PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

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1 PÁGINA: 1 DE 12 CONTROL DE REGISTROS ELABORADO REVISADO APROBADO Fecha: 26/03/2012 Fecha: 03/04/2012 Fecha: 04/04/2012 Firma: Firma: Firma: Ing. Miguel Ibadang Especialista de Planificación y Prcess Ing. César Jiménez de Planificación Ing. Eduard Sierra Gerente de Planificación y Desarrll

2 PÁGINA: 2 DE 12 Cntenid Tabla de Cntenid Objetiv... 3 Alcance... 3 Marc legal... 3 Definicines... 4 Plíticas... 5 Descripción del Prcedimient... 7 Diagrama de Fluj del Prcedimient Anex 1 / F-GPD-04: Slicitud de Mdificación de Prcedimients Anex 2 / F-GPD-10: Lista Maestra de Registrs Cuadr de Mdificacines N. Revisión Tip de Mdificación Revisad Aprbad Fecha

3 PÁGINA: 3 DE 12 Objetiv Establecer un prcedimientque permita definir ls parámetrs para cntrlar, almacenar, recuperar, cnservar y dispner de ls registrs que se generen cm desarrll de ls prcess que integran el Sistema de Gestión de Calidad de la EPQ. Alcance Este prcedimient aplica para tds ls registrs que se generen en tds ls prcess que integran el Sistema de Gestión de Calidad de la EPQ. El cntrl empieza cn la generación de ls frmats y termina cuand ls registrs se trasladan al Archiv de General. Marc legal Nrma Internacinal de Calidad ISO 9001:2008, numeral 4.2.4: Cntrl de Registrs.- Ls registrs establecids para prprcinar evidencia de la cnfrmidad cn ls requisits así cm de la peración eficaz del sistema de la calidad debe cntrlarse. La rganización debe establecer un prcedimient dcumentad para definir ls cntrles necesaris para la identificación, el almacenamient, la prtección, la recuperación, la retención y la dispsición de ls registrs. Nrmas de Cntrl Intern para las Entidades, Organisms del Sectr Públic y de las Persnas Jurídicas de Derech Privad que dispngan de Recurss Públics, grup 405 Administración Financiera Cntabilidad Gubernamental, títul Frmularis y Dcuments.- Las entidades públicas y las persnas jurídicas de derech privad que dispngan de recurss públics, emitirán prcedimients que aseguren que las peracines y acts administrativs cuenten cn la dcumentación sustentatria ttalmente legalizada que ls respalde, para su verificación psterir. Prcedimient de Administración de ls Dcuments del Sistema de Gestión de Calidad.

4 PÁGINA: 4 DE 12 Definicines Dcument: Infrmación y su medi de sprte (escrit, medis magnétics, vides, ftgrafías, etcétera). Frmat: Dcument base dnde se registra la infrmación relacinada cn una actividad prces y que facilita la reclección de dats claves. El frmat diligenciad es un registr. Registr: Dcument que presenta evidencia bjetiva de la realización de las actividades desempeñadas de ls resultads btenids en ls diferentes prcess del Sistema de Gestión de Calidad de la EPQ, puede ser impres magnétic. Archiv de Oficina Gestión:Unidad administrativa en la que se reúne la dcumentación en trámite en busca de slución a ls asunts iniciads, smetida a cntinuautilización y cnsulta administrativa de tds ls departaments de la EPQ. Archiv Central Final: Unidad administrativa dnde se aseguran ls dcuments transferids trasladads pr ls distints archivs de gestión de la EPQ, y que una vez finalizads, siguen siend vigentes y bjet de cnsulta para las prpis departaments. Lista Maestra de Cnjunt rdenad de dcuments que frman parte del SGC. Generalmente se utilizan para inventariar agrupar a cierts dcuments según su tip, y además para tener un cntrl de las versines, cpias cntrladas y n cntrladas que se manejan en la EPQ. Almacenamient: Frma de archivar ls registrs, ya sea pr carpetas, fólderes, archivs electrónics, etcétera. Prtección: Identificar las cndicines legales y ambientales en las cuales se debe mantener un registr. Cnservación: Tiemp en el cual un registr se mantiene vigente. Dispsición: Utilización que se le da a la infrmación después del perid de us y de cnservación. Recuperación: Vlver al siti de archiv un registr prestad. Retención: Plaz en términs de tiemp en que ls dcuments deben permanecer en el Archiv de Gestión.

5 PÁGINA: 5 DE 12 Plíticas P1.- Es respnsabilidad de td el persnal de la EPQ seguir ls lineamients establecids en esteprcedimient, para el cntrl de ls registrs generads en ls diferentes prcess del Sistema de Gestión de Calidad. P2.- Tds ls frmats diseñadspara ls prcessdel Sistema de Gestión de Calidad, al mment de aplicarse se cnvierten autmáticamente en registrs; ls cuales deben identificarse, cdificarse y cntrlarse de acuerd a las plíticas establecidas en el prcedimient de Administración de Dcuments del Sistema de Gestión de Calidad.De ahí, que es imprtante recalcar que tdfrmat encabezad a ser utilizad en ls misms, debe ir en cnfrmidad cn las estipulacines descritas en el Manual de Identidad Institucinal. P3.- La infrmación ingresada en ls registrs debe ser legible y n cntener enmendaduras crreccines que puedan interpretarse cm alteracines realizadas a ls misms;deben ser llenads cn blígraf y en man imprenta; y en cas de ser realizads pr cmputadra es necesari cntrlar que n se mdifiquen ls frmats preestablecids. P4.- Cuand curren errres en ls registrs, cada un sedebe tachar, antand a su lad derech el dat crrect, n se brra, ni se hace ilegible, ni sesuprime. La persna que realiza la crrección debe firmar pner sus iniciales cn lafecha en tdas las alteracines de ls registrs. En el cas de ls registrsalmacenads en frma electrónica, se tman medidas equivalentes, cn el finde evitar pérdidas mdificación de ls dats riginales. P5.- Ls registrs del SGC deben ser fácilmente identificables y de rápida recuperación para que puedan ser clasificads y archivads de manera rganizada. Además, deben almacenarse, prtegerse y retenerse el tiemp necesari; para este fin se requiere utilizar ds instancias de archiv: Archiv de Gestión, ubicaden tdas las ficinas de las áreas respnsables de generar recibir ls registrs;ahí permanecerán pr el laps de un añ, lueg del cual deben ser trasladads al Archiv General cn previa autrización del del área respectiva. Archiv General Final, ubicad en el departament de Archiv General de la EPQ, en él se deberán almacenar ls registrs impress en un lugar sec y prtegid del plv y cndicines que l deteriren y de acuerd a l establecid en las Nrmas de Cntrl Intern para las Entidades, Organisms del Sectr Públic y de las Persnas Jurídicas de Derech Privad que dispngan de Recurss Públics,Art Dcumentación de Respald y su Archiv.

6 PÁGINA: 6 DE 12 P5.- Es respnsabilidad de tdas las áreas de la EPQ prteger ls dcuments y registrs que manejan cnstantemente a través de medis electrónics; para est el de cada área debe rganizar cn el de Tecnlgía el espaci, frmat y lugar en dnde se pdrán almacenar ls respalds magnétics. P6.- La rganización del Archiv Central Final estará a carg de la persna delegada pr el Administrativ, y cualquier slicitud de pedid, reprducción entrega debe ir en cnfrmidadcn ls lineamients establecids en el Prcedimient de Administración del Archiv. P7.- Lapersna encargada pr el área de Planificación y Desarrll debemantener actualizads tds ls frmats generads en ls prcess que cnfrman el Sistema de Gestión de Calidad de la EPQ. Para este cntrl,debe utilizarlalista Maestra de Registrs (Anex 1) y seguir las indicacines siguientes: Si ls frmatssn desarrllads pr cada área, la actualización e inclusión de ls misms, se debe realizar en crdinación cn ls respnsables de ls departaments invlucrads. Si lsfrmatsestán predeterminads dentr de un aplicativ de sftware, la actualización e inclusión de ls misms, se debe realizar en crdinación cnjunta, tant de ls respnsables de las áreas invlucradas cm del de Tecnlgía. P8.- Para el acces a ls frmats de ls registrs referentes al SGC, es respnsabilidad de la persna encargada pr el área de Planificación y Desarrllel realizar la distribución y difusión de ls dcuments a tdas las persnas implicadas; así cm también el publicarlsa través de la Intranet yde la página web de la EPQ.La visualización de ls misms dependerá de ls permiss asignads al persnal decada área.para est, se han definid ls siguientes perfiles: Cnfidencial: Acces permitid sl para el persnal directiv. Restringid: Acces permitid para el persnal que autrice el de cada área invlucrada. General: Acces permitid para tds ls empleads de la EPQ. Pr ningún mtiv ls frmats bajads a través de ls sitis electrónics, pueden ser mdificads sin la autrización dela persna encargada pr elárea de Planificación y Desarrll. P9.- Ls es de área, auditres interns y demás interesads de acuerd cn el nivel de acces que tengan sbre la infrmación, pdrán realizar un estudi de ls registrs para generar y hacer seguimient a las accines crrectivas, preventivas y de mejra que hubiera lugar.

7 PÁGINA: 7 DE Descripción del Prcedimient Actividad Descripción Respnsable Identificar la necesidad de actualizar / elabrar un frmat Ls empleads de las diferentes áreas de la EPQ cmunican la necesidad de actualizar elabrar ls frmats de ls prcedimients del SGC. Empleads de la EPQ Referencias Habilitantes Plíticas: P1 2. Decisión: Actualización / Elabración necesaria? Se analiza si la implementación actualización del frmat slicitad es necesaria en el área. Área Slicitante 3. NO: Fin del Prcedimient Si n es necesaria la actualización elabración del frmat slicitad se remite al final del prcedimient. Área Slicitante 4. SI: Mdificar elabrar el frmat requerid Se elabra un bsquej del frmat nuev del existente cn las debidas mdificacines que se desean cambiar. Área Slicitante Plíticas: P1 Frmat Prpuest 5. Slicitar al de Planificación la actualización / elabración de un frmat Si es necesaria la actualización elabración del frmat en el área requerida se prcede a slicitar la implementación del dcument al de Planificación a travésdel Frmulari de Mdificación de Prcedimients, Sección Anexs, indicand las debidas justificacines y anexand el frmat prpuest ya sea en papel impres, en un archiv electrónic. Área Slicitante Plíticas: P1 Cmunicad Slicitud de Mdificación de Prcedimients (Anex 1) 6. Crdinar la actualización / elabración del frmat Una vez recibid el memrand respectiv, el de Planificación y Desarrll crdina la actualización / elabración del frmat. de Planificación y Desarrll Plíticas: P2

8 PÁGINA: 8 DE Actualizar / Elabrar el frmat slicitad Se prcede cn la actualización elabración del frmat de acuerd a ls parámetrs establecids en el Prcedimient de Administración de Dcuments del SGC y el Manual de Identidad Institucinal. Analista / Especialista de Planificación y Prcess Plíticas: P2 y P3 Frmat Brradr 8. Enviar el frmat al del área slicitante Una vez elabrad el brradr del frmat requerid se prcede a enviarl a través del crre electrónic al del área slicitante Si el dcument es generad pr la Crdinación de Planificación y Desarrll, la revisión la realizará el Directr del área. Analista / Especialista de Planificación y Prcess Plíticas: P2 y P3 Frmat Brradr 9. Decisión: Existen cambis? Se analiza si prceden cambis en el brradr del frmat slicitad. Área Slicitante 10. SI: Cmunicar ls cambis al Analista / Especialista de Planificación y Prcess Si existen cambis a realizar enviarls al Analista / Especialista de Planificación y Prcess para que prceda cn las crreccinesindicadas. Área Slicitante Plíticas: P2 y P3 Cmunicad Slicitud de Mdificación de Prcedimients (Anex 1) Frmat Mdificad 11. Ir a la actividad 7: Actualizar / Elabrar el frmat slicitad Si hub el requerimient de cambis en el brradr del frmat slicitad, se prcede a revisarl ya realizar las mdificacines indicadas para vlverl a presentar. Analista / Esp. de Planificación y Prcess Plíticas: P2 y P3 Frmat Brradr

9 PÁGINA: 9 DE NO:Autrizar la implementación del frmat slicitad Una vez recibid el frmat slicitad se l revisa y si n existen nvedades cambisse prcede a autrizar la implementación del mism. Área Slicitante Plíticas: P2 y P3 Registr: FrmatAprba d 13. Actualizar ls dcuments que hacen referencia al frmat Aprbad el frmat slicitad se prcede a actualizar tds ls dcuments del SGC en dnde se haga referencia al mism (Prcedimients y Lista Maestra de Registrs). Analista / Esp. de Planificación y Prcess Plíticas: P2 y P3 Registr: Prcedimients, Lista Maestra de Registrs (Anex2) 14. Difundir y publicar el frmat en la Intranet / Pagina Web Al finalizar la elabración del dcument del SGC se debe realizar la difusión y publicación del frmat slicitad en la Intranet y Página Web de la EPQ. Analista / Esp. de Planificación y Prcess Plíticas: P4 Frmats subids en la Intranet y Pagina Web 15. Registrar las peracines cn ls frmats actualizads Ls resultads evidencias de la peración deben ser registrads en frma legible en ls frmats respectivs y en ls medis de sprte adecuads, ya sea en papel en electrónic. Persnal Invlucrad Plíticas: P4 y P5 Frmats Registrads 16. Prcedimient de Administración del Archiv Una vez llenad ls registrs se ls envía al respnsable del Archiv de Gestión para que ejecute el Prcedimient de Administración del Archiv. Persnal Invlucrad Plíticas: P6, P7, P8 y P9 Frmats Archivads

10 PÁGINA: 10 DE 12 Diagrama de Fluj del Prcedimient Prcedimient de Cntrl de Registrs Emplead Slicitante Área Slicitante de Planificación y Desarrll Analista / Especialista de Planificación y Prcess Persnal Invlucrad Inici Fin N Identificar la necesidad de actualizar / elabrar un frmat Actualización / Elabración necesaria? Si Mdificar elabrar el frmat requerid Frmat Prpuest 1 Slicitar al de Planificación la actualización / elabración de un frmat Memrand / Slicitud de Mdificación de Prcedimients Crdinar la actualización / elabración del frmat Actualizar / Elabrar el frmat slicitad Brradr del frmat Cmunicar ls cambis al Analista / Especialista de Planificación y Prcess Slicitud de Mdificación de Prcedimients 1 Si Existen cambis? N Autrizar la Implementación del frmat slicitad Enviar el brradr del frmat al del Área Slicitante Actualizar ls dcuments que hacen referencia al frmat Prcedimient y LMR Actualizads Difundir y publicar el frmat en la Intranet / Página Web Cmunicad Áreas Invlucradas Registrar las peracines cn ls frmats actualizads Prcedimient de Administración del Archiv Fin

11 PÁGINA: 11 DE 12 Anex 1 / F-GPD-04: Slicitud de Mdificación de Prcedimients SOLICITUD Nº PDI EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Trle Sur Oriental Central Nrte Sur Occidental Ecvía EPQ Dcument: Fecha: Respnsable: Mdificación #: CONTENIDO: CUADRO DE MODIFICACIONES: OBJETIVO: ALCANCE: MARCO LEGAL: DEFINICIONES: POLÍTICAS: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: ANEXOS: FIRMAS: Nmbre: Carg: FIRMA

12 PÁGINA: 12 DE 12 Anex 2 / F-GPD-10: Lista Maestra de Registrs LISTA Nº PDI EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO LISTA MAESTRA DE REGISTROS Trle Sur Oriental Central Nrte Sur Occidental Ecvía EPQ CODIGO NOMBRE TIPO NIVEL DE ACCESO ALMACENAMIENTO CLASIFICACIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL