1 3. DIAPOSITIVA D ORGANIGRAMA I DIAGRAMA Ms PowerPoint permet inserir, dins la presentació, objectes organigrama i diagrames. Els primers, poden resultar molt útils si es necessita presentar gràficament l estructura d una organització, un arbre genealògic o, en definitiva, una jerarquia d elements. Amb aquesta finalitat, un dels dissenys de diapositiva que incorpora el programa són les diapositives amb organigrama. En segon lloc, els diagrames són elements que s utilitzen per il lustrar gràficament materials conceptuals i fluxes d informació. Ms PowerPoint n inclou els tipus següents: Organigrama, Diagrama de cicle, Diagrama radial, Diagrama piramidal, Diagrama de Venn i Diagrama de cicles concèntrics. Cal destacar que, quan s insereix un diagrama, l organigrama n és un dels tipus disponibles. En ambdós casos, el programa crea una estructura determinada, en la qual es poden afegir, modificar o eliminar els elements que la componen, per tal que el resultat s adapti a les necessitats de l usuari i a l esquema que es necessita treballar. En aquesta unitat, es treballaran els següents temes: Inserir una diapositiva d organigrama Modificar l estructura d un organigrama
2 Modificar el format d un organigrama Inserir una diapositiva de diagrama Modificar l estructura d un diagrama Modificar el format d un diagrama 3.1. INSERIR UNA DIAPOSITIVA D ORGANIGRAMA Com ja s ha comentat, un dels tipus de diapositiva que es pot inserir a les presentacions és el model que incorpora un organigrama. Mitjançant aquest model, el programa permet representar gràficament estructures jeràrquiques. Per inserir un organigrama, cal: 1. Seleccionar el menú Insertar/Nueva Diapositiva. 2. A la part dreta de la pantalla, s obre el panell de tasques de disseny de la diapositiva. Fer clic a la diapositiva Título y objetos. 3. A la part central de la diapositiva, es mostra un quadre d objectes en què caldrà fer clic sobre l objecte Insertar diagrama u organigrama. 4. Observar com, de forma automàtica, apareix un quadre de diàleg que permet triar sis tipus de diagrames. 5. Seleccionar el primer tipus de diagrama i fer clic a Aceptar. 6. S insereix a la diapositiva un organigrama que s utilitzarà com a model i s adaptarà a les necessitats de l usuari. 7. Per introduir els valors a les caixes de text de l organigrama, fer clic a cada una d elles i escriure-hi el contingut desitjat. A qualsevol diapositiva d una presentació se li pot inserir un organigrama, seleccionant el menú Insertar/Imagen i l opció Organigrama.
3 3.2. MODIFICAR L ESTRUCTURA DE L ORGANIGRAMA Com ja s ha comentat, el model d organigrama que s insereix inicialment és, posteriorment, modificable per l usuari. La barra d eines Organigrama inclou les eines per poder modificar l objecte inserit. Seleccionant un dels quadres de text de l organigrama i prement la icona Insertar forma, es mostren els models d elements que es poden inserir a partir del quadre seleccionat. Els tipus d elements que es poden afegir a l organigrama són els següents: Botons Acció que realitza Secció o persona en una empresa o organització que està en un nivell jeràrquic inferior a un altre. Secció o persona que, en una empresa o organització, està al mateix nivell que un altre. Secció o persona que, en una empresa o organització, depèn d una altra i que treballa exclusivament per a ella. Per inserir noves formes, també es pot utilitzar les opcions que es mostren en el menú contextual que apareix al fer clic amb el botó dret del ratolí sobre un element de l organigrama. A continuació, s indica els passos que s han de seguir per modificar l estructura de l organigrama model que insereix el programa. 1. Fer un clic a l organigrama creat. 2. Fer un clic a sobre d un dels quadres de text, per exemple sobre un dels del nivell més baix. 3. Prémer el desplegable de la icona Insertar forma de la barra d eines Organigrama i, de les opcions que es mostren, fer clic a Subordinado. 4. Observar que apareix un quadre que depèn del seleccionat inicialment. 5. Fer clic al nou quadre creat i teclejar-ne el contingut. 6. Seguir el mateix procés amb tants quadres com es necessiti inserir a l organigrama.
4 Per eliminar quadres d un organigrama, només cal fer-hi un clic a sobre i prémer la tecla Suprimir del teclat. La barra d eines Organigrama inclou la resta d opcions de modificacions de l objecte, com ara canviar el disseny, seleccions, ajustar el text... Botons Acció que realitza Permet inserir un nou element a l organigrama. Permet modificar la visualització de les diferents parts de l organigrama. Permet seleccionar els diferents elements de l organigrama. Modifica la mida de la caixa per tal que es visualitzi correctament el text que inclou. Models d autoformats ja inclosos a Ms PowerPoint. Zoom de l objecte organigrama. 3.3. MODIFICAR EL FORMAT DE L ORGANIGRAMA A més a més de modificar l estructura de l organigrama creat, Ms PowerPoint dóna la possibilitat d aplicar formats a l objecte. Per exemple, podria interessar canviar el tipus de lletra de les caixes de text, la seva mida... S ha de seguir el següent procediment per modificar-ne el format: 1. Fer clic sobre la vora de l organigrama. 2. Seleccionar el menú Formato/Fuente. Triar el tipus de font, estil i mida que es desitgi. 3. Prémer el botó Aceptar. Les modificacions de format de l organigrama es poden realitzar des de la barra d eines de format. La icona de la barra d eines d organigrama activa un quadre de diàleg amb diferents autoformats de Ms PowerPoint.
5 3.4. INSERIR UNA DIAPOSITIVA DE DIAGRAMA Com ja s ha comentat, Ms PowerPoint també ofereix la possibilitat d inserir diagrames a les diapositives. Aquests diagrames permetran representar gràficament conceptes, processos... de manera que la presentació podrà ser més entenedora i visual per a l auditori. Tot seguit es descriurà quins passos s han de seguir per inserir qualsevol dels tipus de diagrama disponibles. 1. Seleccionar el menú Insertar/Nueva Diapositiva. 2. A la part dreta de la pantalla, s obre el panell de tasques de disseny de la diapositiva. Fer clic a la diapositiva Título y objetos. 3. A la part central de la diapositiva, es mostra un quadre d objectes en el qual caldrà fer clic sobre l objecte Insertar diagrama u organigrama. 4. Observar com, de forma automàtica, apareix un quadre de diàleg que permet triar sis tipus de diagrames. 5. Seleccionar, per exemple, el Diagrama de ciclo i fer clic a Aceptar. 6. S insereix a la diapositiva un diagrama del model triat. 7. Escriure els textos als quadres de text del diagrama per inserir el contingut desitjat. A qualsevol diapositiva d una presentació, s hi pot inserir un diagrama seleccionant el menú Insertar/Diagrama.
6 3.5. MODIFICAR L ESTRUCTURA DEL DIAGRAMA Un cop el diagrama es mostra a la diapositiva, es pot personalitzar segons les necessitats de l usuari. Per exemple, s hi poden afegir més caixes de text, eliminar-ne alguna de les visibles... Per eliminar una forma, 1. Fer clic sobre un dels quadres de text del diagrama inserit. només cal seleccionarla i prémer la tecla 2. Fer clic a la icona Insertar forma de la barra d eines Diagrama. Suprimir. 3. Prémer el botó Aceptar. 4. Observar com s ha afegit un element més al diagrama representat. Per canviar el disseny d un organigrama i canviar la disposició dels elements, també es pot fer arrossegant l element i ubicar-lo a la posició desitjada. 3.6. MODIFICAR EL FORMAT DEL DIAGRAMA En cas que interessi canviar el format del diagrama, és possible fer-ho seguint els mateixos passos explicats anteriorment per modificar els organigrames. Tot seguit, es reprodueixen quins passos s han de seguir: 1. Fer clic sobre la vora del diagrama. 2. Seleccionar el menú Formato/Fuente. Triar el tipus de font, l estil i la mida desitjats. 3. Prémer el botó Aceptar. Les modificacions de format del diagrama es poden realitzar des de la barra d eines de format. La icona de la barra d eines de diagrama activa un quadre de diàleg amb diferents autoformats de Ms PowerPoint.