Versión Española. 1.1 Preparación de la auditoría

Transcripción

1 Descripción del prcedimient de certificación de sistemas Versión Españla La certificación de un sistema de gestión basada en la nrma ISO 9001 ISO ISO/TS 29001, cnsta de la fase de ferta y cntrat, la preparación de la auditría, realización de la auditría de Fase 1 cn la evaluación de la dcumentación del sistema de gestión, la realización de la auditría de Fase 2, la emisión del certificad y el seguimient / recertificación. Ls auditres sn seleccinads pr la central de la Organism de certificación TÜV NORD CERT GmbH de acuerd cn su previa aceptación para el camp en particular ( sectr en el cas de ISO 50001) y su cualificación. 1. Prcedimient de Certificación La auditría de certificación cnsiste en la auditría de Fase 1 y la auditría de Fase 2. Ambas auditrías se realizan generalmente en el emplazamient del cliente. 1.1 Preparación de la auditría Tras la firma del cntrat, el auditr prepara la auditría basándse en el cuestinari cumplimentad pr el cliente y la hja de cálcul y se entrevista y acuerda el prcedimient psterir cn la rganización auditada. Durante la preparación de la auditría de seguimient recertificación, las rganizacines auditadas tienen el deber de infrmar al rganism de certificación sbre cambis fundamentales en su estructura rganizacinal sbre cambis en sus prcedimients. 1.2 Auditría de Fase 1 La auditría de Fase 1 se lleva a cab para: auditar la dcumentación del sistema de gestión del cliente, evaluar el centr y las cndicines especiales del centr del cliente y mantener entrevistas cn el persnal de la rganización para determinar el grad de preparación para la auditría de Fase 2, evaluar el estad del cliente y su cncimient sbre ls requisits de las nrmas, en particular cn la identificación del grad de desempeñ aspects significativs, prcess, bjetivs y funcinamient del sistema de gestión, recabar la infrmación necesaria para el alcance del sistema de gestión, prcess y ubicación/es del cliente y ls aspects legales y reglamentaris relacinads y su cumplimient (p. ej. aspects de calidad, ambientales y legales de funcinamient del cliente, riesgs asciads, etc.), revisar la asignación de recurss para la auditría de Fase 2 y acrdar cn el cliente ls detalles de la auditría de Fase 2, realizar un enfque especial en la planificación de la auditría de Fase 2, mediante el suficiente entendimient del sistema de gestión del cliente y sus actividades, junt cn ls psibles aspects más significativs, evaluar si las auditrías internas y la revisión del sistema están siend planificadas y realizadas, y que el nivel de implantación del sistema de gestión crrbra que el cliente está A00F300e Rev. 4/04.17 Pág 1 de 5

2 Descripción del prcedimient de certificación de sistemas preparad para la auditría de Fase 2. Si se encntrarn debilidades en la auditría de Fase 1, deberán ser crregidas pr el cliente antes de la auditría de Fase 2. Si al final n se puede determinar de una frma psitiva que el cliente está preparad para la auditría de Fase 2, el prces de auditría se interrumpe después de la auditría de Fase 1. El auditr jefe es el respnsable de la crdinación de las actividades de la auditría de Fase 1 y, si es necesari, de la crdinación y cperación entre ls auditres implicads. 1.3 Auditría de Certificación (auditría de Fase 2) El cliente recibe un plan de auditría al cmienz de la auditría de Fase 2. El plan es acrdad cn el cliente de anteman. La auditría cmienza cn una reunión de apertura, en la cual ls participantes se presentan. Se explica el prcedimient a seguir en la auditría. Dentr del marc de la auditría en las instalacines de la rganización, el auditr revisa y evalúa la eficacia del sistema de gestión que ha sid implantad. La base de est es la nrma ISO 9001 ISO ISO/TS 29001, OHSAS e ISO La tarea de ls auditres es cmparar la aplicación práctica del sistema de gestión cn ls prcess dcumentads y evaluarls en relación cn el cumplimient de ls requisits de la nrma. Est se cnsigue a través de entrevistas a ls empleads, examinand dcuments relevantes, registrs, órdenes y directrices y también visitand las áreas relevantes de la rganización. Al final de la auditría in situ tiene lugar una reunión final. Al mens tman parte en la reunión aquells empleads que tienen funcines de gestión dentr de la rganización y aquells cuyas áreas estaban incluidas en la auditría. El auditr jefe infrma sbre ls distints elements y explica ls resultads psitivs y negativs. Si se han encntrad n cnfrmidades, el auditr jefe sól puede recmendar la emisión del certificad de la rganización después de la aceptación verificación pr parte del equip auditr de las accines crrectivas, ver Sección 7 Gestión de las n cnfrmidades. En la reunión final debe pnerse especial atención a est. La auditría queda dcumentada a través del infrme de auditría (las auditrías de Fase 1 y de Fase 2 quedan dcumentadas pr separad) y se cmpleta pr medi de trs registrs (p. ej. cuestinari de auditría, registrs manuscrits). 1.4 Emisión del certificad El certificad es emitid cuand el prces de certificación ha sid revisad y aprbad pr el respnsable del rganism de certificación su representante sustitut. La persna que revisa y aprueba el prces n debe (es decir, n está permitid) haber participad en la auditría. El certificad puede emitirse únicamente cuand las n cnfrmidades hayan sid crregidas, es decir, cuand las accines crrectivas hayan sid aceptadas verificadas pr el equip auditr. A00F300e Rev. 4/04.17 Pág 2 de 5

3 Descripción del prcedimient de certificación de sistemas Nrmalmente, ls certificads sn válids durante 3 añs. 2. Auditrías de seguimient Las auditrías de seguimient deben llevarse a cab una vez al añ durante el perid de validez del certificad cn excepción de ls añs en ls que se realice la auditría de recertificación. La auditría de primer seguimient que se realiza tras la auditría inicial deberá llevarse a cab teniend en cuenta el planning-relevant date, cm tarde 12 meses después de la fecha de decisión de certificación. Tdas las auditrías de seguimient psterires se planificarán en base a la planningrelevant date y deberán llevarse a cab al mens una vez al añ. Las auditrías de seguimient incluyend las medidas de verificación para la crrección de las n cnfrmidades, el infrme de auditría, y la decisión de certificación deberá cmpletarse n más tarde de 3 4 meses (en cas de n cnfrmidades) desde el últim día de auditría. El cliente recibe un infrme tras la auditría de seguimient. 3. Auditría de renvación La auditría de renvación debe estar finalizada antes de la validez del certificad. Se dispndrá después de un perid de tlerancia de 6 meses cm máxim para la evaluación de las accines crrectivas y pr si fuera necesari auditría especial y también para la decisión de certificación dentr del marc del prces de emisión. En la auditría de renvación se realiza una revisión de la dcumentación del sistema de gestión de la rganización y se lleva a cab una auditría in situ, en la cual deben ser tmads en cnsideración ls resultads del anterir(es) prgrama(s) de seguimient a l larg del períd de la certificación. Sn auditads tds ls requisits de la nrma. Las actividades relacinadas cn la auditría de renvación pueden incluir una auditría de Fase 1 si hay cambis significativs en el sistema de gestión en cnexión cn las actividades del sistema de gestión (p. ej. cambis en la legislación). ISO 50001: la decisión de la recertificación deberá realizarse al mens un mes antes de la expiración del certificad actual, para cntinuar cn el cicl de 3 añs de certificación sin brecha. Ls métds de auditría empleads en la auditría de renvación crrespnden cn ls utilizads en la auditría de Fase Auditría de extensión Si se tiene intención de ampliar el alcance de un certificad ya existente, puede ser llevad a cab pr medi de una auditría de extensión. Una auditría de extensión puede ser llevada a cab dentr del marc de una auditría de seguimient, de una auditría de renvación en tr mment distint fijad independientemente. El perid de validez del certificad n cambia cm resultad de est. Las excepcines deben ser justificadas pr escrit. A00F300e Rev. 4/04.17 Pág 3 de 5

4 Descripción del prcedimient de certificación de sistemas 5. Auditrias anunciadas a crt plaz. Puede que sea necesari realizar auditrías anunciadas a crt plaz para investigar la reclamación, en respuesta a ls cambis cm seguimient de un cliente suspendid. En tales cass, el rganism de certificación debe describir las cndicines en las que estas auditrías se llevan a cab, n existe la psibilidad de bjetar a miembrs del equip auditr. 6. Transferencia de certificads desde trs rganisms de certificación En general, sól pueden transferirse ls certificads de rganisms de certificación acreditads cuand la entidad de acreditación está adscrita al Acuerd Multilateral (MLA) de Acreditadras Eurpeas (EA). Las rganizacines cn certificads de rganisms de certificación n acreditads, serán tratadas cm nuevs clientes. Debe llevarse a cab una Revisión pre-transferencia pr una persna cmpetente perteneciente al rganism de certificación a la que se va a transferir el certificad. Esta revisión cnsiste generalmente en un examen de ls dcuments imprtantes y en una visita al cliente. Ls certificads que han sid suspendids que se encuentran en riesg de suspensión n pueden ser transferids. El prgrama de seguimient psterir se basa en el prgrama anterir reemplazad tras la adquisición del certificad. 7. Certificación de rganizacines cn varis centrs (multi-site multiemplazamient) Para rganizacines cn varis centrs (multisite certificatin) se pdrá realizar un prcedimient de muestre. En este cas, el cliente asegurará la entidad de certificación que cumple cn ls siguientes requisits para tds ls emplazamients que entran dentr del alcance de la certificación. Cualquier cambi n cumplimient de ests requisits deberán ser cmunicads inmediatamente a la entidad de certificación. Prerrequisits para la certificación multi-site: Una rganización multiemplazamient n debe ser una única entidad legal. Sin embarg, tds ls emplazamients deberán tener una relación legal cntractual cn la Central (Oficina central) de la rganización y deberán estar sujetas a un sistema de gestión cmún, que será específic e implantad pr la ficina central y sujet a revisines regulares y auditrías internas pr la ficina central. Est significa que la ficina central tiene el derech a pedir a ls emplazamients la implementación de las accines crrectivas, si estas fueran necesarias en un emplazamient en particular. - Ls prcess deberá ser básicamente ls misms en tds ls emplazamients y deberán estar implementads métds y prcedimients similares. A00F300e Rev. 4/04.17 Pág 4 de 5

5 Descripción del prcedimient de certificación de sistemas - El sistema de gestión de la rganización deberá estar administrad de manera central y deberá estar sujet a la revisión del sistema central. Tds ls emplazamients individuales que se encuentren dentr del sistema multi-site (incluyend la administración central) deberán estar sujets a un prgrama de auditrías internas de la rganización y deberán auditarse en base al cumplimient de este prgrama. - Se deberá pder demstrar que la ficina central de la rganización tiene implantad un sistema de gestión en cumplimient cn el estándar relevante de gestión relativ a la auditría y que la rganización al cmplet cumple cn ls requisits de este estándar. - La rganización debe demstrar su habilidad para recger y analizar infrmación de tds ls emplazamients, incluyend a la administración central y su gestión, y deberá investigar cualquier cambi necesari en la rganización, incluyend aquells relacinads cn: Revisión del sistema, Reclamacines Evaluación de las accines crrectivas Planificación de las auditrías internas y evaluación de ls resultads, Requisits legales. - Deberá firmarse un cntrat entre el cliente y la entidad de certificación que sea legalmente aplicable a tds ls emplazamients de prducción/sucursales. 8. Gestión de las n cnfrmidades Para cada n cnfrmidad debe llevarse a cab un análisis de las causas y deben ser implantadas las crrespndientes accines crrectivas. La rganización tiene la bligación, dependiend de la gravedad de la n cnfrmidad, de infrmar al equip auditr en un plaz de 6 semanas después del últim día de auditría en relación a las accines crrectivas que han sid puestas en marcha y sus fechas de implantación bien de las accines crrectivas que ya han sid implantadas. Si n se respeta este perid, la auditría se cnsidera fallida, es decir, n superada. N puede ser emitid ningún certificad, un certificad ya existente se retira. A00F300e Rev. 4/04.17 Pág 5 de 5