dcuments que requieren un tratamient especial, en su almacenamient y cnservación: a. Características de ls dcuments. Ls dcuments en plan y mapas, sn pr l general cpias heligráficas en gran frmat, que sn dblads hasta btener el tamañ de las carpetas en las cuales se almacenan. Est representa eventuales pérdidas de infrmación al perfrar ls materiales. b. Tratamient técnic de ls dcuments. ls dcuments que crrespnden a esta categría deben ser vinculads a las carpetas expedientes a las cuales crrespnden, mediante un rótul que indique: Sección dcumental. Oficina prductra. Serie / subserie dcumental. Títul de la carpeta expediente del cual frma parte el dcument. Fecha de prducción del dcument. Frmat y versión (p.e. Wrd 7.0) en el que se encuentra la infrmación. Númer cnsecutiv en el depósit de almacenamient. c. Almacenamient técnic: ls dcuments se deben almacenar de la siguiente manera: Ls plans y mapas en gran frmat deben cnservarse en archivs verticales, cn el fin de evitar el deterir pr exces en el dblez de ls materiales. d. Preservación de la infrmación. Realizar limpieza periódica del espaci habilitad para la cnservación, así cm limpieza cn brcha de cerda suave, de ls plans y mapas.

8 8. RECURSOS Recurs Human. El persnal encargad de administrar ls depósits de archiv, baj la crdinación técnica del crdinadr de Gestión Dcumental Recurss tecnlógics - Equips de cómput, cn prgramas de lectura de ls frmats digitales. - Equips de reprducción de vides en ls frmats descrits. - Televisr Recurss financiers La Subirección Administrativa y Financiera, suministrará ls recurss que se requieran para la adquisición de ls recurss tecnlógics de lectura, y reprducción de ls sprtes digitales. 9. CRONOGRAMA La Crdinación de Gestión Dcumental del Institut debe implementar un crngrama anual que invlucre actividades de almacenamient, reprducción y lectura, así cm limpieza y renvación de materiales de almacenamient, si es el cas. 10. RESPONSABLES. La Subdirección Administrativa y Financiera es la dependencia respnsable del prces de Gestión Dcumental.

9 11. ROLES. - Prductr de dcuments. Debe indicar al administradr de Archiv de Gestión, la naturaleza del material, para btener dats de descripción. - Administradr de archiv de gestión. Debe describir técnicamente el dcument, asciándl a la carpeta y realizand la respectiva referencia cruzada, así cm el rtulad de dichs dcuments. - Administradr de archiv central. Debe asegurar las cndicines de almacenamient, dispsición de elements de lectura y reprducción, y acces a ls dcuments.