SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE TRASLADO DE SALDOS DE ENTIDADES DEL SECTOR EDUCACIÓN 1

Instructivo para el proceso de traslado de saldos de entidades del sector educación No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2015 primera edición MF y Logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Autor: Ing. Andrea Cerón Ramos Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos Ing. Verónica Tambaco Analista de la Dirección Nacional de Estados Financieros Revisado: Aprobado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Econ. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 25/06/2015 2

Contenido 1. ANTECEDENTES... 4 2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA... 4 3. PROCEDIMIENTO... 5 3.1 Verificar que todas las obligaciones se encuentren pagadas por la Tesorería de la Nación... 5 3.2 La entidad debe tener sus usuarios operadores y aprobadores para contabilidad activos... 5 3.3 Recapitalización del patrimonio.....5 3.4 Verificación de saldos cuentas contables de los grupos 113 s por Cobrar y 213 s por Pagar.....8 3.5 Identificación de D/C para todas las cuenta contables.....9 3.6 Regulación de las cuentas patrimoniales.....11 3.7 Regulación de cuentas de orden.....15 3.8 del asiento de apertura contable.....16 3.9 Consideraciones generales.....17 3

INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE TRASLADO DE SALDOS DE ENTIDADES DEL SECTOR EDUCACIÓN 1. ANTECEDENTES Los modelo de gestión e implementación de las diferentes estructuras de desconcentración territorial, a los que deben sujetarse las entidades del Estado Central, incurre el traslado de varias entidades operativas desconcentradas a unidades administrativas; ó, la creación de entidades operativas desconcentradas en calidad de coordinadoras de zona, distritos o circuitos, se establece la necesidad de incorporar procedimientos de guía para el traslado de saldos contables y presupuestarios, con el propósito de facilitar el desarrollo de cada una de las actividades. El Ministerio de Educación, de conformidad con el Acuerdo Ministerial No.015-14 del 3 de febrero del 2014 dispone en el ámbito de sus competencias, dar inicio a los cambios del nuevo modelo de gestión e implementación de las diferentes estructuras de desconcentración territorial a las que deben sujetarse las entidades de esa Cartera de Estado, con la creación y el cierre de varias Entidades Operativas Desconcentradas - EOD s. Es así que, la desconcentración administrativa y financiera del Estado apunta a la generación de una gestión pública eficiente y vinculada a la ciudadanía, con el propósito de atender todas las necesidades de la población en su territorio. 2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA El Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas en el Artículo 158.- Normativa aplicable, dispone El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices para que las Entidades del sector educación (Colegios) que se encuentran en proceso de traslado de saldos dispongan del procedimiento para realizar el traslado de saldos contables. 4

3. PROCEDIMIENTO 3.1 Verificar que todas las obligaciones se encuentren pagadas por la Tesorería de la Nación 3.2 La entidad debe tener sus usuarios operadores y aprobadores para contabilidad activos El Ministerio de Educación Planta Central a través de su administrador informático debe realizar las gestiones que correspondan para la habilitación de los usuarios que operarán en el proceso de cierre así como también los usuarios para el proceso de apertura. Cabe señalar que los usuarios que el Ministerio de Educación habilite a los colegios para el proceso son temporales, una vez realizado el traslado de saldos, el administrador informático del Ministerio de Educación procederá con la deshabilitación de los usuarios correspondientes a las entidades cerradas. 3.3 Recapitalización del patrimonio 3.3.1 Saldos cuenta contable 618.03 Resultado del Ejercicio Vigente Una vez que la entidad ha analizado los saldos contables e identifica que mantiene valores en la cuenta contable 618.03, debe proceder con la recapitalización del patrimonio como se indica a continuación: 3.3.1.1 Si el saldo de la cuenta contable 618.03 es déficit realiza los siguientes registro mediante la siguiente dinámica contable: Descripción Mayor D/C Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 TSCE TRASLADO DE SALDOS 618 01 00 D 140xxxx 0 0 618 03 00 C 140xxxx 0 0 5

Descripción Mayor D/C Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 TSCE TRASLADO DE SALDOS 611 01 00 D 140xxxx 0 0 618 01 00 C 140xxxx 0 0 Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren ingresados correctamente y posteriormente aprobar el registro contable 3.3.1.2 Si el saldo de la cuenta contable 618.03 es superávit realiza el registro mediante la siguiente dinámica contable: Descripción Mayor D/C Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 TSCE TRASLADO DE SALDOS 618 03 00 D 140xxxx 0 0 618 01 00 C 140xxxx 0 0 Descripción Mayor D/C Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 TSCE TRASLADO DE SALDOS 618 01 00 D 140xxxx 0 0 611 01 00 C 140xxxx 0 0 Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren ingresados correctamente y posteriormente aprobar el registro contable 6

3.3.2 Saldos cuenta contable 618.01 Resultados Ejercicios Anteriores Una vez que la entidad ha analizado los saldos contables e identifica que mantiene valores en la cuenta contable 618.01, debe proceder con la recapitalización del patrimonio como se indica a continuación: 3.3.2.1 Si el saldo de la cuenta contable 618.01 es déficit realiza el registro mediante la siguiente dinámica contable: Descripción Mayor D/C Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 RCAP AJUSTE DE RECAPITALIZA CION DEL PATRIMONIO 618 01 00 C 140xxxx 0 0 611 01 00 D 140xxxx 0 0 Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren ingresados correctamente y posteriormente aprobar el registro contable 3.3.2.2 Si el saldo de la cuenta contable 618.01 es superávit realiza el registro mediante la siguiente dinámica contable: Descripción Mayor D/C Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 RCAP AJUSTE DE RECAPITALIZA CION DEL PATRIMONIO 618 01 00 D 140xxxx 0 0 611 01 00 C 140xxxx 0 0 Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren ingresados correctamente y posteriormente aprobar el registro contable 7

3.4 Verificación de saldos cuentas contables de los grupos 113 s por Cobrar y 213 s por Pagar La entidad debe analizar los saldos contables proporcionados en archivo excel y verificar que no existan saldos en las cuentas contables de los grupos 113 y 213. En el caso de existir saldos contables en las cuentas en mención, la entidad debe ejecutar los siguientes registros contables: 3.4.1 Reclasificación de las s contables de los grupos 113 s por Cobrar y 213 s por Pagar 3.4.1.1 Saldos en las cuentas contables del grupo 113 Una vez que la entidad ha analizado los saldos del archivo proporcionado e identifica que mantiene cuentas contables del grupo 113, la entidad debe proceder con la reclasificación mediante la siguiente ruta: Descripción Mayor D/C Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 CCST CUENTAS POR COBRAR TRASLADO DE SALDOS 124 69 00 D 140xxxx RUC SRI 0 124 83 00 D 140xxxx Resto de auxiliares 113 00 00 C 140xxxx RUC S 0 0 Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren ingresados correctamente y posteriormente aprobar el registro contable 3.4.1.2 Saldos en las cuentas contables del grupo 213 Una vez que la entidad ha analizado los saldos del asiento de apertura e identifica que mantiene cuentas contables del grupo 213, la entidad debe proceder con la reclasificación mediante la siguiente ruta: 8

Descripción Mayor D/C Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 CCPP CUENTAS POR PAGAR TRASLADO DE SALDOS 213 00 00 D 140xxxx RUCS 0 224 69 00 C 140xxxx RUC SRI 0 224 85 00 C 140xxxx Resto de auxiliares 0 Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren ingresados correctamente y posteriormente aprobar el registro contable 3.5 Identificación de D/C para todas las cuenta contables Una vez que la entidad ha realizado las reclasificaciones antes detalladas y el ajuste de recapitalización antes detallado, debe actualizar sus saldos contables en el archivo excel proporcionado, posteriormente identificar la naturaleza para cierre de todas las cuentas contables que consten en el mismo, es decir, la estructura básica sería la siguiente: Código Grupo Débito / Crédito 124 Deudores Financieros C 125.99 ( ) Amortización acumulada D 131 Existencias para consumo corriente C 141 Bienes de Administración C 141.99 ( ) Depreciación acumulada D 142 Bienes de Producción C 142.99 ( ) Depreciación acumulada D 144 Bienes de Proyectos C 144.99 ( ) Depreciación acumulada D 145 Bienes de Programas C 9

145.99 ( ) Depreciación acumulada D 146 INMOBILIAR Bienes inmuebles recibidos C 146.99 ( ) INMOBILIAR Depreciación acumulada D 151 Inversiones en obras en proceso C 151.92 Acumulación de costos de inversiones en obras en proceso C 151.98 ( ) Aplicación a gastos de gestión D 151.99 ( ) Depreciación acumulada bienes de inversión D 152 Inversiones en programas en ejecución C 152.92 Acumulación de costos de inversiones en programas en proceso C 152.98 ( ) Aplicación a gastos de gestión D 152.99 ( ) Depreciación acumulada bienes de inversión D 224 Financieros D 222.04 ( ) Descuentos en títulos y valores C 611.01 Patrimonio Gobierno Central Débito o Crédito según corresponda 611.51 Regularización del Patrimonio Diferencia entre Débitos o Créditos según corresponda 611.87 ( ) Donaciones entregadas en existencias 611.88 ( ) Donaciones entregadas en Bienes muebles e inmuebles C C 619.91 ( ) Disminución de disponibilidades C 619.92 ( ) Disminución de activos financieros C 619.93 ( ) Disminución de existencias C 10

619.94 ( ) Disminución de Bienes de Larga Duración C El registro contable del asiento de cierre se realiza mediante la clase de registro TSCE y la siguiente ruta: Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren ingresados correctamente y posteriormente aprobar el registro contable Así mismo se debe considerar que en el asiento contable de cierre TSCE no deben existir cuentas de los grupos 113, 213, 911 y 921 con saldos. 3.6 Regulación de las cuentas patrimoniales 3.6.1 Ejecución recapitalización del patrimonio numeral 3.4 Si la entidad realizó el asiento de ajuste de recapitalización del patrimonio debe actualizar su saldo de la cuenta contable 611.01 Patrimonio Gobierno Central en su base de archivo excel, realizando el cálculo correspondiente de débitos créditos. Como se muestra a continuación: Ejemplo: 11

DEFICIT SUPERÁVIT 618.01 618.01 Saldo inicial 100 100 Recapitalización Recapitalización 100 100 Saldo inicial 611.01 611.01 Saldo inicial 700 Saldo inicial 700 100 Recapitalización Recapitalización 100 Saldo actualizado 800 Saldo actualizado 600 Así mismo, el analista de Contabilidad Gubernamental consultará el saldo actualizado mediante las siguientes rutas: RUTA: Contabilidad / Reportes / Auxiliares de 12

RUTA: Contabilidad / Reportes / Libro mayor auxiliar de cuentas 3.6.2 Establecer la diferencia de débitos y créditos La entidad debe identificar en el archivo Excel para cada una de las cuentas su naturaleza para el proceso de cierre como se observa a continuación, realizar la sumatoria y posteriormente establecer la diferencia entre débitos y créditos. ENTIDAD MAYOR SUBCUENTA1 SUBCUENTA2 AUXILIAR_01 AUXILIAR_02 AUXILIAR_03 SUM(B.SALDOFINAL) D/C 14016950000 112 1 3 14016950000 0460025470001 0 9,731.36 C 14016950000 112 81 0 14016950000 1760013210001 0 1,333.05 C 14016950000 124 82 21 14016950000 1760004650001 0 211.74 C 14016950000 124 82 81 14016950000 1760013210001 0 3,541.17 C 14016950000 124 83 81 14016950000 1760013210001 0 3,633.08 C 14016950000 125 31 1 14016950000 0190123626001 0 203.26 C 14016950000 141 1 3 14016950000 0 0 31,556.86 C 14016950000 141 1 5 14016950000 0 0 155.95 C 14016950000 141 1 7 14016950000 0 0 2,820.00 C 14016950000 141 1 8 14016950000 0 0 921.76 C 14016950000 141 3 2 14016950000 0 0 784,772.93 C 14016950000 141 99 2 14016950000 0 0 76.23 D 14016950000 141 99 3 14016950000 0 0 9,640.24 D 14016950000 141 99 5 14016950000 0 0 120.90 D 14016950000 141 99 7 14016950000 0 0 1,884.53 D 14016950000 151 98 0 14016950000 0401 1401695000027000020001000 18,364.86 D 14016950000 152 92 0 14016950000 0000 1401695000027000023001000 237,705.00 C 14016950000 152 92 0 14016950000 0401 1401695000027000020001000 18,364.86 C 14016950000 212 40 0 14016950000 1760013210001 102 2.92 D 14016950000 212 40 0 14016950000 1760013210001 108 23.00 D 14016950000 212 40 0 14016950000 1760013210001 830 606.26 D 14016950000 212 81 0 14016950000 1760013210001 0 52.24 D 14016950000 224 82 3 14016950000 0460025470001 0 123.92 D 14016950000 224 83 53 14016950000 1090051721001 0 116.06 D 14016950000 224 83 81 14016950000 1760013210001 0 2,282.47 D 14016950000 224 83 99 14016950000 0460025470001 0 297.72 D 14016950000 224 87 50 14016950000 0460025470001 0 700.00 D 14016950000 224 87 50 14016950000 1792297915001 0 66.04 D 14016950000 224 87 81 14016950000 1760013210001 0 5,359.43 D 14016950000 611 1 0 14016950000 0 0 2,114.16 C TOTAL DEBITOS 39,716.82 TOTAL CREDITOS 1,097,065.18 DIFERENCIA -1,057,348.36 13

Nota: Las cuentas de orden no deben incluirse en la sumatoria de débitos y créditos, ya que su registro se realiza mediante una clase de registro diferente tanto para el cierre como para la apertura (ver procedimiento descrito en el numeral 3.7) La diferencia que se presenta debe registrarse en la cuenta contable 611.51 Regulación del Patrimonio incluyendo en la base de archivo Excel como se muestra a continuación: ENTIDAD MAYOR SUBCUENTA1 SUBCUENTA2 AUXILIAR_01 AUXILIAR_02 AUXILIAR_03 SUM(B.SALDOFINAL) D/C 14016950000 112 1 3 14016950000 0460025470001 0 9,731.36 C 14016950000 112 81 0 14016950000 1760013210001 0 1,333.05 C 14016950000 124 82 21 14016950000 1760004650001 0 211.74 C 14016950000 124 82 81 14016950000 1760013210001 0 3,541.17 C 14016950000 124 83 81 14016950000 1760013210001 0 3,633.08 C 14016950000 125 31 1 14016950000 0190123626001 0 203.26 C 14016950000 141 1 3 14016950000 0 0 31,556.86 C 14016950000 141 1 5 14016950000 0 0 155.95 C 14016950000 141 1 7 14016950000 0 0 2,820.00 C 14016950000 141 1 8 14016950000 0 0 921.76 C 14016950000 141 3 2 14016950000 0 0 784,772.93 C 14016950000 141 99 2 14016950000 0 0 76.23 D 14016950000 141 99 3 14016950000 0 0 9,640.24 D 14016950000 141 99 5 14016950000 0 0 120.90 D 14016950000 141 99 7 14016950000 0 0 1,884.53 D 14016950000 151 98 0 14016950000 0401 1401695000027000020001000 18,364.86 D 14016950000 152 92 0 14016950000 0000 1401695000027000023001000 237,705.00 C 14016950000 152 92 0 14016950000 0401 1401695000027000020001000 18,364.86 C 14016950000 212 40 0 14016950000 1760013210001 102 2.92 D 14016950000 212 40 0 14016950000 1760013210001 108 23.00 D 14016950000 212 40 0 14016950000 1760013210001 830 606.26 D 14016950000 212 81 0 14016950000 1760013210001 0 52.24 D 14016950000 224 82 3 14016950000 0460025470001 0 123.92 D 14016950000 224 83 53 14016950000 1090051721001 0 116.06 D 14016950000 224 83 81 14016950000 1760013210001 0 2,282.47 D 14016950000 224 83 99 14016950000 0460025470001 0 297.72 D 14016950000 224 87 50 14016950000 0460025470001 0 700.00 D 14016950000 224 87 50 14016950000 1792297915001 0 66.04 D 14016950000 224 87 81 14016950000 1760013210001 0 5,359.43 D 14016950000 611 1 0 14016950000 0 0 2,114.16 C 14016950000 611 51 0 14016950000 0 0 1,057,348.36 D TOTAL DEBITOS 1,097,065.18 TOTAL CREDITOS 1,097,065.18 DIFERENCIA 0.00 Como se observa el asiento de cierre con la sumatoria de débitos y créditos se encuentra cuadrado. La entidad debe proceder con el registro del asiento de cierre mediante la clase de registro TSCE y la siguiente ruta: 14

3.6.3 Regulación de la cuenta contable 611.51 Regulación del Patrimonio Una vez que la entidad ha registrado el asiento de cierre, debe proceder con la regulación de la cuenta contable 611.51 Descripción Mayor D/C Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 TSCE TRASLADO DE SALDOS PARA CIERRE DE ENTIDADES 611 51 00 D/C EOD QUE APERTURA 611 51 00 C/D EOD QUE CIERRA 0 0 0 0 Nota: Esta cuenta contable después del proceso obligatoriamente debe tener saldo cero tanto en la entidad que cierra como en la entidad que apertura. 3.7 Regulación de cuentas de orden 3.7.1 Regulación de cuenta de orden para el cierre contable La entidad debe consultar el saldo contable del grupo de cuentas 911 y 921 y posteriormente realizar el siguiente registro contable mediante la ruta: Descripción Mayor D/C ODIS DISMINUCION CUENTAS DE ORDEN 921 00 00 D 911 00 00 C 3.7.2 Regulación de cuenta de orden para la apertura contable La entidad debe consultar el saldo contable del grupo de cuentas 911 y 921 y posteriormente realizar el siguiente registro contable mediante la ruta: 15

Descripción Mayor D/C OINC INCREMENTO CUENTAS DE ORDEN 911 00 00 D 921 00 00 C 3.8 del asiento de apertura contable Sobre la base del archivo de cierre la entidad debe ingresar las cuentas contables de acuerdo a la naturaleza de la cuenta contable es decir: CIERRE APERTURA ENTIDAD MAYOR SUBCUENTA1 SUBCUENTA2 AUXILIAR_01 AUXILIAR_02 AUXILIAR_03 SUM(B.SALDOFINAL) D/C D/C 14016950000 112 1 3 9,731.36 C D 14016950000 112 81 0 1,333.05 C D 14016950000 124 82 21 211.74 C D 14016950000 124 82 81 3,541.17 C D 14016950000 124 83 81 3,633.08 C D 14016950000 125 31 1 203.26 C D 14016950000 141 1 3 31,556.86 C D 14016950000 141 1 5 155.95 C D 14016950000 141 1 7 2,820.00 C D 14016950000 141 1 8 921.76 C D 14016950000 141 3 2 784,772.93 C D 14016950000 141 99 2 76.23 D C 14016950000 141 99 3 9,640.24 D C 14016950000 141 99 5 120.90 D C 14016950000 141 99 7 Código de la Actualizar 1,884.53 D C Actualizar estructuras 14016950000 151 98 0 EOD que geográficos y 18,364.86 D C proghramáticas 14016950000 152 92 0 apertura RUCS 237,705.00 C D 14016950000 152 92 0 18,364.86 C D 14016950000 212 40 0 2.92 D C 14016950000 212 40 0 23.00 D C 14016950000 212 40 0 606.26 D C 14016950000 212 81 0 52.24 D C 14016950000 224 82 3 123.92 D C 14016950000 224 83 53 116.06 D C 14016950000 224 83 81 2,282.47 D C 14016950000 224 83 99 297.72 D C 14016950000 224 87 50 700.00 D C 14016950000 224 87 50 66.04 D C 14016950000 224 87 81 5,359.43 D C 14016950000 611 1 0 2,114.16 C D 14016950000 611 51 0 1,057,348.36 D C TOTAL DEBITOS 1,097,065.18 TOTAL CREDITOS 1,097,065.18 DIFERENCIA 0.00 16

El asiento de apertura se ejecuta mediante la clase de registro APIC a través de la siguiente ruta: Nota: La entidad debe realizar los cambios correspondientes a: Auxiliar 1: Unidad Ejecutora que apertura Auxiliar 2: RUC entidad que apertura, geográficos Auxiliar 3: Estructuras programáticas Se mantienen los RUCS correspondientes a SRI, IESS, beneficiarios y proveedores Así mismo se debe considerar que en el asiento contable de apertura APIC no deben existir cuentas de los grupos 113, 213, 911 y 921 con saldos. 3.9 Consideraciones generales La entidad es la responsable de ingresar toda la información financiera a la herramienta informática esigef Las clases de registro mencionadas en el instructivo se encuentran desconcentradas únicamente en el proceso de cierre y apertura Actualizar constantemente los saldos contables después de los asientos contables ejecutados No se realizarán ningún tipo de ajuste contable durante el proceso de cierre y apertura La responsabilidad de las cuentas patrimoniales es del analista de Contabilidad Gubernamental 17

Se debe considerar que los procesos ejecutados correctamente cuadran automáticamente, sin necesidad de realizar ajustes sin forzar el cuadre de las cuentas y saldos contables Se debe adjuntar al acta de trabajo el reporte de saldos en cero de la entidad cerrada, así como también el reporte de auxiliares de la cuenta contable 611.51 tanto en la entidad que cierra, como en la entidad que apertura. 18