1.1 INSTRUCTIVO GUÍA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 PROCESO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de juni de 2007 SUBPROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Fecha de Aprbación Res juni 2007 INSTRUCTIVO GUÍA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Versión 1 INS EV EI Página INSTRUCTIVO GUÍA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO GUÍA Para realizar el prces de evaluación del Sistema de Cntrl Intern de la Prcuraduría General de la Nación y cnfrmar el infrme respectiv. 1 DESCRIPCIÓN La evaluación del Sistema de Cntrl Intern SCI se realiza en frma permanente y periódica, pr la entidad, la Oficina de Cntrl Intern y la Cntralría General de la República, de esta evaluación se presentan infrmes sbre el nivel de aplicación del SCI cn destin al DAFP, para la cnfrmación del infrme se verifican diversas fuentes cn instruments tales cm encuestas, investigación dcumental, entrevistas, a nivel institucinal, la tabulación de infrmación se realiza en bases de dats del DAFP en medi electrónic en la Entidad, se cnsidera además la presentación de resultads, la definición de planes de mejramient así cm la revisión de la gestión y resultads de las dependencias y prcess. Se debe cnsiderar que el Departament Administrativ de la Función Pública DAFP, cuenta cn herramientas infrmáticas y frmats preestablecids que deben ser utilizads pr la Entidad. 2 OBJETIVOS Orientar y facilitar el prces de evaluación del Sistema de Cntrl Intern de la Prcuraduría General de la Nación 3 REQUISITOS Acger el PRO-EV-EI-001 Prcedimient para la Evaluación del Sistema de Cntrl Intern. Cnsiderar la nrmatividad y las plíticas generales definidas pr el Gbiern e institucinales definidas pr el representante legal. 4 OPERACIÓN

2 Para efectuar el examen de la aplicación que se da al Mdel Estándar de Cntrl Intern MECI en la Entidad, se debe cnsiderar l siguiente: La evaluación del SCI debe ser realizada pr la administración y pr la Oficina de Cntrl Intern, estás evaluacines sn independientes y se cmplementan. La evaluación que realiza la administración crrespnde a una autevaluación, para ell se utilizan ls cuestinaris definids pr el DAFP y pr la prpia entidad, la evaluación independiente que realiza la Oficina de Cntrl Intern debe cnservar la bjetividad valrand diversas fuentes dcumentales, físicas, históricas que permitan sustentar un juici sbre la evlución del SCI en la entidad. Es necesari evaluar ls Subsistemas, Cmpnentes y Elements definids en el Mdel Estándar de Cntrl Intern. La Prcuraduría General de la Nación cuenta cn la metdlgía denminada Mejrand que resultaría cmplementaria a la que tiene el DAFP. La evaluación debe ser anual, en frma extrardinaria la entidad puede realizar tra evaluación de la evlución del SCI. La autevaluación debe ser participativa de ls niveles y cmprensiva de la gegrafía institucinal. Se debe cnsiderar el mdel de peración pr prcess cm esquema de valración a seguir, dnde la rganización funcinal y sus esquemas de autridad sn instancias de revisión de prcess u subprcess. 4.1 Objetivs de la evaluación Cm principales bjetivs tenems: Realizar la evaluación bjetiva independiente sbre la aplicación del Sistema de cntrl intern, cnsultand diversas fuentes a través de herramientas de análisis pr parte de la Oficina de Cntrl Intern. La Oficina de Cntrl Intern, tiene entre sus funcines evaluar permanentemente y de manera independiente si el SCI en la entidad está perand en frma eficiente y se cnstituye en un medi para revisar la efectividad de ls prcess. Realizar la autevaluación del cntrl y cncer la percepción de ls servidres sbre la aplicación del Sistema de Cntrl Intern de la entidad. Para la evaluación del cntrl intern se utilizan frmats diseñads pr el Departament Administrativ de la Función Pública. La evaluación se desarrlla a través de: La metdlgía definida pr el Departament Administrativ de la Función Pública, y El MEJORANDO, metdlgía definida pr la Prcuraduría General de la Nación que es cmplementaria y permite la generación de planes de mejramient

3 4.2 Actividades Determinación del equip que se encarga de la evaluación, rles y respnsabilidades, para ell se diligencia el Frmat REG-EV-EI-002 Equip de evaluación del MECI. Para la evaluación del SCI en las diferentes áreas de la entidad, se deberán cnsiderar l siguiente: Identificación de prcess y prcedimients en ls que participa el área. Determinar las nrmas jurídicas, administrativas, cntables y disciplinarias aplicables. Identificación de amenazas para el cumplimient de ls prcess. Verificar el establecimient de ls cntrles y la efectividad de ls misms. Determinar, elabrar y cnsultar ls mapas de riesgs. Slicitar Planes de mejramient, seguimient y recmendacines Para la evaluación del sistema de cntrl intern y su cnfiabilidad es cnveniente cnsiderar la existencia y cumplimient de ls siguientes parámetrs: Delimitación precisa y clara de las respnsabilidades y adecuada segregación de funcines para cada prces. Fundament escrit de ls prcedimients en las diferentes áreas de la entidad y funcines para cada carg. Análisis de ls niveles de suficiencia, capacitación y rtación de persnal. Reclección de pruebas cn calidad y suficiencia. Existencia suficiente de pólizas de garantía en el manej de recurss. Establecer sistemas y punts de cntrl, para verificar las transaccines y registrs presupuéstales y cntables. Fijar cntrles electrónics para la infrmática y la telemática y claves de acces a fuente de infrmación. El desarrll de las pruebas de ests parámetrs permitirá determinar si el sistema es cnfiable, y respnde a ls niveles de eficiencia y eficacia practicads pr la administración en el desarrll de sus peracines 4.3 Métd, herramientas mecanisms Para la evaluación del SCI se puede utilizar las siguientes herramientas mecanisms, recuerde que esta evaluación puede ser la anual cn destin al DAFP una eventual para valrar la evlución del SCI de la entidad: Evaluación a través del aplicativ Web del DAFP Evaluación a través de la encuesta diseñada pr el DAFP que funcina en Excel y que es útil para evaluacines eventuales Evaluación utilizand la metdlgía Mejrand de la Prcuraduría

4 L previsible es que la evaluación anual se realizará a través del aplicativ Web del DAFP, ls trs métds serán útiles en tant que este aplicativ n se habilite para realizar las evlucines eventuales en cas que la entidad n desee hacer us de él. Se cnsidera pr parte de la Oficina de Cntrl Intern de la Prcuraduría que el diligenciamient de la encuesta en frma grupal elimina sesgs individuales y siempre será cmplementaria prque genera una calificación clectiva, así el diligenciamient de una encuesta grupal y su cnsideración en la evaluación aumenta la cnfianza en la medición. 4.4 Presentación de infrmes Es necesari recrdar que el infrme final de evaluación debe incluir: las recmendacines para el mejramient del sistema de cntrl intern las recmendacines para mejrar el prcedimient e instructivs de evaluación independiente del SCI las recmendacines para mejrar la gestión institucinal las recmendacines para mejrar el element de evaluación independiente El infrme se presenta cnfrme al Frmat de Registr Infrme Ejecutiv Anual de Evaluación del SCI. En cas de ser necesari pueden presentarse trs infrmes sbre el tema, guardand relación cn el cntenid del infrme precitad. 4.5 Planes de Mejramient Una vez cncida la evaluación que realice la Oficina de Cntrl Intern, en el Marc de l establecid pr el MECI 1000:2005 sería prcedente la elabración de planes de mejramient pr parte de la Administración, planes que cnstituyen en bjet de cntrl y seguimient pr parte de la Oficina de Cntrl Intern. 4.6 Cntrl de gestión y seguimient a planes de mejramient Esta labr se realiza siguiend el prcedimient para el cntrl y seguimient de planes de mejramient que se encuentra en éste Manual, pr favr remítase a la tabla de cntenid. PAPELES DE TRABAJO Permanentes: Artículs Cnstitución Plítica

5 Ley 87 de 1993 Decret 1826 de 1994 Decret 2145 de 1999 Decret 2539 de 2000 Decret 1537 de 2001 Decret 2756 de Directiva Presidencial 02 de 1994 Directiva Presidencial 01 de 1997 Directiva Presidencial 09 de 1999 Reslución 644 de Circular 09 de Circular 02 de 2004 Decret 1599 de 2005 Anex MECI 1000:2005 Circular 02 de 2005 Reslución de Pr medi de la cual la Cntralría General de la República realiza la estandarización de ls infrmes sbre el sistema de cntrl intern institucinal (COSO). Reslución N. 119 de 2006, de la Cntaduría General de la Nación. Pr la cual se adpta del Mdel Estándar de Prcedimients para la sstenibilidad del Sistema de Cntabilidad Pública COSO REPORT. Cmité de Organizacines y Patrcinadras de la Cmisión Treadway. COBIT. Objetivs de Cntrl para la infrmación y tecnlgías afines. En relación cn la regulación interna se definen la siguiente: Reslución 228 de Pr medi de la cual se adpta el Mdel Estándar de Cntrl Intern MECI 1000:2005, reglamenta el CONTROL INTERNO en la Prcuraduría General de la Nación, y se dictan tras dispsicines. Reslución 339 de Pr la cual se crean ds grups de trabaj para la implementación y ajustes al Sistema de Cntrl Intern, de acuerd al Mdel Estándar de Cntrl Intern MECI 1000:2005 en la PGN Crrientes: Registr REG-EV-EI-001- Crngrama de Trabaj Registr REG-EV-EI-002-Equip de Evlución del MECI Dcument Infrme de Evaluación del Sistema de Cntrl Intern