Gerente Administrativo-Financiero. Gerencia General. Procedimiento General R-PG Gestión de Compras

Transcripción

1 Página 1 de 8 Objetiv 1. Alcance 2. Definicines 3. Desarrll y respnsabilidades 4. Registrs de la calidad 5. Anexs 6. Dcuments relacinads Revisó Gerente Administrativ-Financier Aprbó Gerencia General

2 Página 2 de 8 1. OBJETIVO El bjetiv del presente Prcedimient General, es describir la metdlgía de RODE S.R.L. para la gestión de sus cmpras. 2. ALCANCE El presente prcedimient general tiene alcance al Gerente General, Gerente Técnic, Gerente Administrativ-Financier, a ls Gerentes de Obra, Jefes de Obra, Administrativ de Obra y al Área de Cmpras de RODE S.R.L. 3. DEFINICIONES Mn prveedr: es aquel prveedr únic de un prduct determinad. Prveedres aprbads cn cnveni marc: prveedr cn el cual la empresa ha cnvenid un preci, el cual n se mdifica hasta nuev avis del prveedr. Prveedr Aprbad: es aquel prveedr que ha superad la etapa de selección, evaluación reevaluación de prveedres. (R-PG ) 4. DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES Pedid de Prducts El prces puede cmenzar de ds frmas: 1.Ls materiales pueden ser slicitads pr parte del Gerente General, Gerente Técnic, Gerente Administrativ-Financier, Gerente de Obra, Jefe de Obra. 2.El Gerente Jefe de Obra Subcntratista autrizad, requieren la cmpra de un material para el cual previamente slicitarn cm mínim 2 presupuests y ha sid autrizada pr el Gerente General el Gerente Técnic el Gerente Administrativ-Financier. El Jefe Gerente de Cmpras puede agregar más presupuests para decidir la cmpra más cnveniente. Ls pedids se cargan en el Sistema Infrmátic, bien se realizan en las Ntas de Pedid Manuales, cuand n es psible acceder al Sistema Infrmátic (Ver Anex 1) indicad en el Plan de Calidad de la bra y se envían al Área de Cmpras ya sea persnalmente, pr fax pr . En cass excepcinales, evaluads sól pr el Jefe Gerente de Cmpras, se aceptan pedids en frma ral, vía telefónica vía radillamad. En dich cas, el Jefe Gerente de Cmpras cmpleta la Nta de Pedid.

3 Página 3 de 8 Ls pedids se realizan de acuerd a ls plazs indicads en el Sistema Infrmátic Genver: Artículs- Insums/Reprtes/Lista de Artículs según Demra, ó cn 4 días de anticipación a la fecha de entrega requerida. Dicha lista se actualiza periódicamente, cuand se prduce una variación del tiemp de entrega del prduct. El respnsable de efectuar la actualización del Listad es el Jefe Gerente de Cmpras. Se actualiza en Sistema Infrmatic Genver: Articuls-Insums/Padrn de artículs. Si el pedid es de carácter urgente, el Jefe de Cmpras evalúa si le da transcurs n a la slicitud. El Gerente Jefe de Obra justifica dicha urgencia en el sistema infrmátic, a ls fines de su psterir análisis Mdificacines en ls pedids Pedids pr Sistema Infrmátic: Quien realizó el pedid anula la Nta de Pedid en el Sistema y registra una nueva slicitud. Pedids en Ntas de Pedid Manuales: Quien realizó el pedid le infrma al Área de Cmpras la anulación de dich pedid y cnfeccina una nueva slicitud Elección del prveedr aprbad para efectuar la cmpra Para la elección de ls prveedres se pueden dar las siguientes alternativas: Cmpras a Mn-prveedr Cmpras a Prveedres Aprbads cn Cnveni Marc En el cas de ls Prveedres cn Cnveni Marc, el Jefe Gerente de Cmpras acuerda cn el Prveedr que ls cambis en ls precis de ls prducts le serán ntificads. Si hay una variación de ls precis, el Jefe Gerente de Cmpras le infrma al Gerente Administrativ-Financier para que decida si se hace n la cmpra bien ver cual es el camin a seguir cn ella. Demás Cmpras º Se efectúa un pedid de ctización a 2 prveedres cm mínim, para cmparar según parámetrs prefijads: Marca dispnible Cantidad del prduct Tiemp de entrega Lugar de entrega (puest en bra n) Cndicines de pag Preci del prduct º Se realiza una evaluación glbal de ls parámetrs de elección.

4 Página 4 de 8 º Sól se registra la cmparativa de precis cn el bjet de tmar la decisión de elección del prveedr. La misma es presentada al Gerente Administrativ-Financier para que éste evalúe y apruebe n la cmpra a dich prveedr. El respnsable de realizar la tarea es el Jefe Gerente de Cmpras Emisión de Nta de cmpra y realización de la cmpra Lueg se efectúa la emisión de una Nta de Cmpra, cnfeccinada en el Sistema Infrmátic, que va autrizada pr el Gerente Administrativ-Financier, pr el Jefe Gerente de Cmpras pr el Gerente Jefe de Obra, de acuerd a ls mnts autrizads pr el Gerente Administrativ- Financier para cada bra. La Nta de cmpra incluye la siguiente infrmación: Cantidad Preci Prduct Fecha de entrega y de pedid Cndición de entrega Frma de pag Fecha de pag Centr de csts Dats del Prveedr Lugar de entrega (bra) Cnvenid entre y Nº de cuenta cntable A partir de allí, el respnsable de Cmpras realiza el enví del fax / de la Nta de cmpra crrespndiente al prveedr elegid. Se adjunta la cnfirmación de recepción del fax a la nta de cmpra de la empresa. La Secretaria de la empresa está capacitada para efectuar las tareas crrespndientes de este punt en cuestión ante la ausencia del respnsable de Cmpras. Las Ntas de Cmpras se archivan de manera crnlógica en una carpeta pr bra Cnfirmación de la Cmpra En frma diaria una vez finalizada la realización del pedid, se ingresa en el Sistema Infrmátic y se cnsulta el material cmprad pendiente de recibir en: Prveedres/Prducts Faltantes de Recepción. Si existe un ítem atrasad, el Administrativ de Obra el Gerente Jefe de Obra (dependiend del rganigrama de la bra) le reclama al prveedr la entrega de dich material, si éste n da una respuesta favrable l cmunica a Cmpras para que se realice el reclam cn mayr presión

5 Página 5 de 8 Para la verificación de la entrega de ls prducts pr parte del prveedr, el Administrativ de Obra el Gerente Jefe de Obra (dependiend del rganigrama de la bra) al cargar en el Sistema Infrmátic ls remits crrespndientes a ls pedids que ha recibid registra las n cnfrmidades en la entrega, que servirá de infrmación para la futura Re-Evaluación de ls Prveedres Cmpras en Obra Cmpras cn Caja Chica Dichas cmpras pueden ser efectuadas pr el Gerente Jefe de Obra quién ells autricen a llevarla a cab. Dich diner, una vez que ha sid gastad, es rendid pr el Gerente de Obra Jefe de Obra al Asistente de Tesrería. Se lleva un registr de estas cmpras. El mnt máxim de cada cmpra realizada pr caja chica sin retencines l establece la ley, y hy es de $ AR$ Cmpras cn Cuentas Crrientes Dichas cmpras pueden ser efectuadas pr el Gerente Jefe Administrativ de Obra. Las Ntas de Cmpras se efectúan pr Sistema Infrmátic (Ordenes de Cmpra Express). Las Ntas de Cmpras tienen un mnt máxim para cada una de ellas y un tpe mensual, para cada una de las bras, que es definid pr la Gerencia Administrativa Financiera. Este mnt se encuentra definid en Sistema Genver: Obras/Padrn de Obras. Cuand se supera el mnt máxim, el Gerente Jefe de Obra slicita autrización a la Gerencia Administrativa Financiera vía e.mail fax. La autrización de la Nta de Cmpra es realizada pr el Gerente Jefe de Obra. Las cndicines para efectuar la cmpra a ls prveedres sn las mismas a las mencinadas en el punt del presente prcedimient Reparación de Máquinas y Herramientas º Se efectúa un pedid de ctización a 2 prveedres cm mínim, para cmparar según parámetrs prefijads: Tiemp de reparación Cndicines de pag Referencias de calidad de ejecución de ls trabajs Preci º Se realiza una evaluación glbal de ls parámetrs de elección. º Se emite una Orden de Cmpra desde bra, que va autrizada pr el Gerente Administrativ-Financier, pr el Jefe Gerente de Cmpras pr el Gerente Jefe de Obra de acuerd a ls mnts autrizads pr el Gerente Administrativ-Financier para la bra.

6 Página 6 de Recepción de mercadería Ver R-PG Verificación de ls prducts cmprads 4.3 Cntratación de Man de Obra y de Material y Man de Obra Ls respnsables para la gestión y aprbación final de la cntratación de ls servicis de ls subcntratistas sn el Gerente General, el Gerente Técnic el Gerente Administrativ-Financier de la empresa. La misma se efectúa de acuerd a l indicad en la Instrucción de Trabaj R-IT Cntratación de Man de Obra y de Material y Man de Obra. Cuand la cntratación se efectúa desde el Área de Cmpras, junt cn la Nta de Cmpra, se le cmunica al prveedr ls Requisits de dcumentación a presentar pr subcntratistas al inici de bra. 4.4 Prces de pags de RODE S.R.L. Ver R-PG Prces de Administración y Pags de RODE S.R.L. 5. REGISTROS DE LA CALIDAD Registr de la calidad Presupuest de prveedr Registr de mnts autrizads pr bra Nta de Pedid Nta de cmpra Infrme de Cmpras a Obra Ntas de eximición de cmpras Respnsable Jefe Asistente Gerente de cmpras Gerente Administrativ- Financier Slicitante de Cmpras Jefe Gerente de cmpras Jefe Gerente de cmpras Jefe Gerente de cmpras Almacenad en: Perid Dispsición Hasta nueva destrucción Carpeta variación de ctizacines precis Sistema cmpras permanente n/a Carpeta ntas 1 añ / de pedid pr permanente sistema permanente Sistema cmpras permanente Sistema cmpras Bandeja de Hasta la Entrada/e.mail finalización de Jefe Gerente la bra de Cmpras Destrucción / n/a n/a n/a destrucción

7 Página 7 de 8 6. ANEXOS Anex 1: Nta de pedid 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS R-PG Selección y aprbación de prveedres. R-PG Verificación de prducts cmprads. R-PG Prces de Administración y pags R-IT Instructiv de Trabaj Alquiler de Máq. y Herramientas de Rde Alquila R-IT Internas Manual de Us del Sistema Infrmátic de Cmpras (dispnible en: \\Rde\rde\Cmpras\manual de cmpras) R-IT Cntratación de Man de Obra y de Material y Man de Obra. Dc a presentar pr subcntratistas al inici de bra

8 Página 8 de 8 Anex 1 Nta de Pedid (n esta a escala) NOTA DE PEDIDO N / COTIZACION Fecha: / / Obra Slicita Cuenta Cantidad Unidad Material Caracteristica Especial Marca