Guía para el manejo de Viáticos

Transcripción

1 SGC - VAF Guía para el manej de Viátics Auditría Interna UNIVERSIDAD DE SANTANDER

2 Vicerrectría Administrativa y Financiera Versión: 01 Página 2 de 8 1. OBJETIVO Establecer ls requisits y rientar el cumpliment de ls misms para la legalización de viátics. 2. ALCANCE Esta Guía aplica a tdas las dependencias y funcinaris de la Universidad respnsables de la legalización de viátics cncedids para el desarrll de sus actividades. 3. CONDICIONES GENERALES Se debe entender cm viátics el recncimient que se hace al trabajadr cuand realiza sus labres fuera de su sede área de trabaj para atender gasts de aljamient, alimentación, pasajes y transprte. Sól se pagarán viátics en aquells cass autrizads pr el Directr Administrativ y Financier y/ Jefe de Presupuest de acuerd a la requisición presentada, la cual debe identificar a qué tip de viátic pertenece sea permanente u casinal. Respnsabilidades La slicitud de viátics deberá ser autrizada pr el superir inmediat mediante una requisición, quien será respnsable de la raznabilidad y bjetiv del viaje, así mism es su respnsabilidad velar prque ls viajes slicitads crrespndan cn el cumplimient de un crngrama de trabaj para su dependencia y el cumplimient de ls bjetivs prpuests del desplazamient. Cada funcinari que viaje es respnsable de dar cumplimient a la presente guía de viátics. 4. DESARROLLO CONTENIDO Ls viátics están cnfrmads pr las sumas de diner que el empleadr le da al trabajadr para que sufrague ls csts que genera: Alimentación y Transprte Intern Auditra Interna

3 Vicerrectría Administrativa y Financiera Versión: 01 Página 3 de 8 Hspedaje Tiquetes (Terrestres Aéres) Ls gasts de representación. A cntinuación se mencinan ls lineamients a tener en cuenta: 4.1 SOLICITUD. Funcinari Cn el fin de señalar ls pass a seguir para la slicitud de viátics se hace necesari: Realizar el frmat Requisición VAF-FT-011-UDES establecid pr la Vicerrectría Administrativa y Financiera, separadas pr cncept así: Alimentación y Transprte Intern (Viátics) Hspedaje Tiquetes (Aéres Terrestres) En la descripción de la requisición se deben indicar ls siguientes dats: Descripción del cncept a slicitar (viátics, hspedaje, pasajes aéres terrestres). Ciudad destin Nmbre cmplet del funcinari que viajará. Event en el cuál participará actividad a realizar. Fechas del event de la prgramación de las actividades. Dats generales del funcinari cm: dcument de identificación, fecha de nacimient, dirección, teléfn, mail, para cnsignación de viátics y demás cncepts aprbads en diner se requiere: númer de cuenta, tip de cuenta, banc. Para ls tiquetes aéres adicinal a ls dats anterires se debe indicar la ruta cmpleta y las fechas de salida y fecha de regres. (mencinar psibles hras de vuel). En la requisición se deben indicar las actividades a desarrllar adjuntar el crngrama de actividades a realizar durante el viaje, la invitación al event al que se va a asistir, algún dcument que cmplemente la justificación de la misma. Esta requisición debe tramitarse cn el vist buen del líder del prces y/ subprces para el cas de ls incluids en el SGC-VAF. En las demás áreas pr el Vicerrectr, Directr, Crdinadr, jefe del área departament. y Auditra Interna

4 Vicerrectría Administrativa y Financiera Versión: 01 Página 4 de 8 enviarla a al subprces de presupuest cn mínim 15 días de antelación a la realización del viaje, para viajes nacinales y 30 días para viajes internacinales. 4.2 APROBACIÓN. Subprces de Presupuest Validará las requisicines recibidas (fechas y justificación) y clasifica su prces de causación sean gasts de viaje viátic que frme parte de nómina (Permanente u Ocasinal). En el cas de las sedes, la verificación de las slicitudes, el ingres al aplicativ y trs l realizarán las jefas administrativas y financieras. Cn la requisición recibida la Jefe de Presupuest cnsultará cn el Directr Financier y se autrizará rechazará la slicitud. La Jefatura de Presupuest ingresará al aplicativ de presupuest ls valres previamente aprbads. El aplicativ de Presupuest ntificará el estad de la slicitud al área crrespndiente mediante crre electrónic y enviará cpia a Salud Ocupacinal para que infrme el traslad del funcinari a la ARL. Lueg de ser aprbada la slicitud se debe remitir a la crdinación cntable de cmpras para su causación de acuerd al tip de viátic que se infrme. 4.3 CAUSACIÓN. Crdinación Cntable de Cmpras Sedes: Subprces Cmpras Al recibir ls sprtes pr parte del subprces de presupuest, la crdinación cntable de cmpras verifica que se indique el tip de viátic al cual crrespnde (Permanente u Ocasinal). En el cas de las sedes l realizará el persnal de cmpras y l clasificará cm crrespnde. Cuand el viátic se clasifique cm casinal el departament de crdinación cntable de cmpras l causará a las cuentas de csts directs educativs teniend en cuenta la retención en la fuente. Cuand el viátic sea catalgad cm permanente la crdinación cntable de cmpras debe registrar el viátic en la cuenta anticip a trabajadres sin incrementar el valr de retención en la fuente. Auditra Interna

5 Vicerrectría Administrativa y Financiera Versión: 01 Página 5 de INFORME AL SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO. Cntabilidad El departament cntable de cada una de las sedes entregará semanalmente al subprces de talent human nómina la relación detallada, previ pag realizad, relacinand pr tercers ls acreedres de ls viátics para que se registre la respectiva nvedad, siguiend la siguiente estructura: Identificación del Tercer Nmbre Valr Esta infrmación se enviará vía crre electrónic, al final del mes se reprtará el día REPORTE MÓDULO DE NÓMINA. Talent Human El subprces de Talent Human deberá registrar en el módul de nómina de acuerd a ls tres cncepts creads en el sistema que permitirán identificar y cancelar el anticip pr cncepts de viátics. Se debe tener en cuenta que el factr prestacinal aprbad pr la Dirección Administrativa y Financiera es de un 70% N Prestacinal y 30% Prestacinal. Ls cncepts sn ls siguientes: Cncept 1402 se llevarán viátics permanentes cn factr prestacinal. Cncept 1403 se llevarán viátics permanentes sin factr prestacinal. Cncept 1404 se llevará el cruce de viátics permanentes, canceland el anticip entregad CONTROL Y SEGUIMIENTO Cuand pr algún mtiv el viaje se cancele se aplace y ya se hubiese generad y cbrad el cheque pr el valr autrizad, se debe infrmar mediante un crre intern al área de Presupuest y Auditría Interna cmunicand la fecha prpuesta para el viaje el mtiv de la cancelación del mism. Cuand el viaje sea cancelad se debe efectuar de inmediat la devlución del diner en tesrería (en el cas de las sedes en cntabilidad), cuand se aplacen, la nueva fecha prpuesta debe ser inferir a 2 meses, de l cntrari se debe realizar la devlución del diner. Auditra Interna

6 Vicerrectría Administrativa y Financiera Versión: 01 Página 6 de 8 Auditría Interna realizará una cmprbación de viátics bimensualmente, de tal manera que se cmpruebe que ls diners entregads pr cncept de viátics sean utilizads para ls fines autrizads. PROCESO Persna Slicitante Elabrar la requisición de slicitud pr cncept de viátics (Una para cada cncept: Hspedaje, Tiquetes y Viátics) debidamente sprtada. Visar pr el jefe inmediact y entregar al subprces de presupuest cn mínim 10 días de antelación a la realización del viaje. Subprces de Presupuest Validar cn la Dirección Adminsitrativa y Financiera para aprbación rechaz de la slicitud. Ingresa al aplicativ de Presupuest ls valres previamente aprbads. Validará las requisicines recibidas (fechas y justificación) y clasifica su prces de causación sean gasts de viaje viátic que frme parte de nómina (Permanente u Ocasinal) El aplicativ de Presupuest ntificará el estad de la slicitud al área crrespndiente mediante crre electrónic y enviará cpia a Salud Ocupacinal. Realizar la causación cntable crrespndiente. Verifica que se indique el tip de viátic al cual crrespnde (Permanente u Ocasinal). Crdinación Cntable de Cmpras El departament cntable entregará semanalmente al subprces de talent human nómina la relación detallada previ pag realizad relacinand pr tercers ls acreedres de ls viátics para que se registre la respectiva nvedad. Cntabilidad Registrar en el módul de nómina de acuerd a ls tres cncepts creads en el sistema que permitirán identificar y cancelar el anticip pr cncepts de viátics. Suprces de Talent Human Cntrl y Seguimient Funcinaris y Auditría Interna Auditra Interna

7 Vicerrectría Administrativa y Financiera Versión: 01 Página 7 de 8 ANEXO Frmat de Requisición VAF-FT-011-UDES Auditra Interna

8 Vicerrectría Administrativa y Financiera Versión: 01 Página 8 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de prueba Fredy Bayna Arenas 10/05/2016 Se aclara en el numeral 4.4 el previ pag al acreedr del viátic para el registr de nvedad en TAH. Fredy Bayna Arenas 01 En ANEXOS se actualiza imagen de la requisición Se actualiza el encabezad pr la inclusión de la mención Carmen Guerrer Gnzález Crdinadra de Calidad del SGC-VAF 09/11/2016 Auditra Interna