EQ-Software Manual del usuario Versión 0.1.2.26 [2009-Feb-18] Jeisson Hidalgo-Céspedes jhidalgo@ccp.ucr.ac.cr Desarrollador Centro Centroamericano de Población Universidad de Costa Rica http://ccp.ucr.ac.cr/eqsoftware/
Tabla de contenidos 1.Presentación...3 2.Instalación y configuración inicial...4 2.1.Instalación del Palm Desktop y sincronización de las palms...4 2.2.Instalación y configuración del EQ-Control...5 3.Diseño de cuestionarios...6 4.Control de la encuesta...7 4.1.Creación de la encuesta...8 4.2.Importación de datos...10 4.3.Restricciones de importación...10 2 / 12
1. Presentación El EQ-Software es un grupo de herramientas para recolección de datos estadísticos de censos y encuestas empleando equipo de cómputo, y por ende, en lugar de registrar respuestas en formularios en papel, se hace sobre cuestionarios electrónicos (EQ: Electronic Questionnaires), que es simplemente una forma de representar el cuestionario, con la ventaja de poder ser manipulado por el computador. Advertencia. El EQ-Software es un sistema en desarrollo. Muchas características están aún siendo programadas. Este manual se refiere a aplicaciones parciales, pero funcionales para la recolección de datos de censos y encuestas. Para poder salir al campo y recolectar datos con estos programas, usted necesita construir un cuestionario electrónico. El EQ-Software dispone de un módulo llamado EQ-Design que pretende ayudarle a diseñar cuestionarios electrónicos en forma amigable. Una vez que tiene un cuestionario, deberá identificar en cuáles lugares usted quiere hace entrevistas y cuáles serán los potenciales informantes. A esto se le conoce como la muestra y deberá distribuirla entre sus entrevistadores. El EQ-Software provee otro módulo con el nombre de EQ-Control que le ayudará en estas tareas administrativas del trabajo de campo. Una vez que los entrevistadores tienen asignadas áreas de enumeración para trabajar, utilizarán en EQ-Collector para aplicar las preguntas del cuestionario a los informantes y registrar las respuestas. Este programa se encarga del flujo de llenado del cuestionario, ejecutando saltos automáticamente y chequeando inconsistencias entre los datos registrados, lo cual ayuda en la calidad de los mismos. El EQ-Collector de cada entrevistador irá acumulando las respuestas que éste ingrese. Naturalmente usted estará interesado en extraer estos datos y acumularlos en una base de datos que pueda analizar estadísticamente. De nuevo el EQ-Control le ayudará a extraer y visualizar estos datos recolectados, además de exportarlos a programas de análisis estadístico, como Stata o SPSS. Este documento describe el proceso anterior de recolección de datos con más detalle y ejemplificando cómo los programas del EQ-Software intervienen, en el mismo orden en que se realizaría típicamente en una encuesta. 1.Presentación 3 / 12
2. Instalación y configuración inicial Aunque el EQ-Software puede correr en varias plataformas, en lo siguiente sólo se documenta el procedimiento para Microsoft Windows. El EQ-Software puede comunicarse con las palms para recolectar datos. Para eso es necesario que esté presente en el equipo el Palm Desktop. Si éste no lo está, se recomienda instalarlo antes del EQ- Software. 2.1. Instalación del Palm Desktop y sincronización de las palms El Palm Desktop es el software oficial de la compañía Palm que permite al usuario intercambiar información entre la computadora de escritorio y las palms que haya adquirido. El Palm Desktop se encuentra en el CD que se acompaña a las palms, o se puede obtener por Internet en el sitio de Palm. Si ya ha sido instalado no es necesario volver a hacerlo. Se recomienda instalarlo en la ubicación que el software propone, usualmente en C:\Program Files\PalmOne. Una vez instalado el Palm Desktop, aparecerá automáticamente en la barra de tareas el icono del HotSync Manager [Illustration 1], el cual es un programa que forma parte del Palm Desktop y que siempre está esperando silenciosamente a que una palm quiera sincronizarse con la PC. Para sincronizar una palm, debe conectarla al computador, normalmente con un cable USB, encender la palm, buscar en ella un programa llamado HotSync y presionar el enorme botón del centro que tiene el mismo icono que el HotSync Manager [Illustration 1]. Esto iniciará la sincronización y verá algunas animaciones tanto en la PC como en la palm, hasta que la operación concluye. Nótese que siempre la palm es quien inicia una operación de HotSync. El Palm Desktop reconoce cuáles palms son de su propiedad identificándolas con un nombre. Este nombre se asigna la primera vez que la palm es sincronizada con la PC. En el caso de que la palm no haya sido sincronizada nunca, el HotSync Manager en su computador de escritorio le pedirá que seleccione un nombre o asigne uno nuevo [Illustration 3]. Para evitar conflictos posteriores escoja un nombre que no sobrepase los 6 caracteres. A modo de sugerencia, puede utilizar nombres como E01, E02 o Z01, etc., para las Tungsten E o Zire respectivamente. En el caso de que la palm ya haya sido sincronizada en otro computador y tiene un nombre, el Palm Desktop mantendrá el nombre ya asignado. Si por esta u otra razón quiere cambiarle el nombre a una palm, puede hacerlo en la pantalla Users que se accede en la opción Edit users... en la lista emergente ubicada en la esquina superior derecha del Palm Desktop [Illustration 2]. Luego debe volver a sincronizar la palm para que capture el nuevo nombre. Illustration 1: Icono del HotSync Illustration 2: Lista de usuarios (palms) en el Palm Desktop 2.Instalación y configuración inicial 4 / 12
Illustration 3: Escoger o asignar un nombre de palm en la primera sincronización 2.2. Instalación y configuración del EQ-Control Para instalar el EQ-Software, descargue la última versión del instalador que se encuentra en la dirección http://ccp.ucr.ac.cr/eqsoftware/download/, ejecutarlo y seguir los pasos. Al completar la instalación obtendrá un icono del EQ-Control accesible desde el Menú Inicio Programas EQ-Software. Al ejecutarlo verá una aplicación como la mostrada en la Illustration 4. Illustration 4. Pantalla principal del EQ-Control sin ninguna encuesta El EQ-Control trata de adivinar el idioma en que está instalado el sistema operativo (Microsoft Windows). Si usted desea cambiarlo puede hacerlo en Herramientas Preferencias General Idioma. En lo que resta de este manual, se empleará la versión en español. La primera vez que el EQ-Control se ejecuta, trata de adivinar donde está instalado el Palm Desktop. Esto se puede chequear en Herramientas Preferencias Recolectores Palm OS como se aprecia en la Illustration 5. Verifique los directorios corresponden con la ubicación del Palm Desktop. Si instaló el Palm Desktop después del EQ-Control, presione el botón Detectar para que el EQ-Control trate de encontrar la nueva ubicación. Si no, ingréselos manualmente. 2.Instalación y configuración inicial 5 / 12
Illustration 5: Configuración de recolectores en el EQ-Control Una vez configurado el EQ-Control estará listo para usarse, pero necesita un cuestionario para trabajar. Usted debe crear un cuestionario, luego abrirlo en el EQ-Control, crear la lista de áreas de enumeración, asignarlas a las palms, recolectar datos con ellas, extraer los datos, visualizarlos en la base de datos y exportarlos a otras herramientas de análisis. Este documento explica este proceso en el mismo orden. 3. Diseño de cuestionarios Para recolectar datos de censos y encuestas usted necesita un instrumento que le permita capturar la información que usted requiere para sus estudios. A este instrumento se le suele llamar cuestionario y en forma muy simplista se le puede concebir como una lista de preguntas. Tradicionalmente los investigadores escriben cuestionarios en programas de oficina (Microsoft Word, Microsoft Excel, OpenOffice.org...) o en programas de diseño gráfico (QuarkXPress, Adobe Illustrator...). Aunque estos paquetes permiten crear diseños profesionales en cuanto a la apariencia del formulario, no están ideados para ayudar al investigador en necesidades inherentemente relacionadas a los cuestionarios. Por ejemplo, al cambiar el nombre de una pregunta, un programa de diseño de cuestionarios podría actualizar en forma automática todos los saltos que se dirigen a esa pregunta, o advertir sobre los saltos que quedarían huérfanos si esa pregunta se eliminara. El EQ-Software dispone del módulo EQ-Design que pretende ayudar al investigador a construir cuestionarios en forma amigable. Desdichadamente, el EQ-Design se encuentra apenas en desarrollo y por esto no se cubre en este manual. Sin embargo, los cuestionarios que el EQ-Software necesita son simples archivos de texto, pero que deben estar en una notación especial llamada Electronic Questionnaire Markup Language (EQML), que es un lenguaje de etiquetado para escribir cuestionarios electrónicos, de la misma forma que el HTML es un lenguaje de etiquetado para escribir páginas web, capaces de ser entendidas por navegadores. 3.Diseño de cuestionarios 6 / 12
Un cuestionario electrónico es un archivo de texto y por ende se puede crear con cualquier editor de texto a gusto del usuario, sólo que debe respetar la notación EQML. Por ejemplo, supóngase que si el diseñador quiere escribir en EQML la pregunta que se encuentra en la Illustration 6, la cual consta del texto de la pregunta, una variable numérica que espera un valor entre 0 y 25, o en caso de que el informante no sepa o no quiera responder, debe darse el valor especial 99. Illustration 6: Representación de una pregunta con una variable numérica El diseñador puede escribir el texto de la pregunta anterior en un archivo de texto. Pero para que los programas puedan distinguir cuál texto es de la pregunta, cuál de la variable y cuál de las categorías, debe indicarlo en el mismo archivo, encerrándolo con etiquetas, las que se resaltan en negrita en el código siguiente. <question> <text> Cuántos hijos vivos tiene usted?</text> <variable> <text>hijos</text> <categories> <category>ninguno</category> <category>ns/nr</category> </categories> </variable> </question> Cómo sabe el diseñador cuáles etiquetas puede usar para expresar la pregunta? Esto está formalmente escrito en un documento llamado Especificación de cuestionarios electrónicos (eqml-version.pdf) que se puede obtener en el sitio web del proyecto EQ-Software. La especificación indica exactamente los nombres de las etiquetas, lo que significan, cuáles atributos pueden tener y cómo se pueden relacionar entre ellas. La pregunta anterior escrita completamente en EQML se vería como muestra el siguiente código. <question name="pq12"> <text> Cuántos hijos vivos tiene usted?</text> <variable name="q12" type="num" range="0:25,99"> <text>hijos</text> <categories> <category code="00">ninguno</category> <category code="99">ns/nr</category> </categories> </variable> </question> El código anterior le dice al EQ-Software que el cuestionario tiene una pregunta llamada pq12, con el texto Cuántos hijos vivos tiene usted? que deberá leer el entrevistador y sólo espera una respuesta numérica, la cual será almacenada en la variable Q12, que sólo permite valores entre 0 y 25 ó 99. De esos valores, dos tienen significados especiales, 0 significa que no tiene hijos vivos y 99 significa que el informante no sabe la respuesta o no quiere responder la pregunta. 4. Control de la encuesta Una vez que se tiene un cuestionario diseñado, se tiene sólo eso, un archivo.eqml almacenado en la memoria del computador. Para poder recolectar datos es necesario crear una encuesta, indicar cuáles serán los lugares donde ser recolectarán datos, a quiénes se va a entrevistar y asignarlos a quienes harán las entrevistas. Esto es labor del 4.Control de la encuesta 7 / 12
módulo EQ-Control que se discute en este capítulo. 4.1. Creación de la encuesta Para recolectar datos, el cuestionario electrónico no es suficiente. Usted necesita una base de datos en la que pueda almacenar las respuestas de los informantes, indicar las áreas de enumeración donde recolectará datos y cuáles entrevistadores harán el trabajo de campo. Todo este conjunto de información es lo que el EQ-Control informalmente llama una encuesta. Usted debe crear una encuesta a partir de su cuestionario electrónico. Lo puede hacer de alguna de las siguientes formas: Si tiene en un explorador de archivos abierto la carpeta donde se encuentra el cuestionario electrónico (.eqml), simplemente arrástrelo sobre el EQ-Control. Aparecerá el diálogo Crear nueva encuesta [Illustration 7]. En la ventana principal del EQ-Control, presione el botón Nueva encuesta en la barra de botones o en el menú Encuesta Nueva... o presione Ctrl+N. Aparecerá el diálogo Crear nueva encuesta vacío [Illustration 7]. Luego presione el botón de examinar rotulado con puntos suspensivos [ ], ubique el archivo.eqml y acepte el diálogo. En cualquiera de los dos métodos anteriores, el EQ-Control abrirá el archivo y hará una validación de cuestionario electrónico. Esto es, ejecutará una serie de comprobaciones para saber si el cuestionario cumple con algunos requisitos mínimos. Es probable que el EQ-Control encuentre errores y los indique en rojo como se ve en la Illustration 8. Illustration 7: Diálogo crear nueva encuesta En el caso de la Illustration 8, el EQ-Control reporta que el tipo de datos para la variable que está en la pregunta qprot2 no fue provisto. El diseñador deberá corregir el error en el cuestionario, retornar al EQ-Control y volver a abrir o volver a arrastrar el archivo.eqml. Este proceso debe repetirse hasta que el cuestionario sea válido y el investigador obtenga una respuesta como la vista en la Illustration 7. Cuando el EQ-Control encuentre que el cuestionario es válido, habilitará el botón Crear. Al presionarlo creará una base de datos vacía a partir del cuestionario dado, en la misma carpeta donde está el cuestionario con extensión.eqdb. Además creará un archivo de control con extensión.eqcf, que simplemente lista cuales son los otros archivos que intervienen en la encuesta, más algunos otros detalles. Si los dos archivos se pudieron crear exitosamente, el EQ-Control abrirá la encuesta y se verá como se muestra en la Illustration 9. Cuando el EQ-Control tiene una encuesta abierta, mostrará varios paneles que el usuario puede re-posicionar a su gusto. El panel Datos recolectados muestra los datos que se han recolectado hasta el momento y están almacenados en la base de datos. A la derecha verá el panel de Propiedades que muestra detalles sobre el elemento que se tenga seleccionado, y sobre éste el panel de Herramientas dividido en varias pestañas, entre las que sobresale la lista de Recolectores, donde verá los nombres de las palms que ya haya sincronizado con la PC. En la Illustration 9 estos paneles se muestran vacíos porque no hay datos en la base de datos recolectados. Muy probablemente usted necesite 4.Control de la encuesta 8 / 12
importar algunos para empezar a trabajar. Illustration 8: Diálogo crear encuesta de un cuestionario con errores Illustration 9: Una encuesta vacía en el EQ-Control 4.Control de la encuesta 9 / 12
4.2. Importación de datos La forma habitual de ingresar datos a la base de datos es importándolos a partir de fuentes externas al EQ-Control. Las fuentes pueden ser hojas de cálculo, bases de datos o archivos de palm. El procedimiento para importar es muy sencillo. En el menú Encuesta seleccione Importar. Obtendrá el diálogo Importar datos [Illustration 10]. Arrastre a la parte inferior del diálogo los archivos que desea incluir en la base de datos, o bien presione el botón +File para buscar y agregar un archivo a la vez. Si la cantidad de archivos a importar es extensa o están distribuidos en subcarpetas, puede arrastrar un directorio hacia la parte superior del diálogo Importar datos. El EQ-Control recorrerá el directorio y directorios hijos listando los archivos que pueden ser importados. Esta búsqueda dentro de subcarpetas se conoce como escaneado recursivo y puede o no habilitarse en la pestaña Opciones del mismo diálogo Importar datos. Si dentro de los archivos a importar aparece alguno que usted no quiere incluir, puede desmarcar el cuadro de verificación la izquierda del mismo. Cuando tenga listos los archivos a incluir, presione el botón Importar. El EQ- Control importará uno a uno los archivos en el mismo orden en que se encuentren en la lista y desplegará en la Bitácora de eventos el avance del proceso. Finalmente los nuevos datos se verán en el árbol de Datos recolectados. Illustration 10: Diálogo Importar datos 4.3. Restricciones de importación No cualquier archivo se puede importar a la base de datos. La versión actual el EQ-Control permite sólo dos formatos de importación: archivos de valores separados por comas (.csv) y archivos de palm (.pdb). Otros formatos de archivo serán implementados en el futuro cercano, entre los que se incluyen Microsoft Excel 97-2003 (.xls), OpenDocument Spreadsheet (.ods), Stata (.dta) y SQLite3 (.db3). Un archivo de valores separados por comas (CSV, comma separated values) es simplemente una tabla expresada en un archivo de texto, donde cada línea es una fila y cada columna se separa por una coma. La primera fila del archivo 4.Control de la encuesta 10 / 12
CSV es especial y contiene los nombres de las columnas. A continuación se muestra una tabla hipotética y cómo se vería ésta en un archivo CSV. LoteId LoteDescr 429 El Ceibo 6 430 Convento, Unión 6 432 Las Esperanzas 1 LoteId,LoteDescr,Provincia 429,El Ceibo,6 430,"Convento, Unión",6 432,Las Esperanzas,1 Provincia El EQ-Control prefiere archivos CSV por algunas razones. No están limitados a 256 columnas ni 65535 filas, sino a la cantidad de espacio en disco que tenga el usuario. Su estructura es sencilla. Son universales, es decir, se pueden transportar a cualquier sistema operativo. Casi cualquier hoja electrónica o tabla de base de datos puede convertirse a un archivo CSV. La mayoría de aplicaciones relacionadas soportan importación o exportación a archivos CSV. En caso de que el EQ-Control importara hojas electrónicas directamente, tendría que evaluar las fórmulas para obtener los valores, mientras que el archivo CSV sólo se compone de valores. Aún con las libertades anteriores, para poder importar un archivo CSV debe cumplirse las siguientes restricciones: 1. El archivo CSV debe ser sintácticamente válido. El archivo debe respetar la notación explicada anteriormente. Si un valor contiene una coma, debe encerrase entre comillas como se aprecia en el ejemplo de arriba. En general, los programas se ocupan de hacer esto correctamente a la hora de generar un CSV. 2. El nombre del archivo debe ser el mismo de la entidad. El archivo CSV es una tabla de una entidad. No hay lugar para colocar el nombre de la entidad, por lo que el EQ-Control requiere que el nombre del archivo sea exactamente el nombre de la entidad. 3. Todas las variables deben estar en el cuestionario y pertenecer a la misma entidad. Cada columna del archivo CSV debe hacer referencia a una variable del cuestionario electrónico por su nombre y todas las variables en el CSV deben pertenecer a la misma entidad. Aunque no es necesario que estén en el mismo orden del cuestionario ni coincidir sus mayúsculas o minúsculas; se aconseja hacerlo por facilidad para corregir errores en caso de que el EQ-Control los reportes. 4. Los archivos deben importarse en el mismo orden que la jerarquía de entidades, la cuales están declaradas en el cuestionario. Las entidades se relacionan jerárquicamente entre ellas, de tal forma que unas dependen de otras. Para poder insertar una instancia, ya debe existir su instancia papá en la base de datos. Por ejemplo, para insertar un Miembro del hogar es necesario que ya esté el Hogar en la base de datos, y para poder insertar ese Hogar ya debe existir su Vivienda. A la fecha, el EQ-Software impone la existencia de dos entidades: el área de enumeración (EnumerationArea) y la observación (Observation) como hija de la anterior. El área de enumeración es una unidad de trabajo donde normalmente sólo recolecta un entrevistador. La observación corresponde a una entrevista que se hace dentro de esa área de enumeración. Naturalmente estas son las dos primeras entidades y el investigador deberá generar dos archivos CSV (EnumerationArea.csv y Observation.csv) para poder importar datos de las otras entidades. 5. Toda instancia a insertar en la base de datos debe estar identificada y el investigador debe escoger las llaves para el área de enumeración, la observación y demás entidades. Un archivo CSV debe contener las llaves de sus entidades superiores. Por ejemplo, para identificar hogares, estas podrían ser las variables de los CSV: EnumerationArea.csv = { PCCDD, Seg, DescripcionArea } Observation.csv = { PCCDD, Seg, NumVivienda, NombreJefe, Appelidos } Vienda.csv = { PCCDD, Seg, NumVivienda, NumViv2 } Hogar.csv = { PCCDD, Seg, NumVivienda, NumViv2, NumHogar } MiembroHogar = { PCCDD, Seg, NumVivienda, NumViv2, NumHogar, NumMH, Nombre } 4.Control de la encuesta 11 / 12
La imposición de las entidades área de enumeración y observación, será removida en futuras versiones del EQ- Software. Nótese además que los archivos.csv para estas dos entidades deben tener nombres en inglés. 4.Control de la encuesta 12 / 12