HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LA NORMATIVA INTERNA DE EP PETROECUADOR

Transcripción

1 HJA DE CNTRL DE CAMBIS EN LA RMATIVA INTERNA DE EP PETRECUADR TIP DE DCUMENT: MACRPRCES ( APLICA): PRCES ( APLICA): IDENTIFICACIÓN DEL DCUMENT PRCES CMERCIALIZACIÓN-FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS TAS DE DEBIT Y CREDIT No. REVIÓN (VERÓN) FECHA: No. PÁGINAS REVISADAS: HISTRIAL DE CAMBIS REALIZADS EN EL DCUMENT REFERENCIA SBRE CAMBIS REALIZADS: No. RESLUCIÓN: APRBACIÓN DE RMATIVA EN SU PRIMERA VERÓN ACTUALIZACIÓN DEL PRCES 005 FRMAT: G F-0 (v0)

2 . PRPÓT RMAR LA ELABRACIÓN DE LAS TAS DE Y DÉBIT EN FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS Y.. ALCANCE Desde: Hasta:. DUEÑ DEL PRCES 4. PLÍTICAS DEL PRCES MACRPRCES: CMERCIALIZACIÓN PRCES: SUBPRCES : FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS SUBPRCES : TAS DE DÉBIT Y SUBPRCES : Código: V Fecha: Versión: Páginas: Elaborado por: CRINACIÓN DE PRCESS Revisado por: CRD. SENIR DE FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS Y CRDINADR SENIR DE Aprobado por: SUBGERENTE ESTABLECER DIFERENCIAS, MDIFICACINES, ERRRES, DEPURACINES MILARES EN LA FACTURACIÓN DE LS STEMAS SCI Y PC 8. EMITIR TA DE DÉBIT Y ENTREGAR AL CLIENTE Y/ A CREDIT Y CBRANZAS Y CNTABILIDAD APLICA A NIVEL NACINAL A FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS AL IGUAL QUE LAS DE LA GERENCIA DE CMERCIALIZACIÓN. CRDINADR SENIR DE FACTURACIÒN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS / CRDINADRES DE EN LA EJECUCIÓN DE ESTE PRCES, SE DEBERÁ BSERVAR TDA LA RMATIVA VIGENTE, APLICÁNDLA SEGÚN SU RDEN JERÁRQUIC Y ESPECIALIDAD. EN CAS DE DUDA SE BSERVARÁ LA RMA DE RANG SUPERIR. LAS TA DE DÉBIT DEBE SER SUSCRITA PR EL FUNCINARI QUE LA ELABRA Y APRBADA PR LS CRDINADRES DE FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS. SE DEBE ATENDER AL CLIENTE INTER EXTER EN TDAS LAS DEPENDENCIAS DE EP PETRECUADR, A FIN DE EFECTUAR A TIEMP EL AJUSTE DE LA FACTURACIÓN DCUMENT IMPRES CNTRLAD TDS LS DCUMENTS DEBEN EMITIRSE A TRAVÉS DE LS STEMAS AUTMATIZADS AUTRIZADS ( MANUAL) LA VIGENCIA DE LAS TAS DE Y DÉBIT SERÁ LA ESTABLECIDA EN LA AUTRIZACIÓN DEL SRI, EN CAS DE CADUCIDAD SE PRCEDERÁ A EMITIR UN NUEV DCUMENT. EL DERECH DEL CLIENTE PRESCRIBE. EL PLAZ DE PAG DE LAS TAS DE DÉBIT PR RELIQUIDACIÓN ES DE 5 DÍAS A PARTIR DE LA RECEPCIÓN DEL DCUMENT PR PARTE DEL CLIENTE EL RIGINAL DE LAS TAS DE CREDIT DEBERÁN SER ENTREGADAS AL EMISR (ENTIDAD BANCARIA, SUCURSAL DISTRIT) CUAND PRCEDA A UTILIZARLA EN NUEVA FACTURACIÓN. V (v0) RESLUCIÓN: P Página de 4

3 LAS CPIAS DE LAS TAS DE DÉBIT QUE SEAN EMITIDAS EN LAS DEBERÁN REMITIRSE A CRDINACIÓN FINANCIERA PARA CNTRL. PARA EL CAS DE CLIENTES DEUDRES SE REMITIRÁ EL RIGINAL DEL DCUMENT A Y CBRANZAS PARA LA IMPUTACIÓN CRRESPNDIENTE. 5. DEFINICINES Y/ ABREVIATURAS TA DE DÉBIT (N/D): SN DCUMENTS QUE SE EMITEN PARA CBRAR INTERESES DE MRA Y RECUPERAR CSTS REALIZADS PR EP PETRECUADR (VENDEDR), LUEG DE LA EMIÓN DEL CMPRBANTE DE VENTA. TA DE CNTABLE (NCC): : TA DE EFECTIVA (N/C): : SCI: : PC 8: : 6. RESPNSABILIDAD Y AUTRIDAD CRDINADR DE FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS ANALISTA DE FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS / ANALISTA DE 7. CNTRL DE REGISTRS GENERADS Identificación Formato Responsable de Recolección Archivo Acceso Tipo de Archivo Tiempo de Retención Disposición Final SN DCUMENTS QUE SE EMITEN PARA ANULAR PERACINES TTALES PARCIALES LUEG DE LA EMIÓN DEL CMPRBANTE DE VENTA, SN DE US INTER DE LA INSTITUCIÓN SN DCUMENTS QUE SE EMITEN PARA EFECTUAR RELIQUIDACINES PR DIFERENCIAS DE PRECIS, SALDS DESPACHADS, CIERRE DEL PERID ECMIC MILARES, LUEG DE LA EMIÓN DEL CMPRBANTE DE VENTA, SN DE US DEL CLIENTE PARA FACTURACIÓN, CANCELACIÓN RECUPERACIÓN DE VALRES. STEMA DE CMERCIALIZACIÓN INTERNA STEMA DE CMERCIALIZACIÓN Puesto Responsable Autoridad RESPNSABLE DE APRBAR Y FIRMAR LAS TAS DE DÉBIT REALIZAR EL ANÁLIS Y GESTIÓN PARA GENERAR LAS TAS DE DÉBIT TAS DE DÉBIT TAS DE DÉBIT FACTURACIÓN Y DCUMENT IMPRES CNTRLAD ARCHIV DE FACTURACIÓN Y SURUSALES FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS Y FÍC Y DIGITAL UN AÑ ARCHIV PAV Identificación Formato Responsable de Recolección TAS DE FACTURACIÓN Y V (v0) RESLUCIÓN: P Página de 4

4 Archivo Acceso Tipo de Archivo Tiempo de Retención Disposición Final ARCHIV DE FACTURACIÓN Y SURUSALES FACTURACIÓN Y CSLIDACIÓN DE CUENTAS Y FÍC Y DIGITAL UN AÑ ARCHIV PAV 8. DCUMENTS RELACINADS N/A Código V PR-0 DCUMENTS 9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Diagrama de Flujo) Nombre RMATIVA DE GESTIÓN DE EP PETRECUADR PRCEDIMIENT DE REVIÓN DE TAS DE DEBIT Y DCUMENT IMPRES CNTRLAD V (v0) RESLUCIÓN: P Página de 4

5 MACRPRCES: PRCES: SUBPRCES: SUBPRCES: CMERCIALIZACIÓN FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS TAS DE DÉBIT Y SUCURSAL Consultar y analizar el estado de la factura en el sistema PC8 y SCI para establecer la diferencia 0 Fecha: RFWXEUH 00 Página: de LA D 5 Tiene saldos a Favor? 4 ES NT DEBIT D C UM E Tiene Deudas? 6 Enviar nota de debito al cliente comunicando que se procedió con la compensación Nota Débito / Crédito Contable / Efectiva? 7 CNTABILIDAD ANULACIÓN DE LA FACTURA Y REGISTR CNTABLE IM PR Generar nota de Debito o Crédito en el sistema SCI FLUJGRAMA Confirmar vía mail con crédito y cobranzas si el cliente tiene deudas para compensación de cuentas NT R Confirmar con crédito y cobranzas si el cliente tiene saldos a favor o no Informar al solicitante que no procede la emisión del documento ELABRAD PR: CRDINACIÓN DE PRCESS 8 CNTABLE C Existe diferencias? EFECTIVA DEBIT CLIENTE /BANC Solicitar se emita notas de Debito o Crédito por diferencias justificadas SLICITUD G F-0 (V ) Revisión: V (v0) RESLUCIÓN: P V FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS / INICI Código: 9 Generar y entregar nota de crédito original a cliente para compra de producto 0 Enviar trámite a crédito y cobranzas para compensación de deuda Entregar nota de debito original al cliente y una copia a crédito y cobranzas para que realice la gestión de cobro REVISAD PR: CDINADR SENIR DE FACTURACIÓN Y CNSLIDACIÓN DE CUENTAS APRBAD PR: FIN SUBGERENTE DE CMERCIALIZACIÓN NACINAL Página 4 de 4