UNIVERSITARIOS Y OIG. Coordinador de Gerencia Administrativo ~----- Rector- Canciller

Transcripción

1 Tip de Nrma: Nmbre: Instructiv Gestión administrativa en el prces de reginalización de ls centrs universitaris y. Códig: DI_IN_008_23_v01 GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN CENTROS UNIVERSITARIOS Y Realizó Nmbre Dr. Paul Slan Carg Crdinadr de Gerencia Administrativ ~----- Abg. Juan Carls Rmán Abgad/ Prcuraduría 3 Aprbó Dr. Jsé Barbsa C. Rectr- Canciller Manifestación de cnfrmidad Para la revisión y aprbación de este instructiv, han manifestad su cnfrmidad cn el text del mism así cm de ls anexs que l cnfrman, las persnas abaj firmante: ~ ~ ~ ~ ~ Nmbre Carg Firma Ms. Ramir Cárdenas Carrill Directr General Administrativ y Financier 31/10/ Lic. Rsari de Rivas Manzan Directra General de la Mdalidad Abierta y a Distancia 31/10/ Fe. Luis Mneada Mra Directr de Calidad y Centrs Universitaris 31/10/

2 -- \JNIV!cH:HDAO n:ctm;a. lauticulah tll; >. é, DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Códig: DI_!N_008_23_v01_ GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN EL Válid desde 01/11/ PROCESO DE de 6 Area Departament Destinatari Centrs Universitaris Capacitadr Dirección General Administrativa Financiera Custdi Secretaría General C~s y Funcines IN 1 Frtalecer el prces de reginalización de ls centrs universitaris y ficinas de infrmación y gestión de la UTPL. Especificar las respnsabilidades de las direccines reginales, crdinacines znales, centrs universitaris asciads y ficinas de infrmación y gestión cn la Gerencia Administrativa. Dcumentar y frmalizar las respnsabilidades de cada un de ls invlucrads. 2 GLOSARIO. CUA: Centrs universitaris asciads : Oficinas de Infrmación y Gestión 3 DESCRIPCIÓN. 3.1 FONDO OPERATIVO El fnd perativ será asignad a!as cuentas persnales de cada crdinadr de centr universitari asciad y/ ficina de infrmación y gestión pr ls centrs reginales y/ dirección reginal 1 respectiv, de acuerd al pedid realizad pr el Crdinadr Znal y teniend en cuenta ls mnts máxims establecids pr la Gerencia Administrativa, que sn calculads en función de ls siguientes parámetrs: Infraestructura, mbiliari, equips, númer de estudiantes, ubicación gegráfica. La frecuencia de asignación para cada perid académic es la siguiente: 1 Para ls CAU/ que n estén a carg de un centr reginal dirección reginal, este prces será realizad pr la Gerencia Administrativa directamente, pr l que deberá aplicarse este criteri en tdas las partes de este d cument que f ueran pe rt" 111en t es. Elabró Dr. Paú! Slan Abg. Juan Carls Rmán Aprbó Dr. Jsé Bal-bsa Carg Crdinadr Gerencia Administrativ Carg Abgad 1 Prcuraduría Carg Rectr 1 Canciller 31 de ctubre del 31 de ctubre del 01 de nviembre del

3 UNIVl:Wf>HiAO ffcnica r LO.L!\!, DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Códig: DI_IN_008_23_v01_ NANCIERA- DIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN EL Válid desde 01/11/ PROCESO DE 2 de 6 Períd Desembls 1 Desembls 2 Abril - Agst Abril Juli Octubre- Febrer Octubre Ener La asignación de fnds perativs se realizará exclusivamente para ls centrs universitaris que hayan justificad a tiemp el us de ls fnds El us de ls fnds de peración se justifican cn facturas y cmprbantes a nmbre del Crdinadr del centr universitari y/ ficina de infrmación y gestión, ls cuales deben estar relacinads estrictamente cn la peratividad del mism Para ls centrs universitaris asciads y ficinas de infrmación y gestión cuy fnd perativ presente sald a favr, se depsitará la diferencia para llegar al mnt establecid El sald a favr que mantengan ls centrs universitaris asciads y ficinas de infrmación y gestión, de perids anterires sl deben ser utilizads en ls rubrs establecids en el frmat enviad pr la Gerencia Administrativa. Las excepcines deben ser autrizadas pr el Crdinadr Znal y expuestas claramente en ls infrmes crrespndientes El infrme (frmat) y ls justificativs (facturas, recibs, cmprbantes de pag) de us del fnd perativ deben ser reprtads al Crdinadr Znal cm plaz máxim hasta el 5 de cada mes La nueva asignación del fnd perativ se realizará previ ls siguientes pass: La justificación de la última asignación, pr parte del crdinadr del centr universitari asciad en el "Infrme de Justificación de Us del Fnd Operativ" que cnsta cm anex La revisión y aprbación del infrme pr parte del crdinadr znal respectiv El crdinadr znal debe realizar el trámite de gestión de la nueva asignación del fnd perativ ante la Dirección General Administrativa Financiera. Ls CUA/ que n justifiquen sus gasts de acuerd a ls lineamients establecids, deben ser reprtads pr el crdinadr znal a ls centrs direccines reginales, infrmand pr escrit ls valres n justificads. El Crdinadr Znal debe presentar al centr dirección reginal el infrme cnslidad del us del fnd perativ de ls centrs de su zna hasta el 15 de abril y el 15 de ctubre respectivamente. La ampliación del fnd perativ para un determinad CUA/ debe ser slicitad al centr dirección reginal pr parte del crdinadr znal cn la debida justificación. La dcumentación de respald de us de ls fnds perativs se debe mantener en físic y digital en cada una de las crdinacines znales, la misma que debe estar dispnible para prcess de verificación y cntrl. ] Elabró Dr. Paúl Slan Carg Crdinadr Gerencia Administrativ Abg. Juan Carls Rmán Aprbó ( 1 / l/ Dr. Jsé Barbsa Carg Abgad 1 Prcuraduría Carg Rectr 1 Canciller 31 de ctubre del 31 de ctubre del 01 de nviembre del

4 UNIVEHSlnAfl 1"FCNICA >J\I!TICULAf~ " DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Códig: DI_IN_008_23_v01_ NANCIERA- DIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN U),,\ GESTIÓ ADMINISTRATIVA EN EL Válid desde 01/11/ PROCESO DE 3 de PAGO DE HORAS EXTRAS Y COMPENSACIONES: El centr dirección reginal de acuerd a ley acrdará cn el crdinadr znal la cmpensación pr el trabaj fuera de hrari del persnal de ls CUA/O!G; las cuales deben ser aprbadas pr la Dirección General de Recurss Humans. La gestión de cmpensación pag de hras extras es respnsabilidad del Crdinadr Znal. El centr dirección reginal, en el cas de realizar labres fuera del hrari establecid, deberá slicitar autrización a la Dirección General de Recurss Humans la cual autrizará el pag de hras extras del persnal de la región, que previamente se hayan planificad, reprtad y aprbad pr el Crdinadr Znal. El reprte de pag de hras extras deben ser reprtadas a la Dirección de Recurss Humans, de acuerd a las nrmativa establecidas pr la Universidad para su pag. 3.3 VIÁTICOS Y SUBSISTENCIAS Las actividades de trabaj planificadas pr el Crdinadr Znal fuera de su lugar de trabaj deben ser autrizadas pr la centr dirección reginal, para las que se asignarán y acreditarán ls viátics y/ subsistencias respectivs. Para est se debe cumplir l siguiente: La planificación de salida a ls CUA/ debe presentarse de acuerd al anex X Lueg de cada salida debe presentar un infrme del trabaj desarrllad de acuerd al anex X. Para cubrir salidas eventuales que se presente en ls CUA/, trimestralmente se asignará un fnd de USO $300, crrespndientes a viátics y/ subsistencia del crdinadr znal. Este fnd será depsitad en su cuenta persnal pr parte de la Gerencia Administrativa. El centr dirección reginal debe autrizar la asignación de viátics y subsistencias del persnal de ls CUA/, en función a l slicitad pr el crdinadr znal, estas asignacines serán canceladas a través de sus fnds rtativs. Para ls cass de crdinadres de centrs universitaris que tengan baj su respnsabilidad la atención de una y realizan visitas prgramadas a la misma, se le asignará un rubr para viátics y/ subsistencia, que serán depsitads de frma mensual ls primers días de cada mes calendari, td est de acuerd al presupuest enviad pr el Crdinadr Znal y aprbad pr la Gerencia Administrativa. 3.4 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS CAMBIOS DE LOCALES: Elabró Carg La necesidad de realizar el cambi de lcal del CUA/ será determinada pr el crdinadr znal quien deberá elabrar un infrme de la misma el cual deberá reflejar ls siguientes aspects: Dr. Paúl Slan Crdinadr Gerencia Administrativ Abg. Juan Carls Rmán Aprbó ( 1;,, ~~/ \,_.---- \_, Dr. Jsé Barbsa Carg Abgad 1 Prcuraduría Carg Rectr 1 Canciller 31 de ctubre del 31 de ctubre del 01 de nviembre del

5 .... UNIVf(.HíiH11\D 1H;NIGf fahticula!l OC LO.. L\ ;.. <", DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Códig: DI_IN_008_23_v01_ GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN EL Valid desde 01/11/ PROCESO DE de 6 Presentación de un presupuest detallad del funcinamient del centr en el lugar prpuest. Estar acrde a la realidad sci-ecnómica de la ciudad dnde funcina cada CUA/. Ubicación en una zna estratégica de la lcalidad (cerca de un banc y/ zna cmercial) y cnadecuad servici de transprte públic Fácilidad de acces a servicis básics e Internet Que el lcal dispnga de infraestructura adecuada a las necesidades de la universidad. (espaci para administración y atención al estudiante, espaci para estudiantes, acces a discapacitads, etc.) La relación cntractual debe ser mínim de ds añs. El centr dirección reginal autriza el cambi en función del infrme y presupuest presentad pr el crdinadr PAGO DE ARRIENDOS: Ls pags de arriends de ls CUA/ se ls realizará mensualmente desde la Gerencia Administrativa. La factura debe ser emitida para un trimestre de arriend y enviada al inici del trimestre crrespndiente pr parte de ls crdinadres. SERVICIOS DE LIMPIEZA, SEGURIDAD Y JARDINERÍA 2 INFRAESTRUCTURA La Gerencia Administrativa aprueba la cntratación de una empresa de serv1c1s cmplemetaris de limpieza, seguridad (física, alarma y mnitre) y jardinería, previ pedid del crdinadr znal y autrización de ls centrs direccines reginales. El Crdinadr Znal es el respnsable de gestinar la legalización del servici de limpieza y/ mantenimient de ls CUA. El Crdinadr Znal debe gestinar ante la Gerencia Administrativa la cntratación suspensión de ls servicis de limpieza. El Crdinadr Znal evalúa, de acuerd a las plíticas establecidas pr la UTPL, la necesidad de realizar adecuacines cambis en las instalacines de ls CUA/ en cuant a pintura; letrers y señalética; e, instalacines eléctricas, agua, teléfn, internet y redes. La aprbación de las adecuacines es respnsabilidad de la Gerencia Administrativa. Elabró Dr. Paú! Slan Carg Crdinadr Gerencia Administrativ Abg. Juan Carls Rmán Aprbó Dr. Jsé Barbsa Carg Abgad 1 Prcuraduría Carg Rectr 1 Canciller 31 de ctubre del 31 de ctubre del 01 de nviembre del

6 UNIVFr<SHil\tl HCNII;t, IAinICULAH Otc UUI\,<, DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Códig: DI_IN_008_23_v01_ GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN EL Válid desde 01/11/ PROCESO DE 5 de ADMINISTRACION DE ACTIVOS Ls centrs direccines reginales autrizarán las adquisicines de acuerd a las plíticas de egres establecidas pr la UTPL. El Crdinadr Znal de acuerd a las necesidades de ls centrs a su carg realizará el pedid a ls centrs direccines reginales. Tda adquisición debe ser reprtada a la Gerencia Administrativa para que sea inventariada y pr tant este cubierta pr la póliza de segurs institucinal, en un plaz n mayr a un mes de realizada. La gestión cntable de las adquisicines en las znas es respnsabilidad de ls ls centrs direccines reginales. La cbertura del segur institucinal se aplicarán sl para ls bienes que estén inventariads cm prpiedad de la Universidad, incluyend las dnacines que se han frmalizad. El Crdinadr Znal debe verificar que ls bienes de ls CUA/ estén inventariads. N se puede tener en custdia bienes que n cumplan cn esta cndición. 3.6 APERTURA DE UN CUA/ Para la apertura de una, el crdinadr Znal debe presentar un pryect a la Dirección Reginal y/ Dirección de Calidad y Centrs Universitaris, el pryect debe ser presentad ante la Dirección General de Mdalidad Abierta y a Distancia para que, en el cas de ser aprbad, se inicie cn ls trámites respectivs al intern de la UTPL así cm ante ls rganisms crrespndientes. N se pdrá cerrar CUA/ sin n existe un pedid del Directr Reginal y aprbación de la Dirección General de Mdalidad Abierta y a Distancia. Ls hraris de labres y atención de ls CUA/, en la medida de l psible, tienen que ajustarse a ls hraris de la matriz. 4 Ls hraris, así cm cualquier cambi de ests, serán autrizads pr la Dirección General de Recurss Humans y Desarrll Persnal, previa slicitud del crdinadr znal y vist buen del Directr Reginal. e Elabró Carg Dr. Paúl Slan Crdinadr Gerencia Administrativ Abg. Juan Carls Rmán Aprbó Dr. Jsé Barbsa Carg Abgad 1 Prcuraduría Carg Rectr 1 Canciller 31 de ctubre del 31 de ctubre del 01 de nviembre del

7 UNIVEn:;!OAIJ ncnicj.\ I>AIITIClJUI.fl. f\f lo.m. r DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Códig: DI_IN_008_23_v01_ ~- GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN EL Válid desde 01/11/ PROCESO DE 6 de 6 UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA La VrriFCI:>idad C1t61ica de Lja MODALIDAD DE EDUCACION ABIERTA Y A DISTANCIA FORMATO RESUMEN DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS DEl FONDO OPERATIVO Centr A- DETALLE DE INGRESOS Sald del Fnd Operativ al mes de Sald en cntra al mes de Fnd perativ Fnd pr gestión del Centr Universitari TOTAL DE INGRESOS B DETALLE DE EGRESOS 1.-Servicis básics Dcument Númer de Valr de la factura Sprte Dcument Nta de venta Luz $ Agua $ Teléfn S Ttal de servicis básics $ 2.- Ase y limpieza Ase de ficina $ Materiales de ase $ Ase de aulas para evaluacines $ Ttal de ase y limpieza $ 3.- Transprte y mvilización. Fletes $ Crdinadr (previa autrización) $ Secretarias (previa autrización) $ Ttal de transprte y mvilización $ 4.- Suminists de ficina Materiales de ficina $ Ftcpias $ Fax $ Ttal de suministrs de ficina $ 5.- Arriend Lcal $ Aulas para evaluacines $ Equips $ Ttal de Arriends $ Elabró Carg 6.- Gasts Varis $ $ $ $ S Ttal de Gasts Varis $ TOTAL DE INGRESOS $ TOTAL DE EGRESOS $ SALDO DISPONIBLE $ Firma Crdinadr... Dr. Paú! Slan Crdinadr Gerencia Administrativ Abg. Juan Carls Rmán Aprbó Carg Abgad 1 Prcuraduría Carg 31 dectubredel 31 de ctubre del C. -- Dr. Jsé Barbsa Rectr 1 Canciller 01 de nviembre del