GUÍA EXCEL CONCEPTOS VERSIÓN 1 CÓDIGO: EC/001 VIRTUALIZACION FORMACION POR PROYECTOS SOCIEDAD SALESIANA Ciudad Bolívar La Estrella Bogotá Colombia 2010
2/9 RECONOCER EL LAS PALABRAS TECNICAS DEL TALLER Y EL HARDWARE QUE SE TIENE. El teclado es, hasta el momento, el principal dispositivo de entrada, del computador. Sus teclas, como se puede apreciar en la siguiente ilustración, están agrupas en cuatro zonas: alfanumérica, numérica, de navegación y de funciones. La zona alfanumérica del teclado es la más utilizada, en ella se encuentran números, letras, símbolos y signos de puntuación. Para hacer unos más eficiente de computador se le recomienda tener memorizado el teclado, de este modo puede ganar valioso tiempo en el uso de la computadora. El teclado numérico o calculadora es el más utilizado en una hoja de cálculo, junto con la teclas de navegación, durante la practica se realizará un ejercicio de atizar el computador sin el ratón con el fin de mejorar el aprestamiento de la hoja de cálculo y la maquina al mismo tiempo.
3/9 2.- IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE. INTRODUCCION Trabajar con hojas de cálculo resulta a menudo desalentador. Los usuarios principiantes suelen tener dificultades para encontrar las características que necesitan para llevar a cabo una tarea. Los avanzados verán a menudo que algunas funciones adicionales que les gustaría poder utilizar no existen actualmente. Uno de los principales objetivos de diseño de es ofrecer a ambos tipos de usuarios (y a los que se encuentran entre un grupo y otro) las herramientas necesarias para lograr una mayor productividad. Excel les ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios más confianza para trabajar con hojas de cálculo, ya que facilita el conocimiento de las funciones existentes a la vez que proporciona una mayor inteligencia para garantizar a los usuarios que no están cometiendo errores. En el caso de usuarios avanzados, Excel se centra en hacer que la ejecución de las tareas habituales resulte más sencilla e intuitiva. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Identificar los elementos necesarios para utilizar la hoja de cálculo. Conoce las columnas, filas y celdas. Analiza el entorno del programa Excel La pantalla de Excel La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado Libro1. Ambas ventanas se podrán minimizar, maximizar, cerrar, desplazar, cambiar su tamaño, etc. de forma independiente, como cualquier otra ventana de Windows. Se detallan a continuación cada uno de los elementos de esta pantalla:
4/9 Barra de título Localizada en la parte superior de la ventana, es la barra en la que se encuentra el nombre de la aplicación y del documento con el que se esta trabajando. En ella también se sitúan a la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. También dentro de esta barra de título aparece la barra de herramientas de acceso rápido, que pasamos a estudiar a continuación. Barra de herramientas de acceso rápido Esta barra de herramientas nos permite tener acceso rápido a aquellos comandos que utilizamos de manera más habitual dentro de nuestra labor diaria. Por defecto aparecerán siempre en ella tres iconos, correspondientes a las opciones de guardar, deshacer y rehacer. Sin embargo podemos personalizar dicha barra de herramientas añadiendo y/o eliminado los botones de las opciones que deseemos. Añadir nuevos comandos: Para añadir nuevos comandos dentro de la barra de herramientas de acceso rápido, pincharemos con el puntero del ratón sobre el triángulo que aparece a la derecha de la misma, de esta manera conseguiremos que se despliegue un panel en el que podremos elegir entre los
5/9 distintos comandos que allí se nos muestran. eliminar a la barra de herramientas, las que deseemos. En el caso de que el comando que queremos insertar dentro de la barra de herramientas de acceso rápido no se encuentre disponible dentro de este panel, pincharemos sobre la opción, "Más comandos" que encontraremos en el mismo. De esta forma accederemos a un cuadro de diálogo en el cual tendremos acceso a todas las opciones con las que trabaja el programa, pudiendo añadir y/o Posición de la barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido puede aparecer colocada a nuestra elección sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para ello contamos con una opción que aparece al pinchar sobre el triángulo del extremo derecho de dicha barra: o Mostrar debajo de la cinta de opciones: esta opción estará activa cuando la colocación actual de la barra de herramientas de acceso rápido sea sobre la cinta de opciones. o Mostrar encima de la cinta de opciones: esta opción estará activa cuando la colocación actual de la barra de herramientas de acceso rápido sea bajo la cinta de opciones. Botón de Office Este botón situado en la barra de título de la ventana de la aplicación, nos da acceso a un menú. Mediante este menú podemos, entre otras opciones: Nuevo: crear un nuevo libro en blanco. Al hacer clic sobre la opción "Nuevo", aparecerá una pantalla en la que tenemos varias opciones a elegir: 1. Crear un libro en blanco y reciente. En este caso tenemos la opción de crear un libro de Excel nuevo y en blanco, al que nosotros vamos a dar formato según nuestras necesidades y deseos. Y también nos permite utilizar una plantilla utilizada recientemente por el programa
6/9 2. Plantillas instaladas. Con esta opción el programa utiliza aquellas plantillas ya instaladas en la aplicación que tenemos en nuestro ordenador. Dichas plantillas están desarrolladas con un determinado formato de texto, márgenes y tabulaciones determinadas, dibujos, gráficos, esquemas y símbolos insertados. El usuario le da contenido a dicha plantilla basándose en el formato ya establecido. (Por ejemplo: disponemos de un modelo de factura, con un determinado esquema, en el sólo debemos introducir nuestros datos, y obtendremos el documento deseado). Existen platillas de todo tipo: presupuestos, facturas, calendarios, informes de gastos, inventarios, listas... Abrir: abre un libro ya existente. Guardar: guarda un libro sobre el que hemos estado trabajando. Si el libro es de nueva creación nos preguntará el programa cual va a ser su nombre y su ubicación. En el caso de que el libro ya existiera anteriormente, sólo guardará los cambios efectuados en el mismo, manteniendo el nombre y la localización anterior. Todas estas opciones se analizarán de manera más detallada a lo largo del curso, ahora es suficiente con que conozcamos su existencia y su ubicación. Además de estos menús, en la ventana que se abre en el botón de office, aparece en su columna de la izquierda un listado de los últimos documentos abiertos desde esa aplicación. De esta forma podemos disponer de un acceso rápido a esos documentos haciendo clic directamente sobre el nombre de los mismos. Desplazamientos rápidos A veces es útil desplazarse rápidamente hasta el final o principio de una columna o fila (con o sin datos). En la siguiente tabla encontrará algunas combinaciones de teclas que le ayudarán a conseguirlo:
7/9 Seleccionando conjuntos de celdas (rangos) Para seleccionar un rango presione el botón del Mouse sobre la primera celda y desplácelo hasta la última celda del rango a seleccionar (en todo el trayecto el botón izquierdo del Mouse debe estar presionado). Durante el proceso de selección de un rango es importante observar que el puntero del Mouse tendrá forma de cruz blanca. Para seleccionar toda una columna o una fila, se hace un clic en la cabecera de la fila o columna a seleccionar, al hacerlo, el puntero del Mouse tomará la forma de una flecha negra que apunta hacia la fila o columna correspondiente. Ingresando datos Los datos en Excel pueden ser: Texto (alfanuméricos), números, fechas y horas o fórmulas. El contenido de la celda es un dato, no puede haber dos o más datos en una sola celda. Ejemplos de datos: GLOSARIO: Celdas: Es la unión entre la columna y la fila. Columnas: Se identifican porque están en forma Vertical y se reconocen por las letras. Hoja de Cálculo: se pueden realizar operaciones matemáticas más rápido eficientemente que hacerlas a mano, además da automatizarlas. Filas: Se identifican porque están en forma horizontal y se reconocen por los números. ACTIVIDADES DE EVALUACION Al terminar el desarrollo de esta guía, el estudiante debe estar en capacidad de utilizar el programa Excel Básico..