GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCEDIMIENTO DE PAGOS

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1 Página: 1 de 8 PROCEDIMIENTO DE PAGOS CONTROL DE EMISIÓN Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elabrad pr: Revisad pr: Aprbad pr: Jsé Amadr Jefe de Tesrería Jrge Palacis Jefe de Administración de Persnal y Administradres de Obra Luis Ruiz Gerente de RRHH Jsé Amadr Jefe de Tesrería Jrge Palacis Jefe de Administración de Persnal y Administradres de Obra Luis Ruiz Gerente de RRHH Lizet Valencia Jefa de Caja Carls Ramírez Crdinadr de Administración de Obra Jrge Palacis Jefe de Administración de Obra Jrge Palacis Jefe de Administración de Obra Renat Zlfi Gerente de Administración y Finanzas. Renat Zlfi Gerente de Administración y Finanzas.

2 Página: 2 de 8 INDICE Página 1.- OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES PROCEDIMIENTOS RESPONSABILIDADES ANEXO 1 8

3 Página: 3 de 8 1. OBJETIVO. Describir y estandarizar el Prces de Pags que realiza el Área de Tesrería según requerimients establecids. 2. ALCANCE. El presente dcument aplica a las Áreas de Prcura, Obras / Pryects, Recurss Humans, Cntabilidad y Tesrería. 3. REFERENCIAS. Manual de Prcedimients Administrativs de COSAPI SA. 4. DEFINICIONES OPGCH.- Orden para girar cheque Módul AP.- Subsistema de Oracle-PepleSft para el ingres y pag de facturas. 5. PROCEDIMIENTO 5.1 En Obra/Pryect. - El respnsable de Cuentas pr Pagar btiene un reprte de las facturas pendientes de pag a través del sistema Oracle PepleSft Mdul AP, y l exprta a un cuadr en Excel. - El respnsable de Cuentas pr Pagar del pryect realizará la prgramación de pags y deberá enviar esta infrmación (Facturas) a Sede Central, a las áreas de Cntabilidad y Tesrería tds ls lunes de cada semana a primera hra (8:00am). - El Asistente de Cntabilidad de sede central revisará la dcumentación enviada pr la bra exigiend el check list administrativ/labral (Anex 1) del Subcntratista y además del cntrat vigente cuand se trate de servicis (alquiler de inmuebles, cncesinaris de alimentación, htelería, lavandería, vigilancia, etc.) y alquiler de equip. Lueg hará llegar la prgramación final al área de Caja para que prcedan a ls pags respectivs. La recepción de esta dcumentación pr Caja, deberá prducirse máxim ls martes de cada semana al medidía.

4 Página: 4 de Prcura. - En crdinación cn la bra, se deberá prvisinar ls gasts que sean ingresads cn OPGCH. Dichs gasts serán incluids en el pedid de fnds de la semana. Asimism ls dcuments serán enviads a cntabilidad para su ingres en el sistema Oracle PepleSft. - Las facturas y OPGCH slicitadas para su pag deberán estar debidamente cntabilizadas. - Se realizará el pag mediante transferencia bancaria cheque. 5.3 Cntabilidad - Reemblss, Mvilidad, Adelant de Viaje, Adelant a Rendir. - El Asistente Cntable respectiv, recibe a diari de las diferentes áreas, las slicitudes de pag que pueden ser pr ls siguientes cncepts: Reemblss. Mvilidad. Adelant de viaje. Adelant a rendir. - Lueg verificará l siguiente: Que cada dcument de sustent cuente cn la aprbación crrespndiente. Que en el dcument se indique el CR al cual se cargará el gast. - Lueg prcederá a asignar el gast en el sistema Oracle-PepleSft. - Ls dcuments debidamente cntabilizads deben pasar a Caja para su respectiva prgramación de pag. - Caja realiza el pag respectiv. 5.4 Caja Pag a Prveedres.

5 Página: 5 de 8 - El Asistente de Caja recibe la prgramación de pag de ls Administradres de Obra/Pryect y de Prcura, la prgramación de pags iniciará ls días martes máxim al medidía. - El Asistente de Caja revisará ls dcuments que cnfrman el pedid de fnds (PF) de la semana. Lueg de aprbar ls pags, prcederá según l detallad a cntinuación: A través del Oracle-PepleSft, en la pción Cuentas pr Pagar Pags Carga pag Sunat, cargará el archiv Excel de las facturas revisadas y prgramadas para el pag respectiv. Lueg, a través del sistema Oracle-PepleSft, en la pción Cuentas pr Pagar Pags - Carg pag Sunat, cargará el archiv Excel de las facturas revisadas y prgramadas para el pag respectiv. Dad que COSAPI SA. es agente de embarg telemátic, el sistema Oracle PepleSft, generará un archiv TXT. Este archiv mstrará la relación de facturas que tienen un mnt mayr igual a S/.3,500.00, el cual deberá ser cargad al sistema extranet de la SUNAT para verificar si algun de ls prveedres tienen deudas tributarias cn esta institución. Si algun de ls prveedres tiene alguna deuda tributaria cn la Sunat, deberá esperar 24 hras para que el ejecutr cactiv envíe una reslución cactiva (R.C.). Si pasad este plaz n llega la R.C. se prcederá a pagar al prveedr sin hacer ninguna retención. Respect a aquells prveedres cuy mnt a pagar es menr a S/.3, y aquells prveedres que n tienen ninguna deuda tributaria cn la SUNAT, se prcederá de la siguiente manera: El Asistente de Caja ingresará al sistema Oracle-PepleSft a la pción Cuentas pr Pagar Pags - Criteris cicl de pags. Aquí ingresará ls dats que se requieran para extraer las facturas que se van a pagar. Lueg ingresará al Gestr Cicl de Pags. En este prces se seleccinará las facturas a pagar y se prcederá cn la impresión de la wincha electrónica, en dicha wincha electrónica se bservará l siguiente: Razón Scial, Descuents que afecten al mnt ttal de la factura y Mnt a pagar.

6 Página: 6 de 8 Si td está crrect, se prcederá a imprimir la wincha electrónica y se adjuntará a la factura crrespndiente. En este mism módul de Cuentas a Pagar> Pags> Gestr de Cicl de Pags, se ingresa al prces de Crear Pags y si el prveedr tiene cuenta bancaria, el sistema ns generará un archiv en frmat TXT y cheque vucher para ls prveedres que n tengan cuenta bancaria. 5.5 Pags pr Planilla: - Se ingresa a ls pags masivs del Telecrédit, lueg se imprta el archiv guardad del sistema Oracle-Peple Sft, se digita y verifica l siguiente: Referencia de pag. Cuenta de carg. Fecha de pag. Dats del prveedr. Mnt a pagar. Se graba y se envía a la firma electrónica pr Telecrédit. - El Asistente de Caja envía el físic de las planillas a ls representantes cn firmas autrizadas, para su firma en el Sistema del Banc Pags Masivs. Las Planillas de Pag a prveedres se prcesan ls días viernes en el transcurs de la tarde. 5.5 Pags pr Cheque: - Después que el sistema ns imprime el cheque vucher, en la pción Gestr cicl de pags, se adjuntará el cheque girad a la wincha electrónica, cnteniend el sell de Interactiv y el númer de cheque emitid. La fecha que indica el sell interactiv deberá cincidir cn la fecha de gir de cheque. - Se enviará cheques a ls representantes cn firmas autrizadas.

7 Página: 7 de 8 - Se prcederá a entregar ls cheques a ls prveedres. El hrari de atención es Lunes y Viernes de 2:00 p.m. a 4 p.m. 5.6 Caja Pags Varis (Reemblss, Mvilidad, Adelant de Viaje, Adelant a Rendir). - Ests dcuments deberán ser incluids en el Pedid de Fnds de la semana y pasads a Caja antes del medidía del martes de cada semana. - El Asistente de Caja recibe ls dcuments para pag, prcede a verificar que ls dcuments cuenten cn sustent, V. B. de aprbación y que tengan el CR asignad. - Ingresa a ls pags masivs de Telecrédit para la preparación pr transferencia en cuenta bancaria. - Lueg ls pags sn enviads a firmas para ser prcesads y transferids a las cuentas bancarias indicadas. 5.7 Retención de Facturas. - Ls Administradres de Obra/Pryect, Asistente Cntable Asistente de Prcura que retengan alguna factura para que n se realice el pag, deberán retenerla en el sistema Oracle-PepleSft e indicar en el cmentari: Quién retuv la factura. Prqué la retuviern. - El Asistente de Cntabilidad deberá retener las facturas que fuern marcadas cm retenidas para que n lleguen a Caja.

8 Página: 8 de 8 6 RESPONSABILIDADES El Jefe de Tesrería, el Jefe de Prcura y ls Administradres de Obras/Pryects sn ls respnsables de la implementación de este prcedimient. 7 ANEXO 1 CR. OBRA FACTURA N FECHA: SUBCONTRATISTA: CHECK LIST DE CONTROL ADMINISTRATIVO DE SUBCONTRATOS DE OBRA N CONCEPTO PRESENTADO OBSERVACIONES 1 Presentación de PDT (Planilla electrónica) 2 Presentación de pag al Fnd de Pensines (AFP u ONP) 3 Presentación de pag a Essalud 4 Presentación de pag del Impt. a la Renta Retenid de ls Trabajadres 5 Presentación de pag a Cnafvicer 6 Presentación de pag de SCTR Salud y Pensión 7 Verificar la entrega de bletas de pag a ls trabajadres 8 Verificar la entrega de cartas fianzas según subcntrat 9 Verificar en May y Nviembre el pag de CTS según crrespnda 10 Verifcar el pag de Gratificacines Ordinarias en Juli y Diciembre según crrespnda 11 Verificar la crrecta amrtización de ls Adelants según crrespnda 12 Verificar la crrecta aplicación del descuent del Fnd de Garantía según crrespnda V B ADMINISTRADOR DE OBRA Nta.- Este dcument deberá adjuntarse a la factura del subcntratista en señal de cnfrmidad administrativa para el pag de la valrización que crrespnda