CONTROL DE LOS REGISTROS

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1 CONTROL DE LOS REGISTROS

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3 Página 2 de 10 Prces Cntrl de ls Históric de evlucines ÍNDICE FECHA REDACCIÓN 00 26/06/ /04/2013 Rsa Graña (Unidad de Estudis y Prgramas) Raquel Gandón y Jsé Miguel Drrib (Área de Apy a la Dcencia y Calidad) MOTIVO DE LAS PRINCIPALES MODIFICACIONES Creación del prcedimient Mdificación cmpleta del prcedimient: nueva cdificación, trama de redacción y estructura; ampliación de cntenids en tdas las fases del diagrama de fluj Mdificación del códig: pasa de MC02-PR01 a XD02 P1 Integra el prcedimient PA-01 «Gestión de ls dcuments y evidencias» en el ámbit del sistema de garantía interna de calidad de centrs y titulacines, en l relativ al cntrl de ls (evidencias), en su última evlución (tras el interval de mdificacines realizadas pr ls centrs en sus SGIC fundamentalmente en base a las recmendacines establecidas en ls infrmes de evaluación de ls Sistemas de calidad remitids pr ACSUG) Índice I OBJETO 3 II ALCANCE 3 III REFERENCIAS 3 IV DESARROLLO 5 V ANEXOS 10 Facultade de Histria

4 Página 3 de 10 I OBJETO Definir el métd que permita cntrlar (est es, identificar, almacenar, prteger, recuperar, retener y dispner) ls relativs a la calidad para garantizar su: gestión, actualización (identificación de nuevs ), rganización, accesibilidad, tratamient y cnservación II ALCANCE Ls establecids para prprcinar evidencia de la cnfrmidad cn ls requisits, así cm del funcinamient eficaz en el ámbit del: Sistema de garantía interna de calidad de ls centrs y titulacines, y Sistema de gestión de la calidad en el ámbit de gestión de la Universidade de Vig III REFERENCIAS III1 Nrmas Legislación - RD 861/2010, de 2 de juli, pr el que se mdifica el RD 1393/2007, de 29 de ctubre, pr el que se establece la rdenación de las enseñanzas universitarias ficiales - Ley 16/1985, de 25 de juni, de Patrimni Históric Españl - Estatuts de la Universidade de Vig - Reslución rectral de la Universidade de Vig, de 5 de septiembre de 2011, de delegación de cmpetencias - Reglament del Archiv Universitari de la Universidade de Vig, aprbad pr el Cnsej de Gbiern el 27 de ener de 2005 Nrmas y estándares de calidad - ENQA: Criteris y directrices para la garantía de calidad en el Espaci Eurpe de Educación Superir 11 Plítica y prcedimients para la garantía de calidad 17 Infrmación pública - ACSUG, ANECA y AQU: Prgrama FIDES-AUDIT Dcument 02: Directrices, definición y dcumentación de ls Sistemas de garantía interna de la calidad de la frmación universitaria Directriz 9 Resultads para la mejra de ls prgramas frmativs Directriz 10 Infrmación pública y rendición de cuentas Facultade de Histria

5 Página 4 de 10 - ACSUG: Prgrama de Seguimient de títuls ficiales Criteri 9 Sistema de garantía de la calidad - Nrma UNE-EN ISO 9000: Sistemas de gestión de la calidad Fundaments y vcabulari - Nrma UNE-EN ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad Requisits - Nrma UNE-ISO : Infrmación y dcumentación Gestión de dcuments Parte 1: Generalidades - Nrma UNE-ISO : Infrmación y dcumentación Gestión de dcuments Parte 2: Directrices Otrs dcuments de referencia - Universidade de Vig: Manual de linguaxe inclusiva n ámbit universitari III2 Definicines - Dcument : infrmación (dats que pseen significad) y su medi de sprte (UNE-EN ISO 9000) Se entiende pr dcument de archiv tda expresión en lenguaje ral escrit, natural cdificad, así cm tda expresión gráfica, snra en imagen, de cualquier edad, recgida en cualquier tip de sprte material, que cnstituya el testimni de las funcines y actividades prpias de la Universidade de Vig (Reglament del Archiv Universitari) - Registr : dcument que presenta resultads btenids prprcina evidencias de actividades desempeñadas (UNE-EN ISO 9000) : act pr el que se adjudica a un dcument un identificadr únic en el mment de su entrada en el sistema (Nrma UNE-ISO ) - Archivs : cnjunt rgánic de dcuments, la reunión de varis de ells, reunids pr las persnas jurídicas, públicas privadas, en el ejercici de sus actividades, al servici de su utilización para la investigación, la cultura, la infrmación y la gestión administrativa Así mism, se entiende pr archiv las institucines culturales dnde se reúnen, cnservan, rdenan y difunden para ls fines anterirmente mencinads dichs cnjunts rgánics (Ley 16/1985, de 25 de juni, de Patrimni Históric Españl) - Sistema archivístic: el sistema archivístic de la Universidade de Vig es la estructura sbre la que se rganiza el patrimni dcumental de la Universidad a través de las etapas del cicl de vida de ls dcuments, cn diferentes regulacines para su rganización, cnservación, tratamient y difusión en cada una de las etapas (Reglament del Archiv Universitari) - Archivs de gestión: ls archivs de gestión están cnstituids pr ls fnds dcumentales existentes en ls archivs de ls órgans de gbiern, clegiads y unipersnales, departaments, centrs, unidades y servicis de la Universidad, cm cnsecuencia de las funcines y actividades que les sn prpias Sn integrantes del sistema archivístic en la etapa inicial activa del cicl de vida de ls dcuments (Reglament del Archiv Universitari) - Archiv general : (respnsable de la custdia, gestión, cnservación y difusión de tds ls) fnds dcumentales de la Universidade de Vig, transferids pr ls archivs de gestión una vez finalizad el períd de permanencia en ésts Desempeña un dble cmetid: cm archiv intermedi, integra aquells dcuments que se encuentran en una fase semiactiva; y cm archiv históric, cnserva aquella dcumentación que, debid a su valr históric, deba ser cnservada permanentemente (Reglament del Archiv Universitari) - Acces : derech, md y medis de lcalizar, usar recuperar una infrmación (Nrma UNE-ISO ) - Transferencia : cambi en la custdia, la prpiedad la respnsabilidad de ls dcuments (Nrma UNE-ISO ) - Destrucción : prces de eliminación brrad de dcuments sin que sea psible su recnstrucción (Nrma UNE-ISO ) - Área de Calidad : Área de Apy a la Dcencia y Calidad Facultade de Histria

6 Página 5 de 10 III3 Abreviaturas y siglas - ACSUG : Axencia para a Calidade d Sistema Universitari de Galicia - ANECA : Agencia Nacinal de Evaluación de la Calidad y Acreditación - AQU : Agència per a la Qualitat del Sistema Universitari de Catalunya - ENQA : Eurpean Assciatin fr Quality Assurance in Higher Educatin (Red Eurpea para la Garantía de la Calidad en la Educación Superir) - PAS : persnal de administración y servicis - PDI : persnal dcente e investigadr - RD : Real decret - SGIC : Sistema de garantía interna de calidad IV DESARROLLO IV1 Finalidad del prces Pner a dispsición de la rganización y de sus grups de interés válids, accesibles y actualizads que respndan a sus necesidades IV2 Respnsable del prces Crdinadr/a de la UEP (ámbit de gestión) Vicedecan/a subdirectr/a cn cmpetencias en calidad (ámbit dcente) IV3 Indicadres Ls indicadres asciads a este prces están identificads y definids en el prcedimient DE-02 P1 «Seguimient y medición» Facultade de Histria

7 Página 6 de 10 IV4 Diagrama de fluj A) ARCHIVO DE GESTIÓN Entrada Participantes de ls prcess Respnsable de custdia Usuarias/s Salida Cóm Registrs de ls prcess Reglament de Archiv de la Universidad de Vig 10 Identificación y clasificación de ls N 20 Sn válids? Ls sn frut del desarrll de las act ividades de ls prcess y/ de ls resultads en ells btenids 10 Es respnsabilidad de ls participantes en las actividades crrespndientes garantizar que ests están dispnibles, sn legibles y están ident if icads (sn trazables) para su puesta a dispsición en el archiv de gestión (teniend en cuenta ls cntenids, frmats y sprtes establecids en cada prcedimient) Las reglas de identificación y clasificación se definen en Cmentaris Exigencias de infrmación pública RD 861/2010 que mdifica al RD 1393/2007 Slicitud de acces Sí 30 Puesta a dispsición en el archiv de gestión 40 Archiv de gestión (cnservación y custdia) 50 Decisión en relación al acces y respuesta a la slicitud 60 Acces (públic restringid) Registrs válids dispnibles Utilización (expltación) de ls (fase activa) 20 Revisión de ls : este cntrl está destinad a verificar que ls sn válids para prceder a su custdia 30 La puesta a dispsición puede realizarse a través de: - una aplicación plataf rma infrmática (pción recmendada), que cent ralice ls en sprt e electrónic - archivadres identificads medis equivalentes, para ls en sprte papel Ver Cmentaris cn respect a la rganización de ls 40 Duración en f unción de cada tip de registr (ver Cmentaris) La respnsabilidad de la aplicación del archiv de gestión crrespnde, en td cas, a las persnas respnsables de las unidades 50 La slicitud de acces (cnsulta) se realiza mediante petición frmalizada a quien sea respnsable de su custdia 50 y 60 Ver cndicines de acces en Cmentaris 70 Permanencia del registr? Sí N 75 Destrucción (avis a la cnserjería del centr) Registrs destruids Utilización psible de ls : cnsulta, trámites administrativs y/ de gestión, análisis para la tma de decisines (accines de mejra ), evaluación de resultads 70 Ver cndicines de permanencia en Cmentaris Ver cndicines de destrucción en Cmentaris Facultade de H istria

8 Página 7 de 10 A) ARCHIVO DE GESTIÓN Entrada Participantes de ls prcess Respnsable de custdia Usuarias/s Salida Cóm Registrs de ls prcess Reglament de Archiv de la Universidad de Vig 10 Identificación y clasificación de ls N 20 Sn válids? Ls regist rs sn frut del desarrll de las act ividades de ls prcess y/ de ls resultads en ells btenids 10 Es respnsabilidad de ls participantes en las act ividades crrespndientes garant izar que ests est án dispnibles, sn legibles y están ident if icads (sn trazables) para su puest a a dispsición en el archiv de gestión (teniend en cuent a ls cntenids, frmat s y sprtes est ablecids en cada prcedimient) Las reglas de identificación y clasificación se definen en Cmentaris Exigencias de infrmación pública RD 861/2010 que mdifica al RD 1393/2007 Slicitud de acces Sí 30 Puesta a dispsición en el archiv de gestión 40 Archiv de gestión (cnservación y cust dia) 50 Decisión en relación al acces y respuest a a la slicitud 60 Acces (públic restringid) Registrs válids dispnibles Utilización (expltación) de ls 20 Revisión de ls : est e cntrl está destinad a verificar que ls sn válids para prceder a su cust dia 30 La puest a a dispsición puede realizarse a través de: - una aplicación platafrma infrmática (pción recmendada), que centralice ls en sprt e electrónic - archivadres identificads medis equivalentes, para ls en sprte papel Ver Cmentaris cn respect a la rganización de ls 40 Duración en f unción de cada tip de registr (ver Cmentaris) La respnsabilidad de la aplicación del archiv de gestión crrespnde, en td cas, a las persnas respnsables de las unidades 50 La slicitud de acces (cnsulta) se realiza mediante petición frmalizada a quien sea respnsable de su custdia 50 y 60 Ver cndicines de acces en Cmentaris 70 Permanencia del registr? Sí N 75 Destrucción (avis a la cnserjería del centr) Registrs destruids Utilización psible de ls : cnsulta, trámites administrativs y/ de gestión, análisis para la tma de decisines (accines de mejra ), evaluación de result ads 70 Ver cndicines de permanencia en Cmentaris Ver cndicines de destrucción en Cmentaris Facultade de H istria

9 Página 8 de 10 Cmentaris: Etapa 10: identificación y clasificación de ls La identificación de cada registr se establece en cada un de ls prcedimients crrespndientes (en el epígrafe V - Anexs) mediante una tabla que cntiene ls dats siguientes (así cm un ejempl): Códig Identificación del registr Denminación Sprte riginal Dispnible en aplicación SGIC-STO? Respnsable de custdia (órgan / puest) Duración Clasificación (*) R1 MC-02 P1 Plan de Electrónic Sí Crdinadr/a de 6 añs - R2 MC-02 P1 Códig: referencia del registr La cdificación se establece mediante un númer crrelativ asciad al prcedimient Ejempl: R2 MC-02 P1: 2 (tip de) registr asciad al prcedimient MC-02 P1 Denminación: nmbre del registr Nta: A efects de gestión, sl se cnsideran cm las versines definitivas, aprbadas pr ls órgans crrespndientes Sprte: medi cnsiderad cm riginal a efects de su tratamient cm registr (papel, óptic, electrónic, magnétic ) para el archiv Respnsable de custdia: órgan puest respnsable de la cnservación y custdia del registr durante el períd de archiv de gestión Se establece en términs de respnsabilidad de gestión Nta: Esta respnsabilidad se establece cn independencia de la versión definitiva jurídicamente válida, aprbada pr el órgan cmpetente, cuya custdia pudiera crrespnder legalmente a trs órgans (Secretaría General, Secretarías de centr ) Duración: períd de cnservación de ls en el archiv de gestión (utilización en fase activa) Se establece, pr defect, un períd de cnservación igual al cicl de acreditación de las titulacines de grad, es decir, 6 añs En al ámbit dcente, se pueden exceptuar ls asciads a las titulacines de máster universitari cuy cicl de acreditación es de 4 añs El períd de cnservación se cnsidera pr añ natural, de frma que empieza a cntabilizar una vez que el trámite administrativ y/ de gestión a que está smetid el registr ha finalizad (salvaguardand aquells smetids a un recurs pr vía administrativa judicial) Ejempl: Finalización del trámite y archiv de un registr en juli de 2013 Eliminación / transferencia en ener de 2021 Pueden existir sujets a exigencias específicas y/ legislación cmplementaria en términs de duración En este cas, la duración es la que establezcan estas exigencias (se dcumenta en el prcedimient crrespndiente) Facultade de Histria

10 Página 9 de 10 Clasificación (*): códig que se establece según ls criteris definids en el «Cuadr de clasificación de ls dcuments administrativs» descrit en el Reglament de Archiv de la Universidade de Vig Ests criteris están dispnibles en la web: Esta clasificación sól ha lugar cuand ls están sujets a cndicines de permanencia adicinales al períd de archiv de gestión, es decir, cuand es necesaria su transferencia psterir al Archiv general Etapa 30: puesta a dispsición en el archiv de gestión Se recmienda un métd de rganización de ls (independientemente del sprte) en el que se utilicen ls criteris siguientes: - Prces asciad al registr - Añ de clasificación: rdenamient pr añ (natural académic, en función del ámbit y/ de las necesidades) La puesta a dispsición en la(s) aplicación(es) infrmática(s) requiere de la utilización de permiss y perfiles de acces, que sn gestinads en crdinación cn la persna respnsable de este prces (y que pueden ser definids a través de manuales de us de las aplicacines) Etapas 50 y 60: acces El acces a ls del archiv de gestión puede ser públic restringid, en función de la legislación vigente (del tip de registr, de las persnas usuarias ) Las slicitudes de acces se respnden, priritariamente, pr el mism medi, justificand la decisión En cas psitiv, se indica, si prcede, el lugar dnde se encuentran ls así cm cualquiera tra infrmación que se cnsidere prtuna y/ de interés para las persnas usuarias Determinads pueden estar sujets a cndicines de cnfidencialidad y/ tener carácter de acces restringid, las cuales sn establecidas en ls prcedimients crrespndientes En ests cass, se infrma de ell a quien presentó la slicitud Etapa 70: permanencia del registr La permanencia de cada registr, transcurrida la duración de archiv establecida en el prcedimient crrespndiente, se decide en función de su pérdida de valr y/ utilidad, siguiend el Reglament del Archiv Etapa 75: destrucción La destrucción es respnsabilidad de la cnserjería del centr La destrucción debe realizarse de md segur y, en el cas de que ls cntengan dats de carácter persnal, cnfidencial (ej: destructra de papel) Facultade de Histria

11 Página 10 de 10 IV5 Cicl de mejra cntinua del prces (PDCA) Grups de Interés Requisits, necesidades y expectativas UVig (centrs y titulacines, servicis, áreas,, órgans institucinales) Definición de ls mds de funcinamient interns Dispnibilidad de ls (utilización, expltación, evaluación) Slicitudes de persnas usuarias (acces, cnsulta) Reslución de trámites administrativs Agencias de Calidad Administración Organisms e institucines Exigencias legales Definición de ls mds de funcinamient externs Dispnibilidad de (evaluación, acreditación, certificación,) Estudiantes, PAS, PDI, Egresadas/s, Empleadras/es, Persnas usuarias, Sciedad Objetivs de la frmación Cnsulta y utilización de ls Recurss Aplicacines infrmáticas Páginas web (Área de Calidad, UEP, centrs, ) D P Plítica dcumental () y tma de decisines Cntrl de ls Identificación, tratamient, accesibilidad, puesta a dispsición, almacenamient y cnservación de ls A Medición, análisis y mejra Estructura, cntenids, pertinencia, mds de acces, cnsullta, dispnibilidad - Resultads de evaluación (centrs, títulacines, servicis) - Participación de ls grups de interés (prpuestas, sugerencias,) - Us y/ aplicación: experiencias, buenas prácticas - Nuevas expectativas, exigencias y/ necesidades detectadas C Registrs cntrlads UVig (centrs y titulacines, servicis, áreas,, órgans institucinales) Agencias de Calidad Administración Organisms e institucines Estudiantes, PAS, PDI, Egresadas/s, Empleadras/es, Persnas usuarias, Sciedad Registrs accesibles y dispnibles válids Slicitudes de persnas usuarias tratadas Infrmación pública Infrmación (resultads y actividades) útil para la gestión (seguimient, cntrl y mejra de prcess) Cumplimient de ls requisits legales Cntribución a ls bjetivs de la frmación Racinalización de la rganización de ls Eficacia en la recuperación de la infrmación Grups de Interés Satisfacción P D C A Planificar: establecer ls bjetivs y prcess necesaris para cnseguir resultads de acuerd cn ls requisits, necesidades y expectativas de ls grups de interés y las plíticas de la rganización Desarrllar (hacer): implantar ls prcess Cntrlar (verificar): realizar el seguimient y la medición de ls prcess y ls prducts y servicis respect a las plíticas, ls bjetivs y ls requisits, necesidades y expectativas, e infrmar de ls resultads Actuar (aprender): tmar accines para mejrar cntinuamente el desempeñ de ls prcess (UNE-EN ISO 9001) V ANEXOS (N existen) Facultade de H istria