SALIDA DE DOCUMENTOS

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1 Rev: 1 Fecha: 21/12/06 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 1 de 3 SALIDA DE DOCUMENTOS ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Puesto: Puesto: Ana Maria de la Fuente Romero Comisión de Revisión Comisión de Expertos del Área Firma: Firma: Firma: Fecha: Fecha: Fecha:

2 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 2 de 11 ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE PROCESO Diagrama de Flujo Explicación del proceso INDICADORES DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 10

3 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 3 de OBJETO Este procedimiento tiene por objeto explicar el registro de salida de documentos. 2. ALCANCE Este procedimiento afecta a todas las Unidades/Órganos de Gobierno del Rectorado y en especial a la Unidad de Información y Registro, que es la encargada de efectuar el control de la documentación procedente de estas Unidades/Órganos y dirigida al exterior.

4 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 4 de PROCESO 3.1 DIAGRAMA DE FLUJO

5 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 5 de EXPLICACIÓN DEL PROCESO 1. Entrega de documentos por Unidades. La Unidades y Órganos de Gobierno del Rectorado remiten a la Unidad de Información y Registro los documentos que tienen que ser registrados de salida y enviados a los diferentes usuarios de la UCLM. El horario de entrega de documentación por parte de las Unidades/Órganos de Gobierno para dar registro de salida es de 9 a 14:30 h. y de 16:30 a 19: La Unidad comprueba que los documentos pueden ser registrados. No pueden ser registrados: - Documentos meramente protocolarios, como saludas, invitaciones y otras comunicaciones no oficiales. - La documentación complementaria que acompañe al documento que es objeto de registro. - Los escritos o comunicaciones internos de la Universidad de Castilla-La Mancha, generados fuera de todo procedimiento administrativo, con finalidad recordatoria o divulgativa, dirigidos a los miembros de la comunidad universitaria o a un sector de los mismos. Se comprueba que el documento es correcto. Si no se puede registrar o hay algún error se devuelve a la Unidad/Órgano de Gobierno emisor para su rectificación. Una vez corregido el documento se remite de nuevo a la Unidad de Información y Registro.

6 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 6 de Los documentos que se van a registrar de salida pueden ser de dos tipos: Únicos: Diferente contenido y destinatario. Si es un documento único se anota en la aplicación informática. Grupos iguales: Mismo contenido y diferentes destinatarios. Se genera un lote de envío y se remite a los destinatarios correspondientes (véase procedimiento de Gestión del registro de documentos idénticos con destinatarios múltiples). 4. Anotar en la aplicación informática. Se anota el documento en la aplicación informática SIGRES (ANX-10-01). Esta anotación incluye los siguientes datos: - La Unidad/Órgano de Gobierno que remite el documento. - El destinatario: Individual (nombre, apellido, dirección) o institución (organismo, cargo, dirección). - El número de salida general de la UCLM y el número de salida correspondiente al Rectorado o a Servicios Generales (ambos conforman los dígitos de control del documento). - La fecha y la hora del registro. - El tipo de documento (oficio, instancia, factura, informe, recurso ). - Breve resumen del contenido. 5. Sellado. En el documento se plasma un sello donde constan los siguientes datos: los dígitos de control de salida, la fecha y la hora (ANX-10-02). Se sella también la copia del documento.

7 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 7 de Introducir de originales en sobre y cierre. Los documentos originales se guardan en sus sobres y se cierran convenientemente. 7. Entregar originales a la Unidad de Servicios Se remiten a la Unidad de Servicios que es la encargada de hacerlos llegar a sus destinatarios por distintos medios: Correos o Mensajería. 8. Deposito de copias en la Unidad de Registro La Unidad de información y Registro archiva las copias de los documentos registrados de salida en las carpetas de las diferentes Unidades/Órganos de Gobierno para su posterior entrega a las mismas. 4. INDICADORES Indicador Nº documentos entregados Nº documentos que se pueden registrar Nº documentos únicos Nº de documentos grupos Responsable del Control Encargado de Registro Encargado de Registro Encargado de Registro Encargado de Registro Frecuencia de Control Diario Diario Diario Diario

8 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 8 de DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Resolución del Secretario General de la Universidad de Castilla-La Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que se dan instrucciones provisionales en relación con el funcionamiento de los registros oficiales de la Universidad de Castilla-La Mancha, hasta que se apruebe el reglamento de registro de documentos. Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. 6. RESPONSABILIDADES Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como responsable de la Unidad encargada de la gestión de la documentación oficial que diariamente sale del Registro General del Rectorado. El Coordinador de la Unidad de Servicios de la UCLM, como responsable de la gestión diaria de la documentación que se envía a través de la Oficina de Correos y las empresas de Mensajería. Así como del reparto de documentación a los Centros de la UCLM en el Campus de Ciudad Real. Directores de las Unidades y Órganos de Gobierno del Rectorado como responsables de la documentación de salida.

9 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 9 de REGISTROS Registro Responsable Lugar de Archivo Tiempo Mínimo SIGRES Subdirector Unidad Soporte Informático Permanente Panel de Actividad Ejecutivo/Aux. Administrativo Archivo Excel Mensual Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Papel 5 años Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Digital Permanente 8. ANEXOS ANX ANX Asiento en SIGRES de un registro de salida único. Sello de registro de Salida

10 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 10 de 11 ANEXO Asiento en SIGRES de un registro de salida único.

11 TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS Pág.: 11 de 11 ANEXO Sello de registro de Salida.