Centro de Estudios Empresariales 1 PRIMEROS PASOS CON EXCEL 2010 Introducción Excel es el gestor de hojas de cálculo de la familia Office 2010. Su propósito es utilizar los números para hacer cálculos rápidamente mediante el uso de operaciones aritméticas sencillas o fórmulas matemáticas complejas. Crear un libro de Excel Al iniciar Excel, el programa abre un libro en blanco con el nombre genérico de Libro 1. Así te permite introducir información en la hoja de cálculo directamente o decidir crear un nuevo archivo con la ayuda de una plantilla. Una plantilla es un libro con un formato previo que alguien ha diseñado para un propósito específico, como Agendas, Calendarios, Facturas, Informes En Excel contamos con distintas plantillas a las que puedes acceder siguiendo alguno de estos métodos: Libro en blanco: haz doble clic sobre el icono del libro en blanco. Plantillas recientes: haz doble clic en el nombre de plantilla que aparece en el cuadro de dialogo. Mis plantillas: desde aquí puedes utilizar una plantilla que hayas creado anteriormente o descargado de Microsoft. Nuevo a partir de existente: siempre se puede usar otro libro como punto de partida. Haz doble clic en Nuevo a partir de existente y en el cuadro de diálogo selecciona el libro que deseas usar como modelo y haz clic en el botón Abrir. Plantillas de Office.com: desde aquí puedes abrir cualquier plantilla que aparece en el panel o buscar una plantilla on-line. Escribe un término de búsqueda en el cuadro de búsqueda de Microsoft y haz clic en Iniciar búsqueda. Cuando encuentres la que quieres usar haz doble clic en ella para iniciar la descarga.
Centro de Estudios Empresariales 2 Conociendo Excel Los botones de le ficha de inicio son muy similares a los de Word y nos permitirán, entre otras funcionalidades, utilizar el portapapeles, efectuar cambios en el texto, añadir o quitar celdas, etc. Todos los comandos de Excel que tienen que ver con el formato de texto y los números son similares a los de Word. Un archivo de Excel es un libro y cada libro consta de una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una tabla donde se introducen los datos y las etiquetas para identificarlos o describirlos. Funciona como un extracto y está distribuida por columnas (A, B, C, etc.) y filas (1, 2, 3, etc.). Los rectángulos que se cruzan en las columnas y las filas son celdas y cada celda puede contener un elemento constituido con datos, una fórmula para el cálculo o puede dejarse en blanco. De forma predeterminada cuando creamos un libro nuevo Excel añade varias pestañas que aparecen enumeradas como Hoja 1, Hoja 2, y Hoja 3. Cada celda tiene un nombre diferente y se nombran por su letra y su número, es decir, por la columna y la fila. El programa hace los cálculos por nosotros evitándonos tener que introducir cada uno de los datos necesarios y recalculando automáticamente cada vez que se introducen cambios. Después de introducir los datos, escribir las etiquetas y las fórmulas, se le puede dar un formato atractivo a la hoja de cálculo para presentarla con un aspecto profesional. También podemos generar gráficos: 1. Hacemos clic con el ratón en la pestaña Insertar hoja de cálculo (Mayúscula+ F11). Excel creará una nueva hoja de cálculo denominada Hoja 1. 2. Elegimos la ficha insertar y pulsamos sobre el botón de comando Circular del grupo Gráficos. Aparece el desplegable de gráficos, seleccionamos el que queramos utilizar haciendo clic en él. En este momento Excel crea un espacio que se denomina Área de gráfico y en la cinta de opciones aparecen las tareas para diseñar que se denominan Herramientas de gráfico estando seleccionada la pestaña de diseño. Filas, columnas y direcciones de celdas Cada celda tiene una dirección única, cuyo nombre proviene de la letra dela columna y del número de la fila. Así, la primera celda constituida con la primera columna y la primera fila es A1, la segunda celda constituida con la segunda columna de la primera fila es la B1, y así sucesivamente. Es necesario introducir la dirección de las celdas para indicar a Excel lo que debe calcular. Si hacemos clic en la celda y miramos en la barra de fórmula, veremos lo que hay introducido en ella. Al lado izquierdo dela barra de fórmula se muestra la dirección de la celda activa en el cuadro de nombres.
Centro de Estudios Empresariales 3 Introducción de datos en una hoja de cálculo Lo que se puede escribir en una celda de hoja de cálculo se engloba en una de las siguientes cuatro categorías: Texto. Valor (numérico, fecha o hora). Valor lógico (Verdadero o falso). Formula que devuelve un valor numérico, lógico o de texto. Independientemente del tipo de datos que se está introduciendo, los pasos básicos son los mismos: 1. Haz un clic en la celda donde deseas insertar los datos. Tal como se muestra en la imagen, aparecerá un cuadrado alrededor de la celda para indicarnos que es la celda activa y que justamente coincide con el lugar dónde hicimos clic. 2. Escribe los datos en la celda, también puedes escribir en la barra de fórmulas. 3. Para validar los datos basta con pulsar la tecla Intro del teclado. Si cambias de opinión respecto a la entrada de datos, haz clic en el símbolo Cancelar o pulsa Esc en el teclado. Introducir texto en las celdas A veces una entrada de texto es demasiado larga y no caber en la celda. La forma en la que actúa Excel con una entrada de texto larga dependerá de los datos que están en la celda contigua, así: A. Si la celda situada a la derecha está vacía, Excel permitirá que el texto invada la celda siguiente. B. Si la celda a la derecha contiene datos, la entrada se mostrará cortada. Sin embargo, el texto introducido en la celda está completo y no se pierde ningún dato, el único problema es que no se puede mostrar en la pantalla, aunque si entramos en la celda, veremos todos los datos en la barra de fórmulas, donde se muestra el contenido de la celda en su totalidad. Para solucionar este problema podemos ensanchar la columna, reducir la entrada de texto o ajustar el contenido de la celda. Para ajustar el texto, selecciona las celdas que hay que reajustar, sitúate en la ficha Inicio y haz clic en el botón de comando Ajustar texto que encontrarás en el grupo Alineación.
Centro de Estudios Empresariales 4 Introducir valores numéricos Cuando un número es demasiado grande y no cabe en una celda, Excel muestra el signo de almohadilla (#) en lugar de un número, o muestra el número en notación científica (E). Excel convierte las fracciones en números decimales después de introducir una fracción, como se puede ver en la barra de fórmulas. Por ejemplo, 1? 2 se muestra como 0.5 en la barra de fórmulas. Para introducir una fracción en una celda y poder ver el número como tal fracción, teclea 0 o un número Intro, un espacio en blanco y la fracción. Por ejemplo, para introducir 1?2, escribe un 0, pulsa la barra espaciadora y escribe ½. Para introducir rápidamente números decimales puedes hacer lo siguiente: indicarle a Excel que realice automáticamente este trabajo para ello haz un clic en el botón de Archivo, selecciona Opciones de Excel, haz un clic en la categoría Avanzadas en el cuadro de diálogo Opciones de Excel pulsa en la opción Insertar automáticamente un punto decimal y en el cuadro de texto indica las posiciones decimales. Así en vez de tener que escribir 10,54 bastará con que introduzcas 1054 y Excel colocará el separador decimal automáticamente. Introducir valores de fecha y hora Estos valores deben introducirse de manera que Excel los reconozca como valores de fecha y hora y no como texto. Se pueden introducir valores de fecha en una celda en casi cualquier formato: d/m/yy 13/7/64 d-m-yyyy 13-7-1964 d-mm-yy 13-Jul-64 Para introducir fechas es conveniente tener en cuenta las siguientes directrices básicas: Formato de fecha: puedes aplicar un formato a las fechas seleccionando las celdas y utilizando una de estas técnicas. En el grupo Número de la ficha Inicio, abre la lista desplegable Formato y elige la fecha corta (d/m/aaaa) o fecha larga (día de la semana, mes, año). En el grupo Número de la ficha Inicio, abre la lista desplegable Formato y haz un clic en la opción Más formatos de número (bajo el desplegable), entonces se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas Elige la categoría de fecha y, a continuación, elige un formato de fecha. Fecha actual: pulsa Ctrl+; y a continuación Intro.
Centro de Estudios Empresariales 5 Fecha del año actual: si no se especifica el año Excel aceptará que se trata del año actual. Así si la fecha que deseamos insertar es del año en curso podemos ganar tiempo evitándonos teclear el año, ya que el programa lo introducirá automáticamente. Fecha en la barra de fórmulas: independientemente del formato que se utilice para las fechas, éstas se muestran en la barra de fórmulas en el formato que Excel prefiere para las fechas: dd/mm/aaaa. Sin embargo, en las celdas se mostrará el formato de fecha que hayamos elegido. Años de dos dígitos en los siglos XX y XXI: los dígitos de 30 a 99 pertenecen al siglo XX (1930-1999), pero lo dígitos del 00 al 29 pertenecen al siglo XXI (2000-2029). Por ejemplo: 31/01/10 se refiere al 31 de enero de 2010, y no al 31 de enero de 1910. Para introducir una fecha en 1929 o anterior, debemos escribir cuatro dígitos para describir el año. Fechas en fórmulas: para introducir una fecha directamente en una formula escribe la fecha entre comillas. Asegúrate de que en la celda dónde se introduce la fórmula se ha dado el formato de número, no el de fecha. Introducir valores de hora Excel reconoce los valores de hora que se introducen de la siguiente forma: h: mm AM/PM 9:30 AM h: mm: ss AM/PM 9: 30: 45 PM Debemos tener en cuenta: Usar el separador de hora (los dos puntos), separando horas, minutos y segundos. Formatos de hora: para cambiar el formato de hora de AM/PM h: mm: ss, selecciona las celdas a las que hay que dar formato, pulsa sobre la ficha Inicio y elige la hora en la lista desplegable Formato de número del grupo Número en la ficha Inicio. AM o PM designaciones de hora: a menos que se introduzca AM o PM con la hora, Excel asume que está operando en horario militar. Por ejemplo, 3:30 es considerado 3:30 a.m., 15:30 se considera 3:30 p.m. no introducir las letras a.m. o p.m. supone no describir si es mañana o tarde, por lo tanto deberemos teclear la hora en el formato básico de dos dígitos. Hora actual: pulsa Ctrl + Mayus+: (dos puntos) y pulsa Intro. Fechas en la barra de fórmula: en la barra de fórmulas las fechas se muestran en este formato: segundos, seguido de las letras AM o PM. Sin embargo, en las celdas se mostrará en formato de hora que hayamos elegido.
Centro de Estudios Empresariales 6 La combinación de valores de fecha y hora: Se pueden combinar los valores de fecha y hora escribiendo la fecha, un espacio en blanco y la hora: 31/01/10 2:15 am 31-01 2:1545 pm Introducción rápida de datos. Listas y series con Autorrelleno Los datos que representan una misma categoría o serie, como son los nombres de los meses, los días de la semana, los números consecutivos o las fechas, pueden introducirse rápidamente con el comando Autorrelleno. Proceso de Autorrelleno: 1. Haz un clic en la celda que consideres como la primera de la serie. 2. Introduce el primer número, texto, fecha o elemento de la lista en la serie. 3. Mueve el cursor a la celda siguiente e introduce el segundo número, texto 4. Selecciona las celdas que contienen los datos introducidos arrastrando el puntero del ratón sobre ellas y observa que aparece el marcador de Autorrelleno en la parte inferior de la selección. 5. Selecciona el marcador de Autorrelleno con el ratón y arrastra la serie hasta la ubicación que desees. El controlador de Autorrelleno es el pequeño cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda. Mueve el puntero del ratón cuidadosamente sobre la esquina inferior derecha de la celda y cuando veas el puntero del ratón cambiar a una cruz negra, haz clic en el cuadro y empieza a arrastrar. Mientras arrastra, los datos de la serie aparecen en un cuadro emergente. Después de introducir los datos de la serie aparece el botón Opciones de Autorrelleno, haz un clic en la lista desplegable y selecciona una opción si deseas copiar celdas o rellenar con y sin formato. Crear una lista de Autorrelleno propia Sigue estos pasos para especificar los artículos que componen una lista para que después puedas utilizarla arrastrando el controlador de relleno automático. 1. Haz un clic en la ficha Archivo y selecciona Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel. 2. Selecciona la categoría Avanzadas y localiza hacia abajo el grupo General. 3. Haz clic en el botón Modificar listas personalizadas. 4. En el cuadro Entradas de lista, introduce los elemento de la lista y añade una coma (,) después de cada elemento.
Centro de Estudios Empresariales 7 5. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Listas personalizadas y vuelve a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Dar formato a números y valores de fecha y hora En Excel podemos tomar diferentes alternativas cuando queremos darle formato a un valor: General: sin formato específico. Moneda y contabilidad: asigna el formato numérico con separador de miles y separador decimal y además añade el símbolo de la moneda predeterminada del sistema. Fecha corta: asigna dos dígitos para el día, dos dígitos para el mes y cuatro para el año, separados por una barra. Fecha larga: asigna el nombre del día, dos dígitos para el día, el nombre del mes y cuatro dígitos para el año, separados por comas. Hora: asigna dos dígitos para la hora, dos dígitos para los minutos y dos dígitos para los segundos separados por dos puntos. Porcentaje: coloca un signo porcentual después del número y convierte al número en un porcentaje. Fracción: coloca comas en el número y lo muestra como fracción. Científica: asigna el valor E al número como si de un exponencial se tratara. Texto: muestra el valor alineado a la izquierda. Aumentar decimal: aumenta el número de posiciones decimales. Disminuir decimal: disminuye en una el número de posiciones decimales. Formatos condicionales Un formato condicional es una utilidad que se aplica para mostrar un aspecto diferente cuando los datos cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, para llamar la atención a un número mayor de 10 o para resaltar los números negativos, podemos indicar a Excel que muestre esos números automáticamente con un color o un fondo distinto. Selecciona las celdas que consideres para dar formato condicional y sigue estos pasos: 1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz un clic en el botón de comando Formato condicional. 2. En la lista desplegable, elige Resaltar reglas de celdas o Reglas superiores e inferiores.
Centro de Estudios Empresariales 8 Aparecerá un submenú con las opciones dependiendo de la opción elegida: Resaltar reglas de celdas: resaltan los datos si los valores coinciden con un intervalo numérico o un rango de fechas es mayor o menor que un valor específico. Reglas superiores e inferiores: resaltan los datos si se encuentran dentro de un rango de porcentaje respecto a todas las celdas que se han seleccionado. 3. Elige una opción del submenú. 4. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, establece la regla para marcar los datos. 5. En la lista desplegable Con, elige cómo deseas formatear los datos. 6. Haz clic en Aceptar. Establecer reglas de validación de datos Una regla de validación de datos es una directriz que establecemos para indicar al usuario el tipo de datos que se pueden introducir en una celda. En la siguiente tabla se describen las distintas categorías que podemos usar como en las reglas de validación de datos. Cualquier valor Número Entero Decimal Lista Fecha Hora Longitud del Texto Personalizada REGLA VALORES QUE SE PUEDEN INTRODUCIR Permite todo, es la configuración por defecto. Selecciona un operador en la lista desplegable Datos y establece los valores para describir el rango de números que se pueden introducir. Igual que el caso anterior pero permitiendo el uso del separador decimal. Introduciremos elementos de una lista en celdas de una hoja de cálculo, ya sea en la que estamos trabajando o en otra que exista. Vuelve a abrir el cuadro de diálogo de validación de datos, haz clic en el cotón de selección de rango y selecciona las celdas que contienen los elementos de la lista. Estos elementos aparecerán en una lista desplegable de cada celda de la hoja de cálculo. Selecciona un operador en la lista desplegable Datos para describir el intervalo de fechas y establece los valores para describir el rango de fechas que se pueden introducir. Selecciona un operador en la lista desplegable Datos y establece los valores para describir el rango de horas que se pueden introducir. Selecciona un operador en la lista desplegable Datos y establece los valores para describir los caracteres que se pueden introducir. Un valor lógico (verdadero o falso). Introduce una fórmula que describa lo que constituya la entrada de datos para que sea verdadera o falsa.
Centro de Estudios Empresariales 9 Para establecer una regla de validación de datos: 1. Selecciona la celda o celdas donde quieras añadir una regla. 2. En el grupo Herramientas de datos, de la ficha Datos, haz clic en el botón de comando Validación de datos. 3. En la ficha Configuración, selecciona en la lista la categoría de la regla que quieres permitir. 4. Introduce los criterios para la regla. 5. Has un clic en la ficha Mensaje de entrada y escribe un título y un mensaje que después se mostrará cuando nos situemos en la celda. 6. Haz clic en Aceptar.