Elaboración de registros en el ámbito de los Servicios Sociales: Recomendaciones para su diseño e implantación.

Transcripción

1 Elabración de registrs en el ámbit de ls Servicis Sciales: Recmendacines para su diseñ e implantación. 1. QUÉ ES UN REGISTRO? Un registr es un dcument, en sprte papel medis electrónics, que prprcina evidencia de las actividades realizadas (ej.: un registr de cuidads, registr de ingestas, etc.), de ls resultads btenids (ej.: un registr de satisfacción de ls usuaris, registr de asistentes a un taller actividad) una cmbinación de ambs. Ls registrs ns permiten demstrar que: Las actividades se desarrllan según l establecid. Ls resultads btenids sn adecuads. En el cas de que n l sean, se actúa para analizar las causas y eliminarlas. Las rganizacines deben mantener infrmación sbre muchs aspects de su gestión. En esta recmendación ns centrarems en ls registrs enfcads a evidenciar la calidad de la atención prestada en ls centrs de servicis sciales y ls servicis de acción scial. 2. POR QUÉ ELABORAR REGISTROS? La infrmación cntenida en ls registrs n sól permite evidenciar que se han realizad las tareas previstas sin que también sirve cm fuente de dats para el análisis facilitand la tma de decisines y la mejra cntinua. Ls registrs cnstituyen una fuente de infrmación de gran valr para cualquier seguimient que sea precis hacer de un usuari, pr l que es imprescindible que ls misms estén crrectamente cumplimentads y se cnserven el tiemp necesari. Per además sn necesaris prque: Sn una herramienta fundamental de cntrl y seguimient de la actividad, facilitand las tareas de supervisión al persnal respnsable del funcinamient de ls centrs y servicis. Prprcinan seguridad a la rganización y a ls prpis trabajadres, al permitir evidenciar que las actividades se han realizad cnfrme a l previst siend especialmente útiles en cas de quejas, reclamacines, inspeccines, denuncias, etc. Facilitan el intercambi de infrmación entre prfesinales generand transparencia y cnfianza. Facilitan la gestión, ya que de ells se extrae una gran cantidad de infrmación, que, cnvenientemente expltada, puede ayudar a una mejr rganización y, en últim términ, a la mejra de la calidad de la atención al usuari. SGT. Cnsejería de Plíticas Sciales y Familia. COMUNIDAD DE MADRID

2 Elabración de registrs en el ámbit de ls Servicis Sciales: 2/5 Recmendacines para su diseñ e implantación. Permiten dispner de dats para medir la calidad de ls servicis prestads y realizar la evaluación de la calidad exigida en el art.12 de la Ley 11/2002, de 18 de diciembre, de Ordenación de la Actividad de ls Centrs y Servicis de Acción Scial y de Mejra de la Calidad en la prestación de ls Servicis Sciales de la Cmunidad de Madrid 3. QUÉ BO MANTENER? Nrmalmente, en ls centrs y servicis se maneja una gran cantidad de infrmación, tant sbre ls usuaris cm sbre el funcinamient del recurs y el desarrll de su prgrama de intervención, pr l que para evidenciar la calidad de su atención y dispner de dats para su mejra, cada Organización debe reflexinar cn detenimient a la hra de definir qué infrmación debe registrar, analizar y archivar. A la hra de determinar ls registrs a elabrar hay que tener en cuenta: Las exigencias cntenidas en la nrmativa. Las características del centr/servici, su Prgrama de Intervención y ls servicis que se prestan. Cn carácter general, se deberán mantener registrs para evidenciar: La atención prestada a ls usuaris, tant ls cuidads básics cm la atención especializada. Se encuadran en esta categría registrs tales cm ls registrs de higiene persnal, ls registrs de cambi de pañal, el registr de administración de medicación, el registr de curas y el registr de usuaris cn sujecines, entre trs. El funcinamient del centr/servici y el desarrll de sus prgramas de intervención (ej.: registr de usuaris, registr de asistentes a actividades y talleres, registr de la valración inicial a ls usuaris, registr de seguimient de ls usuaris y de las revisines de sus Prgramas de Intervención Individual (PII), etc.). Las incidencias en el prces de atención (ej.: registr de incidencias, registr de caídas, etc.) el funcinamient del centr (ej.: registr de quejas y reclamacines, sugerencias, registr de fugas etc.). La cualificación y cmpetencia técnica de ls prfesinales (ej.: titulación, registrs de frmación, etc.). En el cas de que el centr servici haya implantad un sistema de gestión de calidad, también deberá cntar cn registrs para evidenciar su adecuad funcinamient. En esta categría se encuadran registrs cm ls de accines crrectivas, auditria internas, etc. ATENCIÓN Y CUIDADOS INCIDENCIAS FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO O SERVICIO PERSONAL Figura 1. Tips básics de registrs de calidad de la atención SGT. Cnsejería de Plíticas Sciales y Familia. COMUNIDAD DE MADRID

3 Elabración de registrs en el ámbit de ls Servicis Sciales: 3/5 Recmendacines para su diseñ e implantación. 4. ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ELABORACIÓN DE REGISTROS Ls registrs n sn más que un sprte de infrmación. Para que esta infrmación, sea fácilmente accesible cuand se necesite, pr ejempl, a la hra de realizar el seguimient de un usuari, cncer si ha habid incidencias en un turn saber las quejas que se han recibid en un perid de tiemp ls registrs deben permanecer: Legibles Identificables Fácilmente recuperables Pr tant, a la hra de elabrar un registr hay que cnsiderar: que infrmación me interesa registrar y cnservar. que prfesinales del equip (auxiliares, educadres, enfermers, trabajadres sciales, directr del centr, etc.) deben registrar la tarea y cuand deben cumplimentarls. Es imprtante cntar cn su clabración a la hra de definir el registr para asegurar que se elabran registrs útiles para tds. En base a ests criteris, a la hra de definir un registr determinad tendrems que decidir: El frmat impres del registr, est es la plantilla frmulari en el que ls prfesinales deben antar la infrmación. Ls camps del frmulari suelen incluir : Nmbre del registr Apartad de identificación: Nmbre del usuari, habitación, númer de expediente u trs dats. Apartads específics, dependerá del tema del que trate el registr. Incidencias/Observacines. Dats de identificación del prfesinal que l cumplimenta Firma y fecha El sistema de identificación: debems elegir en cada cas el sistema que ns facilite archivar, lcalizar y recuperar la infrmación cuand ns resulte necesaria. Puede ser pr el nmbre del usuari (ej.: registr de administración de medicación), la fecha (pr ejempl, el Libr de incidencias que suele rganizarse pr fecha y turn), un númer crrelativ, (este es el cas, pr ejempl, del registr de quejas y reclamacines, ya que éstas se identifican pr un númer crrelativ) u tr mecanism. El sprte del registr puede ser papel, en sprte infrmátic inclus en sprte audivisual (pr ejempl, las cintas de seguridad de una cámara de cntrl de access). El archiv de la infrmación, dónde, cóm, y pr cuánt tiemp vy a cnservar la infrmación. La mayría de ls registrs utilizads en ls centrs y servicis cntienen dats persnales de ls usuaris pr l que en td mment se deben respetar la nrmativa vigente en materia de prtección de dats. SGT. Cnsejería de Plíticas Sciales y Familia. COMUNIDAD DE MADRID

4 Elabración de registrs en el ámbit de ls Servicis Sciales: 4/5 Recmendacines para su diseñ e implantación. QUÉ ES? EJEMPLOS FORMATO El impres frmulari en dnde rellen ls dats Hja de cuidads, Hja de reclamacines, etc. IDENTIFICACION Sistema para diferenciar ls registrs Fecha, nmbre del usuari, númer crrelativ, nº de habitación, etc. SOPORTE Medi dnde se anta la infrmación Papel, aplicación electrónica, etc. ARCHIVO Medi y ubicación dnde se cnserva la infrmación Papel, aplicación electrónica, etc. Figura 2. Elements a definir en la elabración de registrs 5. RECOMENDACIONES PARA ELABORAR REGISTROS A la hra de definir ls registrs de un centr un servici es acnsejable tener en cuenta las siguientes recmendacines: 1. El centr servici tiene que valrar qué tip de dats se quiere recger y cn qué nivel de detalle: registre sól la infrmación necesaria buscand siempre el equilibri entre la cantidad de infrmación a registrar y la carga de trabaj que est supne para evitar burcracia innecesaria. 2. Diseñe sus prpis frmats, l que vale para un cas puede n servir para tr pr l que cada centr/servici debe diseñar sus registrs atendiend a sus características, su frma de trabaj, su persnal, etc. 3. Utilice frmularis visualmente amigables y sencills de rellenar en el mment en que se realiza la tarea. Evitarems lvids, las libretas persnales y las antacines de memria al final de turn cn el riesg de antar dats incrrects. 4. Aprveche la tecnlgía: las herramientas infrmáticas facilitan la rganización, expltación y el acces a la infrmación. 5. Evite la duplicidad de la infrmación; rganice su sistema de registrs de frma que el prfesinal respnsable sól tenga que antar la infrmación una vez. 6. Piense en el mment en que debe registrarse la infrmación e intégrel cm parte de la tarea del prfesinal. Ubique ls frmularis en ls puests de trabaj para facilitar que se rellenen en el mment en que realiza la tarea. 7. Piense en el prfesinal que debe rellenarl. Cumplimentar el registr frma parte de sus tareas per n debe supner un bstácul; tenga en cuenta la carga de trabaj, psibles barreras idimáticas, habilidad en el us de nuevas tecnlgías u trs aspects que en su Organización puedan supner una barrera. SGT. Cnsejería de Plíticas Sciales y Familia. COMUNIDAD DE MADRID

5 Elabración de registrs en el ámbit de ls Servicis Sciales: 5/5 Recmendacines para su diseñ e implantación. 8. Es imprtante que se infrme a cada prfesinal de ls registrs que debe rellenar, cuánd debe hacerl y cn qué infrmación y de la imprtancia de realizarl crrectamente. 9. Finalmente, aprveche el esfuerz realizad utilice la valisa infrmación que cnsigue día a día para identificar incidencias y prtunidades de mejra y establezca las accines de mejra prtunas. RECUERDE QUE: Un buen sistema de registrs n sól ns ayuda a demstrar la calidad de nuestr centr servici sin a medir y mejrar, prprcinándns infrmación útil para la tma de decisines. PARA QUÉ REGISTRAR? CONSEJERÍA DE POLÍTICAS SOCIALES Y FAMILIA Secretaría General Técnica S. G. de Cntrl de Calidad, Inspección, Registr y Autrizacines (CIRA) Cmunidad de Madrid Edita: Secretaría General Técnica Edición: abril 2016 GUIAS TÉCNICAS DE SERVICIOS SOCIALES, Nº 2 SGT. Cnsejería de Plíticas Sciales y Familia. COMUNIDAD DE MADRID