ESTATUTO DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA ENERGIA DE BOGOTA S.A. E.S.P

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1 ESTATUTO DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA ENERGIA DE BOGOTA S.A. E.S.P Página: 1 de: 7

2 Cntenid ESTATUTO DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA... 1 I. OBJETIVO... 3 II. MISIÓN Y ALCANCE... 3 III. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CONTROL INTERNO... 3 IV. RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA... 4 V. INDEPENDENCIA... 4 VI. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA... 5 VII. AUTORIDAD... 5 VIII. NORMAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA... 6 IX. CÓDIGO DE ÉTICA DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORíA INTERNA... 6 A. Aplicación y Cumplimient... 6 B. Principis... 6 C. Reglas de Cnducta... 7 Página: 2 de: 7

3 I. OBJETIVO El bjetiv del presente Estatut es establecer el prpósit, autridad y respnsabilidad de la función de auditría interna cn el fin de que la Dirección de Auditría Interna de la Empresa de Energía de Bgtá S.A. E.S.P., en adelante EEB, cumpla cn las metas establecidas y que dentr de sus actividades independientes y bjetivas de aseguramient y cnsulta, agregue valr y cntribuya al cumplimient de ls bjetivs estratégics de la Empresa. II. MISIÓN Y ALCANCE La misión de la Dirección de Auditría Interna de EEB, es prprcinar servicis de aseguramient (auditría) y cnsultría independientes y bjetivs, cncebids para agregar valr y mejrar las peracines de la cmpañía. Igualmente, cntribuir al cumplimient de sus bjetivs, aprtand un enfque sistemátic y disciplinad para evaluar y mejrar la efectividad y eficacia de ls prcess de gestión de riesgs, cntrl y gbiern crprativ. Teniend en cuenta que tdas las actividades, las peracines y ls prcess pueden smeterse a un examen de auditría interna, el alcance del trabaj de la Dirección de Auditría Interna será determinar si ls prcess de gestión de riesgs, cntrl y gbiern crprativ de EEB, sn adecuads y funcinan, asegurand que: Ls riesgs están aprpiadamente identificads y manejads Existe interacción entre ls diferentes grups de dirección de acuerd cn las necesidades La infrmación financiera, de gestión y perativa significativa es precisa, cnfiable y prtuna Las accines de ls empleads cumplen cn las plíticas, nrmas, principis, prcedimients, leyes y regulacines aplicables a EEB Ls recurss se adquieren en frma ecnómica, se utilizan eficientemente, y están adecuadamente prtegids Se cumplen ls prgramas, planes y bjetivs Las leyes regulacines aplicables a EEB están siend aplicadas aprpiadamente Durante las diferentes auditrías se identifican mejras a la gestión del cntrl, a ls rendimients y a la imagen de la Empresa. Estas mejras se cmunican al Cmité de Presidencia. Adicinalmente, la Dirección de Auditría Interna participará en el frtalecimient del Sistema de Cntrl Intern Institucinal, cntribuyend a fmentar la cultura de autcntrl y autevaluación en la rganización. III. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CONTROL INTERNO El Sistema de Cntrl Intern de EEB es respnsabilidad de la Junta Directiva, Presidente, Vicepresidentes, Directres, Gerentes, Jefes de Oficina y en general de td el persnal de la Empresa. Sin embarg, es necesari identificar rles y respnsabilidades en dich sistema, así: Administración. El Presidente es el respnsable últim y debe asumir la prpiedad del Sistema de Cntrl Intern. En EEB, el Presidente cumple este deber prprcinand liderazg y rientación a ls directivs principales y revisand la manera cm ells están cntrland la peración de la Empresa. Ls directivs principales, pr su parte, asignan respnsabilidades pr el establecimient de plíticas y prcedimients de cntrl intern más específics al persnal respnsable de las funcines de las áreas. Cmité de Auditría. Entre las principales funcines de este cmité se resaltan: Supervisar el cumplimient del prgrama de auditría interna, el cual deberá tener en cuenta ls riesgs del negci y evaluar integralmente la ttalidad de las áreas de la empresa. Velar prque la preparación, presentación y revelación de la infrmación financiera se ajuste a l dispuest en la Ley. Revisar ls estads financiers de cierre de ejercici, antes de ser presentads a cnsideración de la Junta Directiva y de la Asamblea de Accinistas. Cntratar especialistas independientes en ls cass específics en que l juzgue cnveniente, de cnfrmidad cn el Estatut de Cntratación de la empresa. Emitir cncept, mediante un infrme escrit, respect de las psibles peracines que se planean celebrar cn vinculads ecnómics, para l cual deberá verificar que las mismas se realicen en cndicines de mercad y que n vulneran la igualdad de trat entre ls accinistas. Definir ls mecanisms para cnslidar la infrmación de ls órgans de cntrl de la Sciedad, para la presentación de la misma a la Junta Directiva. Página: 3 de: 7

4 Auditres interns. Ls auditres interns juegan un papel imprtante en la evaluación de la efectividad de ls sistemas de cntrl, y cntribuyen a medir la efectividad del mencinad sistema. Demás persnal. El cntrl intern es, en algún grad, respnsabilidad de cada quien en la Empresa y pr cnsiguiente debe ser parte explícita implícita de la descripción del trabaj de cada un. Tds ls empleads prducen mnitrean infrmación que se usa en el sistema de cntrl intern realiza tras accines necesarias relacinadas cn el cntrl. También, td el persnal es respnsable pr la cmunicación a su superir jerárquic ls prblemas en las peracines, el n cumplimient cn ls Códigs de Buen Gbiern y de Ética, del acaecimient de cnductas que presuntamente puedan cnstituir vilacines de las plíticas institucines de EEB accines ilegales. Finalmente, a menud, un númer de partes externas cntribuyen a la cnsecución de ls bjetivs de la Empresa. Ls auditres externs, frecen una visión independiente y bjetiva, mediante la auditría de ls estads financiers y la auditría externa de gestión y resultads e indirectamente prprcinan infrmación útil para la administración, en rden a cumplir sus respnsabilidades. Las partes externas, sin embarg, n sn respnsables del sistema puest que n cnstituyen parte del sistema de cntrl intern de la Empresa. IV. RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA El Directr de Auditría Interna, en el cumplimient de sus bligacines, será respnsable ante la Presidencia de: Prprcinar una evaluación anual de la adecuación y eficacia de ls prcess de EEB para cntrlar sus actividades y gestinar sus riesgs en las áreas establecidas según su misión y alcance del trabaj. Infrmar ls prblemas significativs relacinads cn ls prcess para cntrlar las actividades de la Empresa, incluyend las mejras ptenciales a aquells prcess, y prprcinar infrmación requerida a dichs prblemas y sus slucines. Elabrar el plan anual de auditría de la Dirección de Auditría Interna y presentar periódicamente infrmación sbre el estad y ls resultads de ese plan y la suficiencia de ls recurss de la Dirección de Auditría Interna. Crdinar y prprcinar vigilancia de tras funcines de cntrl y revisión (gestión de riesgs, cumplimient, seguridad, legales, ética, mediambiente, auditría externa, cntralrías, entre tras). Prestar servici de cnsultría para ls que la Dirección de Auditría Interna esté calificada. Recae exclusivamente sbre el Directr de Auditría Interna, la respnsabilidad de la decisión definitiva que se adpte respect del cntenid de ls infrmes de auditría evaluación que expida la Dirección de Auditría Interna. V. INDEPENDENCIA Se debe mantener la independencia de la Dirección de Auditría Interna de EEB, el reprte de su persnal al Directr de Auditría Interna, quien reprta funcinal y administrativamente al Presidente, de la frma establecida en la sección anterir de Respnsabilidad del Directr de Auditría Interna. Incluirá, cm parte de sus infrmes al Cmité de Auditría, un infrme habitual sbre el persnal de la Dirección de Auditría Interna, dnde se incluya una aseveración al cumplimient de las Nrmas Internacinales para el Ejercici Prfesinal de la Auditría Interna y el Códig de Ética. Ni la Dirección de Auditría Interna ni ls auditres interns a títul individual tienen autridad ni respnsabilidad directa sbre las actividades que auditan y en el desempeñ de sus funcines, ls auditres interns han de evitar cnflicts de intereses, y cuand est se dé, deben declararl. Tda circunstancia que pudiera cmprmeter la independencia la bjetividad de la Dirección de Auditría Interna de cualquiera de ls auditres interns debe cmunicarse al nivel jerárquic de EEB que crrespnda. Para tal efect se seguirá el prcedimient señalad en el Códig de Buen Gbiern sbre cnflict de interés. Página: 4 de: 7

5 VI. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA La Dirección de Auditría Interna tiene las siguientes respnsabilidades: Desarrllar un plan de auditría anual y flexible, utilizand una adecuada metdlgía basada en riesgs. Dich plan debe ser presentad al Cmité de Presidencia y al Cmité de Auditría para su revisión y aprbación, así cm sus actualizacines periódicas. Implantar el plan de auditría anual, tal cm fue aprbad, incluyend cualquier trabaj pryect especial, si crrespnde, slicitad pr el Cmité de Presidencia y el Cmité de Auditría. Efectuar el seguimient periódic de la implementación de las medidas acrdadas sbre las recmendacines de anterires auditrías. Mantener a un persnal de auditría prfesinal cn suficientes cncimients, habilidades y experiencias, y certificacines prfesinales, para alcanzar ls requerimients de este Estatut. Para asegurar y mejrar la calidad de sus servicis, la Dirección de Auditría Interna aplicará un prgrama que prevé la adpción de certificacines prfesinales de sus auditres (CIA s), exámenes interns cntinus y periódics además de evaluacines de calidad externas e internas periódicas de acuerd cn las Nrmas Internacinales de Auditría Interna. Emitir infrmes periódics al Presidente, Cmité de Cntrl Intern y al Cmité de Auditría, sbre ls resultads y asunts significativs de las actividades de las auditrías ejecutadas. Prprcinar una lista de medicines de metas y resultads significativs al Cmité de Auditría. Clabrar cn la investigación de presuntas actividades fraudulentas dentr de la Empresa y ntificar ls resultads a la Presidencia. La Empresa definirá las estrategias necesarias para la prevención, detección y respuesta a riesgs de fraude intern extern. Cnsiderar el alcance del trabaj de ls auditres interns cn el de ls externs, si crrespnde, cn el fin de prprcinar una cbertura de auditría óptima a la Empresa, a un cst general raznable. Cuand sea necesari para mejrar la eficacia de sus actuacines, pdrá intercambiar infrmación cn ls auditres externs, actuand de frma crdinada cn la aprbación de la Presidencia de EEB. Prprcinar una entendimient y evaluación de ls prcess asciads al cumplimient de ls siguientes bjetivs: Efectividad y eficiencia de las peracines Raznabilidad de la infrmación financiera Cumplimient de las leyes y regulacines aplicables Salvaguarda de ls activs VII. AUTORIDAD El Directr de Auditría Interna y ls auditres de la Dirección de Auditría Interna están autrizads a: Acceder a tda la infrmación y bases de dats que sean necesarias y que estén relacinadas cn las auditrías incluidas en el crrespndiente plan anual. Asignar recurss, establecer frecuencias, seleccinar temas, determinar alcances de trabaj, y aplicar las técnicas requeridas para cumplir ls bjetivs de auditría. Slicitar la clabración necesaria del persnal en las áreas de la Empresa en las cuales se desempeñan las auditrías, así cm de trs servicis especializads prpis y ajens a la rganización. El Directr de Auditría Interna y ls auditres de la Dirección de Auditría Interna n están autrizads a: Desempeñar ningún tip de tareas perativas para la Empresa. Página: 5 de: 7

6 Iniciar aprbar transaccines cntable ajenas a la Dirección de Auditría Interna. Realizar auditría alguna en la que pudieran tener un cnflict de intereses. Dirigir las actividades de ningún emplead de la rganización que n sea emplead pr la Dirección de Auditría Interna, cn la excepción de que dichs empleads hayan sid asignads aprpiadamente a ls equips de auditría a clabrar de alguna frma cn ls auditres interns. VIII. NORMAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA La Dirección de Auditría Interna cumplirá excederá las Nrmas Internacinales para el Ejercici Prfesinal de la Auditría Interna y el Códig de Ética del Institut de Auditres Interns The IIA. IX. CÓDIGO DE ÉTICA DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Cn el presente Estatut, también se adpta el Códig de Ética de la Dirección de Auditría Interna de EEB, cuy prpósit es prmver una cultura ética en el ejercici de la auditría interna en la empresa. Este Códig n reemplaza, ni mdifica el Códig de Ética de la cmpañía. La auditría interna es una actividad independiente y bjetiva de aseguramient y cnsulta, cncebida para agregar valr y mejrar las peracines de la Empresa, ayuda a cumplir sus bjetivs aprtand un enfque sistemátic y disciplinad para evaluar y mejrar la eficacia de ls prcess de gestión de riesgs, cntrl y gbiern crprativ. Pr l anterir, es necesari y aprpiad cntar cn un códig de ética para la Dirección de Auditría Interna, ya que ésta se basa en la cnfianza que se imparte a su aseguramient bjetiv. El Códig de Ética abarca much más que la definición de auditría interna, llegand a incluir ds cmpnentes esenciales: 1. Principis que sn relevantes para la prfesión y práctica de la auditría interna en EEB. 2. Reglas de Cnducta que describen las nrmas de cmprtamient que se espera sean bservadas pr ls auditres interns de EEB. Estas reglas sn una ayuda para interpretar ls principis en aplicacines prácticas. Su intención es guiar la cnducta ética de ls auditres interns. A. Aplicación y Cumplimient Este Códig de Ética se aplicará a ls prfesinales que prveen servicis de auditría interna en EEB. El incumplimient del Códig de Ética será evaluad y administrad de cnfrmidad cn ls Estatuts, Reglament Intern de Trabaj y demás Reglaments Administrativs de la Empresa. El hech de que una cnducta particular n se halle cntenida en las Reglas de Cnducta n impide que ésta sea cnsiderada inaceptable cm un descrédit, y en cnsecuencia, puede hacer que se smeta a un prces de acción disciplinaria, sin que se descnzcan vulneren el derech de defensa y el debid prces. B. Principis Se espera que ls auditres interns de EEB apliquen y cumplan ls siguientes principis: i. Integridad La integridad de ls auditres interns establecerá cnfianza y, cnsiguientemente, prveerá la base para cnfiar en su juici. ii. Objetividad Ls auditres interns exhibirán el más alt nivel de bjetividad prfesinal al reunir, evaluar y cmunicar infrmación sbre la actividad prces a ser examinad. Ls auditres interns harán una evaluación equilibrada de tdas las circunstancias relevantes y frman sus juicis sin dejarse influir indebidamente pr sus prpis intereses pr tras persnas. Página: 6 de: 7

7 iii. iv. Cnfidencialidad Ls auditres interns respetarán el valr y la prpiedad de la infrmación que reciben y n divulgarán infrmación sin la debida autrización a mens que exista una bligación legal prfesinal para hacerl. Cmpetencia Ls auditres interns aplicarán el cncimient, aptitudes y experiencia necesaris al desempeñar ls servicis de auditría interna. C. Reglas de Cnducta i. Integridad a) Desempeñarán su trabaj cn hnestidad, diligencia y respnsabilidad. b) Respetarán las leyes y divulgarán l que crrespnda de acuerd cn la ley y la prfesión. c) N participarán a sabiendas de una actividad ilegal ó de acts que vayan en detriment de la prfesión de auditría interna de la Empresa ii. Objetividad a) N participarán en ninguna actividad relación que pueda perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades relacines que puedan estar en cnflict cn ls intereses de la Empresa. b) N aceptarán nada que pueda perjudicar su juici prfesinal. c) Divulgarán tds ls hechs materiales que cnzcan y que, de n ser divulgads, pudieran distrsinar el infrme de las actividades smetidas a revisión. iii. Cnfidencialidad a) Serán prudentes en el us y prtección de la infrmación adquirida en el transcurs de su trabaj. b) N utilizarán infrmación para lucr persnal de alguna manera que fuera cntraria a la ley en detriment de ls bjetivs legítims y étics de la Empresa. c) Ls auditres de la Dirección de Auditría Interna respnderán pr ls perjuicis causads pr el us inaprpiad de la infrmación que cnzcan. iv. Cmpetencia a) Participarán sól en aquells trabajs para ls cuales tengan ls suficientes cncimients, aptitudes y experiencia. b) Desempeñarán tds ls servicis de auditría interna de acuerd cn las Nrmas para la Práctica Prfesinal de Auditría Interna. c) Mejrarán cntinuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicis. Este Estatut se adpta y entra en vigencia a partir de la sesión N. 13 del Cmité de Auditría de la Empresa de Energía de Bgtá S.A. E.S.P., celebrada en la ciudad de Bgtá a ls 11 días del mes de diciembre de 2008, actualizad en sesión N. 25 del cmité de Auditría de fecha 15 de nviembre de Página: 7 de: 7