PROCEDIMIENTO CREACIÓN Y FACTURACIÓN A CLIENTES

Transcripción

1 PUNTOS DE INTERÉS Para la facturación a clientes n se aceptarán slicitudes cn infrmación y dcumentación incmpleta. OBJETIVO Facturar a entidades externas ls diferentes servicis prestads pr las unidades de la Universidad y el cbr de matrículas de estudiantes a persnas jurídicas. DEFINICIONES ALCANCE Inicia cn la verificación de la existencia del Cliente en el sistema hasta el archiv de la dcumentación que sprta el pag de la factura. Factura: es la relación escrita que el vendedr entrega al cmpradr detalland las mercancías que le ha vendid ls servicis que ha prestad, indicand cantidades, naturaleza, preci y demás cndicines de la venta de prestación del servici. Lista Clintn: La lista OFAC (Office f Freign Assets Cntrl), cncida cm Lista Clintn, del Departament del Tesr de ls Estads Unids designa a persnas y empresas cm narctraficantes, terrristas blqueads. CONDICIONES GENERALES Índice de Fluj de Prcedimient Verificación y creación a Clientes Facturación a Clientes Facturación pr venta de activs bslets Registr de pag de ls clientes Para que una pueda prestar un servici a una Entidad, primer deberá darle a cncer el tip de Entidad que es la Universidad Javeriana (Entidad sin ánim de lucr n cntribuyente del impuest CREE - Gran Cntribuyente dnde sól puede retener pr cncept de ICA las entidades estatales) y perdir que diligencie y firme el frmat de creación cm cliente. Ninguna de la Universidad pdrá prestar servicis a Clientes que se encuentren dentr del listad de Clientes en mra, el cual es actualizad mensualmente en la página Web pr parte de la. Tds ls servicis prestads pr es de la Universidad a Clientes durante un mes determinad, deberán ser facturads dentr del mism mes. Ninguna, diferente a la está autrizada para elabrar facturas a entidades externas públicas privadas1. Ninguna persna en las es de la Universidad está autrizada a recibir diner en efectiv a nmbre de la Pntifica Universidad Javeriana, tds ests diners deben ser cnsignads ó transferids a las cuentas bancarias indicadas pr la Oficina de Apy Financier. Ninguna, diferente a la, está autrizada para custdiar recibir facturas devueltas pr ls clientes. Ninguna, diferente a la, está autrizada para reclamar, custdiar cnsignar cheques a nmbre de la Pntificia Universidad Javeriana. La sól recibirá slicitudes de facturación cn la infrmación y la dcumentación cmpleta, autrizada pr las firmas registradas. La n pdrá mdificar dats valres de las slicitudes internas de facturación sin la autrización escrita de la unidad slicitante. 1 Sól la Facultad de Odntlgía está facultada para emitir facturas a persnas naturales pr servici de Clínicas Odntlógicas. Avis Legal: La infrmación cntenida en este dcument, será para el us exclusiv de la Pntificia Universidad Javeriana, quien será respnsable pr su custdia y cnservación en razón de que cntiene infrmación de carácter cnfidencial privilegiada. Esta infrmación n pdrá ser reprducida ttal parcialmente, salv autrización expresa de la de la Pntificia Universidad Javeriana. Página 1 de 11

2 Creación del Cliente Previ a la prestación del servici y a la generación de la factura de cbr de servicis prestads pr las es de la Universidad a entidades externas, deberá diligenciarse en cmputadr a máquina el frmat Creación Cliente para Facturación (FI-P12-F07). Ls funcinaris respnsables en la deberán slicitar al Cliente ls sprtes crrespndientes y la firma del mism. Verificación de infrmación del Cliente Para la verificación de la existencia del tercer en la lista Clintn, pdrá acceder al enlace dnde deberá cnsultar el archiv PDF indicad en la página. La infrmación relacinada en la lista Clintn es actualizada periódicamente, pr l tant las cnsultas deberán ser realizadas directamente en la página web indicada. Para la verificación de la existencia del tercer en ls listads a las cuales n se les puede facturar servicis y aquellas que se encuentren en mra cn la Universidad pdrá cnsultar el enlace Teniend en cuenta l anterir, las entidades que aparezcan en dichs listads pr plíticas de la Universidad n deben cntratarse en esas cndicines. La cnsulta debe ser realizada al interir de la Universidad y n debe scializarse a ls clientes. La Slicitud de facturación a entidades patrcinadras debe ser tramitada directamente pr el estudiante en cada perid lectiv. La Oficina de Apy Financier, realizará para este cas la verificación en la lista Clintn en el mment de recibir la slicitud de facturación. La verificación del Cliente en las listas restrictivas debe realizarse siempre antes de radicar el Frmat Slicitud Interna de Facturación a Clientes (FI-P12-F04). Facturación a entidades externas La facturación de cartera institucinal tendrá fecha de vencimient máxim de treinta (30) días. se pdrán slicitar facturas pr prestación de servicis que n se encuentren relacinads dentr del listad del prtafli de prestación de servicis de cada de la Universidad, cas cntrari debe slicitarse la creación a la, previa verificación pr parte de la Oficina de Cntabilidad, a través del crre electrónic cartera@javeriana.edu.c. Se pdrán relacinar en una misma slicitud interna de facturación a clientes, varis cncepts para el mism tercer. Ls requisits para la slicitud de facturación pr ls servicis que prestan las es de la Universidad sn (dcuments en riginal y cpia): Entidades privadas - El Frmat de slicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04) debidamente diligenciad. - Carta de cmprmis de la Entidad Patrcinadra. Para cntrats y/ cnvenis: - Cntrat cnveni debidamente firmad pr ambas partes, Universidad y Cliente. - Ls dcuments interns que requiera la Entidad de acuerd cn la cláusula de frma de pag. - Ls dcuments interns que requiera la Entidad de acuerd cn las cláusulas del cntrat cnveni para la recepción de la factura (Acta de recibid a satisfacción certificad de cumplimient, certificad de asistencia del (ls) participantes (s)). Página 2 de 11

3 Entidades Oficiales (Adicinalmente): - Orden de servici y/ cntrat de prestación de servici firmad pr ambas partes, Universidad y Cliente. - Registr de Aprpiación Presupuestal. - Orden de Prestación de Servicis Cntrat de Prestación de Servicis. - Recib de publicación en diari ficial (Según cntrat cnveni). - Certificad de pag de Parafiscales. - Ls dcuments interns que requiera la Entidad de acuerd cn la cláusula de frma de pag. - Acta de recibid a satisfacción certificad de cumplimient. Facturación a entidades patrcinadras de estudiantes de psgrad Ls dcuments para la slicitud de facturación a entidades patrcinadras de estudiantes de psgrad sn: El frmat Slicitud de facturación a clientes pr cncept de matrículas de alumns de psgrad (FI-P12-F05) debidamente diligenciad. Carta de cmprmis de la entidad patrcinadra cn la siguiente infrmación: - mbre pre-impres de la entidad. - Ciudad y fecha de elabración. - Registr Únic Tributari (RUT). - mbre cmplet y dcument de identidad del estudiante patrcinad. - mbre de la especialización maestría que cursa. - Valr que cubre la empresa. - Requisits interns para presentar la cuenta (hraris y fechas). Además de ls requisits relacinads anterirmente, para las entidades ficiales se requiere: - Orden de servici y/ cntrat de prestación de servici firmad pr ambas partes, Universidad y Cliente. - Dcuments interns que requiera la entidad. - Registr de aprpiación presupuestal. Para el cas de entidades del exterir (Aplica Universidades entidades estatales privadas) deberá remitirse el númer de identificación fiscal del país de rigen, de acuerd cn el grad de reserva de esta infrmación pr la entidad) La slicitud de facturación debe ser tramitada directamente pr el estudiante, cada semestre. El valr a facturar pr el estudiante se determina de acuerd cn la fecha de vencimient de matrícula. Si la entidad patrcinadra n cancela la factura en el plaz fijad, el estudiante asumirá el pag junt cn ls intereses crrespndientes. Si la Universidad n le ha facturad durante ls últims ds añs a la entidad patrcinadra, esta deberá presentar certificad de Cámara de Cmerci y ftcpia del RUT para la aprbación del crédit. Página 3 de 11

4 Facturación pr venta de activs fijs bslets y de excedentes de bra Tda venta de activs bslets de remanentes de bra que supere un (1) salari mínim mensual legal vigente SMMLV deberá ser facturad a través del módul de facturación BI. Previ a la slicitud de generación de facturación ya sea a través de la interfaz creada entre ls móduls de AM (Activs Fijs) y BI (Facturación ) empleand el Frmat de slicitud interna para facturación a clientes (FI-P12-F04), la deberá verificar que el tercer a quien se realiza la venta del activ fij bslet del remanente de bra se encuentre cread cm cliente en la base de dats de AR (Cuentas pr Cbrar). Mensualmente la Crdinación de Cartera y la deberá realizar la cnciliación entre las cuentas de ingress para el registr de ventas pr activs fijs bslets cm pr venta de excedentes de bra, la cuenta puente empleada y la Cuenta pr Cbrar de Cartera. La venta de activs fijs bslets y de excedentes de bra se realizará hasta el día 25 hábil de cada mes, cn el prpósit de cntar cn la generación de facturas dentr del mes cntable al que crrespnde y la aplicación del cbr para cerrar el ítem. En cas que se genere la venta de un activ y su cnsignación se realice al cierre del mes, la facturación y la baja del mism se generará para el siguiente perid. Las ventas menres a un (1) SMMLV y que n requieren facturación de AR, se pdrán registrar hasta el penúltim día hábil del mes. En cas que se genere la venta de un excedente de bra al cierre del mes, la facturación se generará para el siguiente perid. Las ventas menres a un (1) SMMLV y que n requieren facturación de AR, se pdrán registrar hasta el penúltim día hábil del mes. Para la adquisición de activs fijs bslets, el pag se realizará en efectiv en la entidad financiera crrespndiente, a excepción de ls inmuebles y vehículs que se realiza mediante cnsignación de cheque. Creación de clientes para venta ó dnación de activs bslets y materiales de bra Para que una unidad pueda vender un activ a un tercer, debe pedir que diligencie y firme el frmat de creación cm cliente y adjuntar la cpia del dcument de identificación tributaria. Cuand el tercer es emplead de la Universidad n se requiere la firma de él en el frmat. Página 4 de 11

5 VERIFICACIÓN Y CREACIÓN A CLIENTES 1 INICIO Verifica que el Cliente se encuentre cread en PepleSft. 4 Realiza la cnsulta del Cliente en la Lista Clintn dejand cm sprte la imagen de la cnsulta cn fecha y hra. Aparece en la Lista Clintn? a 6 7 Firma el frmat de creación de cliente cnfirmand la validación en las listas restrictivas y l envía a la junt cn ls sprtes crrespndientes Está cread el Cliente en PepleSft? 5 / Crea el Tercer cm cliente y cm cntact en el sistema para darl de alta. 2 Slicita al Cliente ( al estudiante) el diligenciamient del Frmat Creación de Cliente para Facturación (FI-P12-F07) y la dcumentación requerida. Para Dnacines recibidas n se requiere la firma del Tercer en el frmat. Dcuments sprte: Verifica que el tercer n se encuentre en la lista de las entidades a las cuales n se les puede prestar servicis en la Universidad. Aparece en la lista? a 8 Cntinúe cn el fluj de Facturación a Clientes de Facturación pr venta de activs fijs bslets u tr según sea el cas. 3 Verifica que el frmat se encuentre debidamente diligenciad y que ls sprtes cumplan cn ls requisits exigids. Persna Jurídica: para Entidades en Clmbia: cpia del Registr Únic Tributari RUT; para clientes en el exterir: númer de identificación fiscal del país de rigen. Persna Natural: ftcpia del dcument de identidad. Slicitó la creación del cliente ó sól verificó la infrmación? Verificación Creación a FIN Página 5 de 11

6 FACTURACIÓN A CLIENTES Matrículas 1 Crrespnde a facturación pr prestación de servicis ó patrcini de matrículas? 2 INICIO Cnsulta en el sistema PepleSft si el cliente se encuentra cread. Remítase al fluj Creación de Clientes. Prestación de servicis / Estudiante Diligencia el frmat Slicitud interna para facturación a clientes (FI-P12-F04) y l remite junt cn ls dcuments que sprtan el cbr a la. / 3 Estudiante Radica persnalmente en la Oficina de Apy Financier el frmat Slicitud de facturación a clientes pr cncept de matriculas de alumns de psgrad (FI-P12-F05), debidamente diligenciad junt cn la dcumentación que sprta la slicitud. 4 Valida que ls frmats estén debidamente diligenciads y que la dcumentación adjunta esté cmpleta. 5 La infrmación está cmpleta? Slicita al estudiante crregir la incnsistencia y devuelve a las es la dcumentación para su crrección. Crrespnde a patrcini de matrícula? 6 Cnsulta el valr y el estad de la matrícula del estudiante en el sistema PepleSft módul Finanzas Estudiantiles (FS). 7 Verifica la dcumentación adjunta para elabrar la factura de acuerd a la slicitud. 8 Ingresa al Sistema PepleSft y registra la infrmación crrespndiente al cliente al cual se le generará la factura. 9 Slicita al generar en el sistema PepleSft las facturas crrespndientes a ls cbrs. 10 Ingresa al sistema PepleSft, genera las facturas, las imprime y las entrega al para validarlas y clcar el vist buen. A Página 6 de 11

7 A Crrespnde a patrcini de matrícula? Jefe Oficina de Apy 14 Financier Firma las facturas y las entrega al, para que sean radicadas en las empresas crrespndientes. 18 Reprta a las facultades pr crre electrónic las facturas generadas y radicadas en las empresas. 11 La factura debe ser entregada pr el servici de mensajería? FIN Aplica el pag del pre-recib y actualiza el sald en el módul de Finanzas del alumnad Radica la factura en la entidad crrespndiente, previs requisits especiales de la empresa. Verifica la infrmación relacinada cn la cntabilidad y el cntrl de cmprmiss Clasifica pr empresa las facturas generadas junt cn la dcumentación sprte de cada una de estas y las entrega al Jefe de la para su firma. Elabra el frmat únic de salida de crrespndencia pr lte. 17 Mensajer Empresa de mensajería Radica en cada una de las empresas las facturas generadas pr la y slicita la firma de recibid. Página 7 de 11

8 FACTURACIÓN POR VENTA DE ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS CÓDIGO: FI-P12-PR03 VERSIÓN: 5 FECHA: Octubre de INICIO Respnsable Asignad Realiza la verificación y/ creación del cliente en el sistema. Remítase al fluj Verificación y creación de Clientes de este prcedimient. Jefe Oficina / Crdinadr de Activs Fijs Entrega carta de autrización de la venta del activ fij al tercer, para que realice la cnsignación en la entidad financiera crrespndiente autrizada pr la Oficina de Tesrería. 3 Tercer Entrega la cnsignación a la Oficina de Activs fijs. Si Cncluye la baja del activ generand ls registrs cntables respectivs. Radica en la Oficina de Tesrería las cnsignacines recibidas junt cn el frmat Reprte de Ingress a la Oficina de Tesrería (FI-P13-F28). Cajer Oficina de Tesrería Registra el ingres de acuerd cn la infrmación suministrada pr la crdinación de activs fijs. Ver instructiv Reprte y registr de Ingress a la Oficina de Tesrería (FI- P13-IN01). aa Debe infrmarse el ID generad pr el sistema y el sell que garantice que esta acción fue ejecutada en el módul de AM pr la Oficina de Activs Fijs. 8 Cncluye la baja del activ y activa el flag de generación de factura pr la interfaz en el sistema. 9 Diligencia el frmat Slicitud interna para facturación a clientes (FI-P12-F04) indicand las líneas que deben incluirse en la factura. 10 Remite junt cn la slicitud de facturación las cnsignacines recibidas pr ls tercers. 11 Recibe las slicitudes pr parte de la y crre ls prcess de interfaz. 3 Realiza la baja del activ en el sistema PepleSft. Ver prcedimient Devlución, manej y dispsición de ls activs fijs bslets (IF-P50-PR03) Crrespnde a la venta de activs individuales en lte, cuya cuantía sea inferir a un (1) SMLV? Crrespnde a la venta de un lte de activs fijs? 7 Cncluye la baja del lte de activs, sin activar el flag de generación de factura pr la interfaz en el sistema. 12 Diligencia el frmat Slicitud interna para facturación a clientes (FI-P12-F04) indicand las líneas que deben incluirse en la factura. A b Página 8 de 11

9 13 14 b 15 A Ingresa al Sistema PepleSft y registra la infrmación crrespndiente al cliente al cual se le generará la factura. 16 Remite junt cn la slicitud de facturación las cnsignacines recibidas pr ls tercers. Genera las facturas de las ventas de ltes. Verifica la infrmación relacinada cn ls registrs cntables y la cnciliación de ests Jefe Oficina de Apy Financier Firma las facturas. Auxiliar Clasifica y relacina las facturas generadas cn las cnsignacines recibidas pr la Oficina de Activs Fijs. Verifica que ls valres cincidan entre la cnsignación y Factura generada. 21 Remite las facturas riginales cn sus respectivas cnsignacines a la Oficina de Tesrería para realizar la legalización del ingres. aa 23 Crdinadr de Activs Fijs / Crdinadr de Cartera / Carg Asignad / Oficina de Apy Financier / Oficina de Cntabilidad Realiza la cnciliación mensual de las cuentas cntables empleadas durante ls registrs de las ventas de activs. FIN 17 Ingresa al sistema PepleSft, genera las facturas, las imprime y las entrega al Auxiliar. 22 Auxiliar Remite las facturas del Cliente a la. Página 9 de 11

10 REGISTRO DE PAGO DE LOS CLIENTES 1 INICIO Crdinadr /Auxiliar de Cartera Valida la mdalidad de pag de las cuentas a cbrar. 2 El Tercer realiza el pag mediante cheque? Crdinadr / Auxiliar de Cartera Diligencia la plantilla Reclamar cheques cn la infrmación crrespndiente a las cndicines y la fecha en la cual será recgid el cheque en la entidad. 3 Mensajer Recge el cheque en la entidad crrespndiente, l cnsigna y entrega el cmprbante de cnsignación al Crdinadr de Cartera El cliente realiza el pag cn tarjeta de crédit? Crdinadr /Auxiliar de 4 Cartera Slicita al cliente dirigirse a la Oficina de Tesrería para realizar el pag para legalizar el ingres, si este es mediante tarjeta de crédit mediante cnsignación bancaria. 5 Cajer Oficina de Tesrería Recibe pr parte de la entidad (Cliente) el pag de la factura a través de tarjeta de crédit y envía vucher a la Oficina de Apy Financier. a 6 Auxiliar/Mensajer Elabra la planilla de aplicación de cbrs y la remite a Tesrería junt cn el vucher. 7 Cajer Oficina de Tesrería Realiza el cruce de ls pags recibids cntra las facturas relacinadas en la planilla. Mensajer / Auxiliar de 8 Cartera Verifica diariamente en ls mvimients bancaris de las cuentas autrizadas pr la Universidad, que ls clientes hayan efectuad ls pags crrespndientes pr transferencia electrónica cnsignación bancaria. 9 a Crdinadr de Ingress Oficina de Tesrería tifica el cierre diari de caja en el módul de AR. 10 Realiza ls prcess de actualización y validación de incnsistencias errres del sistema. 11 Slicita a la Oficina de Presupuest la crrección de errres pr cntrl de cmprmiss. 12 /Crdinadr 13 Cntable / Oficina de Cntabilidad Realiza la cnciliación mensual de ls salds registrads en el módul cuentas a cbrar y el módul de cntabilidad. 14 Publica el infrme de cartera vigente y recaudada junt cn el infrme de las entidades que se encuentran en mra. 15 Slicita a la Oficina de Cntabilidad generar ls asients cntables diaris en GL, una vez crregids ls errres. Archiva tda la dcumentación que sprta la facturación realizada y recaudada pr parte de la Oficina de Apy Financier. FIN Página 10 de 11

11 REVISADO POR Jefe Crdinadr Cartera APROBADO POR Directr Financier Página 11 de 11