DIRECTRICES DE CONTROL DE INGRESOS PARA EL REGISTRO DE VALORES EN EL esigef 1 VALORES PENDIENTE DE REGISTRO 2013 Para verificar el valor real pendiente de registro en el reporte de control de ingresos del año 2013 debe realizar la consulta por la siguiente ruta: esigef/año 2013/Tesorería/ Control de Ingresos: ingresar el periodo a consultar 1.1 VALORES ACREDITADOS A PARTIR DEL 20 DE DICIEMBRE DE 2013 En conformidad a las directrices de cierre 2013 y apertura 2014, le corresponderá a la entidad registrar en el ejercicio 2014 todos los valores acreditados en las cuentas aperturadas en el BCE a través de un CUR presupuestario de ingresos o CUR Contable (registros contables) según sea el caso, sin necesidad de que la Subsecretaría del Tesoro Nacional tenga que habilitar en el esigef la fecha mínima de ingreso. 1.2 VALORES ACREDITADOS DESDE EL 1 DE ENERO AL 19 DE DICIEMBRE DE 2013 1.2.1 Valores de autogestión 2013 no registrados: 1.2.1.1 En aquellos casos que la entidad no realizó el registro de valores de autogestión del año 2013 (valores efectivamente acreditados en la cuenta de BCE del tipo CR periodo 1 de enero a 19 de diciembre de 2013), deberá realizar lo siguiente hasta el 30 de abril del 2014, es preciso señalar que son considerados valores de autogestión aquellos recursos que fueron generados por la venta de un bien (producido por la entidad) o la prestación de un servicio. 1.2.1.2 Observar en el reporte "Control de ingresos" columna "saldo por registrar", que la institución tenga valores pendientes de registro y que correspondan a autogestión. 1.2.1.3 La entidad deberá coordinar con la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental a efectos de que se les habilite la clase de registro IAC1 y/o IAC2 1.2.1.4 La entidad deberá utilizar la clase de registro IAC1 y/o IAC2 para incorporar las cuentas por cobrar del año anterior (2013), a través de la ruta: Contabilidad / Registro Contable / Comprobante Contable UE IAC1: Valores de autogestión CUENTA CONTABLE DEBITO CREDITO 124.85.XX D 629.52 C 1
La entidad deberá seleccionar la cuenta contable que indique el concepto por el que se generó el valor de autogestión. IAC2: En los casos que la entidad grave tarifa 12%, deberá registrar el IVA: CUENTA CONTABLE DEBITO CREDITO 124.85.86 D 224.85.86 C 1.2.1.5 Proceder a realizar la reclasificación de la cuenta por cobrar establecida en el numeral anterior por el mismo monto 1.2.1.6 Posteriormente efectuar el registro de recaudación de los valores consignados en el numeral 1.2.1.5 a través de la ruta: Contabilidad / Registro de Operaciones no Presupuestarias / Recaudación y pago de CxC AA y Fondos de Terceros / Recaudación, con el tipo de transacción 63 y la clase de registro que corresponda en conformidad con la cuenta por cobrar creada en el numeral 1.2.1.5. EL CUR Contable de recaudación lo dejarán en estado solicitado. Es preciso señalar que en el campo fecha real del ingreso la entidad ingresará la fecha correspondiente al día en el que se acreditaron los valores en la cuenta del Banco Central del Ecuador, fecha que deberá validar con el reporte control de ingresos. 1.2.1.7 Mediante oficio, solicitará a la Subsecretaría del Tesoro Nacional se habilite la fecha mínima de ingreso para lo que deberá adjuntar el formulario del anexo 1 (ver ejemplo), a efectos de que se levante el control de ingresos temporalmente y la entidad pueda aprobar los CURs contables. Es preciso señalar que si el proceso de recaudación no se encuentra correcto, el requerimiento será rechazado y comunicado a la dirección electrónica del funcionario suscriptor del oficio y/o funcionario responsable del área contable a efectos de que realicen las correcciones necesarias y reiteren oficialmente el pedido. Adicionalmente se debe acotar que el registro de los valores no representarán disponibilidades que podrán utilizar en el presente ejercicio fiscal en virtud de lo dispuesto en el art. 167 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. 1.2.2 Registro de valores para cierre de cuentas contables o fondos de terceros En el caso de que la entidad tenga en el asiento de apertura cuentas contables (anticipos de fondos, cuentas por cobrar, etc) que se cierren con la recaudación de los valores efectivamente acreditados en la cuenta del tipo CR desde el 1 de enero hasta el 19 de diciembre de 2013, o 2
que tenga que realizar una recaudación de fondos de terceros, procederá de la siguiente manera hasta el 30 de abril de 2014: 1.2.2.1 Observarán en el reporte "Control de ingresos" columna "saldo por registrar", que la institución tenga valores pendientes de registro 1.2.2.2 Realizar el tipo de registro pertinente y dejar los CURs contables (CUR generado para la recaudación) en estado SOLICITADO, correspondiéndole a la institución realizar el registro contable correcto, a fin de que en el momento que se habilite el sistema no presente errores por la forma de contabilización. 1.2.2.3 Mediante oficio, solicitar se habilite la fecha mínima de ingreso para lo que deberá adjuntar el formulario del anexo 1 (ver ejemplo), a efectos de que la Subsecretaría del Tesoro Nacional levante el control de ingresos temporalmente y la entidad pueda aprobar los CURs contables. Es preciso señalar que si el proceso de recaudación no se encuentra correcto, el requerimiento será rechazado y comunicado a la dirección electrónica del funcionario suscriptor del oficio y/o funcionario responsable del área contable a efectos de que realicen las correcciones necesarias y reiteren oficialmente el pedido. Adicionalmente, para el caso de fondos de terceros la entidad deberá justificar en el oficio el motivo por el que va a realizar dicho registro. 1.3 Valores acreditados en las cuentas de donación (TE, DN) y Fondos de Terceros (FT) Para los recursos por concepto donación o fondos de terceros acreditados en las cuentas del tipo TE, DN y FT en el año 2013, las entidades deberán realizar el registro que corresponda sin necesidad de solicitar a la Subsecretaría del Tesoro Nacional la habilitación de la fecha mínima de ingreso. 2 CUENTAS O VALORES QUE NO SE ENCUENTRAN CONSIGNADOS EN EL REPORTE DE CONTROL DE INGRESOS En el caso de que la cuenta que la entidad mantiene aperturada en el Banco Central del Ecuador no se refleje en el reporte de "Control de ingresos", mediante correo electrónico (nponce@finanzas.gob.ec y lsanchez@finanzas.gob.ec) deberá remitir la siguiente información y anexar el estado de cuenta: Número de Cuenta del BCE RUC Código institucional y nombre de la entidad Fecha en la que la cuenta ha tenido depósitos 3
Número de teléfono de contacto y nombre de la persona responsable. Es preciso señalar que para efectos de Control de ingresos las únicas cuentas que se crearán en el esigef son las cuentas aperturadas en el Banco Central del Ecuador, y que es obligación de la entidad verificar que en el reporte de Control de ingresos reflejen todos los valores. 3 VALORES RECUPERADOS DE GASTOS EJECUTADOS EN AÑOS ANTERIORES Y ACREDITADOS EN LAS CUENTAS DEL BCE A PARTIR DEL 1 DE ENERO DE 2013 En aquellos casos que las entidades de la Administración Central (sector 111) que tengan que recuperar valores de gastos ejecutados presupuestariamente en años anteriores (fuente 001, 002 y 003), deberán proceder con la devolución al Tesoro Nacional, siempre y cuando luego del análisis contable no tenga que cerrar cuentas contables con cargo a los valores recuperados: Para proceder con la devolución al Tesoro Nacional deberán realizar lo siguiente: 3.1 Realizará una recaudación de fondos de terceros, sugiriendo que en el campo descripción del CUR contable se indique el motivo de la recuperación y se incluya la frase Para posterior devolución al Tesoro Nacional En el caso de que los valores hayan sido acreditados desde el 1 de enero de 2013 al 19 de diciembre de 2013 para el registro deberá proceder según lo dispuesto en el numeral 1.2.2 3.2 Una vez realizado el numeral anterior procederá con la devolución de fondos de terceros a la cuenta del Tesoro Nacional No. 01110180 vinculada al RUC 9999999999996 3.3 Una vez verificado a través del reporte de Relación de Pagos y sus estatus del esigef que los valores fueron acreditados en la cuenta No. 01110180, notificará a través de oficio al Tesoro Nacional que ha procedido con la devolución de valores. Es preciso señalar que los valores recuperados no deben ser considerados como recursos de autogestión. Adicionalmente se aplicará el procedimiento del numeral 3 para los valores recaudados a partir del 1 de enero del 2013, para aquellos que correspondan en fechas anteriores la instrucción se emitirá posteriormente. 4 VALORES ACREDITADOS DESDE EL 1 DE ENERO DE 2008 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 4.1 Valores acreditados en las cuentas de registro CR 4
Para aquellos valores que están pendientes de registro y que fueron efectivamente acreditados desde el 1 de enero de 2008 al 31 de diciembre de 2012 en las cuentas del tipo CR, se comunica que se está desarrollando un proceso con la información de los estados de cuenta y el esigef desde el año 2008, a efectos de tener una conciliación entre lo registrado en el esigef y lo recaudado efectivamente en la cuenta de registro (CR) institucional aperturada en el BCE; por lo que por el momento no es posible realizar la recaudación en el esigef de los valores correspondientes al periodo señalado. Sin embargo, se sugiere que por el momento la Institución realice la conciliación bancaria de los valores que fueron ingresados en la herramienta esigef con los recaudados en las cuentas CR institucionales del Banco Central del Ecuador, a efectos de determinar inconsistencias mismas que podrán ser resueltas con las directrices que este Ministerio emita en lo posterior. 4.2 Valores acreditados en cuentas de donaciones (TE y DN) y fondos de terceros (FT): Para aquellos valores acreditados en cuentas de donaciones (TE y DN) y fondos de terceros (FT) las entidades deberán realizar la conciliación bancaria y coordinar con la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental a efectos de que se les instruya la clase de registro que deben aplicar para ingresar en el esigef los valores pendientes de registro correspondientes al periodo 1 de enero de 2008 al 31 de diciembre de 2012. 5