BANCOLOMBIA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS MANUAL DE USUARIO SERVICIO ALTERNO TRANSACCIONAL

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1 BANCOLOMBIA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS MANUAL DE USUARIO SERVICIO ALTERNO TRANSACCIONAL Este servici ha sid diseñad para que nuestrs clientes puedan realizar sus pags de nómina prveedres y descargar la respuesta de su prcesamient cuand se presenten dificultades en la Sucursal Virtual Empresas (SVE). 1. Ingres al Servici Altern Transaccinal Cuand este servici sea habilitad, ls usuaris de la Sucursal Virtual Empresas que tengan tken activ pdrán ingresar pr La infrmación requerida para ingresar al Servici Altern Transaccinal es la misma que se tiene en la Sucursal Virtual Empresas, así: - Nit de la empresa. - Identificación del usuari. Se cnservan las validacines de mayúsculas y minúsculas que tenga el ID de usuari. Crre electrónic. El sistema precarga el últim crre electrónic ingresad pr el usuari, sin embarg se pdrá ingresar un diferente en cada ingres al sistema. Este dat será utilizad para ntificarle el prcesamient exits rechazad del archiv de pags. Manual usuari Servici Altern Transaccinal Fecha de Actualización 01/07/2014 Pág. 1 de 9

2 - Serial del tken. Registrad en el revers del dispsitiv. Manual Usuari Servici Altern Transaccinal (SVE) El serial del tken debe ser ingresad a través del teclad virtual. Blque del acces Lueg de 5 intents fallids en la autenticación se blqueará tempralmente el acces del usuari en la Sucursal Alterna Transaccinal para la actual activación. - Si en la empresa existen trs usuaris cn tken activ, ests pdrán ingresar al Servici Altern Transaccinal y realizar el pag. En este cas, se desblquearán autmáticamente ls trs usuaris de la empresa que se encuentren blqueads. - Si el usuari blquead es únic en la empresa, este se desblqueará autmáticamente al siguiente día. La empresa pdrá realizar el pag pr medi de la cntingencia de pags. - El blque del usuari en el Servici Altern Transaccinal n blquea el usuari en la Sucursal Virtual Empresas. Opcines Seguridad y Preguntas frecuentes En la pantalla de ingres al Servici Altern Transaccinal se visualizan ds enlaces que remitirán a uns archivs que cntienen la infrmación específica de seguridad y de preguntas frecuentes asciadas al servici. Manual usuari Servici Altern Transaccinal Fecha de Actualización 01/07/2014 Pág. 2 de 9

3 2. Realización de pags Después de diligenciar crrectamente tds ls camps slicitads en la pantalla de ingres al Servici Altern Transaccinal, se despliega el menú de realización de Pags cn las pcines Enví de Archivs y Descargar Respuestas. 2.1 Enví de archivs de pags Esta pción permite enviar el archiv cn el lte de pags al Banc, cn las siguientes características: El pag l pdrá realizar cualquier usuari de la empresa que tenga tken activ. Si el usuari tiene rl transaccinal la transacción quedará en el estad pendiente de aprbación para que tr usuari ya sea superusuari transaccinal realice la aprbación del lte y en el mment de la aprbación de una transacción deberá digitar el serial del tken para pder ser aprbada la peración. Sól se pdrán realizar pags cn archiv plan (.txt) (.txt.pgp) en frmats PAB y SAP. para la creación de ests archivs se puede utilizar el cnversr de archivs PAB y SAP publicad en la página de inici de este servici. Si al realizar un pag de nómina prveedres en la Sucursal Virtual Empresas, la empresa elige Frmat 2003, entnces debe usar el cnversr PAB. Si elige Pag nómina Pag prveedres, debe usar el frmat SAP. Se pueden realizar pags encriptads PGP cn la misma clave utilizada en la Sucursal Virtual Empresas. En este cas, ls archivs encriptads PGP deben ser enviads pr este servici antes de las 2 pm para que ls pags sean aplicads el mism día. Manual usuari Servici Altern Transaccinal Fecha de Actualización 01/07/2014 Pág. 3 de 9

4 Descripción de la pantalla Esta pantalla tiene las siguientes características: Infrmación de la empresa - Empresa: Se muestra el nmbre de la empresa, crrespndiente al Nit ingresad en la página de ingres al Servici Altern Transaccinal. - Nit: Se muestra el Nit de la empresa ingresad en la página de ingres. - Usuari: Se muestra el ID del usuari ingresad en la página de ingres. Camps - Nmbre Pag: Nmbre del archiv del lte de pags. Este debe ser diferente para cada lte de pag (en el día), y psterirmente le será útil para cnsultar el estad del lte de pags. - Archiv: Muestra el archiv cargad cn las extensines sean.txt.txt.pgp. Btnes - Examinar : abre una ventana para la carga del archiv de pags. - Enviar: Envía el archiv de pags al Banc. Cuand el pag sea enviad al Banc se mstrará el siguiente mensaje en una pantalla emergente. Imprtante: Ls pags enviads a través del Servici Altern Transaccinal tienen las siguientes características en su prcesamient: El Servici Altern Transaccinal cuenta cn ls rles de seguridad que el cliente tenga dentr de la SVE, est significa que si la empresa es de esquema cntrl dual, en la cntingencia seguirá aplicand de la misma frma. Manual usuari Servici Altern Transaccinal Fecha de Actualización 01/07/2014 Pág. 4 de 9

5 El Servici Altern Transaccinal cuenta cn ls esquemas de seguridad que el cliente tenga para la Sucursal Virtual Empresas, est significa que si la empresa es de esquema cntrl dual, en la cntingencia seguirá aplicand de la misma frma. En el mment de la aprbación de una transacción, el usuari aprbadr deberá digitar el serial del tken para pder ser aprbada la peración. N quedarán registrads en el históric de transaccines de la Sucursal Virtual Empresas, per si en el mvimient de la cuenta debitada. Las cuentas beneficiaras de ls pags pueden ser cuentas Banclmbia de trs Bancs, inscritas previamente en la Sucursal Virtual Empresas cn ls permiss Nómina y Prveedr. Si la empresa n tiene la validación de inscripción de cuentas, n se requiere que ls Beneficiars estén inscrits en la Sucursal Virtual Empresas. Se pdrán realizar pags desde cuentas de tercers inscritas previamente en la Sucursal Virtual Empresas cn permis Débit. La aplicación del pag para cuentas Banclmbia es la misma que se tiene parametrizada en el servici de pags actuales (en la mañana / al medi día / en la tarde). Para ls pags ACH, la aplicación depende de ls cicls. Ls pags cn fecha de ejecución en días psterires serán prcesads en el Banc, per n se pdrá descargar la respuesta si la fecha de ejecución es superir a 3 días. Est debid a que lueg de la desactivación de este servici, la descarga de ls archivs de respuesta estará habilitada pr ls siguientes 2 días hábiles de lunes a sábad. Para cncer la respuesta del pag, se hacer la slicitud al ejecutiv gerenciadr del Banc. Ls clientes que tienen IP s restringidas para el acces a la Sucursal Virtual Empresas, tendrán la misma restricción en el Servici Altern Transaccinal. En cas de que se desee mdificar adicinar tras IP s se debe enviar una carta firmada pr el representante legal de la empresa infrmándns las IP s desde las cuales se realizaran las transaccines. Las empresas tendrán la pción de slicitar a Banclmbia pr medi de una carta, el blque a dicha empresa para n acceder a transar pr este canal El sistema de Pags Autmátics Banclmbia realiza tdas las validacines que la empresa tenga parametrizadas: - Validación Nit vs Cuenta - Inscripción de Cuentas Beneficiarias - Inscripción de Nit Beneficiaris Cuand se haya restablecid la Sucursal Virtual Empresas y se desactive la pción de enviar pags a través de este servici y sl quedará dispnible 2 días hábiles de lunes a Sábad para descargar la repuesta de su prcesamient y sl estará dispnible en frmat.txt. Manual usuari Servici Altern Transaccinal Fecha de Actualización 01/07/2014 Pág. 5 de 9

6 2.2 Aprbación de pags. La transacción en estad Pendiente de aprbación deberá ser aprbada pr un usuari diferente al que la cre. Para ver más detalles de ls pags pendientes, haga clic sbre el icn de la clumna 'Descarga'. Si desea aprbar, rechazar eliminar una transacción selecciónela y lueg prima el btón crrespndiente." A cntinuación se muestra la pantalla: Descripción de las pcines de la pantalla: - Btón aprbar: Permite ser aprbad la peración las peracines seleccinadas. - Btón Rechazar: Permitirá el rechazar el lte ls ltes seleccinads retirand la peración del estad de pendientes. - Btón Eliminar: Cuand se seleccine un varis pags y se dé clic en el btón Eliminar, se eliminara la peración de la pantalla de pendientes. La pantalla que se mstrará en el mment de aprbar la transacción será: Manual usuari Servici Altern Transaccinal Fecha de Actualización 01/07/2014 Pág. 6 de 9

7 2.3 Descargar respuestas de pags En esta pción se muestran tds ls archivs de pags enviads pr la empresa a través del Servici Altern Transaccinal y permite descargar el archiv de respuesta, cn las siguientes características: Se muestran tds ls pags enviads pr tds ls usuaris de la empresa y su estad Pendiente, Prcesad Rechazad. Si se tiene pags interbancaris dnde la respuesta depende del cicl de aplicación, quedaran en estad pendiente hasta que n se reciba respuesta. Una vez se desactive el servici para el enví de pags, esta pción estará habilitada durante ls siguientes 2 días hábiles de lunes a sábad. Cuand se tenga el archiv de respuesta se enviará una ntificación al crre electrónic del usuari que envió el pag (crre electrónic registrad en el ingres al servici). La respuesta de ls pags cn aplicación fecha futura n se visualizará en la Sucursal Virtual Empresas, sl se pdrá descargar pr este servici mientras esté habilitada la pción Descargar Respuesta. Se pdrá visualizar la respuesta de cada archiv de pags enviad de frma inmediata (en línea) en la pción de descarga de respuestas. La descarga del archiv de respuesta pdrá ser ejecutada pr cualquier usuari cn tken activ, n necesariamente debe ser el usuari que envió el pag. Manual usuari Servici Altern Transaccinal Fecha de Actualización 01/07/2014 Pág. 7 de 9

8 Descripción de la pantalla Esta pantalla tiene las siguientes características: Camps - Fecha de enví: Fecha en la que se envió el archiv de pags. - Nmbre del pag: Nmbre del pag ingresad pr el usuari en la pción Enví de archivs. - Usuari: ID del usuari que envió el pag. - Fecha de actualización: fecha de actualización del archiv de respuesta. Para pags ACH cn aplicación futura, se actualizará esta fecha cada vez que se prcese el registr. - Estad: Estad en el que se encuentra el prcesamient del archiv de pag: Pendiente: El pag fue enviad al Banc per aún n se ha prcesad. Prcesad: El pag fue prcesad ttal parcialmente y el archiv de respuesta se puede descargar en el enlace que aparece en la Clumna Descarga. Rechazad. El pag fue rechazad en su ttalidad, debid a errres de cntenid estructura. - Descarga: Cuand se encuentre dispnible el archiv de respuesta del pag, ya sea en estad Prcesad Rechazad, se enviará una ntificación al crre electrónic del usuari que realizó el pag. Filtr de búsqueda Para activar ls filtrs de búsqueda, seleccinar la pción Mstrar Filtr, a l cual debaj de ls camps Fecha de enví, Nmbre del pag, Usuari, Fecha de actualización y Estad se mstrará el respectiv filtr, tal cm se muestra a cntinuación: Manual usuari Servici Altern Transaccinal Fecha de Actualización 01/07/2014 Pág. 8 de 9

9 Después de ingresar las pcines de búsqueda deseada en ls, hacer clic en el enlace Aplicar Filtr para realizar la búsqueda requerida, si el filtr aplicad n encuentra infrmación, aparecerá la siguiente pantalla indicand que N hay registrs. Manual usuari Servici Altern Transaccinal Fecha de Actualización 01/07/2014 Pág. 9 de 9