PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZACIONES DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS UNIVERSITARIOS Y OTROS

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1 PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZACIONES DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS UNIVERSITARIOS Y ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Nmbre: Jse Luis Quispe Quispe Alexandra Caned Lic. Niclás Trrez Carg: Fecha: ENCARGADO DEL EQUIPO DE MEMORIA INSTITUCIONAL JEFA UNIDAD DE RRHH Y DO Directr General de Asunts Administrativs Firma: Página 1

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. PROCEDIMIENTO 3. ALCANCE 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. DEFINICIONES 6. UNIDADES ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO 7. PROCEDIMIENTO 8. REGISTROS 9. CONTROL DE CAMBIOS 10. ANEXOS Página 2

3 1. OBJETIVO Establecer Prcedimient para prcesar las legalizacines de dcuments académics de Universidades y trs. 2. PROCEDIMIENTO A. Prcedimient Certificacines y Legalización de Dcuments Académics Universitaris y Otrs EMI 1153/01 3. ALCANCE El presente prcedimient tiene alcance para tds aquells usuaris que sliciten legalizar dcuments académics universitaris y trs. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Nrmas Básicas del Sistema de Organización Administrativa Códig Civil, Art Códig de Prcedimient Civil, Art. 58 al 60 Decret Ley Nº 7458 de 30/12/ DEFINICIONES Y ABREVIATURAS EMI: Equip Memria Institucinal D.U: Dirección General de Educación Superir Universitaria. 6. UNIDADES ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO Equip de Memria Institucinal, dependiente de la Unidad de Recurss Humans y Desarrll Organizacinal. 7. PROCEDIMIENTO 7.1 LEGALIZACIÓN DE TITULO PROFESIONAL Y DOCUMENTOS EMITIDOS POR EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN. A. INSUMOS DEL PROCEDIMIENTO Ls insums genérics del prces sn ls siguientes: 1. Rrequisits para trámites de legalizacines de dcuments académics universitaris y trs (Anex 2) B. SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Legalizacines de dcuments académics emitids pr el Ministeri de Educación, Universidades Públicas, Universidades Privadas, Universidades de Régimen Especial y trs (Anex 1) Página 3

4 C. RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES 1. El Equip de Memria Institucinal dependiente de la Unidad de Recurss Humans y Desarrll Organizacinal, a través del persnal de platafrma de Atención al Públic y ficinas reginales, sn respnsables de la legalización de dcuments académics universitaris y trs. 2. La Dirección General de Educación Superir Universitaria es la respnsable de apyar en el registr de firmas de las Universidades Privadas. D. INDICADORES INDICADOR UNIDAD FÓRMULA DE CÁLCULO slicitudes atendidas en plaz slicitudes bservadas % % Cantidad de Títuls universitaris legalizads en el plaz establecid / Cantidad de Títuls ingresads *100 Cantidad de Títuls universitaris para legalizar Observads / Cantidad de Títuls ingresads *100 META FRECUENCIA DE MEDICIÓN 80% mensual 10% mensual REGISTRO REPORTE MENSUAL REPORTE MENSUAL RESPONSABLE Prfesinal en sistemas de tramites Prfesinal en sistemas de tramites 7.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº RESPONSABLE TAREAS INSTRUMENTO GENERADO 1 Usuari/ Persna que realiza el trámite de Legalización de dcuments académics universitaris y trs a) Prepara ls dcuments académics requerids para la legalización. b) Cancela en caja del Ministeri de Educación Banc el arancel crrespndiente. c) En trs departaments se cancela el arancel crrespndiente en la cuenta del Ministeri de Educación del Banc Unión Recurss Prpis. d) Ls dcuments deben ser presentads en un sbre manila, cn nmbre del/a usuari/a, teléfn, númer de cedula de identidad más ls recibs de caja. Recibe y revisa el dcument a ser certificad legalizad: Tramite Recib ficial de caja 2 Aux. Técnic de Platafrma de Atención al Públic u ficinas reginales (Memria Institucinal (Cntrl) 2a. En cas que n existan bservacines, registra en sistema de legalizacines el ingres de la dcumentación, entrega la cntraseña de trámite al usuari. 2b. Efectúa verificación del dcument certificad, cnfrnta firmas cn registrs crrespndientes. 2c. Prcede al sellad y llenad. 2d. En cas que existan bservacines, devuelve ls dcuments al usuari para que subsane las mismas. Cntraseña de Trámite Hja de legalizacines, registr en el sistema Página 4

5 Nº RESPONSABLE TAREAS INSTRUMENTO GENERADO 3 Encargad del Equip de Memria Institucinal (3a) Ó Técnic asignad (3b) Recibe la dcumentación, efectúa la verificación del dcument a certificarse ó asigna el trabaj al Técnic Asignad: 3a. ó 3b. Cnfrnta firmas, nmbres y fechas de ls dcuments académics cn reslucines y registrs de firmas crrespndientes. 3aa. En cas que n existan bservacines, se prcede a la certificación mediante sells y firmas crrespndientes y psterirmente se deriva al Aux. Técnic de Platafrma (pas 4) 3ab. En cas que existan bservacines, se devuelve al interesad 5 6 Usuari/ Persna que realiza el trámite de Legalización de dcuments académics. Aux. Técnic de Platafrma de Atención al Públic u ficinas reginales (Memria Institucinal (Cntrl) a) De acuerd a la hra indicada el/la usuari/a que realiza el trámite de legalización, debe apersnarse a una de las ventanillas de Memria Institucinal acmpañad de su númer de trámite, cn la cedula de identidad riginal y ftcpia. b) Para trámites que presentarn en trs departaments deben apersnarse a la misma ficina cnfrme al día y la hra indicada. c) En cas de ser apderad/a, debe presentar el riginal/ ftcpia del pder, cn la ftcpia de su cedula de identidad d) Para familiares de primer grad, presentar la dcumentación que acredite el parentesc. a) Cnfrnta y registra en el sistema ls dats persnales de la persna que retira el dcument legalizad y hace la entrega del mism. Libr de registr Registra en el sistema la fecha de entrega y ls dats persnales del usuari(apderad/ familiar). Así cm en el cuadern de entrega. Registr en el sistema de tramites Página 5

6 7.3 DIAGRAMA DE FLUJO En el gráfic adjunt se presenta el diagrama de fluj crrespndiente al prcedimient. Memria Institucinal USUARIO PERSONAL PLATAFORMA DE ATENCION AL PUBLICO Aux. Técnic de Platafrma de Atención al Públic u ficinas reginales (Memria Institucinal (Cntrl) ENCARGADA DEL EQUIPO DE MEMORIA INSTITUCIONAL O TECNICO INICIO 2 1 Recibe, revisa dcuments de acuerd a requisits Prepara dcuments de acuerd a requisits para realizar la legalización y realiza el pag de ls valres crrespndientes en caja Requisits Observación? Requisits Recib ficial de caja NO Elabra hja de tramitación, registra en base de dats 3 Sistema de Trámites Realiza la entrega de cntraseña al interesad. Requisit H.Tram. s Efectúa la cnfrntación y la verificación de ls dats de acuerd al registr de firmas, base de dats y trs 4 Deriva para las respectivas firmas Requisits Recib ficial de caja Realiza el visad/ clcad de sells y trs en ls dcuments académics Requisits Recib ficial de caja 6 Realiza la entrega a ventanilla para la entrega al usuari 5 Retira dcument legalizad, cn la presentación de ls requisits slicitads Registra ls dats persnales de la persna que retira el dcument legalizad y hace la entrega del mism Sistema de Trámites FIN Página 6

7 8. REGISTROS Infrme Mensual Seguimient mediante sistema infrmátic 9. CONTROL DE CAMBIOS Revisión Fecha Cambi Efectuad 10. ANEXOS Anex 1: Anex 2: Anex 3: Legalizacines de dcuments académics emitids pr el Ministeri de Educación, Universidades Públicas, Universidades Privadas, Universidades de Régimen Especial y trs Requisits para tramitar legalizacines de dcuments académics Hrari de atención, ventanillas de atención Página 7

8 UTP /P/3702 LEGALIZACIONES DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS UNIVERSITARIOS Versión Nº 2 ANEXO 1: Legalizacines de dcuments académics emitids pr el Ministeri de Educación, Universidades Públicas, Universidades Privadas, Universidades de Régimen Especial y trs; cm ser: Títul Prfesinal Original de Universidades Privadas (Emitid pr el Ministeri de Educación) Títul Prfesinal ftcpia Legalizada de Universidades Privadas (en Blanc y Negr) cn firmas actuales de Rectr, Vicerrectr Secretari. Títul Prfesinal Original de Universidades Públicas Títul Prfesinal ftcpia Legalizada de Universidades Públicas (en Blanc y Negr) cn firmas actuales de Rectr, Vicerrectr Secretari. Títul Prfesinal y Diplma Académic de Maestría Títul Prfesinal ftcpia Legalizada de Diplma Académic de Maestría (en Blanc y Negr) cn firmas actuales de Rectr, Vicerrectr Secretari. Títul Prfesinal y Diplma Académic de Dctrad Títul Prfesinal ftcpia Legalizada de Diplma Académic de Dctrad (en Blanc y Negr) cn firmas actuales de Rectr, Vicerrectr Secretari. Diplma Académic Acta de Defensa de Grad riginal ftcpia legalizada. Certificad de Ntas (Pr Gestión) Certificad Glbal de Ntas Certificad de Vencimient de Plan de Estudis Carga Hraria Certificad de Equivalencia de Ntas Certificad de Estudis Pstgrad Certificad Autenticidad de Títul Prfesinal Certificad Acreditativ de Títul Prfesinal Certificad de Universidad Plena Certificad de Ntas de Universidades Cerradas, certificadas pr la Dirección General de Educación Superir Universitaria. Certificad de Vencimient de Plan de Estudis Certificacines del C.E.U.B. Cncentrad de Ntas, Históric Académic, Recrd Académic Prgramas Analítics Plan de Estudis Plan de Estudis cn Carga Hraria Reslución Rectral de Cnvalidación de Materias Histrial Académic cn Carga Hraria Página 8

9 UTP /P/3702 LEGALIZACIONES DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS UNIVERSITARIOS Versión Nº 2 Tabla de Equivalencia cn Carga Hraria Nta y Frmulari de Habilitación para la Defensa de Grad, certificadas pr la Dirección General de Educación Superir Universitaria si crrespnde. Ftcpia legalizada de Certificad de Universidad Plena emitida pr la Dirección de Universidades si crrespnde. Otrs Dcuments Académics riginales Página 9

10 UTP /P/3702 LEGALIZACIONES DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS UNIVERSITARIOS Versión Nº 2 ANEXO 2: REQUISITOS PARA TRÁMITES DE LEGALIZACIONES DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS UNIVERSITARIOS Y a) Títul Prfesinal y Otrs Dcuments Emitids pr el Ministeri de Educación. Legalización del Títul Prfesinal Original y Legalización de La Ftcpia del Títul Prfesinal Presentar en un sbre manila el Títul Prfesinal riginal y la R.M. del T.P. riginal Ftcpia en blanc y negr del Títul Prfesinal a legalizar. Bleta de pag de valres pr cncept de legalización. Ftcpia de carnet de identidad b) Dcuments Académics emitids pr Institucines Externas al Ministeri de Educación (Universidades Privadas, Públicas y de Régimen Especial) Slicitud de Legalización de Dcuments Académics Ls dcuments riginales a legalizar deben llevar la firma de cualquiera de las autridades ejecutivas de la Institución (Rectr/a, Vicerrectr/a Secretari/a General) actuales. Ls dcuments en ftcpias legalizadas, deben llevar firma de cualquiera de las autridades ejecutivas de la Institución (Rectr/a, Vicerrectr/a Secretari/a General) actuales. N se legaliza dcuments que sean ftcpias simples escaneads, a clres Bleta de pag de valres pr cncept de legalización. Presentar ls dcuments en un sbre manila, cn nmbre cmplet del/la interesad/a, teléfn, numer de C.I. Nta: El tiemp de duración del trámite es de 24 hras Página 10

11 UTP /P/3702 LEGALIZACIONES DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS UNIVERSITARIOS Versión Nº 2 PARA EL RECOGO DEL TRÁMITE CONCLUIDO: El/la interesad/a para recger la legalización de dcuments académics, debe presentar su cedula de identidad riginal y ftcpia simple. En cas de ciudadans extranjers, acreditar cédula de extranjer en riginal y ftcpia. En cas de ser apderad/a debe acreditar pder ntarial riginal/ftcpia legalizada, riginal y ftcpia de su cedula de identidad. Para familiares: Esps/a: Ftcpia del certificad de matrimni, riginal de la Cedula de Identidad del/la Esps/a que recgerá el dcuments y ftcpia de la Cedula de Identidad de ambs. Herman/a: Ftcpia del certificad de nacimient de ambs, ftcpia de Cedula de Identidad del interesad/a, riginal y ftcpia de la Cedula de Identidad del herman/a que recgerá el dcument. Madre Padre: Ftcpia del certificad de nacimient del interesad/a, ftcpia de la Cedula de Identidad del Interesad/a, riginal y ftcpia de la Cedula de Identidad del padre la madre que recgerá el dcument. Hij/a: Ftcpia del certificad de nacimient del hij/a, la ftcpia de Cedula de Identidad del interesad/a, riginal y ftcpia de la Cedula de Identidad del Hij/a que recgerá el dcument.. Página 11

12 UTP /P/3702 LEGALIZACIONES DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS UNIVERSITARIOS Versión Nº 2 ANEXO 3: MINISTERIO DE EDUCACION Las ficinas reginales y ventanillas 4, 5 y 6 de Platafrma de Atención al Públic sn respnsables de recibir y entregar ls trámites de legalización de dcuments académics universitaris y trs. HORARIO DE ATENCION EN EL MINISTERIO DE EDUCACION El hrari de atención para la recepción y entrega de dcuments para trámites de Legalización de dcuments académics es de hras 07:30 a 17:00 RECEPCION DE DOCUMENTOS a) 7:30 a 09:00 a partir de las 10:30 b) 09:00 a 11: 00 a partir de las 13:00 c) 11:00 a 14:00 a partir de las 16:00 d) 14:00 a 17:00 EN EL DÍA a partir de las 09:00 HORARIO DE ATENCION EN DEPARTAMENTOS: 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y 14:30 p.m. 18: 30 p.m. a) DEPARTAMENTOS: Ls crdinadres de las ficinas reginales de Memria Institucinal en ls departaments sn respnsables de recibir y entregar ls trámites de legalización de dcuments académics universitaris y trs. El tiemp de duración del trámite de legalización en las reginales de dcuments académics es de 5 días. b) OFICINAS QUE SE ENCUENTRAN EN DEPARTAMENTOS: ENTREGA/RESPUESTA DE LA LEGALIZACION DE DOCUMENTOS Nº DEPARTAMENTO DIRECCION 1 Santa Cruz Calle La Paz Nº 766 entre calle Gral. Saavedra y calle Mldes 2 Cchabamba Ecuadr Nº 422 entre 25 de May y San Martin 3 Sucre Av. Del Maestr Nº 248 lad Nrmal Mcal. Sucre 4 Tarija Av. Víctr Paz Estensr, Esq. Méndez 5 Ptsí Final América S/N Cmplej Educativ DIRECCIONES DEPARTAMENTALES DE EDUCACION Página 12