1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS E xcel, al igual que el resto de programas de la familia de Office 2013, está preparado para trabajar y crear documentos con tecnología de web, es decir, que trabajan a través de Internet o de una red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet. Por ejemplo, Excel, al igual que cualquier otra aplicación de Office 2013, permite guardar los documentos que hagas como páginas web, en formato HTML (el HTML es un lenguaje estándar, y es el que se utiliza para crear las páginas web de Internet). Una de las características de Excel relacionada con Internet: podemos insertar hipervínculos en las hojas de cálculo, para permitir "navegar" entre ellas. Un hipervínculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratón sobre él, abrir otro documento o una página web. Por tanto, al hacer clic sobre un hipervínculo se "salta" a otro lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un libro de Excel distinto, una dirección de Internet, etc. Incluso podemos hacer que, al pulsar en un hipervínculo, se abra el programa de correo electrónico para mandar un e-mail a alguien. Pulsando el botón en la pestaña Insertar de la Cinta de opciones indicaremos que queremos que el objeto seleccionado (que puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento de la hoja de cálculo) tenga un hipervínculo. Al pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, donde tenemos que indicar dónde queremos saltar al hacer clic sobre el hipervínculo. El lugar donde saltaremos puede ser un documento que tengas en tu equipo, un lugar distinto de este mismo documento o una dirección de Internet, entre otros. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
Los hipervínculos son los que utilizamos para movernos entre las páginas web de Internet, que es lo que se conoce como "navegar" por Internet. Los hipervínculos también se llaman hiperenlaces o, simplemente vínculos. Si no sabes la dirección exacta del sitio que quieres abrir al pulsar el hipervínculo, puedes buscarla bien con el botón Buscar archivos o bien con el botón Explorar la Web, según a lo que quieras acceder. Por ejemplo, si pulsas en el botón Explorar la Web se abrirá tu explorador de Internet y podrás "navegar" por las páginas de Internet hasta encontrar la que queremos abrir al pulsar el hipervínculo de nuestro libro. Entonces, podríamos copiar su dirección (que aparece en la barra de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro de diálogo de Excel. Otra forma de indicar la dirección de la página en la que nos encontremos es minimizar el navegador; entonces la dirección de la página aparecerá en el cuadro de diálogo de Insertar hipervínculo, con lo que podremos aceptar para crear el hipervínculo a dicha página. Si creas un hipervínculo a un libro de Excel puedes saltar al principio del libro o a un lugar más concreto del mismo. Para esto, utiliza el botón Marcador. Si has creado algún nombre en el libro y quieres saltar directamente a esta ubicación, simplemente tendrás que indicarlo en este cuadro de diálogo. También puedes seleccionar la hoja de cálculo a la que quieras ir y poner la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Así podrías saltar a una determinada celda (A3, C15, etc.) de la hoja que hayas seleccionado. 2
En la sección Vincular a podemos indicar si queremos crear el vínculo a otro lugar de este mismo libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que decir qué nombre tendrá este nuevo documento) o a una dirección de correo electrónico. También puedes crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico escribiendo esta dirección directamente en la celda. Por ejemplo, si escribes juan@servidor.com en una celda, Excel detectará que esto es una dirección de e- mail y creará un hipervínculo, de forma que, al pulsar en él, se abrirá el programa de correo electrónico, para que podamos escribir y mandar un mensaje a esta dirección. Por último, el botón Info. en pantalla permite escribir un texto que aparecerá cuando pases el puntero del ratón por encima del hipervínculo (sin hacer clic en él). En una hoja de cálculo, Excel indica que hay un hipervínculo poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el hipervínculo (es decir, hayas pulsado en él), este color cambiará para indicarte que ya has visitado la ubicación a la que hace referencia. Ten en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervínculo. Otra forma de seleccionar un hipervínculo sin activar el vínculo es pulsar sobre la celda o elemento mientras mantienes pulsada la tecla. Si el hipervínculo está en una celda, también puedes utilizar las teclas de dirección para seleccionar la celda. Cuando te pones con el puntero del ratón por encima de un hipervínculo, Excel convertirá el puntero del ratón en una mano, para indicar que puedes hacer clic en el hipervínculo. Si pulsas en un hipervínculo, te trasladarás a la ubicación a la que apunta este hipervínculo; entonces, qué tienes que hacer para seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vínculo asociado? Si quieres seleccionar la celda, mantén pulsado el botón del ratón durante un poco sobre ella, para que Excel se dé cuenta de que quieres seleccionar la celda y no ir a la dirección del hipervínculo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
2. MOVERSE ENTRE LOS VÍNCULOS A l utilizar los hipervínculos para ir moviéndote entre las distintas hojas y libros de Excel, es posible que te pierdas entre tanto salto. Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la navegación entre los distintos vínculos. Estos botones no aparecen por defecto en ninguna pestaña de la Cinta de opciones, pero los podemos mostrar en la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, pulsa el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y selecciona la opción Más comandos. También puedes acceder a este cuadro desde el comando Opciones de la vista Backstage, seleccionando la categoría Barra de herramientas de acceso rápido para irte hasta esta sección. Desde este cuadro de diálogo puedes elegir los botones y controles que quieres que aparezcan en la barra de herramientas de acceso rápido. Desde la lista Comandos disponibles en puedes seleccionar los botones y controles que quieres mostrar en la lista de la parte izquierda del cuadro, para que te sea más fácil el encontrar el comando que buscas. Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vínculos por los que nos hemos desplazado con Atrás y Adelante. 4
Si añades estos botones a la barra de herramientas de acceso rápido, con el botón Atrás podrás acceder al anterior lugar que has visitado. Si pulsas este botón, se activará el botón Adelante, con el que podrás ir al siguiente documento o página que habías visto. Si has navegado por Internet utilizando un navegador (por ejemplo, Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te serán familiares estos controles y entenderás el funcionamiento sin problemas, porque también funcionan de igual manera en estos programas. Para saber la dirección o ruta a la que estás accediendo puedes utilizar la categoría Información de la vista Backstage o el campo Ubicación del panel de documentos. En esta sección puedes ver el nombre del libro (en este caso Población) y debajo la ubicación (Mis documentos). Para saber exactamente la ruta donde se encuentra, podemos situar el puntero del ratón en la opción Abrir ubicación de archivos. Este campo de ubicación puede servir, además de poder comprobar la ruta y nombre del documento que estás mostrando, para copiar este vínculo y compartirlo con otras personas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
Si muestras el panel de documentos, el campo Ubicación aparece en la parte superior del mismo. También puedes mostrar el campo Ubicación del documento en la barra de herramientas de acceso rápido. De esta forma, desde este campo, aparte de ver y copiar la dirección del documento, también puedes acceder a distintas direcciones, escribiendo la dirección a la que quieras acceder ahí. Además, este campo tiene una lista, donde se van guardando las direcciones a las que has estado accediendo, de forma que puedes volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo. Si quieres cambiar el destino de un hipervínculo existente en una hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervínculo, pulsa de nuevo en el botón de diálogo. y haz los cambios que quieras en el cuadro Para quitar un hipervínculo, pero sin borrar también el contenido de la celda o el objeto en el que está este hipervínculo, pulsa con el botón derecho del ratón y selecciona la opción Quitar hipervínculo en el menú contextual. En ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si nos referimos a una dirección de Internet, una dirección de tu red local o un simple libro que tengas en tu propio ordenador. Lo importante al trabajar con hipervínculos es conocer la dirección de la información a la que quieres acceder, sin importarte el lugar físico en el que se encuentre (puede estar en un libro de tu ordenador, en una página web de Estados Unidos, etc.). 6
3. GUARDAR COMO PÁGINA WEB H asta ahora hemos visto cómo podemos trabajar en Excel como si estuviéramos en un navegador de Internet, utilizando hipervínculos entre libros. Si trabajas en una empresa, una aplicación de esta característica puede ser colocar los libros en la intranet o red local de tu empresa, para que tus compañeros tengan acceso a ellos y puedan ver los datos. Otro aspecto en relación a Internet es la posibilidad de colocar tus libros u hojas de cálculo como páginas web en la World Wide Web, para que la gente que esté accediendo a Internet pueda verlos. Esto es lo que podemos lograr al convertir hojas de cálculo en páginas web: La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello solo necesitarán tener instalado un explorador o navegador de web. También es mucho más fácil mantener actualizados los datos que vamos a compartir, ya que todas las personas tendrán acceso a la misma información. Desde la opción Guardar como de la vista Backstage puedes guardar el libro actual en el formato propio de esta versión de Excel, en formato de versiones anteriores o en otros formatos. Las posibilidades de Excel son mayores que las del formato HTML, por lo que se pueden perder algunas características de la hoja o del libro al guardarlo como página web. Desplegando la lista Tipo puedes elegir entre distintos formatos. Con el formato Página web (*.htm;*.html), el libro se guardará en el formato HTML, es decir, como una página web. Así, el libro se guardará con el mismo nombre pero con otra extensión, aunque puedes cambiar su nombre si quieres. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
El formato de Página web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml) incluye, en el mismo archivo donde está el código HTML, las imágenes y demás recursos codificados, por lo que en un único archivo de disco tenemos todo lo necesario. Este formato se denomina MIME HTML (Multipurpose Internet Mail Extension HTML), pero no está totalmente estandarizado, por lo que la página resultante puede mostrarse diferente según el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no lo soportan. Podemos indicar si vamos a guardar como página web todo el libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un rango de celdas, para guardar solamente esas celdas. A través del botón Cambiar título podrás indicar el título de la página web que se creará. Este título será el nombre que aparecerá en la barra de título de la ventana del explorador de Internet al abrir la página web creada. Desde el botón Herramientas puedes seleccionar Opciones web. Desde este cuadro de diálogo puedes establecer algunas opciones que se tendrán en cuenta al guardar el libro con el formato HTML. Por ejemplo, según el navegador que selecciones en la lista superior de la pestaña Exploradores, se activarán o desactivarán ciertas opciones de la página web creada, para que sea compatible con el navegador seleccionado. En la pestaña Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de la página web (por ejemplo, imágenes) se colocarán en una carpeta independiente y se utilizarán nombres largos para estos archivos, entre otras opciones. En la pestaña Imágenes puedes seleccionar la resolución de las imágenes que se crearán (en píxeles por pulgada). 8
Después de guardar el libro como una página web, pulsando en el botón Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado desde el propio Excel. De todas formas, recuerda que el libro original (en formato de Excel, con extensión xlsx) sigue existiendo, por lo que lo puedes abrir y trabajar con él tal como lo estabas haciendo hasta ahora. Además del archivo HTML creado, también se crea una carpeta (con el nombre NombreFichero_archivos), donde se guardan los archivos (imágenes, vídeos, sonidos, etc.) que son necesarios para mostrar la página web. Lo que ahora nos interesa es saber cómo van a ver este libro los usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de la Web. Por ejemplo, puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se ha utilizado el navegador Internet Explorer: Si quieres cambiar la página web que has hecho (en formato HTML, con extensión htm), puedes abrir este fichero htm desde Excel directamente, cambiar lo que quieras y guardarlo. Dependiendo del navegador que utilices, de la versión del mismo o de la configuración de seguridad, es posible que tengas que permitir la ejecución de contenido activo para poder ver y acceder correctamente al libro de Excel en formato HTML. Tanto los datos como los gráficos se han convertido al formato HTML, mostrándose de forma estática. Es decir, que solo los puedes ver, no puedes volver a calcular algún valor, modificar el gráfico, etc. Por otra parte, observa las etiquetas de hoja de cálculo en la parte de abajo. Se muestran prácticamente igual como aparecen en el propio Excel. Estas etiquetas también permiten desplazarte por las distintas hojas desde la página web, como si estuviéramos en Excel. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9
Vamos a ver algunas opciones más respecto a la creación de páginas web a partir de los libros de Excel. La opción Convertir también aparece al abrir un libro de Excel hecho con alguna versión anterior del programa, para convertirlo al formato de esta versión. En lugar de utilizar esta opción, obtendrías el mismo resultado si accedieras a Guardar como y seleccionarás el formato de libro de Excel (xlsx). Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensión htm o html) para modificarlo desde Excel, en la vista Backstage podrás ver el comando Convertir. Esta opción aparece debido a que podemos convertir el fichero abierto desde su formato HTML al formato propio de Excel (con extensión xlsx). Si desde el cuadro de diálogo Guardar como, tras seleccionar el tipo Página web pulsas el botón Publicar, se abrirá un cuadro desde el que también crearás un archivo HTML, pero, en este caso, seguirías trabajando con el documento original en Excel. Desde la sección Elemento a publicar de este cuadro puedes seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, así como indicar si quieres publicar todo el libro o únicamente un rango de celdas. La casilla Abrir la página en el explorador web hace que, después de publicar el libro, se muestre el fichero HTML creado en el navegador. Si activas la casilla Volver a publicar automáticamente cada vez que se guarde el libro, te asegurarás de que la página web muestra el mismo contenido que el libro de Excel del que proviene. Al guardar libros u hojas de cualquiera de las maneras que hemos visto, las páginas web que se crean se pueden ver prácticamente con cualquier navegador. Así, los datos suelen transformarse en tablas HTML y los gráficos en un formato adecuado para páginas web: GIF, JPEG o PNG. Sin embargo, recuerda que, de esta forma, lo único que pueden hacer los usuarios que acceden a través de la Web a estos datos es verlos. 10
4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO O tro formato que también se suele utilizar en Internet es PDF, ya que es adecuado para documentos que van a ser leídos e impresos, al conservar el diseño y formato de los mismos. Puedes crear archivos PDF directamente desde Excel, sin necesidad de utilizar ningún software adicional ni complementos. El formato XPS es parecido, y se crea de la misma forma que el PDF. En la sección Compartir de la vista Backstage se encuentra la opción Correo electrónico desde donde podemos elegir entre varias opciones de envío del libro de Excel: como datos adjuntos en el mensaje de correo en formato de libro de Excel, en formato PDF, en formato XPS o como fax. Para crear un documento PDF o XPS, muestra la categoría Exportar y pulsas el botón Crear documento PDF o XPS. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11
Si está activa la casilla Abrir archivo tras publicación, tras crear el archivo a partir del documento de Excel se abrirá en el programa que tengas asociado en tu sistema a los documentos PDF (o XPS, si estás creando un documento de este tipo). Tras pulsar el botón Crear documento PDF o XPS, en la sección Optimizar para del cuadro que aparecerá puedes seleccionar la opción correspondiente al aspecto más importante en tu documento: el tamaño del archivo o la calidad de impresión. Si el archivo que crees tiene que tener una calidad alta, selecciona Estándar (publicación en línea e impresión), mientras que, si es más importante el tamaño del archivo que la calidad de impresión, selecciona Tamaño mínimo (publicación en línea). Pulsando el botón Opciones se muestra un cuadro donde puedes establecer otras opciones de creación del documento: el intervalo de páginas que se publicarán, si quieres publicar todo el libro de Excel, las hojas seleccionadas o las celdas seleccionadas, etc. Al pulsar el botón Publicar se creará el archivo PDF o XPS. Si creas un archivo PDF, podrías colocarlo también en Internet a disposición de los usuarios, ya que es un formato bastante conocido y extendido. La creación de un archivo en formato XPS se haría de la misma forma, seleccionando este formato tras acceder a la opción Crear documento PDF o XPS. Si necesitas más información sobre los formatos PDF o XPS puedes utilizar la ayuda de Excel. 12