10% DE LA MENOR CUANTIA NRO. MC-006-2011

1 INSTITUTO DE VALORIZACIÓN DE M ANIZALES AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA SELECCIÓN ABREVIADA 10% DE LA MENOR CUANTIA NRO. MC-006-2011 El Instituto de Valorización de Manizales INVAMA- convoca públicamente a los interesados para que participen en el proceso de SELECCIÓN ABREVIADA cuya información se describe a continuación: 1. PARTICIPANTES: Podrán participar personas naturales, personas jurídicas y Consorcio y/o Uniones Temporales a participar con sus ofertas en la presente invitación. 2. OBJETO: El Instituto de Valorización de Manizales está interesado en recibir propuestas para: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE 40 HORAS DE SOPORTE TÉCNICO Y ACTUALIZACION DE VERSIONES EN LOS SISTEMAS DE AURORA DE HEINSOHN (CONTABILIDAD, NOMINA, ACTIVOS FIJOS). 3. PRESUPUESTO OFICIAL El Presente presupuesto para la presente contratación es de: $7.500.000 IVA Incluido NOTA: Cuando el oferente presente oferta por un valor superior al presupuesto oficial estimado, será rechazada. 4. PLAZO DE EJECUCION: DOCE (12) MESES 5. FORMA DE PAGO: Pago Final al recibo a satisfacción por parte del Interventor. Dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de factura. (El pago queda subordinado al PAC Unidad Financiera y Administrativa del INVAMA). 6. FUNDAMENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: De conformidad con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 2º de la ley 1150 de 2007 y los artículos 1º y 2º del decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009 donde se define el procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad y el Decreto 2025 de 2008. 7. ASPECTOS TECNICOS. Ver anexo de la convocatoria. 8. CRITERIOS DE SELECCIÓN: Ver anexo de la convocatoria. 9. LUGAR DONDE SE PUEDEN CONSULTAR LOS DOCUMENTOS DE LA CONVOCATORIA. Los documentos de la presente convocatoria podrán ser consultados en la Unidad Financiera y Administrativa. 10. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES. Ver anexo de la convocatoria. 11. GARANTÍA ÚNICA. Ver anexo de la convocatoria. CRONOGRAMA CONVOCATORIA 20 de Enero de 2011 RECEPCION PROPUESTAS (Oficina atención al cliente-sobre sellado) (no se aceptan propuestas extemporáneas, Ni entregadas en lugar diferente. ) 25-01-2011 HORA: 4 p.m. EVALUACION 26-01-2011 TRASLADO INFORME(este se hará por un (1) día hábil) APLICA: SI_X_ NO 27-01-2011 REVISIÓN DOCUMENTOS HABILITANTES 28-01-2011 ADJUDICACION (se comunica vía Fax, telefónico o correo electrónico) 28-01-2011 LUGAR ENTREGA OBJETO CONTRACTUAL (Manizales) LIDER DE PROGRAMA Y/O PROYECTO (RESPONSABLE) 1

2 ANEXO CONVOCATORIA NRO. MC-006-2011 OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE 40 HORAS DE SOPORTE TÉCNICO Y ACTUALIZACION DE VERSIONES EN LOS SISTEMAS DE AURORA DE HEINSOHN (CONTABILIDAD, NOMINA, ACTIVOS FIJOS). 1. ASPECTOS TÉCNICOS El contrato que se celebre debe realizarse bajo los siguientes parámetros: El contratista deberá instalar la actualización de las diferentes versiones que sean liberadas durante la vigencia del contrato de los sistema de contabilidad, nomina y activos fijos y entregará los diferentes manuales de usuario y capacitaciones requeridas. Contratación de un paquete de 40 horas consumibles a través del tiempo según las necesidades de la entidad. Las horas adquiridas se podrán utilizar para asesoría, consultoría, actualización operativa de versiones, cierres de fin de año, capacitación en cualquiera de los módulos adquiridos (Nomina, Contabilidad, activos fijos) y serán utilizados por los diferentes usuarios de los sistemas en el tiempo que ellos lo requieran. El contratista debe proporcionar el personal altamente capacitado para la atención del soporte técnico, capacitación, reinducción, asesoría, consultoría, actualización operativa, de los diferentes temas a los usuarios del instituto en los sistemas de contabilidad, nomina y activos fijos. El contratista deberá dejar evidencia de los trabajos realizados. 2. CRITERIOS DE SELECCION 2.1 REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES Serán objeto de verificación de cumplimiento los siguientes requisitos mínimos habilitantes: 2.1.1 Capacidad jurídica 2.1.2 Aspectos técnicos REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES VERIFICACIÓN CUMPLE NO CUMPLE 2.1.1 Capacidad jurídica Tratándose de personas naturales, corresponderá a las actividades comerciales inscritas en la Cámara de Comercio del domicilio del comerciante, las cuales deberán ser similares a las del objeto de esta invitación. Si se trata de personas jurídicas, su capacidad se circunscribirá al desarrollo de la empresa o actividad prevista en su objeto social. (Artículo 99 Código de Comercio), el cual deberá ser similar al objeto de esta invitación. Si la participación es en forma conjunta, los consorcios o uniones temporales en su conformación deberán cumplir con los requisitos previstos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y demás normas complementarias. Con la presentación de la oferta el oferente deberá realizar bajo la gravedad de juramento, las manifestaciones señaladas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, en la Constitución Política de Colombia y en la ley. 2

3 Si la actividad comercial del oferente persona natural, o el objeto social de alguna de las personas jurídicas que conforman el consorcio o la unión temporal, no se encuentra acorde con el objeto a contratar, la oferta será rechazada. Documentos jurídicos Los oferentes presentarán con su oferta los siguientes documentos: Propuesta Económica Fotocopia de la Cédula Certificado de existencia y representación legal, con fecha de expedición no anterior a 30 días a la recepción de la oferta, en caso de ser persona jurídica, y certificado del registro mercantil en caso de ser persona natural y en ambos casos debe constar su inscripción no inferior a un (1) año. Manifestación bajo juramento de no debe estar impedido por causa de inhabilidades e incompatibilidades para contratar, de conformidad con lo establecido en Constitución Política de Colombia y la Ley 80 de 1993 y demás normas sobre la materia. Manifestación bajo la gravedad del juramento que no se encuentra reportado en el Boletín de Responsables fiscales. Registro Único Tributario RUT. Certificado aportes parafiscales al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación familiar cuando corresponda, con fecha de expedición actualizada al momento de la suscripción de la respectiva orden, en caso de resultar adjudicatario. a) Si se trata de una persona natural, con el documento que expidan las respectivas EPS, Administradora de Fondo de Pensiones y Riesgos Profesionales. b) El oferente deberá aportar certificación suscrita por el revisor fiscal, o del representante legal en la cual conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a Seguridad Social Integral (EPS, pensiones y ARP) y aportes parafiscales al SENA, ICBF y Cajas de Compensación familiar del personal bajo su dependencia, con vigencia no inferior a los seis (6) meses inmediatamente anteriores. c) Si el oferente es un consorcio o una unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar esta certificación. En todo caso si el oferente se encuentra en mora en el pago de sus obligaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, la oferta será rechazada. 2.1.2 Factores técnicos Habilitante La información solicitada en el numeral 1 (ASPECTOS TECNICOS) de la presente invitación a ofertar, es de obligatorio cumplimiento en su totalidad, por tanto, el incumplimiento de cualquiera de los requisitos ocasionará el rechazo de la oferta. Factores Técnicos de calificación de total cumplimiento por el contratista El contratista deberá instalar la actualización de las diferentes versiones que sean liberadas durante la vigencia del contrato de los sistema de contabilidad, nomina y activos fijos y entregará los diferentes manuales de usuario y capacitaciones requeridas. Contratación de un paquete de 40 horas consumibles a través del tiempo según las necesidades de la entidad. Las horas adquiridas se podrán utilizar para asesoría, consultoría, actualización operativa de versiones, cierres de fin de año, capacitación en cualquiera de los módulos adquiridos (Nomina, Contabilidad, activos fijos) y serán utilizados por los diferentes usuarios de los sistemas en el tiempo que ellos lo requieran. El contratista debe proporcionar el personal altamente capacitado para la atención del soporte técnico, capacitación, reinducción, asesoría, consultoría, actualización operativa, de los diferentes temas a los usuarios del instituto en los sistemas de contabilidad, nomina y activos fijos. El contratista deberá dejar evidencia de los trabajos realizados 3

4 Factores económicos: A la oferta económica, se dará puntaje máximo de calificación equivalente a 40 puntos. Las demás ofertas se calificarán en forma proporcional y decreciente. Los valores en la oferta deben mantenerse en firme a partir de la presentación de ésta y una vez suscrito el contrato se mantendrán fijos durante la ejecución y liquidación del mismo. Si existieren discrepancias entre los valores unitarios y el subtotal de los mismos, ó los valores totales de acuerdo con lo requerido; ó el valor total de la oferta, la Contraloría General de la República, tomará para la ponderación de las ofertas, los valores unitarios sobre los cuales efectuará las operaciones aritméticas que correspondan, sin que éstas puedan considerarse modificación de las ofertas. En caso de presentarse una oferta ésta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la Entidad y provenga de un oferente habilitado. CALIFICACIÓN DE LAS OFERTAS La calificación de las ofertas se hará sobre la ponderación del factor técnico y económico sobre la base de cien (100) puntos, los cuales se aplicarán así: FACTORES TÉCNICOS Y ECONÓMICOS DE CALIFICACIÓN PUNTAJE Factor Técnico 60 Factor económico. 40 TOTAL PUNTAJE 100 Factor Técnico: 60 puntos Se asignará un máximo de 60 puntos a la oferta que satisfaga los aspectos técnicos definidos por la Entidad y provenga de un oferente habilitado. FACTORES TÉCNICOS DE CALIFICACIÓN El contratista deberá instalar la actualización de las diferentes versiones que sean liberadas durante la vigencia del contrato de los sistema de contabilidad, nomina y activos fijos y entregará los diferentes manuales de usuario y capacitaciones requeridas. Contratación de un paquete de 40 horas consumibles a través del tiempo según las necesidades de la entidad. Las horas adquiridas se podrán utilizar para asesoría, consultoría, actualización operativa de versiones, cierres de fin de año, capacitación en cualquiera de los módulos adquiridos (Nomina, Contabilidad, activos fijos) y serán utilizados por los diferentes usuarios de los sistemas en el tiempo que ellos lo requieran El contratista debe proporcionar el personal altamente capacitado para la atención del soporte técnico, capacitación, reinducción, asesoría, consultoría, actualización operativa, de los diferentes temas a los usuarios del instituto en los sistemas de contabilidad, nomina y activos fijos. PUNTAJE MAXIMO 30 20 10 TOTAL PUNTAJE 60 Factor económico: 40 puntos Se asignará un máximo de 40 puntos a la oferta con el precio más bajo, siempre que satisfaga las necesidades de la Entidad y provenga de un oferente habilitado. Las demás se calificarán en forma proporcional y decreciente, de acuerdo con la siguiente fórmula: 4

5 [ 1 - ( Valor oferta a calificar - Valor mínimo ofertado ) ] X 40 Valor mínimo ofertado El oferente deberá establecer los precios unitarios por cada artículo en su totalidad conforme al cuadro adjunto de cotización, sin que este supere el presupuesto oficial de la Entidad Si sólo se presenta una oferta, ésta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la Entidad y provenga de un oferente habilitado. LA OFERTA - La oferta deberá ser presentada en original, debidamente firmada y foliada por el representante legal o por la persona autorizada y en sobres sellados. Nota: Con la firma de la oferta por la persona legalmente facultada para ello, se entiende que el oferente acepta todas y cada una de las condiciones previstas en esta invitación. - Los costos asociados a la presentación de las ofertas serán a cargo del oferente. - El valor total de la oferta deberá incluir IVA e igualmente debe tener en cuenta todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades del Estado colombiano. - El oferente favorecido con la adjudicación de la contratación tendrá a su cargo los costos de las garantías y seguros que se relacionen en el respectivo contrato. 3. GARANTIAS: A quien le fuere adjudicada la propuesta deberá constituir los siguientes riesgos: AMPARO PLAZO CUANTIA Cumplimiento Plazo y 5 meses 20% Salarios Prestaciones e Indemnizaciones Plazo y 37 meses 20% Manizales, Enero de 2011. 5

6 CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE 40 HORAS DE SOPORTE TÉCNICO Y ACTUALIZACION DE VERSIONES EN LOS SISTEMAS DE AURORA DE HEINSOHN (CONTABILIDAD, NOMINA, ACTIVOS FIJOS). Manizales, de 2.011 Señores INVAMA Manizales Referencia: SELECCIÓN MENOR CUANTÍA 10%/MC-006-2011 El suscrito se compromete si resultare favorecido a atender la diligencia de notificación y a firmar y legalizar el contrato dentro de los términos señalados en el cronograma de la presente invitación y aceptó en un todo los pliegos y las condiciones allí establecidas y manifiesto que la oferta tiene validez de NOVENTA (90) días calendario y me comprometo en el caso que me sea adjudicado la propuesta a mantener la capacidad de contratación inicialmente ofrecida durante toda la ejecución del contrato. El suscrito declara: 1) Soy (somos) el (los) interesado (s) en la propuesta que presentó (tamos); y manifiesto que ninguna persona distinta de las aquí nombradas por mi (nosotros) tiene interés en esta propuesta o con el contrato que se celebre y no tengo (tenemos) conexión alguna con otra persona o entidad proponente en esta misma convocatoria. 2) Que conozco y he estudiado detenidamente el pliego de condiciones, sus adendas, anexos y adiciones, especificaciones y documentos relacionados y acepta todos los requisitos en ellos exigidos. Los aspectos que rodean la convocatoria del objeto a desarrollar, los precios del mercado, los insumos, los impuestos y gravámenes requeridos para la composición de al oferta a desarrollar todos los demás gastos y costos que se generen con la celebración del contrato. 3) Que de acuerdo con el cronograma, el plazo es de DOCE (12) MESES contados a partir de la firma del acta de iniciación del contrato, previa aprobación la garantía única. 4) Expresamente declaro (mos) que no (nos) me encuentro (mos) incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad consagradas en la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes y en caso de sobrevenir alguna de ellas, cederé el contrato previa autorización escrita del INVAMA, o de no ser posible, daremos por terminado el contrato. 5) En caso de que me sea adjudicado el contrato, me comprometo a mantener la capacidad de contratación inicialmente ofrecida durante toda su ejecución, siendo causal de terminación del contrato el incumplimiento de esta obligación. 6) Bajo la gravedad del juramento manifiesto (mos) que no (nos) me encuentro (mos) reportado en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República. 7) PARA PERSONAS NATURALES: certifico (mos) que he (mos) efectuado el pago de las obligaciones parafiscales y a los sistemas de salud y seguridad social de los empleados, por tanto me (nos) encuentro al día. (Cuando la propuesta es presentada en consorcio o unión temporal la carta de presentación va suscriba por sus integrantes a fin de ambos certificar lo anterior). 8) PARA PERSONAS JURÍDICAS: certifico que la sociedad que representó durante los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato (tal como lo establece el artículo 50 de al Ley 789 de 2002, modificada por la ley 828 de 2003), ha efectuado los aportes a obligaciones parafiscales y a los sistemas de salud y seguridad social de los empleados. (para las sociedades con revisor fiscal se deberá adjuntar certificado en tal sentido expedido por éste) 9) Que la persona jurídica que represento dentro de su objeto social se encuentra prevista la ejecución de este tipo de contrato. 10) Que el valor de esta propuesta es el consignado en el formulario de precios 11) El suscrito acusa recibo de las siguientes adendas al pliego de condiciones: 12) Que en caso de que se me adjudique el contrato, me comprometo a cumplir especificas técnicas. Que mi nombre, dirección y otros datos son como sigue: 6

7 Nombre: Representante legal: NIT o c.c. # Libreta militar Dirección: Teléfono Fax para que me envíen comunicaciones.: Celular E.mail CIUDAD Inscrito en el RUT (DIAN) No. Régimen al cual pertenezco. 1.20 Me encuentro afiliado en salud a: Pensión A: Atentamente, ------------------------------------ C.C. NRO. C.C. NRO. ------------------------------------- C.C. NRO. T.P(FIRMA DE QUIEN AVALA LA PROPUESTA ) 7

8 ANEXO CONVOCATORIA NRO. MC-006-2011 PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE 40 HORAS DE SOPORTE TÉCNICO Y ACTUALIZACION DE VERSIONES EN LOS SISTEMAS DE AURORA DE HEINSOHN (CONTABILIDAD, NOMINA, ACTIVOS FIJOS). CONCEPTO VALOR TOTAL ACTUALIZACION SISTEMAS CONTABILIDAD,NOMINA Y ACTIVOS FIJOS PAQUETE DE 40 HORAS DE SOPORTE SUBTOTAL IVA TOTAL 8