Comunicación interna y externa

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1 Aprobado por: Gerencia General Pagina: 1 de 7 Comunicación interna y externa

2 Aprobado por: Gerencia General Pagina: 2 de 7 1. Objetivo Establecer un procedimiento para disponer de un sistema de Comunicaciones que asegure el intercambio de información en todos los niveles de la empresa, así como también recibir, registrar y dar respuesta a comunicaciones externas. 2. Alcance Este procedimiento aplica a todas las comunicaciones generadas y recepcionadas en TROPIFLOR A.G. 3. Definiciones y Abreviaturas 3.1 Comunicación interna: Comunicación correspondiente a las actividades que se desarrollan al interior de la empresa. 3.2 Comunicación externa: Comunicación que se sostiene con las partes interesadas externas. 3.3 Medio de Comunicación: Toda forma oral y/o escrita que permita transmitir información, dentro de las cuales están: las comunicaciones verbales, escritas, correo electrónico e información disponible en carteles. 3.4 Parte Interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo que tiene interés o esta afectado por el desempeño de una organización. Para mas definiciones y abreviaturas ver PG-01 Elaboración y control de documentos. 4. Documentos de referencia 4.1 ISO Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario. 4.2 ISO Sistemas de gestión de calidad Requisitos (5.5.3), (7.2.3). 4.3 ISO Sistemas de gestión ambiental Especificación con orientación para su uso (4.4.3). 4.4 OHSAS Sistemas de gestión de la seguridad y salud ocupacional Requisitos (4.4.31), ( ).

3 Aprobado por: Gerencia General Pagina: 3 de 7 5. Responsabilidades 5.1 Es responsabilidad de Recepción y Secretaria, recepcionar, controlar y responder la documentación externa. 5.2 Es responsabilidad de todos los encargados de generar y recepcionar comunicaciones, conocer y aplicar este procedimiento. (ver PG-01 Elaboración y control de documentos 6.2.2) 6. Descripción 6.1 Manejo de comunicaciones Para el manejo de las comunicaciones internas como externas, se tomaran en cuenta los documentos como ser: cartas, comunicados, memorándum, licitaciones, cotizaciones, fax, etc Cartas internas Se empleará para la correspondencia dirigida al medio de la empresa, cuando se comunique a los empleados situaciones de tipo laboral como ser: vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales, eventos de capacitación, invitaciones, llamadas de atención, y situaciones análogas, en el formato oficial y codificación definida en PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de otros documentos (6.1.1, 6.2.1) Cartas externas Para responder y enviar correspondencia externa, se utilizara el formato oficial y la codificación definida en PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de otros documentos (6.1.1, 6.2.2) Comunicados Se emplean para dar a conocer información de carácter general o normativa a un grupo destinatario. Los comunicados pueden ser emitidos por cualquier Gerencia o Departamento. (ver PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de otros documentos 6.1.2, 6.2.3).

4 Aprobado por: Gerencia General Pagina: 4 de Memorándum Se utilizará para el manejo de comunicación entre Gerencia General, Gerencia Operativa y Gerencia Legal y RRHH, con el fin de transmitir información al personal de carácter estrictamente laboral, como ser las llamadas de atención. (ver PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de otros documentos 6.1.4, 6.2.4) Licitaciones, cotizaciones y otros documentos Las licitaciones, cotizaciones y otros documentos como ser el envió y entrega de informes, interna y externamente tienen formatos definidos según el tipo de documento y el servicio involucrado. 6.2 Control de las comunicaciones Comunicaciones internas Las comunicaciones dentro de la empresa pueden realizarse de la siguiente manera: de forma directa; es decir entrega personal de la comunicación. También se puede realizar vía correo electrónico, vía teléfono, en reuniones informativas y en vitrinas o tableros informativos, los cuales estarán ubicados en lugares estratégicos donde el personal de la empresa tenga acceso como ser: recepción, el comedor, taller mecánico. Cualquier canal de comunicación mencionado anteriormente es valido para emitir una comunicación. Es responsabilidad de los encargados de área o lugar de trabajo, hacer conocer las comunicaciones que lleguen a su persona y que deben ser de conocimiento del personal a su cargo, como ser reuniones o cursos de capacitación. Cuando sea necesario emitir un documento de carácter personal, se debe hacer entregando una copia al receptor; como constancia de recepción requerir la firma correspondiente en el documento. Las copias de los documentos se deben archivar y guardar para consulta posterior.

5 Aprobado por: Gerencia General Pagina: 5 de Comunicaciones externas Las comunicaciones externas son por lo general cartas, licitaciones, cotizaciones, informes, etc. la recepción, respuesta y envió de las comunicaciones externas, se hará a través de Recepción y Secretaria, procediendo de la siguiente manera: La secretaria, recepciona el documento, lo escanea (pasar por el escáner) y envía por correo electrónico al destinatario del documento, con copia a todos los interesados; el documento original queda a cargo del Recepción y Secretaria, quien es responsable del archivo de los documentos. Se llena el registro PG-10-RE-01 Control de comunicaciones externas de acuerdo a: Recepción y envío: N : Numero correlativo de comunicación externa, ya sea recepción, respuesta o envío. Fecha: Fecha de recepción o respuesta de las comunicaciones. Recepción/Envío: Distinguir si la comunicación es recepcionada o emitida. Procedencia o destino de la comunicación: Se coloca el nombre de la empresa, organización, institución, etc. De origen o destino de la comunicación. Tipo de documento: Distinguir por tipo, ya sea carta, licitación, cotización, informe, etc. Código del documento: Se coloca el código del documento. Titulo del documento: Se coloca el titulo o referencia del documento recepcionado o emitido, siempre y cuando no sea confidencial. Dirigido a: Nombre y Apellido del destinatario de la comunicación. Respuesta: Fecha: Fecha de respuesta de las comunicaciones que lo requieran. Código del documento: Se coloca el código del documento. Constancia de entrega: Esta casilla se llena cuando se tiene constancia de entrega de la comunicación externa (copias con firma de recepción). Recepción y Secretaría, debe gestionar las respuestas de las comunicaciones, que lo requieran; también es responsable de enviar todas las comunicaciones, cualquiera sea el origen, ya sea de las Gerencias o Departamentos, siguiendo un orden cronológico y la codificación descrita en PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de otros documentos Si la parte interesada externa, requiere constancia de la recepción (medio físico), se utiliza el sello correspondiente:

6 Aprobado por: Gerencia General Pagina: 6 de 7 Fig. 1 Sello de recepción de comunicaciones externas Las comunicaciones, vía correo electrónico, fax, teléfono, deben ser registradas y atendidas de la siguiente manera: Fax: Recepcionar y sacar copia, el original es entregado al destinario. Correo electrónico: Deben ser derivadas a los interesados con copia a Recepción y Secretaría. Teléfono: Las llamadas telefónicas deben ser contestadas y derivadas a la persona interesada. En caso de no encontrarse la persona interesada, se debe tomar nota y enviar vía correo electrónico al interesado con copia a Recepción y Secretaría. 6.3 Comunicación ambiental externa La organización no comunicara sus aspectos ambientales significativos, remitiéndose al cumplimiento de los requisitos legales. 6.4 Comunicaciones en seguridad y salud ocupacional Visitas Las visitas que ingresen a las instalaciones con potencial de riesgo, previamente deben ser inducidas o capacitadas en el plan de contingencia de la empresa para el área de trabajo, registrando la misma en PG-09-RE-01 Asistencia a capacitación Participación de los trabajadores Los trabajadores, tendrán participación en la identificación de peligros y evaluación de peligros, a través del procedimiento PG-03 Identificación de Aspectos/Peligros y Evaluación de Impacto/Riesgos.

7 Aprobado por: Gerencia General Pagina: 7 de 7 Se establece la participación de los trabajadores en la investigación de incidentes en el procedimiento PG-13 Investigación de incidentes. Se establece la participación de los trabajadores en la revisión de los programas, objetivos y metas de seguridad y salud ocupacional en el procedimiento PG-05 Programas, objetivos y metas. Los trabajadores tendrán participación en las reuniones de seguimiento del Sistema de Gestión Integrado, en temas de seguridad y salud ocupacional, constando su participación en las actas correspondientes. Consulta con las partes interesadas externas 7. Control de cambios La consulta con las partes interesadas externas en temas de seguridad y salud ocupacional, se realizara a través de cartas, según lo descrito en el punto Relaciona los cambios que sufre el documento en el tiempo, utilizando la siguiente tabla: Tabla 1. Control de cambios del documento Fecha Versión Descripción del cambio 8. Anexos PG-10-RE-01 Control de comunicaciones externas