UNIDAD 5. EL TRATAMIENTO DE LA PAQUETERÍA.

Transcripción

1 UNIDAD 5. EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA.

2 05 En esta unidad aprenderemos a: Identificar las tareas a realizar en el tratamiento de la correspondencia y paquetería en empresas e instituciones públicas. Cumplimentar los libros de registro de entrada y salida de correspondencia y paquetería. Identificar los medios para realizar el envío de la correspondencia y paquetería. Describir las funciones y procedimientos básicos de los medios telemáticos utilizados para tratar la correspondencia y paquetería. Aplicar correctamente la normativa sobre protección de datos y conservación de documentos. Y serás capaz de transmitir, recepcionar y procesar las comunicaciones internas y externas de la empresa y de la Administración Pública. 1

3 05 Para ello estudiaremos: 1. La circulación de la correspondencia en entidades privadas y públicas. 2. Los servicios de correspondencia y paquetería. 3. Los medios telemáticos: funciones y procedimientos. 4. Las normas de seguridad y confidencialidad de la correspondencia. 2

4 05 1.La circulación de la correspondencia en entidades privadas y públicas 3

5 05 La correspondencia se divide en correspondencia de entrada, de salida e interna. 4

6 Tratamiento de la correspondencia de entrada I. Firmar recibo. No se registra: II. Abrir el correo ordinario. III. Fecha. IV.Revisar dirección remitente. V. Comprobar el contenido. VI.Bandeja entrada, registro. Publicidad, información, etc. C. personal, confidencial.. Registro E. correspondencia - constancia escrita. - Registro conforme a normas empresa. - Sallado (número y fecha) - Registrar en libro. - Clasificación. - Diferenciaremos entre clases. - Distribución. - Fotocopias si dos departamentos. - Localizar datos que falten. - Devolver correo indebido. 5

7 Tratamiento de la correspondencia de salida Se origina en la empresa u organismo público para comunicarse con el exterior a través del servicio de correos. 1. Se elabora en el departamento que origina la comunicación. 2. Se pasa a portafirmas. 3. Inclusión de anexos, si los hubiere. 4. Archivo de copia en el expediente. h?v=89dpfcqu-ei La correspondencia es 1.Se registra siguiendo las 1. Comprobar datos envío. recogida de cada normas internas de la departamento por los/as entidad. encargados. 2.Numeración y fechado. 3.Registro. a) Número de registro. b) Fecha. c) Destinatario. d) Clase. e) Anexos. f) Asunto. g) Observaciones. 2. Plegado, ensobrado y franqueado. a) Plegar contenido hacia dentro. A4 plegar en tres partes. b) Datos destinatario, en el sobre: - A mano. - Etiquetas adhesivas. - Sobre ventanilla. 3. Franqueo. 4. Traslados a oficinas postales o mensajería. 6

8 1.3.- Procedimientos en registros públicos. - El registro garantiza una prueba fehaciente de que los ciudadanos han presentado o recibido la documentación generada por o hacia la administración. - Los documentos puede llegar por diferentes vías: A través del mostrador. Por correo ordinario. Desde otra dependencia administrativa por correo interno. Telemáticamente. - Derecho a recibir justificante de la presentación de la documentación, indicando fecha y administración receptora. - Una fotocopia del documento presentado sellado y fechado por la administración hace las función de recibo. - Tareas de los registros públicos: Recepción. Clasificación. Registro. Distribución. Enlaces: 7

9 05 2. Los servicios de correspondencia y paquetería 8

10 05 Servicios adicionales de envío 9

11 Servicios de las compañías de mensajería. Los servicios que prestan las compañías privadas de mensajería y paquetería son una alternativa al servicio de Correos. El esquema de envío de correspondencia y paquetería a través de estas compañías sigue estos pasos: -La compañía envía un mensajero a recoger el envío. -El cliente firma un albarán de recogida. -La compañía entrega el envío en la dirección asignada junto con el albarán. 10

12 05 3. Los medios telemáticos: funciones y procedimientos 11

13 La administración electrónica. 12

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15 La administración electrónica. 14

16 05 4. Las normas de seguridad y confidencialidad de la correspondencia RD 1829/1999, de 3 de diciembre, aprueba el Reglamento que regula la prestación de los servicios postales, establece el secreto y la inviolabilidad de los envíos postales. 15

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