Impulso de la FACTURA ELECTRÓNICA en Asturias [ Factores que determinan la adopción de la factura electrónica ]
Edita: Federación Asturiana de Empresarios (FADE). Maquetación: Leaders Comunicación Imprime: Gráficas APEL. D. L.: AS-1.783-2010
Factores que determinan la adopción de la FACTURA ELECTRÓNICA
índice PRESENTACIÓN...5 factores a tener en cuenta para la implantación de la factura electrónica...7 PAUTAS PARA LA UTILIZACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA...13 FORMATO DE FACTURA:...13 FORMATOS DE FIRMA ELECTRONICA...15
Factores que determinan la adopción de la FACTURA ELECTRÓNICA PRESENTACIÓN Ya es un hecho. Cada vez son más los empresarios y autónomos que apuestan por la facturación electrónica, un sistema de facturación que genera beneficios, gracias a la automatización y simplificación de los procesos administrativos y el ahorro de costes. Sea cual sea el tipo de empresa, independientemente de su tamaño o sector, de su sistema de gestión o del volumen de facturación, existe una solución de facturación electrónica adecuada a cada necesidad. Para implantar con éxito la que más se ajuste a cada perfil empresarial, FADE pone a su disposición esta guía de conocimiento y asesoramiento para empezar a facturar electrónicamente. A través de este conjunto de manuales, distinguirá los diferentes formatos para la emisión y recepción de facturas, -desde las soluciones gratuitas, pasando por la facturación electrónica integrada en herramientas de gestión, hasta plataformas de servicios de pago por uso-, además de otros aspectos importantes en el proceso, como la firma electrónica o el DNI electrónico, y la situación de la e-factura en el resto de Europa. Con estos manuales de consulta, FADE pretende ayudar a empresarios y autónomos a dar el primer paso en facturación electrónica, para ganar en organización, seguridad y competitividad. 5
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Factores que determinan la adopción de la FACTURA ELECTRÓNICA factores a tener en cuenta para la implantación de la factura electrónica La factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Equivalente a la factura en papel, se transmite por medios telemáticos. La factura electrónica es... Fácil, Barata y Útil A la hora de identificar el tipo de solución que mejor se adapta a una empresa, pueden tenerse en cuenta diversos factores, ya que cada uno de ellos influye de forma diferente en la situación de la empresa y por tanto, en el tipo de solución más adecuado: Existencia o no de una solución de gestión en la empresa Volumen de emisión y recepción de facturas Facturación a la Administración Pública Tipología y número de clientes y proveedores Nivel de madurez tecnológica Demanda y valoración de clientes y/o proveedores 7
Existencia o no de una solución de gestión en la empresa Este es uno de los factores de mayor impacto. Si una empresa cuenta con una solución de gestión en la que se lleva a cabo el proceso de facturación, la opción más cómoda para la empresa será generalmente incorporar la facturación electrónica integrada sobre esa solución de gestión. Existen en cualquier caso determinados aspectos que podrían conducir en otra dirección, como podrían ser un bajo nivel de satisfacción con la solución de gestión implantada o el coste de adaptación de la solución para incorporar las nuevas funcionalidades Volumen de emisión y recepción de facturas La factura electrónica aporta beneficios con independencia del volumen de facturas que se emiten o reciben, ya que hay beneficios relacionados con la seguridad, la fiabilidad, la rapidez, la eficiencia, etc.. Sin embargo, los beneficios económicos están directamente ligados al volumen de facturas que se emiten: la estimación de ahorro es superior a los 2 euros por factura, por lo que a mayor volumen de facturas emitidas, mayores ahorros. Por este motivo, el volumen de emisión de facturas influye en el interés por la emisión de facturas electrónicas. De forma similar, un mayor volumen de facturas recibidas, influirá en el interés en utilidades de recepción de facturas electrónicas. Facturación a la Administración Pública Aunque con el tiempo este factor perderá peso en la toma de decisión sobre la conveniencia o no de implantar facturación electrónica, actualmente la próxima obligatoriedad de utilizar facturación electrónica en la relación con la Administración Pública Estatal hace que sea un factor a tener en cuenta, sobre todo en cuanto a los plazos de implantación. 8
Factores que determinan la adopción de la FACTURA ELECTRÓNICA Los beneficios que aporta la factura electrónica no dependen de que una empresa sea o no proveedora de la Administración, ya que están vinculados con el proceso de facturación en sí, y no con los destinatarios. Sin embargo, el trabajo que actualmente muchas de las Administraciones Públicas y organismos dependientes están adaptando sus sistemas para permitir la recepción de facturas electrónicas, y que desde el pasado mes de noviembre de 2010 podría ser exigible para todos sus proveedores, hace que este factor sea uno de los de mayor influencia en la toma de decisión sobre la incorporación de la facturación electrónica a la empresa. Algunas como Castilla La Mancha y Cataluña ya lo exigen y son muchas las que ya ofrecen esta posibilidad. También ayuntamientos como los de Oviedo y Gijón tienen previsto habilitar esta opción de forma inmediata, y en algunos casos como la Empresa Municipal de Aguas de Gijón, ya ofrecen esta posibilidad a sus clientes. Tipología y número de clientes y proveedores A pesar de la gran importancia de esta información, sólo es determinante en casos muy concretos. El trabajo con un número de proveedores y/o clientes reducido puede facilitar la obtención de beneficios en un plazo de tiempo menor, ya que en el caso de que éstos adopten facturación electrónica el porcentaje de facturas emitidas y/o recibidas en formato electrónico sería muy elevado, y con ello se estaría accediendo en gran medida a las ventajas de esta tecnología. También es importante la tipología de clientes y proveedores ya que pueden condicionar en gran medida el éxito de la implantación de la facturación electrónica en una empresa. En el caso de que por ejemplo una empresa tenga como proveedores y/o clientes empresas poco maduras o poco desarrolladas tecnológica- 9
ES IMPORTANTE QUE LA EMPRESA CUENTE CON UN NIVEL TECNOLÓGICO ADECUADO SI QUIERE IMPLANTAR FACTURA ELECTRÓNICA DE FORMA GENERALIZADA. La facturación electrónica implica la apuesta por la eliminación del papel en esta parte del proceso de gestión de gestión de una empresa y la apuesta por la gestión electrónica y sin papeles. Contar con infraestructuras y herramientas informáticas fiables y seguras se convierte por tanto en un aspecto de gran importancia para asegurar el correcto funcionamiento. Existen diferentes tipos de soluciones que facilitarán la utilización de la factura electrónica en la empresa cualquiera que sea su situación y entorno tecnológico. 10
Factores que determinan la adopción de la FACTURA ELECTRÓNICA mente, esto podría provocar que sea más difícil intercambiar con ellos facturas electrónicas. Un ejemplo de esta situación podrían ser empresas proveedoras de pequeño comercio o de particulares, que presumiblemente podrían encontrarse con mayores dificultades para lograr la aceptación por parte de sus clientes de facturación electrónica. En esta situación la incorporación de utilidades de envío de facturas electrónicas podría no aportar los beneficios esperados. Nivel de madurez tecnológica Este aspecto está relacionado con el uso de la tecnológica como apoyo a la gestión, tanto a nivel de aplicaciones y medidas de seguridad, como sobre todo el hábito y los usos de Internet. La facturación electrónica implica la apuesta por la eliminación del papel en esta parte del proceso de gestión de una empresa y la apuesta por la gestión electrónica y sin papeles. Contar con infraestructuras y herramientas informáticas fiables y seguras se convierte por tanto en un aspecto de gran importancia para asegurar el correcto funcionamiento. Sin embargo, existen utilidades y soluciones que facilitarán la utilización de la factura electrónica en la empresa cualquiera que sea su situación y entorno tecnológico. Esto es posible ya que algunas de estas soluciones permiten incluso externalizar todo el proceso de facturación electrónica en proveedores de servicios. 11
Demanda y valor por parte de clientes y/o proveedores En algunos casos serán posiblemente los proveedores o clientes quienes podrían solicitar la utilización de la facturación electrónica a otras empresas. Por su mayor desarrollo tecnológico o por las ventajas que para ellos represente la facturación electrónica, es posible que exijan este medio para el intercambio de facturas en las relaciones comerciales. Sin duda, clientes y proveedores comenzarán a demandarlo cada vez con más frecuencia ya que a medida que su uso se extiende, poder generalizarlo para el conjunto de clientes y proveedores permite obtener mayores beneficios de su utilización. Presumiblemente, contar con esta tecnología en la empresa puede llegar a convertirse en un aspecto muy valorado tanto para el mantenimiento de la cartera de clientes como para su incremento. En general, implantar facturación electrónica dentro de los procesos de gestión, contribuye a reducir los trabajos administrativos: Automatizando la generación y/o recepción de facturas. Reduciendo los errores humanos en la gestión de facturas. Ofreciendo más información, de forma más rápida y más actualizada. 12
Factores que determinan la adopción de la FACTURA ELECTRÓNICA pautas para la utilización de la factura electrónica En el proceso de facturación entre empresas, es el cliente quien tiene la última palabra, y esto es importante porque tiene la capacidad de establecer las reglas del juego. Estas reglas pueden estar en torno a: Formato de factura. Formato de firma electrónica. FORMATO DE FACTURA: Una factura electrónica podría crearse sobre cualquier tipo de documento: word, excel, pdf, EDI. Sin embargo, sólo algunos formatos facilitan que las facturas puedan procesarse de forma automática, y ese es uno de los objetivos de la facturación electrónica. Estos formatos son los basados en ficheros de texto estructurados o con marcas. Pero además, si cada empresa utilizara su propio formato tampoco se facilitaría ese tratamiento automático, por lo que existen estándares de formatos de factura electrónica. La mayoría de las Administraciones Públicas exigirán como formato de factura electrónica el formato Facturae. Actualmente son válidos los formatos facturae 3.0, 3.1 y 3.2, aunque la opción más recomendable sería la utilización de facturae 3.2. Las especificaciones de este formato son abiertas, y cualquier empresa puede utilizarlo. Otros formatos son: UBL, CII/UNCEFAC, EDI. 13
Existen una serie de circunstancias que harán que el uso de la versión 3.2 de facturae sea obligatorio: Cuando sea requerida una precisión de 6 decimales en el coste total, importe bruto, descuento unitario o cargo unitario. Si algún concepto de la factura está sujeto a uno de los nuevos tipos de impuestos: REIVA, REIGIC o REIPSI. Cuando sea necesario definir un código estadístico y/o una referencia del cliente pagador, en los datos de pago. En el caso en el que sea necesario definir el código SWIFT de una cuenta bancaria. Cuando sea necesario definir una descripción de un centro administrativo. Al crear una factura rectificativa y sea necesario exponer una descripción amplia del motivo de rectificación. Si uno de los centros administrativos declarados lleva asociado un rol definido en esta nueva versión: Vendedor, Receptor del pago, Receptor del cobro, Emisor. Cuando alguno de los conceptos declarados en la factura requieran la de14 finición de la fiscalidad especial, es decir, los campos fiscalidad especial y justificación de la fiscalidad especial. Si al definir una cuenta bancaria, es necesario definir bien el IBAN, bien el número de cuenta. Cuando se facturen conceptos medidos en metros cúbicos, segundos o vatios. Si es necesario definir información adicional a nivel de línea de detalle. Esta información adicional puede ser: código de artículo, fecha contrato emisor, fecha pedido emisor, fecha contrato receptor, fecha pedido receptor, referen- 14
Factores que determinan la adopción de la FACTURA ELECTRÓNICA cia del expediente, fecha del expediente. Si al definir un nuevo albarán, es requerido especificar la fecha del mismo. Cuando se pretende que la etiqueta que define el orden que ocupa un concepto o línea de detalle dentro de la factura sea SequenceNumber en lugar de la etiqueta que existía en la versión 3.1 y que podía resultar ambigua FORMATOS DE FIRMA ELECTRONICA La legislación exige que en la facturación electrónica se utilicen sistemas que permitan garantizar la autoría y la integridad de los datos de cada factura. Esto puede hacerse de varias formas, aunque la más sencilla es la utilización de firma electrónica. Existen múltiples formatos de firma electrónica, aunque junto con facturae las administraciones exigirán el formato de firma electrónica XAdES. El formato es abierto y de libre utilización por cualquier empresa. Información a incluir en la firma Es responsabilidad del cliente, como receptor de la factura electrónica comprobar la integridad y la autoría de la firma. Dependiendo de la información incluida en la firma, esta labor puede ser más o menos sencilla, e incluso llevar asociados costes económicos. Como receptor de facturas, lo más cómodo es recibir facturas electrónicas en formato facturae, firmadas electrónicamente en formato XAdES, y concretamente en su versión XL, ya que en la propia firma se incluye toda la información necesaria para verificar la integridad y la autoría de la factura, sin necesidad de acciones ni costes adicionales. 15
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