CIRCULAR # 2 DEVOLUCIONES, GARANTÍAS y NOVEDADES POR FALTANTE

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1 CIRCULAR # 2 DEVOLUCIONES, GARANTÍAS y NOVEDADES POR FALTANTE Febrer 20 de 2015 Apreciad cliente: Aclarams ls cncepts a tratar en esta circular, más abaj hay una tabla en dnde se cnslida esta infrmación junt a la de respuestas psibles pr parte nuestra. Garantías: (En la tabla aparece cm 1.GARANTIA): Prducts que Ud. detecta defectuss psterir a la recepción de ls pedids sea que Ud. ya l haya vendid que ls detecte en su exhibición Nvedades Pr faltante: Prducts que n llegarn Prducts slicitads, facturads n enviads: En la tabla aparece cm 7.NOVED. FALTANTE: PROD. SOLICIT. FACT.NO ENVIADO) Prducts n slicitads, facturads, n enviads En la tabla aparece cm 8.NOVED. FALTANTE: PROD. SOLICIT. FACT.NO Devlucines: a) Devlucines de prducts que Ud. decide devlver prque sn Referencias que Ud. N slicitó y se le facturarn y le llegarn cn el pedid, en la tabla de cncepts aparece cm : 2. DEV.PROD NO SOLICIT.FACT.ENVIADO, sn referencias que se envían pr errr reemplaz ( sin previ acuerd cn ud) en lugar de las que ud slicitó, pr es el cncept ls define cm si ud finalmente n las hubiese slicitad N slicitó y n se le facturarn per le llegarn cn el pedid, referencias que se envían pr errr en lugar de las que ud slicitó pr simple cnfusión de bdega, pr es el cncept ls define cm si ud finalmente n las hubiese slicitad, en la tabla aparece cm. 3.DEV.PROD.NO.SOLICIT.NO FACT.ENVIADO Slicitó per le llegó cantidad mayr a la slicitada, en la tabla aparece cm 4.DEV.PROD.SOLICIT. FAC.CANT.MAYOR Ests 3 items sn cnsiderads cm SOBRANTES, le slicitams validar esta infrmación cntra la rden de pedid que Ud. realizó directamente en cnjunt cn el vendedr prque cuand ns lleguen esas devlucines nstrs crrbrams que efectivamente n aparezca en dicha rden, en cas de que si aparezca, n se tmará cm devlucines y le serán devuelts cntra entrega a su carg. Cm las órdenes de pedid se seguirán realizand de frma virtual (pedids tmads en la Tablet celular del vendedr y pasads vía

2 internet) entnces el vendedr deberá enviarle una cpia de su rden de pedid a su . Sl en cass excepcinales ls pedids se tmaran en el talnari que se venía manejand Referencias que ud slicitó y aparecen facturadas per detecta cm averiads al mment de hacer la recepción de pedid: Prducts cn algún imperfect en su estética funcinamient. (en la tabla aparece cm 5.DEV. PROD.SOLIC.FACT.AVER.) Referencias que ud slicitó y aparecen facturadas per detecta cm incmplets ( les falta un cmpnente, cable, elements que n crrespnden) al mment de hacer la recepción de pedid:. (en la tabla aparece cm 7.DEV. PROD.SOLIC.FACT.INCOMPLET.) b) Devlucines de prducts que Sytech decide que ud devuelva pr cartera mrsa: Retir pr parte del vendedr enví direct de mercancía de frma directa pr el cliente pr cartera mrsa (previa instrucción acuerd cn Gerencia Cmercial), el cup de crédit quedará suspendid. (En la tabla aparece cm 6.DEV. CARTE.MOROSA). El flete de este tip de devlución debe ser asumid pr el cliente. Frmat: El siguiente es el frmat que ud debe utilizar para relacinar ls ítems, para enviarl pr y una vez diligenciad imprimirl y pegarl al paquete físic cn ls prducts que ns envía, para mayr cmdidad y siempre y cuand ud use Excel, en la clumna CONCEPTO, se puede abrir una lista desplegable para que ud sea muy acertad al elegir el cncept crrect para la situación de cada prduct. ( EL ARCHIVO SE LE ENVIA A CADA CLIENTE POR ). Si ud n usa Excel le agradecems imprimir el frmat y diligenciarl manualmente, tenga en cuenta que es muy cnveniente para ud ser clar cn la infrmación que ns envía, en esa medida su estad de cuenta siempre estará cn dats reales.

3 La siguiente es la tabla de CONCEPTOS que riginan este prcedimient Y LAS RESPUESTAS POSIBLES pr parte de SYTECH Tds ls cncepts pueden riginar cualquiera de las respuestas abaj listadas TIPO DE RESPUESTA 1.RECONOC.POSIT. NOTA CREDITO 2.RECONOC.POSIT. PRODUCTO NUEVO 3.RECONOC.POSIT. PRODUCTO REPARADO 4.RECONOC.NEG. GARANTIA VENCIDA 5.RECONOC.NEG. MAL TRATO 6.RECONOC.NEG. CORTO 7 RECONOC CON FACT DE SOBRANTES CONCEPTOS 1.GARANTIA 2.DEV. PROD.NO.SOLICIT.NO FACT. ENVIADO ( SOBRANTE) 3.DEV. PROD.NO.SOLICIT.FACT.ENVIADO (SOBRANTE O ERROR DE REFERENCIA) 4.DEV.PROD.SOLICIT. FAC.CANT.MAYOR ( SOBRANTE) 5.DEV. PROD.SOLIC.FACT.AVER. 6.DEV. PROD.SOLIC.FACT.INCOMPLET 7.DEV. CARTE.MOROSA 8.NOVED. FALTANTE : PROD. SOLICIT. FACT.NO ENVIADO 9.NOVED. FALTANTE : PROD. NO SOLICIT. FACT.NO ENVIADO Pr favr identifique muy bien el cncept y garantice que este crrespnde a la situación que rigina el reprte, tenga en cuenta que est impacta directamente la agilidad de la respuesta de parte de SYTECH, su cartera y nuestr inventari Cn ests ejempl le explicams el prque es tan imprtante manejar la infrmación de frma tan clara y discriminada Ejempl 1: N es l mism dar trámite a una garantía que a una devlución pr sbrante n facturad, la primera rigina una repsición ya sea reemplazand el prduct pr un nuev, reparándl a través de una nta crédit, pr l tant puede afectar su cartera, mientras la segunda sl requiere recibir el prduct la cantidad sbrante Ejempl 2 : N es l mism dar trámite a un faltante facturad que a una devlución pr sbrante facturad.la primera requiere realizar un descarg a su factura y pr l tant afecta su cartera, en la segunda se hace l mism per adicinal ud debe enviar las unidades que le sbrarn

4 Ejempl 3 : N es l mism dar trámite a una devlución pr retir de cartera mrsa que a una garantía, ambas pueden afectar su cartera y nuestr inventari, per el trámite es muy diferente, el primer adicinal a l mencinad afecta entre tras csas su cup de crédit, la segunda ns pne en cmprmis cn ud en recncerle en prduct cn nta crédit. POLITICAS A cntinuación le explicams el prces para dar trámite a sus slicitudes de garantías y de aceptación de devlucines, 1) Identificación de rigen de la venta ( prcedencia) : Cada prduct cuenta cn un sell de seguridad que ns permite determinar si el prduct fue adquirid n a través de SYTECH Este sell y su cnsecutiv sn indispensables para iniciar el trámite a sus slicitudes de Garantía de aceptación de Devlucines (evite desprenderl, pr favr cmuníquesel a sus clientes) Pr favr valide está infrmación antes de cntinuar cn el trámite. 2) Cnsulta de la vigencia : Mediante el cnsecutiv de cada sell se puede identificar la siguiente infrmación : Fecha de venta y # de factura, esta cnsulta la puede realizar de 3 frmas, asi : a. Sus prpi archiv prcedimients de garantías b. Página WEB de SYTECH, en la pción CONSULTA GARANTIAS, ud digita el cnsecutiv para traer ls dats de la fecha en la que le fue vendid ese prduct específic pr parte de SYTECH y el # de factura DE SYTECH, El frmat de reprte que se envía pr requiere ests ds dats, en cas de que la respuesta sea aplicar nta crédit, el # de factura ns ayuda a ubicarla para aplicársela específicamente a esa factura y n a tra, en cas de que ud n tenga sald pendiente en cartera, esa Nta crédit rigina un sald a su favr. c. Cnsulta telefónica vía Cm cntingencia (es decir si pr alguna circunstancia ajena a ud, n puede hacerl a través de las tras 2 pcines), relacinand el cnsecutiv que tiene cada sticker, Ud puede slicitar via de frma teléfnica la infrmación de vigencia de cada prduct y el # de factura al que necesite darle tramite. Pr favr garantice la verificación de la vigencia, en cas de enviar prducts cuya garantía esté vencida, el flete debe ser asumid pr el cliente.

5 Una vez cnfirmad que el prduct está aún baj garantía se cntinúa cn: 3) Reprte vía de garantías, devlucines y Nvedades pr faltante a: Td enví físic de garantías devlucines debe estar precedid cn un reprte vía a bdega@sytechcmpany.cm usand EL FORMATO DE GARANTIAS Y DEVOLUCIONES CLIENTE ( el cual le enviams pr ), el bjetiv de este enví es que el área encargada quede previamente enterada, le haga seguimient a su enví y est ayude a darle más agilidad al prces de respuesta, las cndicines del tiemp cn el que se realizan ests reprtes sn: Para Nvedades pr faltante y devlucines diferentes a las que se hacen pr cartera mrsa: Se reprtan vía dentr de las 48 hras de recibid el pedid relacinand el # de factura a la que se deben descntar, independiente de que ud pague un mnt inferir pr descntar este cncept, este descuent sl será VALIDO para SYTECH cuand ns lleguen ls prducts físics se crrbre la infrmación del faltante. Para Devlucines pr cartera mrsa y Garantías : Se reprta vía el mism día de recibid el pedid físic 4) Enví físic: La nueva plítica de garantías busca AGILIZAR la respuesta y garantizarle a ud un mejr servici, pr es el enví de las garantías y devlucines a Medellín ya n dependen de que el vendedr las recja aunque se puede aprvechar la visita de este para enviarlas cn él, de l cntrari se deben recger tdas las garantías y enviarlas el 25 de cada mes el siguiente día hábil cn flete a carg de Sytech ( EXCEPTO LAS DEVOLUCIONES POR CARTERA MOROSA), en cas de requerir alg cn urgencia, l puede enviar per a carg suy, para su tranquilidad, las garantías se asumen cm enviadas el últim día del mes para que así el prduct n pierda el tiemp de garantía que estuv esperand en su negci mientras era enviad a nuestras instalacines. Tant las garantías cm las devlucines se envían en el mism paquete físic, teniend presente que se deben empacar pr separad cn un rtul que las identifique cm DEVOLUCIONES DE PEDIDOS, DEVOLUCIONES CARTERA MOROSA Y cm GARANTÍAS, td previ enví de la relación pr . 5) Tiemp de respuesta a sus slicitudes de garantías y aceptación de devlucines: Para tds ls cass, SYTECH, específicamente el área de bdega, tiene 3 días hábiles para darle respuesta vía y para ls cass en dnde se reemplaza el prduct baj garantía, bdega tiene 8 días hábiles para realizarle el enví cn la repsición siempre a carg de SYTECH; tant ls días de respuesta cm ls de enví ( si aplica) se cuenta a partir de la recepción física de su enví

6 La siguiente es la vigencia de garantía de cada una de las diferentes Líneas de prducts LINEA TIPO D PRODUCTO ORIGINAL GENERICO ACCESORIOS BASES 6 meses 6 meses DIADEMAS 6 meses 6 meses ESTUCHES 6 meses 6 meses GUAYAS 6 meses 6 meses KIT 6 meses 6 meses PAD MOUSE 6 meses 6 meses PROTECTORES 6 meses 6 meses SCREEN 6 meses 6 meses SKIN 6 meses 6 meses CONECTORES CABLES 6 meses 6 meses 2 añs 1 añ CARGADORES CONVERSORES 6 meses 6 meses LECTORES 6 meses 6 meses PUERTOS 6 meses 6 meses TESTER 6 meses 6 meses PARTES BATERIAS 2 añ 1 añ PANTALLAS 6 meses 6 meses PUNTAS 6 meses 6 meses TECLADOS NO se maneja cm riginal 1 añ PERIFERICOS CAMARAS 6 meses 6 meses MOUSE 6 meses 6 meses PARLANTES 6 meses 6 meses TECLADOS 6 meses 6 meses 6) Recncimient de garantías y devlucines Se analiza cada cas pr aparte y se puede dar una de estas slucines a. Recncimient psitiv a través de Nta Crédit : b. Recncimient psitiv a través de entrega de prduct nuev c. Recncimient negativ d. Recncimient cn facturación de sbrantes i. Si la respuesta es

7 Recncimient psitiv cn prduct nuev aplica para Garantías y/ prducts de una devlución slicitads y que le hayan llegad averiads, se realiza cambi man a man y se le enviará cn carg a SYTECH aprvechand su próxim pedid la visita de su vendedr, ( l que primer se presente), en cas de que l requiera en un perid inferir al tiemp reglamentari se l pdems enviar cntra entrega a su carg, siempre y cuand ud ns l cmunique frmalmente pr . Nvedades pr faltante que previ acuerd cn ud, ud decida que se le deben pagar cn prduct, en cuy cas se le envía cn el próxim pedid cn su vendedr si es urgente se le envía pr separad cn carg a Sytech. Recncimient psitiv cn Nta Crédit aplica para: Devlucines de prducts facturads n slicitads Devlucines de prducts cn cantidades facturadas mayres a ls slicitads Garantías que excedan el tiemp reglamentari de espera (8 días hábiles cntads a partir de que lleguen a nuestras instalacines) que n hayan existencia en Syetch Sin excepción garantías que excedan ls 8 días reglamentaris de espera que n haya existencia pasan autmáticamente a generar Nta Crédit a su cuenta; est para evitar dejar pendientes que generan una carga perativa bastante pesada para ambas partes Para ls 3 cass anterires el dcuments se realiza una vez se hayan recibid ls prducts físics Nvedades de faltantes que previ acuerd cn ud, ud decida que debe ser pagad cn Nta crédit Recncimient negativ de garantías y devlucines : Las garantías y devlucines pueden ser rechazadas pr l siguiente:

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