Código de Conducta de Proveedores Vigencia: 2 de julio de 2012 Ethics Matters
Mensaje del Director de Compras Duke Energy tiene un compromiso con la seguridad, la diversidad, el liderazgo ambiental, la responsabilidad social y la ética en sus prácticas comerciales. Estos valores fundamentales garantizan que las decisiones que tomemos hoy sean las decisiones correctas para mañana. Esperamos que nuestros proveedores de bienes y servicios adhieran a estos valores fundamentales y los apliquen a su forma de hacer negocios en Estados Unidos y en todo el mundo. Este Código de Conducta describe nuestras expectativas en mayor detalle. Los proveedores deben comunicarlo a sus empleados, agentes y subcontratistas para que comprendan y cumplan con este código así como con sus propias pautas de ética y cumplimiento. La falta de cumplimiento puede alterar las relaciones comerciales de Duke Energy con un proveedor y hasta llevar a la terminación de la relación comercial. Agradezco a cada uno de nuestros proveedores por su compromiso con estos valores. La adhesión a los más altos estándares de conducta ética, social y de sustentabilidad constituye la base incondicional de nuestra relación. Ron Reising Director de Compras El Código de Conducta de Proveedores no crea derechos contractuales ni establece todos los requisitos legales para realizar negocios con Duke Energy o en su nombre. Cada proveedor es responsable de conocer, entender y cumplir con las leyes y reglamentos necesarios para mantener relaciones comerciales con Duke Energy. 1 1
Normas del Código de Conducta de Proveedores Salud y Seguridad La seguridad es nuestra prioridad. Los proveedores deben compartir el compromiso de Duke Energy de proveer un lugar de trabajo sano y seguro ejerciendo buen juicio en sus decisiones de trabajo y aplicando prácticas de trabajo seguro (incluidos los requerimientos regulatorios y específicos de cada contrato) a todas sus actividades. Los proveedores deben asegurarse de que los empleados que trabajen en las instalaciones de Duke Energy cumplan los requisitos generales y particulares de cada planta, incluidas las prohibiciones de consumir y poseer drogas ilegales y alcohol, las restricciones sobre portación de armas y el apoyo a un entorno sin violencia. Protección Ambiental y Sostenibilidad Duke Energy aspira a ser un líder del sector en la protección de nuestro medio ambiente. Tenemos el compromiso de cumplir y superar los requisitos regulatorios, y mejorar las comunidades a las que servimos. Buscamos activamente proveedores que compartan nuestro compromiso con la protección del ambiente. Los proveedores deben respetar la letra y el espíritu de todas las leyes ambientales federales, estatales y locales, así como las políticas y procedimientos aplicables de Duke Energy. Cumplimiento Legal y Regulatorio Los proveedores deben cumplir con la letra y el espíritu de los requisitos legales aplicables, incluidos aquellos que prohíben sobornos, pagos indebidos, corrupción y otras prácticas comerciales faltas de ética que tienen el propósito de obtener una ventaja inapropiada. Los proveedores deben cumplir con las leyes antimonopolio y de prácticas comerciales justas, incluida la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero. Las comisiones federales y estatales de energía tienen códigos y normas de conducta específicos que tratan sobre la discriminación y el trato preferencial entre las compañías reguladas y sus afiliadas. Duke Energy y sus proveedores deben asegurar el cumplimiento de esos códigos y normas. Obsequios y Cortesías Comerciales Siempre que se ofrece un obsequio o entretenimiento en el contexto de una relación comercial, existe el riesgo de que ello influya o parezca influir una decisión comercial. Intercambiar obsequios y cortesías modestas puede ser aceptable bajo ciertas condiciones; pero no es un requisito para hacer negocios con Duke Energy. Los proveedores nunca deben ofrecer ni proveer a los empleados de Duke Energy incentivos o recompensas personales para influir una decisión comercial, tal como la adjudicación de una compra. Está estrictamente prohibido dar efectivo o un equivalente de efectivo de ninguna clase a un empleado de Duke Energy. Conflicto de Intereses Existe un conflicto de intereses cuando un proveedor debe hacer una elección entre lo que está al servicio de sus propios intereses (económico u otro) y lo que está al servicio de los intereses de Duke Energy. Puede surgir un conflicto si el proveedor: Contrata a un empleado de Duke Energy o a alguien con una estrecha relación personal con un empleado de Duke Energy. Es de propiedad parcial o total o está bajo el control de un empleado de Duke Energy o algún miembro de la familia de un empleado. Tiene acceso a información privada y confidencial de Duke Energy y al mismo tiempo provee bienes y servicios a la competencia de Duke Energy. Está involucrado en la preparación de una Solicitud de Ofertas (RFP) y pretende presentar una oferta por trabajo incluido en esa RFP. Los proveedores deben revelar de inmediato cualquier posible conflicto de intereses a Duke Energy para su revisión antes de celebrar cualquier operación comercial. Si surgiera un posible conflicto de intereses durante la relación comercial, ello debe ser revelado inmediatamente al tomar conocimiento del mismo. Registros Comerciales Información y registros exactos y confiables son esenciales para el cumplimiento de las obligaciones contables, legales y gerenciales de Duke Energy. Los proveedores deben cumplir con los principios contables generalmente aceptados que incluyen un sistema de controles internos, para preparar en forma inmediata, exacta y completa informes, vouchers, solicitudes de reintegro y facturas. Los proveedores deben observar todas las leyes y requisitos contractuales aplicables al crear, mantener y eliminar los registros que se refieren a sus tratos de negocios con Duke Energy. Trato Equitativo Los proveedores deben llevar a cabo sus operaciones en forma socialmente responsable y sin discriminación. Deben garantizar que sus trabajadores, quienes representan a Duke Energy, que están asignados a las instalaciones de Duke Energy, y que interactúan con los empleados de Duke Energy, no adopten comportamientos de intimidación o acoso a terceros. Todos los proveedores de Duke Energy deben cumplir con la letra y el espíritu de las leyes estadounidenses e internacionales sobre trabajo y empleo, y aquellas asociadas con igualdad de oportunidades, inmigración, trabajo infantil, trabajos forzados u obligatorios, horas de trabajo, salarios y beneficios, libertad de asociación y entornos de trabajo libres de acoso. 2 0800.444.8948 línea de É tica 3
Cumplimiento de los Proveedores Recursos de la Compañía Los proveedores deben usar los recursos de Duke Energy responsablemente y solo para fines comerciales legítimos. Las instalaciones, los equipos, los sistemas, los activos tecnológicos, la información y los útiles e insumos de oficina y de campo son recursos de Duke Energy. Los proveedores no pueden utilizar el nombre, el logo, las marcas, ni ninguna propiedad intelectual de la compañía sin el expreso consentimiento escrito de Duke Energy. Los derechos de propiedad intelectual de terceros deben ser respetados siempre. También se prohíbe a los proveedores y sus empleados utilizar los recursos o instalaciones de Duke Energy para solicitar o distribuir informaciones o materiales no asociados con el trabajo de Duke Energy. Cualquier información provista a los proveedores por Duke Energy, incluida la información sobre empleados y clientes, debe ser manejada en cumplimiento de las políticas y requerimientos de Duke Energy, particularmente los requisitos de privacidad y seguridad de TI, así como también leyes y reglamentos aplicables. La información confidencial puede ser compartida únicamente dentro la respectiva compañía, y siempre que sea necesario. Los proveedores no pueden compartir la información confidencial de Duke Energy con terceros sin permiso expreso por escrito. Diversidad y Selección de Proveedores Duke Energy tiene un compromiso de trato justo y equitativo en la evaluación de ofertas, negociación, decisiones de adjudicación y administración de sus actividades de compra y aprovisionamiento. La compañía reconoce que una comunidad de proveedores fuerte y diversa es esencial para la vitalidad económica y busca proactivamente oportunidades de hacer negocios con proveedores competitivos, que favorecen la diversidad. Esperamos que nuestros socios comerciales busquen, empleen y desarrollen proveedores con diversidad cuando realizan trabajos en nuestro nombre. El cumplimiento de este código es obligatorio para los proveedores, sus subcontratistas y todos los trabajadores que no son empleados y prestan servicios a Duke Energy o trabajan en su nombre. Nos reservamos el derecho de realizar inspecciones y auditorías, incluidas las visitas a las instalaciones de nuestros proveedores, para verificar que las operaciones comerciales del proveedor cumplen las expectativas mencionadas en este código. Los proveedores y sus empleados deben cooperar en caso de una auditoría o inspección. Cualquier deficiencia podría tener por consecuencia la solicitud de que un trabajador sea retirado de la instalación de Duke Energy, un plan de remediación o la finalización de la relación comercial. Denuncias de Incumplimiento Los proveedores, sus empleados o sus subcontratistas deben denunciar cualquier incumplimiento real o sospechado de este código por parte de empleados o proveedores de Duke Energy. Las denuncias pueden cursarse a través de: Notificación a su representante de Duke Energy Carta enviada a la Oficina de Ética de Duke Energy, P.O. Box 1333, Charlotte, NC 28201 Correo electrónico enviado a la Oficina de Ética de Duke Energy, a ethicsofficer@duke-energy.com Comunicación a la línea telefónica EthicsLine de Duke Energy, 0800.444.8948 o https://ethicsline.duke-energy.com/ (La línea telefónica EthicsLine, administrada por un tercero independiente, acepta denuncias anónimas) Alentamos la discusión abierta de cualquier cuestión o inquietud sobre este código o nuestras relaciones comerciales. Los proveedores pueden plantear sus dudas o inquietudes a los contactos indicados anteriormente. 4 0800.444.8948 línea de É tica 5
2013 Duke Energy Corporation 130727A 09/13