ORGANIZACIÓN: Gestión por Procesos: mejoras orientadas a la eficiencia DE LA ORGANIZACIÓN

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1 TÍTULO: ORGANIZACIÓN: ÁREA DE GESTIÓN: Gestión pr Prcess: mejras rientadas a la eficiencia ADIF DESARROLLO Y GESTIÓN DE LAS CAPACIDADES REF: DE LA ORGANIZACIÓN

2 1. RESUMEN EJECUTIVO Resultad btenid Sn varis ls lgrs btenids, per pdríams destacar que el tener un Mapa de Prcess en el que se reflejan gráficamente actividades significativas asciadas a la gestión de la empresa, ns ha facilitad identificar e implantar un prgrama de iniciativas destinadas a la mejra de la eficiencia de ls prcess a través del Plan de Eficiencia en la Gestión (PEG). En el PEG se han relacinad cada unas de las medidas de eficiencia a ls prcess del Mapa de Prcess. El resultad del PEG ha tenid un impact ecnómic en el añ 2013 de 94 M, de ls cuales 76,83 M crrespnden a gasts, supniend el 3,26% del presupuest del gast, y trs 17,17 M crrespndientes a ingress, que supne el 0,83% del presupuest ttal de ingress de la entidad. Principal lección aprendida El tener diseñad un Mapa de Prcess que refleja el marc de las actividades de la empresa, ns ha permitid que la rganización sea cnsciente de la interrelación entre ls distints prcess y dé cherencia a sus actuacines, esté infrmada de ls prcess respnsabilidad de trs departaments y que a su vez cmprenda una gestión unifrme e integradra, frtaleciend la visión de empresa. Nivel de psible aplicabilidad a tras rganizacines (alt/medi/baj) Alt Resumen de la Buena Práctica Derivad de las Auditría ISO al Sistema de Gestión y de la Evaluación EFQM se detectarn psibles mejras en la eficiencia de la Cmpañía mediante actuacines en una parte vital cm sn ls prcess. Más cncretamente se cnsideró la necesidad de rerientar ls prcess a: - Medición de la eficiencia mediante la incrpración de indicadres adecuads. - Medición de ls riesgs asciads a ls prcess. - Unificación de criteris en la identificación, descripción y cntrl de prcess. - Refrzar la visión de la empresa cm un cnjunt de actividades asciadas a prcess y enfcadas a la Misión de Adif. - Refrzar el liderazg de ls respnsables de ls prcess. La dirección de la Cmpañía decidió acmeter un plan de mejra en ls añs 2013, 2014 y DESCRIPCIÓN DE LA BUENA PRÁCTICA 2.1 Resultads Pdems destacar ls siguientes: - Tds ls prcess integrads en este pryect mantienen una estructura cmún que, entre trs punts, se exige, en la medida de ls psible, el establecimient de indicadres de eficiencia del prces. - Incrpración de indicadres de riesg en el prces. - Unificación de criteris y frmats en la identificación, descripción y cntrl de ls prcess - Cnfección de un infrme cnslidad cn 379 indicadres de 113 prcess. - Actualización del Mapa de Prcess Reservads tds ls derechs. N se permite transmitir a tercers alguna parte de esta publicación, cualesquiera que sea el medi emplead electrónic, mecánic, ftcpia, grabación, etc.- sin el permis previ de la rganización dueña de la Avda. de Burgs, 19 1º MADRID Página 2 de 7

3 - Refuerz del liderazg de ls respnsables de ls prcess. - Unificación de certificads ISO. - Refrzar la visión de ADIF cm un cnjunt de actividades gestinadas pr prcess y enfcadas a la Misión de la Empresa. 2.2 Enfque ADIF es una empresa pública cuya respnsabilidad es la gestión y ptimización de las infraestructuras ferrviarias en España. Debe prestar servici tant al transprte de mercancías, actualmente liberalizad, cm al de viajers, que aunque actualmente n está liberalizad si tiene bastantes prbabilidades de liberalizarse en ls próxims añs. En cualquiera de ls escenaris ADIF está bligada a ptimizar la red de transprte cn el mínim cste. Un de ls mayres rets de ADIF es su tamañ empleads y más de 800 prcedimients dan una idea de la dificultad que supne la integración. Dentr de una estrategia de cambi en la Cmpañía, rientada fundamentalmente hacia la eficiencia, ls prcess sn una parte vital. Lógicamente una empresa de estas características tiene multitud de prcess, en muy distintas áreas y gestinads pr grups de la rganización muy diverss. Anterirmente a la iniciativa recgida en esta buena práctica existía un ciert desrden en ls prcess debid a: - La gran cantidad de prcess pr el enrme tamañ de la rganización. - Falta de unifrmidad en la dcumentación. - Muchas y muy diversas áreas dentr la rganización, cada una de las cuales había tmad su prpia iniciativa a la hra de definir, implementar y gestinar sus prcess y prcedimients. - Multitud de certificacines distintas para las diversas Áreas. Derivad de la Auditría ISO al Sistema de Gestión y de la Evaluación EFQM se detectarn psibles mejras rientadas a: - Adecuar el Mapa de Prcess a las actividades de la empresa. - Incrprar indicadres de eficiencia en ls prcess. - Iniciar valración de riesgs asciad a ls prcess. - Unificar criteris en la identificación, descripción y cntrl de prcess. - Refrzar la visión de la empresa cm un cnjunt de actividades asciadas a prcess y enfcadas a la Misión de Adif. - Refrzar el liderazg de ls respnsables de ls prcess. La dirección de la Cmpañía, a través de la Dirección de Calidad y Eficiencia, perteneciente a la Dirección General de RR.HH. y Secretaría General y del Cnsej, decidió acmeter un plan de mejra y cnslidación de tda esta dcumentación, mediante un prces de armnización y estandarización, pasand este prces de las Áreas a la Organización Central. El nuev frmat unificad de ls prcedimients exige, entre trs punts, la cumplimentación de: - Definición de indicadres. - Seguimient históric de ls indicadres. - Estimación ecnómica del impact psitiv en la Cuenta de Resultads a través del PEG. - Valración de ls riesgs cn criteris AMFE. Reservads tds ls derechs. N se permite transmitir a tercers alguna parte de esta publicación, cualesquiera que sea el medi emplead electrónic, mecánic, ftcpia, grabación, etc.- sin el permis previ de la rganización dueña de la Avda. de Burgs, 19 1º MADRID Página 3 de 7

4 2.3 Despliegue Cn el fin de llevar a cab el pryect de mejras en la Gestión pr Prcess se define ls siguientes hits en la planificación a llevar a cab entre ls añs 2013, 2014 y 2015: - Actualizar el Mapa de Prcess e Indicadres Revisión cn respnsables de prcess de Direccines Generales. Aprbación pr Cmité de Dirección de Adif del nuev Mapa de Prcess. Identificación de 34 prcess de primer nivel y 113 prcess de segund nivel y 379 indicadres de prcess asciads. - Selección de 25 prcess relevantes y ptimizarls Edición de la Guía de Optimización de Prcess de Adif (criteris para el análisis y revisión de ls prcess: Mejra en definición, Mnitrización y enfque a riesgs). Se ptimizarn 29 prcess, 136 indicadres (28 de eficiencia). - Mnitrización de ls Prcess de Adif y Adif-Alta Velcidad Infrme cnslidad cn el seguimient del resultad de ls indicadres de Prcess del Mapa de Prcess de Adif. (seguimient cnslidad de 31 indicadres, al seguimient de 379 indicadres). - Plan de actualización y dcumentación de prcess. Asciad a la unificación de ls certificads de ISO para td Adif y Adif-Alta Velcidad (fase dcumental, fase de mejra y fase de certificación). - Unificar certificads ISO 9001 y Auditrías simultáneas. Integración de la dcumentación del Sistema de Gestión. Sprte dcumental del Sistema de Gestión, a dispsición de tda la rganización dcumentum, más de 800 dcuments (manuales, prcedimients, instruccines, nrmativa, etc.). - Refrzar el liderazg de ls respnsables de ls prcess Grabación de micr-vides pr ls respnsables de ls prcess, describiend la actividad de frma resumida, (32 micr-vides actualmente, cmunicacines periódicas en la intranet). - Refrzar la visión de la empresa cm un cnjunt de actividades asciadas a prcess y enfcadas a la Misión de Adif. El cntenid de ls hits anterires, del 1 al 6, se han enmarcad de frma gráfica en el Mapa de Prcess de Adif, para hacer visible y cmunicar a la rganización que las actividades que desarrllams, están asciadas a Prcess rientads a satisfacer a nuestrs grups de interés. Reservads tds ls derechs. N se permite transmitir a tercers alguna parte de esta publicación, cualesquiera que sea el medi emplead electrónic, mecánic, ftcpia, grabación, etc.- sin el permis previ de la rganización dueña de la Avda. de Burgs, 19 1º MADRID Página 4 de 7

5 Una parte esencial en el prces de integración l cnstituye el gestr dcumental Dcumentum, en el que se archiva tda la infrmación. Algunas de sus características sn: - Libre acces para td el persnal de la Cmpañía, inclus para prcess de pur cntenid ecnómic, alg que en empresas privadas n sería psible. Est hace que tds ls departaments y áreas de la empresa se encuentre desnuds ante el rest de la rganización, cn ventajas cm: Facilidad de cntrl y supervisión para la Dirección de la Cmpañía. Dats únics y cn reflej autmátic de la última versión. Entrada desde cualquier punt cn acces a internet Las cmparacines sn rápidas y sencillas pr l que se crea un clima de sana cmpetencia pr mantener la infrmación actualizada e intentar cnseguir ls mejres resultads. Otr pilar imprescindible l cnstituye el Mapa de Prcess que es el esquelet que sprta td el cnjunt de prcess. Algunas de sus características sn: - Facilidad y rapidez en la lcalización de un prces - Inmediata identificación del área de la rganización a la que pertenece, estand clasificads en: Estratégics Claves De sprte Apyad pr un sistema visual de icns que simplifica su identificación: Puzle Ficha del prces e indicadres Cinta de vide Micr vídes Precaución Riesgs en el prces Engranajes Eficiencia Mesa rednda cn participantes Sistemas de participación Bmbilla I+D+i Reservads tds ls derechs. N se permite transmitir a tercers alguna parte de esta publicación, cualesquiera que sea el medi emplead electrónic, mecánic, ftcpia, grabación, etc.- sin el permis previ de la rganización dueña de la Avda. de Burgs, 19 1º MADRID Página 5 de 7

6 Mapa de Prcess de Adif y Adif-AV. Reservads tds ls derechs. N se permite transmitir a tercers alguna parte de esta publicación, cualesquiera que sea el medi emplead electrónic, mecánic, ftcpia, grabación, etc.- sin el permis previ de la rganización dueña de la Avda. de Burgs, 19 1º MADRID Página 6 de 7

7 En cuant a las múltiples certificacines ISO alcanzadas pr la distintas Áreas, se decide simplificarlas y reducirlas a una ISO 9001 y una ISO únicas para tda la empresa. Más cncretamente, las certificacines actuales sn las siguientes: Tiplgía ADIF DG Clientes y DG Expltación y DG Expltación y TOTAL Patrimni Cnstrucción Cnstrucción AV Calidad Seguridad y 1 (a) Salud Labral Alcance limitad Medi Ambiente 1 (b) 1 2 (c) 4 Alcance limitad I+D+I 1 1 S. Infrmación 1 (d) 1 Alcance limitad Ttal (a) Servici de prevención y gabinetes médics ( 41 Centrs ) (b) Estacines de viajers e Instal. lgísticas de mercancías ( 51 Centrs ) (c) Pryects AV y DIA (d) Servici de expltación ( 2 Centrs) y el bjetiv es dejarl reducid a 5 (Calidad, Medi Ambiente, Seguridad y Salud, I+D+i, Seguridad en Sistemas de Infrmación). Debems hacer mención especial a ls micr-vídes. Se trata de un dcument gráfic de uns pcs minuts de duración y en el que el respnsable del prces, un emplead de ADIF que puede ser de cualquier nivel de la rganización, explica el prces en cuestión. Est es una ayuda a la asimilación del mism al evitarse el rechaz que, para algunas persnas, puede supner el tener que leer un dcument y además refuerza el liderazg del respnsable del prces. 2.4 Evaluación y Revisión El Mapa de Prcess es un dcument viv que se actualiza periódicamente, así cm las Fichas de Prcess e Indicadres que cntiene, cn el bjet de reflejar l más fiel psible la Gestión de la empresa. La Organización Central (Dirección de Calidad y Eficiencia) es la respnsable de la estandarización de ls frmats y de la rganización del Mapa de Prcess y de generar la infrmación cnslidada del seguimient de ls prcess, per cada Área es la respnsable de la puesta al día y revisión de ls prcess y prcedimients que le afectan y su seguimient y cntrl. Reservads tds ls derechs. N se permite transmitir a tercers alguna parte de esta publicación, cualesquiera que sea el medi emplead electrónic, mecánic, ftcpia, grabación, etc.- sin el permis previ de la rganización dueña de la Avda. de Burgs, 19 1º MADRID Página 7 de 7