Resultados de la auditoría realizada en la Unidad Financiero - Contable

Transcripción

1 AI-OF AUDITORÍA INTERNA Señra Ileana Hidalg López Directra LACOMET Presente Asunt: Resultads de la auditría realizada en la Unidad Financier - Cntable Estimada señra: Pr este medi me permit remitir a usted ls resultads del primer estudi de auditría financiera realizad en la Unidad Financier Cntable del LACOMET, l anterir para cumplir cn el punt 2 del Plan de Trabaj del presente añ. El trabaj de auditría se efectúa cn el fin de evaluar el sistema de cntrl intern en ls aspects cntables, financiers, de presupuest y administrativs, cn el fin de determinar el cumplimient, suficiencia y validez de las dispsicines emitidas pr el Ministeri de Hacienda, la Cntralría General de la República y tras dispsicines internas. La cmunicación de ls resultads del presente estudi se realiza el día 08 de agst del añ en curs, cn su presencia y la participación de las persnas Sr. Eddy Fallas Subdirectr Administrativ y Sra. Maritza Araya Jefatura de Unidad Financier Cntable. En la auditria pude determinar resultads satisfactris respect añs anterires, cm identificar alguns aspects de mejra de cntrl intern ls cuales pas a enumerar: RESULTADOS OBTENIDOS 1. Infrme de Cntrl Intern La Cmisión de Cntrl Intern mediante el Ofici CCI de fecha muestra ls resultads del SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DE RIESGO INSTITUCIONAL DE LACOMET, para cada un de ls Departaments (506) / / / / Fax (506) Apd P á g i n a 1

2 que cnfrman esta institución, a saber: Departament de Metrlgía Legal, Departament de Metrlgía Física, Departament de Metrlgía Química, Departament Financier Cntable, y sus cmpnentes Recurss Humans, Transprtes, Prveeduría y Cntabilidad. Igualmente ls departaments examinarn ls riesgs identificads en cada bjetiv, cm sus cnsecuencias de dichs riesgs y presenta a la Cmisión, algunas psibles slucines y/ recmendacines a cada un de ls hallazgs planteads. Al día de hy, la Unidad Financier Cntable tiene presentes ls siguientes riesgs identificads: Incumplimient en el lgr de las mejras prpuestas mtivad a la falta de presupuest para adquirir un sistema cmputacinal que abarque ls registrs de cntabilidad, planillas y de presupuest. Recarg de funcines pr la ausencia de persnal clave que permita subdividir las labres cntables, presupuest y tras. Inseguridad en el área cntable para custdiar valres de Caja chica y fórmulas de cheques en blanc. Cnciliación y cntrl de ls valres dads en Garantía. El dcument Nrmas de cntrl intern para el Sectr Públic de la Cntralría General de la República (N CO-DFOE), al respect dispne la siguiente nrmativa: 3.1 Valración del riesg El JERARCA Y LOS TITULARES SUBORDINADOS, según sus cmpetencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccinar un prces permanente y participativ de valración del riesg institucinal, cm cmpnente funcinal del Sistema de Cntrl Intern Separación de funcines incmpatibles y del prcesamient de transaccines (506) / / / / Fax (506) Apd P á g i n a 2

3 El JERARCA Y LOS TITULARES SUBORDINADOS, según sus cmpetencias, deben asegurarse que las funcines incmpatibles, se separen y distribuyan entre ls diferentes puests; así también, que las fases de autrización, aprbación, ejecución y registr de una transacción, y la custdia de activs, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de md tal que una sla persna unidad n tenga el cntrl pr la ttalidad de ese cnjunt de labres Verificacines y cnciliacines periódicas La exactitud de ls registrs sbre activs y pasivs de la institución debe ser cmprbada periódicamente mediante las CONCILIACIONES, cmprbacines y tras verificacines que se definan, incluyend el ctej cntra dcuments fuentes y el recuent físic de activs tales cm el mbiliari y equip, ls vehículs, ls suministrs en bdega u trs, para determinar cualquier diferencia y adptar las medidas prcedentes. 2. Cnciliacines Bancarias Al revisar la infrmación de las cnciliacines bancarias crrespndiente a ls primers meses del añ 2012, pude determinar las siguientes bservacines: Debilidad de cntrl intern pr la ausencia de las firmas de Hech y revisad de parte persnal cmpetente. N detalla en la cnciliación el nmbre del beneficiari del cheque para la lista detalle de ls cheques n pagads pr el Banc. 3. Revisión de ls egress y/ transferencias bancarias Para el estudi señalad prcedí a seleccinar una muestra de ls cheques y/ transferencias bancarias emitidas en ls añs 2011 y 2012 y se cnstata un prgres en ls aspects de cntrl intern, n bstante la administración aún debe mejrar ls siguientes punts: Clcar siempre a ls justificantes que respaldan la emisión del cheque y/ transferencia bancaria el sell de Pagad cn cheque transferencia.(1) Establecer un frmulari de Orden de transferencia de fnds en el cual se deje evidencie la cdificación cntable. (506) / / / / Fax (506) Apd P á g i n a 3

4 AUDITORÍA INTERNA Asegurar el cntrl intern en la emisión de ls cheques mstrand siempre las firmas de hech, revisad y recibid pr. (1) Pr seguridad a ls cheques anulads siempre debe recrtarse cn tijera el espaci dispnible para el registr de las firmas autrizadas. (1) Indicar en el frmulari para el registr de la emisión del Orden en pag de servicis públics, la fecha y hra de recibid para el pag crrespndiente. Algunas bservacines anterirmente señaladas cn el sign (1), ya han sid cmunicadas a la administración en el infrme preparad pr la Auditría Interna del Ministeri de Ecnmía, Industria y Cmerci en la fecha de Octubre La nrma 1.4 de las Nrmas de cntrl intern para el Sectr Públic de la Cntralría General de la República, dispne al respect la siguiente nrmativa: 1.4 Respnsabilidad del jerarca y ls titulares subrdinads sbre el Sistema de Cntrl Intern (SCI) La respnsabilidad pr el establecimient, mantenimient, funcinamient, perfeccinamient y evaluación del SCI es inherente al JERARCA y a ls titulares subrdinads, en el ámbit de sus cmpetencias. En el cumplimient de esa respnsabilidad las autridades citadas deben dar especial énfasis a áreas cnsideradas relevantes cn base en criteris tales cm su materialidad, el riesg asciad y su impact en la cnsecución de ls fines institucinales. Pr tr lad, la nrma de Separación de funcines incmpatibles y del prcesamient de transaccines establece cuand en situacines excepcinales, pr dispnibilidad de recurss, la separación y distribución de funcines n sea psible debe fundamentarse la causa del impediment. En td cas, deben implantarse ls cntrles alternativs que aseguren raznablemente el adecuad desempeñ de ls respnsables. 4. Intereses ganads en la cuenta crriente La Unidad Financier Cntable ha tenid cm cstumbre transferir en frma trimestral a la Caja Única de la Tesrería Nacinal, ls intereses ganads generads pr tener recurss dispnibles en la cuenta crriente autrizada. (506) / / / / Fax (506) Apd P á g i n a 4

5 Seguidamente transcrib la dispsición artícul 58 ubicada en el Reglament para el funcinamient de la Caja Única DECRETO H, publicad en La Gaceta 172 jueves 6 de septiembre del 2007, que advierte l siguiente: Artícul 58. Intereses generads en cuentas autrizadas. Ls diners que reciba la entidad participante prduct de intereses generads en alguna cuenta autrizada, deberán ser trasladads en frma mensual a la Tesrería Nacinal. Ests intereses serán acreditads al Fnd General del Gbiern. 5. Caja Chica El estudi de la Caja Chica mstró ls siguientes resultads: Las facturas y/ cmprbantes de terceras persnas lcalizads en ls reintegrs de caja chica n tiene clcad el sell de Pagad pr Caja Chica. Pr cada reintegr de Caja chica se emite el frmulari denminad Arque de Caja, dcument que detalla ls cmprbantes que sprtan el reintegr de la Caja Chica y el detalle del efectiv y ls billetes lcalizads en caja. Éste últim crrespnde ser suma verificad pr la Jefatura de la Unidad Financier Cntable, n bstante en el frmulari antes indicad n se evidencia la firma de Revisad que dente la persna la labr realizada. La nrma de cntrl intern para el Sectr Públic N. 4.7 incis c) de la Cntralría General de la República señala l siguiente: 4.7 Actividades de cntrl en institucines de menr tamañ El JERARCA Y LOS TITULARES SUBORDINADOS de las institucines de menr tamañ, según sus cmpetencias, deben establecer las plíticas, prcedimients y mecanisms crrespndientes para btener una seguridad raznable de que el SCI cntribuye al lgr de ls bjetivs. A ls efects, deben implantar las prácticas necesarias para dcumentar, actualizar y dar a cncer a tds ls funcinaris, ls prcedimients y demás regulacines atinentes al funcinamient del SCI, así cm las relativas a ls siguientes asunts: (506) / / / / Fax (506) Apd P á g i n a 5

6 c. Verificacines y cmprbacines periódicas de la exactitud de ls registrs, incluyend ARQUEOS, inventaris, cnciliacines u trs similares. 6. Vehícul marca NISSAN placa PE Añ fabricación 2000 La institución había venid cntratand cn el Institut Nacinal de Segurs desde varias fechas anterires, un segur autmóvil N. AUT del vehícul placa PE , marca NISSAN, mdel D21, tip Pick-up, añ de fabricación 2.000, en la cual cancela una prima semestral de para un valr declarad del vehícul de , mientras la cnsulta efectuada en el Registr Nacinal el valr de hacienda a Hy es de El punt anterir se cmentó prtunamente de la Jefatura de Unidad Financier Cntable y cn el Ofici de fecha se ha prcedid mdificar ante el Institut Nacinal de Segurs el valr asegurad del vehícul NISSAN Placa PE a una suma de CONCLUSIONES De cnfrmidad cn ls resultads btenids, se frmulan las siguientes cnclusines: 1. N se encuentra atendids al día hy, ls señalamients sbre la valración de riesg presentads pr la Cmisión de Cntrl Intern en el infrme Ofici CCI de fecha N están segregadas las funcines incmpatibles en la Unidad Financier Cntable, situación que expne en peligr el sistema de cntrl intern cm el lgr de ls bjetivs institucinales. 3. N se cumple la dispsición del Reglament del funcinamient de la Caja Única DECRETO H en prceder a depsitar y trasladar en frma mensual a la Tesrería Nacinal ls mnts de ls intereses acreditads en la cuenta crriente. 4. N se evidencia la verificación en el fnd de Caja Chica pr parte la Jefatura de la Unidad Financier Cntable. (506) / / / / Fax (506) Apd P á g i n a 6

7 RECOMENDACIONES Para crregir las situacines detectadas en el presente estudi, se realizan las siguientes recmendacines: 1) Prceder analizar entre el persnal de la Dirección Ejecutiva y las respectivas Jefaturas, la infrmación cntenida en el fici CCI de fecha referente a Sistema Específic de Valración de Riesg Institucinal del LACOMET elabrad pr la Cmisión de Cntrl Intern, que prprcina recmendacines para minimizar ls factres de riesg presentes cn el fin de lgrar efectividad y eficiencia de las peracines. 2) Pedir recurss presupuestaris necesaris y/ gestinar ante institución vinculada a LACOMET, pder adquirir l antes psible un sistema cmputacinal que abarque ls registrs de cntabilidad, planillas y de presupuest. 3) Negciar cn la Autridad Presupuestaria a fin autrice el puest vacante de Cntadr, a fin de realizar la separación de funcines incmpatibles en la Unidad Financier Cntable que señala las Nrmas de Cntrl Intern de la Cntralría General de la República. 4) Slicitar a las persnas respnsables dejar siempre evidencia escrita de las firmas de Hech pr y Revisad pr, en cada transacción cntable que se gestine en la LACOMET cn el fin de mejrar el cntrl intern en peración de la Unidad Financier Cntable. 5) Intrducir la utilización de sanas prácticas de cntrl intern en la cntabilidad, dand us cnveniente a ls sells de Pagad cn cheque transferencia N. y Pagad pr Caja Chica en ls respectivs dcuments cntables. 6) Cumplir la dispsición del Reglament para el funcinamient de la Caja Única DECRETO H, en prceder a depsitar y trasladar en frma mensual a la Tesrería Nacinal ls mnts de ls intereses acreditads en la cuenta crriente. (506) / / / / Fax (506) Apd P á g i n a 7

8 7) Emitir un prcedimient de segur de autmóviles que reglamente cntrles básics relacinads cn el tip de las cberturas y a la fecha de revisión, actualización y cambi del mnt de ls segurs. OTROS ASPECTOS En virtud el presente estudi de auditría tiene recmendacines específicas, y el Jerarca debe pr l tant cumplir cn el ARTÍCULO 37.- de la Ley General de Cntrl Intern N Atentamente; Lic. Armand Rivera St Auditr Intern c/c: Archiv (506) / / / / Fax (506) Apd P á g i n a 8