DOCUMENTOS Página 1 de 5 OBJETIVO: Actualizar el mecanismo establecido para identificar y codificar los documentos que se produzcan en las dependencias vinculadas a los diferentes macroprocesos, dentro del Sistema Integrado de Gestión y Control de calidad, derivado de la incorporación en la estructura de la Contraloría General de la República de nuevas Unidades y de las Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas, conforme lo establece el artículo 128 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2012, así como de la planta temporal establecida mediante decreto 1539 de 2012. DESARROLLO: El Código de los Documentos del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad está conformado así: I. CODIGOS DE LOS MACROPROCESOS (3 CARACTERES INICIALES) 1. Macroproceso Direccionamiento Estratégico DET 2. Macroproceso Comunicación y Divulgación CYD 3. Macroproceso Control Fiscal Micro CMI 4. Macroproceso Control Fiscal Macro CMA 5. Macroproceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva RFJ 6. Macroproceso Enlace con Clientes y Partes Interesadas ECP 7. Macroproceso Gestión del Talento Humano GTH 8. Macroproceso Gestión de Recursos GRE 9. Macroproceso Administración de Procesos y Procedimientos. APP 10. Macroproceso Control Fiscal Macro Sectorial CMS II. CODIGOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (5 DÍGITOS SIGUIENTES) Es la numeración que se utiliza en la correspondencia que genera cada dependencia para identificar su procedencia o destino final y para la identificación de cada serie documental producida por las distintas áreas de la Contraloría General de la República, asignado por la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia. El código tiene cinco dígitos, cuyo significado es:
DOCUMENTOS Página 2 de 5 Primer dígito (8) - Constante para todas las dependencias de la Contraloría General de la República. Segundo dígito - Indica el sector ó área funcional al cual pertenece la dependencia, así: 0 Despachos del Contralor y Vicecontralor, así como las Oficinas y Unidades dependientes de ellos, incluidas las Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas y las Contralorías Auxiliares. 1 Gerencia Administrativa, Gerencia de Talento Humano y Contraloría Delegada para Economía y Finanzas. 2 Contraloría Delegada para Participación Ciudadana y Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva 3 Sector Agropecuario 4 Sector Social 5 Sector Infraestructura 6 Sector Minas y Energía 7 Sector Medio Ambiente 8 Sector Gestión Pública 9 Sector Defensa, Justicia y Seguridad Tercero y Cuarto dígito Del 05 al 99 indica el departamento, conforme a la codificación del DANE, relacionada a continuación. Por tanto, para las áreas del Nivel Central se utiliza el Código del Distrito Capital (11), excepto para las nuevas Unidades y la Gerencia Distrital Colegiada, creadas por la Ley 1474 de 2011, así como para las Contralorías Auxiliares creadas en virtud del Decreto 1539 de 2012, cuyo tercero y cuarto dígito se asignaron por la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia para incluirlas en la codificación general, según se relacionan después del código 99. 05 Antioquia 08 Atlántico 11 Bogotá, D.C 13 Bolívar 15 Boyacá 17 Caldas 18 Caquetá 19 Cauca 20 Cesar 23 Córdoba
DOCUMENTOS Página 3 de 5 25 Cundinamarca 27 Chocó 41 Huila 44 La Guajira 47 Magdalena 50 Meta 52 Nariño 54 Norte de Santander 63 Quindío 66 Risaralda 68 Santander 70 Sucre 73 Tolima 76 Valle del Cauca 81 Arauca 85 Casanare 86 Putumayo 88 Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina 91 Amazonas 94 Guainía 95 Guaviare 97 Vaupés 99 Vichada Se adicionan los códigos 01, 02 y 03, así: 01 Unidades Creadas por la Ley 1474/ 12 de Julio de 2011 (soportadas en el acta No. 2 del 2 de marzo de 2012). 02 Gerencia Distrital Colegiada (soportadas en el acta No. 3 del 27 de abril de 2012). 03 Contralorías Auxiliares (soportadas en el acta No. 6 del 11 de Septiembre de 2012). Quinto dígito - Ordenación de la dependencia o grupo dentro del sector. En las Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas este consecutivo se utiliza así:
DOCUMENTOS Página 4 de 5 1. Despacho del Gerente Departamental y del Contralor Provincial de la Colegiatura 2. Grupo de Vigilancia Fiscal 3. Grupo de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva 4. Grupo Participación Ciudadana III. CÓDIGOS SEGÚN TIPO DE DOCUMENTO: 1. Actas AC 2. Anexo AX 3. Boletín BO 4. Cartilla C 5. Circulo de Mejoramiento CM 6. Cuadro CU 7. Otros Documentos OD 8. Encuesta E 9. Formato F 10. Formulario FO 11. Flujograma FL 12. Guía G 13. Instructivo IT 14. Informe IN 15. Inventario IV 16. Manual M 17 Mesa de trabajo MT 18 Proceso PR 19 Procedimiento PD 20 Plan de Calidad PC 21 Reporte RE 22 Resolución RS 23 Tabla T 24 Tablero de Control TC
DOCUMENTOS Página 5 de 5 25 Caracterización CT IV. CONSECUTIVO. Está conformado por dos números arábigos que indican el orden en que se producen y adopta este tipo de documento para cada macroproceso y dependencia. NOTA: Cuando el documento a codificar involucra a dos o más dependencias de la Entidad, se deberán referenciar los dos códigos del numeral II de este instructivo. Fuente: Decreto Ley 267 del 22 de febrero de 2000 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría General de la Republica, se establece su estructura orgánica, se fijan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones. Ley 1474 del 12 de julio de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de control interno de la gestión pública. Decreto 1539 de 2012 Por el cual se establece una planta temporal de empleo de la Contraloría General de la Republica. Resolución Reglamentaria No. 0179 del 26 de Julio de 2012 por el cual se establece las funciones de la planta temporal de empleos de la Contraloría General de la Republica creados en el Decreto 1539 del 17 de Julio de 2012. APROBADO POR: CARLOS AUGUSTO CABRERA SAAVEDRA FECHA: 30/11/2012