MESA DE CONTRATACIÓN DE LA UCLM Rev: 1 Fecha: 21/12/06 Pág.: 1 de 13 GESTIÓN DE LA ENTRADA DE OFERTAS A TRAVES DE MENSAJERÍAS O CORREO CERTIFICADO DIRIGIDAS A LA MESA DE CONTRATACIÓN DE LA UCLM ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Puesto: Puesto: José Manuel Ocaña Barba Comisión de Revisión Comisión de Expertos del Área Firma: Firma: Firma: Fecha: 10-01-200 Fecha: 21-12-2006 Fecha: 18-12-2006
Pág.: 2 de 13 ÍNDICE 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. PROCESO... 4 3.1 Diagrama de Flujo... 4 3.2 Explicación del proceso... 5 4. INDICADORES... 9 5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA... 9 6. RESPONSABILIDADES... 11 7. REGISTROS... 11 8. ANEXOS... 12
Pág.: 3 de 13 1. OBJETO El objeto de este procedimiento es elaborar un plan de actuación rápido y eficaz que defina el trámite interno de la documentación recibida a través de los servicios privados de Mensajería o el Servicio Oficial de Correo Certificado, que debe ser registrada de Entrada por las oficinas de Registro de la Universidad de Castilla-La Mancha y destinada a la Unidad de Contratación o a la Oficina de Gestión de Infraestructuras, en lo concerniente a los procesos de Contratación de Obras, Servicios y Suministros. 2. ALCANCE Este procedimiento afecta a todos los servicios administrativos dependientes del Registro General de la Universidad de Castilla-La Mancha, es decir, a la Unidad de Información y Registro, a los Registros Auxiliares de los cuatro Campus y a los Registros Auxiliares de todos los Centros, Departamentos e Institutos Universitarios. Del mismo modo afecta a la Gerencia del Área Económica, en concreto a la Unidad de Contratación y a la Oficina de Gestión de Infraestructuras, como principales unidades administrativas con potestad para realizar contratación de Obras, Servicios y Suministros, así como a los Órganos de Gobierno de la UCLM con capacidad para contratar Obras, Servicios y Suministros de la Universidad de Castilla- La Mancha, en concreto al Vicerrectorado de Desarrollo Empresarial e Infraestructuras y a la Gerencia General de la UCLM.
Pág.: 4 de 13 3. PROCESO 3.1 DIAGRAMA DE FLUJO GESTIÓN DE LAS OFERTAS DIRIGIDAS A LA MESA DE CONTRATACIÓN A TRAVÉS DE MENSAJERÍAS O CORREO CERTIFICADO EL LICITADOR PRESENTA LA OFERTA CONTIENE ACUSE DE RECIBO? FIRMA DEL ENCARGADO DE LA RECEPCIÓN DE LA DOC. NO DEVOLUCIÓN AL REMITENTE ELABORACIÓN DE OFICIO DE DEVOLUCIÓN A LA EMPRESA NO ESTÁ CONVOCADO ESTÁ ABIERTO EL PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LICITACIONES? NO. FINALIZÓ COMPROBAR EXISTENCIA DE AVISO DE DEPÓTO REGISTRO DE SALIDA RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EXISTE AVISO? EL ENCARGADO DE REGISTO ENVIA LA DOCUMENTACIÓN UTILIZANDO EL MISMO MEDIO DE TRANSPORTE COMPROBAR SOBRES NO ES CORRECTO? NO COMUNICACIÓN INCIDENCIA AL SUBDIRECTOR UNIDAD COMPROBAR CONTENIDO OFICIO CON DOCUMENTACIÓN ENTREGADA CONTIENE OFICIO DE REMIÓN NO RELLENAR MODELO ES CORRECTO? REGISTRO DE ENTRADA Y SELLADO NO COMUNICACIÓN INCIDENCIA AL SUBDIRECTOR UNIDAD ENVÍO DE COPIA DEL OFICIO A LA UNIDAD DE CONTRATACIÓN EXISTE AVISO FAX-E MAIL DE PRESENTACIÓN? AÑADIR EL AVISO A LA OFERTA PRESENTADA NO CUSTODIA DE LA OFERTA HASTA FIN DEL PLAZO DE PRESENTACIÓN FIN DEL PROCEDIMIENTO
Pág.: 5 de 13 3.2 EXPLICACIÓN DEL PROCESO La Unidad de Información y Registro, como gestora del Registro General con sede en el Rectorado de la Universidad de Castilla-La Mancha es la responsable de: 1. La recepción de todas las proposiciones presentadas en cualquiera de los Registros de la Universidad de Castilla-La Mancha y del Registro del Rectorado. 2. La custodia de la documentación mientras está abierta la fase de presentación de licitaciones. 3. La recepción por fax y correo electrónico de las comunicaciones de las empresas informando de la presentación por correo certificado, postal Express o servicios de mensajería. 1. Presentación de la Oferta Los licitadores presentan con cada solicitud dos sobres cerrados (A y B), según el tipo de concurso, con el contenido que se detalla en las cláusulas administrativas por las que se rige cada licitación, indicando, en cada uno de ellos, el nombre y apellidos de quien firma la proposición, el carácter con que concurre (en nombre propio o en representación de otra persona o entidad) y la denominación del concurso. Al tratarse de presentación indirecta podrán hacerlo a través de los servicios privados de mensajerías o bien a través del Correo Certificado y por tanto la oferta podrá contener acuse de recibo. En éste caso el encargado del registro procede a la firma y devolución bien al Servicio de Mensajería o a la Oficina de Correos.
Pág.: 6 de 13 2. Comprobación de la publicación del Concurso El encargado de la oficina de registro comprueba, que el licitador presenta documentación para concursar en una oferta que tiene sus plazos abiertos de presentación de instancias, según la información facilitada por el Subdirector de la Unidad de Información y Registro. (ver PO.13 de envío del Pliego y la comunicación a los Registros de Campus). Podemos encontrarnos ante dos situaciones: La primera de las dos situaciones corresponde a que el proceso de presentación de instancias aún no se haya abierto: En este supuesto el encargado de registro confecciona un oficio de remisión en el que se indicará el motivo de la no aceptación de la oferta (ANX-14-01). A continuación se da registro de salida y se devuelve al remitente, utilizando el mismo medio que se haya usado para su presentación (Correo Certificado o Servicio de Mensajería Urgente). La segunda de las dos situaciones corresponde a que el proceso de presentación de instancias haya finalizado: En tal caso, el encargado de registro comprueba la existencia o no de aviso de depósito de la documentación. Este aviso de depósito es de obligado cumplimiento para el licitador cuando presenta la oferta en correos o en los servicios de mensajería el mismo día de la finalización del plazo de presentación. Este aviso justifica la fecha de imposición del envío en la Oficina de Correos y anuncia al Subdirector de la Unidad de Información y Registro la remisión de la oferta mediante fax, burofax, telegrama o correo electrónico.
Pág.: 7 de 13 Si no existiese aviso de depósito se informa al Subdirector de la Unidad para que lo haga constar en el informe que entrega a la Mesa de Contratación. En el caso de existencia de aviso de depósito se continúa con los trámites. 3. Recepción de la documentación Las ofertas de los licitadores pueden llegar al Registro General mediante correo certificado o mensajería urgente. Independientemente del medio usado por el licitador actuaremos del mismo modo. 4. Comprobación de los sobres Se comprueba que las ofertas están correctamente identificadas. El sobre debe aparecer la referencia y título del concurso, para el cual participan. En el caso de que se produzca alguna anomalía o se abran los sobres se comunica dicha incidencia al Subdirector de la Unidad de Información y Registro, para hacerlo constar en el Informe que se envía a la Mesa de Contratación. 5. Comprobación del oficio de remisión La comprobación del contenido de la oferta finaliza con el oficio de remisión. En esta situación, puede suceder que la empresa opte por enviar la documentación con oficio de remisión, en tal caso, el encargado de registro procede a comprobar el contenido de dicho oficio con la documentación entregada. Si existiese algún error, el
Pág.: 8 de 13 encargado de registro comunica al Subdirector de la Unidad para que lo haga constar en el informe que envía a la Mesa de Contratación. En el caso que fuera correcto, el encargado de registro procede al registro de entrada y sellado. Si el licitador no ha presentado la documentación con oficio, se procede a rellenar el modelo de instancia ANX-13-04, propuesto en el PO.13 de envío del Pliego y la comunicación a los Registros de Campus 6. Registro de Entrada y Sellado del oficio Registramos de entrada y sellamos la documentación. En el asiento indicamos: - Unidad Destinataria (309. Unidad de Contratación). - Fecha de entrega en Registro - Nombre completo de la Empresa - Medio usado para su entrega y referencia al número de albarán o certificado. 7. Envío de copia del oficio a la Unidad de Contratación Enviamos copia de oficio de remisión de la documentación a la Unidad de Contratación con el sello de registro de entrada.. 8. Comprobación de existencia de avisos de depósito Si el licitador hubiese adelantado la presentación de la oferta a través del fax, burofax, telegrama o correo electrónico se une el aviso del depósito a la oferta recibida.
Pág.: 9 de 13 9. Custodia de la Oferta La oferta se custodiará por la Unidad de Información y Registro hasta la finalización del plazo de Presentación de Ofertas. 4. INDICADORES Indicador Nº de ofertas presentadas por mensajería Nº de ofertas presentadas por correo certificado Nº de ofertas presentadas cuando el plazo ha finalizado Nº de ofertas presentadas cuando el plazo no esta abierto Nº de ofertas que contienen oficio de remisión Responsable del Control Encargado de Registro Encargado de Registro Encargado de Registro Encargado de Registro Encargado de Registro Frecuencia de Control Diario Diario Diario Diario Diario 5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Ley 13/2003, de 23 de mayo, reguladora del contrato de concesión de obras públicas.
Pág.: 10 de 13 Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas. Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los Servicios de Información Administrativa y Atención al Ciudadano. Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. Real Decreto 772/1999, de 7 de Mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro. Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas. Resolución del Secretario General de la Universidad de Castilla-La Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que se dan instrucciones provisionales en relación con el funcionamiento de los registros oficiales de la Universidad de Castilla-La Mancha, hasta que se apruebe el reglamento de registro de documentos.
Pág.: 11 de 13 6. RESPONSABILIDADES Director de la Unidad de Contratación de la UCLM, como responsable de la tramitación de los expedientes de contratación de Obras, Servicios y Suministros. Director de la Oficina de Gestión de Infraestructuras de la UCLM, como responsable de la tramitación de expedientes de contratación de obras. Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como responsable de la Unidad encargada de la gestión diaria de la documentación registrada, así como responsable del Registro del Rectorado. Directores de la Unidad de Gestión Administrativa y Servicios de cada Campus, en lo concerniente a los Registros Auxiliares existentes en los cuatro campus. 7. REGISTROS Registro Responsable Lugar de Archivo Tiempo Mínimo GRES Subdirector Unidad Soporte Informático Permanente Base de Datos Subdirector Unidad Archivo Excel Semanal Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Papel 5 años Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Digital Permanente
Pág.: 12 de 13 8. ANEXOS ANX-14-01 Modelo de oficio de salida para la devolución de documentación a las empresas.
Pág.: 13 de 13 ANEXO-14-01 Modelo de oficio de salida para la devolución de documentación a las empresas