PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA DE LA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO/EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA (UPV/EHU) PARA UN AÑO. I. INTRODUCCIÓN. La Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea (UPV/EHU) dispone actualmente de una infraestructura de sistemas de videoconferencia que permite la intercomunicación audiovisual tanto entre las salas de videoconferencia de la propia UPV/EHU como con salas de videoconferencia externas a la misma. Para poder garantizar el correcto funcionamiento y la estabilidad de dicho sistema de videoconferencia es necesario disponer de soporte y mantenimiento para resolver las incidencias que se presenten y mantener actualizados los sistemas de dicho equipamiento a las últimas versiones (software y firmware) que surjan durante el período de un año. II. OBJETO DEL CONTRATO. El objetivo del presente pliego es el contrato de soporte y mantenimiento durante el período de un año del equipamiento de videoconferencia de la UPV/EHU. Este equipamiento está conformado por dos componentes bien diferenciados. Por una parte está lo que vamos a denominar core del sistema y por otra están las estaciones de videoconferencia propiamente dichas. El core consiste en un grabador y una MCU (Unidad de Control Multipunto). Las estaciones de videoconferencia son unidades disponibles en cada sala destinada a tal fin y constan de la estación de videoconferencia propiamente dicha y sus correspondientes elementos auxiliares como la cámara de video, lo micrófonos, altavoces, visual concert (para emisión de la señal de video VGA del PC por videoconferencia), conectores, cableado de conexión, etc. También se deben de asumir durante el período indicado las estaciones que se pudieran incorporar al sistema de videoconferencia, estaciones que lógicamente se incorporarán con su garantía correspondiente por parte del fabricante. III. ALCANCE DEL CONTRATO. El servicio de soporte y mantenimiento para cualquier equipamiento de videoconferencia recogido en el punto anterior debe contemplar las siguiente características: Soporte técnico ante cualquier incidencia en el equipamiento objeto del contrato. La asistencia podrá realizarse desde las instalaciones del adjudicatario siempre que sea posible y de forma presencial si la resolución de la incidencia lo 1 / 9
requiere. Hay que tener en cuenta que hablamos de equipamiento conectado a la red accesible desde Internet. El tiempo máximo de respuesta ante cualquier incidencia no será superior a 24 horas desde su notificación, entendidas éstas dentro de las jornadas laborables. Por ejemplo, una avería informada un viernes a las 5 de la tarde deberá ser atendida antes del lunes a las 5 de la tarde. Se valorará, no obstante mejoras en este apartado. El tiempo máximo de resolución de cualquier incidencia va a depender del elemento objeto de atención. Si la incidencia corresponde al core se resolverá en un plazo no superior a 3 días laborables desde su notificación mientras que serán 5 si se trata de las estaciones de videoconferencia. Las mejoras serán valoradas positivamente. Existirá soporte de segundo nivel con el fabricante del equipamiento a mantener para garantizar la reparación y actualización del equipamiento implicado en este pliego. Se actualizarán, si se estima oportuno por parte de la UPV/EHU, los sistemas del equipamiento de videoconferencia a las últimas versiones existentes. La actualización de los sistemas será realizada por el adjudicatario. IV.- CONDICIONES GENERALES. Mediante el presente pliego, la Vicegerencia TIC de la UPV/EHU podrá contratar el servicio de soporte y mantenimiento de su sistema de videoconferencia, y para ello el licitador deberá tener en cuenta en su oferta todos los aspectos descritos en el presente pliego. Así mismo, también deberán tenerse en cuenta los condicionantes que se describen a continuación en este apartado. El licitador deberá presentar su oferta económica incluyendo todos los costes necesarios para la prestación del servicio descrito en el presente pliego. El licitador, asumirá a su cargo todos los costes del personal involucrado (personal propio y otros) en la prestación del servicio, incluidos los costes de desplazamientos, dietas, etc.. IV.1- DURACIÓN DE LOS SERVICIOS. El periodo del contrato será de 1 año, con opción a prórroga por un año más. Para el establecimiento de las correspondientes prórrogas se podrán definir ajustes de servicios. IV.2.- CERTIFICACIONES EXIGIDAS A LA EMPRESA LICITADORA PROVEEDORA DEL SERVICIO. 2 / 9
Las empresas licitadoras deben disponer de la suficiente solvencia técnica para poder ofrecer el soporte y mantenimiento del sistema de videoconferencia a mantener, siendo requisitos indispensable disponer del Certificado de Partner de Polycom o equivalente. Las acreditaciones de las certificaciones deberán presentarse en el sobre 1 (DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA, DE CAPACIDAD Y SOLVENCIA). IV.3.- LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y MEDIOS. El licitador podrá prestar el servicio desde sus instalaciones siempre que sea posible realizar el soporte y mantenimiento correspondiente. En el caso de asistencia in-situ, el licitador deberá desplazarse a las instalaciones de la UPV/EHU donde se encuentren el equipamiento de videoconferencia a intervenir. El licitador proporcionará a sus técnicos los equipos informáticos necesarios, así como los teléfonos móviles y buzones de correo electrónico y cualquier otro medio adicional que se considere necesario para el desempeño de su trabajo, localización y contacto. La documentación, explicaciones y compromisos contraídos por el licitador, deben incluirse en el sobre 3. IV.4.- PRESENTACIÓN DE LA OFERTA. DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR. Se requiere que las respuestas al Pliego de Condiciones sean en cualquiera de los 2 idiomas de la C.A.P.V. (euskera y castellano). Todos los documentos que formen parte de la respuesta al Pliego de Prescripciones Técnicas tendrán que estar identificados al menos por un título, un número de documento y su fecha de publicación. Dentro de cada documento, todas las páginas deben mostrar el título del documento y el número de página. Así mismo, deberán presentarse los correspondientes cuestionarios o formularios indicados en los anexos II y III de este pliego. Se presentará obligatoriamente 1 copia impresa y la misma información, al menos, en 3 copias de soporte digital. IV.5 PRESUPUESTO (OFERTA ECONÓMICA A INCLUIR EXCLUSIVAMENTE EN EL SOBRE 2). El presupuesto para la contratación de las prestaciones de servicios descritos en este pliego durante la duración del contrato (anual) es de 40.000 euros IVA incluido (21%).. 3 / 9
El presupuesto incluirá todo tipo de gastos generales, financieros, transportes, dietas, desplazamientos, seguros y todo tipo de gasto del personal técnico o gastos de cualquier tipo, necesario para la prestación de los servicios de soporte y mantenimiento técnico indicados. IV.6.- PAGO DEL PRECIO. La adjudicataria presentará un informe de actividad y de resolución de incidencias trimestral. El pago se realizará trimestralmente. La documentación, explicaciones y compromisos contraídos por el licitador, deben incluirse en el sobre 1. IV.7. EXISTENCIA DE LOTES. Lote único. IV.8. SUBCONTRATACIÓN DE PERSONAL POR PARTE DE LA EMPRESA LICITADORA. No se permite la cesión del contrato a otras empresas. Si el servicio de soporte fuera ofrecido por empresa subcontratada por el licitador se explicitará en la oferta indicando la relación de servicio establecida para la UPV/EHU. IV.9. ADMISIÓN DE VARIANTES. No se permiten. IV.10. PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN. Por procedimiento negociado con invitación a 3 empresas. V. CRITERIOS BÁSICOS DE ADJUDICACIÓN. Para la valoración de las diferentes ofertas, se tendrán en cuenta los criterios detallados a continuación. La puntuación máxima será de 100 puntos. Los licitadores deberán presentar toda la documentación necesaria en la oferta para que las correspondientes comisiones evaluadoras pueda aplicar la valoración indicada. Las comisiones evaluadoras podran resolver la valoración de acuerdo a la documentación e información presentada exclusivamente en la oferta sin solicitar documentación y/o información adicional. 4 / 9
V.1. CRITERIOS OBJETIVOS (90 %). La respuesta a las valoraciones que se describen en este apartado deben presentarse en el sobre 2, utilizando obligatoriamente el formulario del anexo II. 1) Reducción del coste del soporte y mantenimiento establecido en el presente pliego (75 %). Se valorará la reducción del coste del soporte y mantenimiento establecido en el presente pliego. La formula utilizada para el cálculo de los puntos es la siguiente: Vn = 75 * ((Op Ol) / (Op Om)) Op: Presupuesto para el soporte y mantenimiento especificado en el presente pliego. Ol: Oferta del licitador Om: Oferta mínima para soporte y mantenimiento de entre todos los licitadores Vn: Valor obtenido 2) Reduccion del tiempo de resolución (15 %). Se valorará el tiempo de resolución de la incidencia, con un máximo de 15 puntos. Para el cálculo se aplicará el criterio de 8 puntos máximos para la reducción del tiempo en el core y 7 para las estaciones de videoconferencia. Los rangos de puntos en cada uno de los casos serán los siguientes: 8 puntos si Dl < 2 días en el core. 4 puntos si Dl < 3 días en el core. ----------------- 7 puntos si Dl < 2 días en las estaciones de videoconferencia. 3 puntos si Dl < 3 días en 1 punto si Dl < 4 días en Siendo Dl el número de días que se compromete el licitador para la resolución de incidencias. V.2. CRITERIOS SUBJETIVOS (10 %). La respuesta a las valoraciones que se describen en este apartado deben presentarse en el sobre 2, utilizando obligatoriamente el formulario del anexo III. 5 / 9
1) Mejoras adicionales ofrecidas (10%). Se valorarán en este apartado mejoras ofrecidas por el licitador que no hayan quedado identificadas en el presente pliego, siempre y cuando sean aplicables en el marco de la prestación del servicio solicitado, tales como formación, disponibilidad de equipamiento de repuesto en las instalaciones de la universidad, mejora del tiempo máximo de respuesta etc. En Leioa, a 6 de setiembre de 2012. Xabier Arrieta Goiri Vicegerente de las TIC 6 / 9
ANEXO I: Lista de equipamiento de videoconferencia de la UPV/EHU a contratar su soporte y mantenimiento para el año 2013 EQUIPAMIENTO DE VIDEOCONFERENCIA DE LA UPV/EHU A CONTRATAR SU SOPORTE Y MANTENIMIENTO PARA EL AÑO 2013 EQUIPAMIENTO RMX 1500 (5HD 1080/10HD 720p/20SD/30CIF) RSS 4000 Grabador Polycom HDX 8000 Polycom HDX 7000 Polycom VSX 7000 Cantidad 1 equipo (En Bizkaia) 1 equipo (En Bizkaia) 5 equipos (2 en Gipuzkoa, 1 en Bizkaia y 2 en Alava) 5 equipos (2 en Gipuzkoa y 3 en Bizkaia) 7 equipos (6 en Gipuzkoa y 1 en Bizkaia) 7 / 9
ANEXO II: FORMULARIO APARTADO V.1 CRITERIOS OBJETIVOS LICITADOR: Criterio V.1.1) Reducción coste soporte y mantenimiento (75 puntos máximo): Vn = 75 * ((Op Ol) / (Op Om)) Op: Presupuesto para el soporte y mantenimiento especificado en el presente pliego. Ol: Oferta del licitador. Om: Oferta mínima para soporte y mantenimiento de entre todos los licitadores. Vn: Valor obtenido. Criterio V.1.2) Reducción del tiempo de resolución (15 puntos máximo): Siendo Dl el número de días que se compromete el licitador para la resolución de incidencias. 8 puntos si Dl < 2 días en el core. 4 puntos si Dl < 3 días en el core. -------------------- 7 puntos si Dl < 2 días en las estaciones de videoconferencia 3 puntos si Dl < 3 días en 1 punto si Dl < 4 días en 8 / 9
ANEXO III: FORMULARIO APARTADO V.2 CRITERIOS SUBJETIVOS LICITADOR: Criterio V.2.1) Mejoras adicionales ofrecidas (10 puntos máximo). Adjunte mejoras que sean de interés para la UPV/EHU en relación al servicio solicitado. 9 / 9