INSTRUCTIVO INGRESO, DERIVACIÓN Y EGRESO DE DOCUMENTACIÓN. Establecer la metodología para gestionar el ingreso, egreso y derivación de documentación.

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1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer la metodología para gestionar el ingreso, egreso y derivación de documentación. 2. ALCANCE Este instructivo comprende las siguientes actividades: 2.1. Ingreso de documentación Documentación de Afiliados Otra Documentación 2.2. Derivación de Documentación Egreso de Documentación Envíos por Correo Argentino Envíos por Oca Postal Envíos por Correo Interno del C.P.C.E.P.B.A Envíos por Servicio de Mensajería 3. DEFINICIONES Formulario de Envío de Correspondencia: Formulario en que se deja constancia de la fecha de envío, Sector que realiza el envío, forma del envío, cantidad de piezas que componen el envío y responsable del envío (ver Anexo I). 4. RESPONSABILIDADES Gerencia de Servicios Administrativos Personal de Gerencia de Seguridad y Acción Social Gerencia de Delegaciones Gerencia Contaduría, Presupuesto y Control de Gestión Gerencia de Finanzas Gerencia de Inversiones Área de Sistemas 5. DESARROLLO 5.1. Ingreso de Documentación Toda la documentación que ingresa a la Institución se analiza, se clasifica por destino y se procede a la carga en el Sistema de Correspondencia (Derivación de Documentación) La documentación que ingresa a la Caja se puede dividir en dos partes: Documentación de Afiliados En este caso, el tratamiento dependerá de la forma en la que ingrese la documentación a la institución, que puede ser: Correo interno (bolsa) del C.P.C.E.P.B.A. - Delegaciones y Sede Central: Se recibe la documentación enviada por el Consejo Profesional entregada en mano por el Servicio de Mensajería contratado por la Caja. Se firma el remito con la leyenda sujeto a verificación, se coloca el sello de entrada de la Caja y en uno de lo márgenes del sello colocar la hora de entrega. Se abren los sobres y se controla que la documentación remitida por cada Delegación coincida con el detalle de los remitos.

2 Página 2 de Correo Postal (Correo Argentino o Correo Privado): Se recepciona la correspondencia entregada por las empresas de correo, se firma un acuse de recibo previa conformidad de las cartas recibidas. En caso de ser devoluciones de notas remitidas por la Caja se devuelve en mano al Sector que las envió, si dicho Sector lo solicita, se da ingreso en el Sistema de Correspondencia Correo Electrónico: Todo tipo de comunicación que, por este medio, llega a las cuentas caja@cpba.com.ar y atención.afiliado@cpba.com.ar, que corresponda o no a afiliados de la institución o cualquier otra cuenta correspondiente a algún sector de la Caja y que éste solicite que se le dé ingreso por el Sistema de Correspondencia Personalmente (en mano): Se recibe de manos del Profesional todo trámite o documentación inherente a los servicios que presta la Caja, como así también toda queja o sugerencia que los afiliados quieran presentar. Se sella la copia con el Sello de Entrada, de ser solicitado, indicando la fecha de recepción Comisionistas: Se recepciona toda documentación que los afiliados presentan, en forma indirecta, a través de comisionistas o personas de su confianza. Se sella la copia con el Sello de Entrada, de ser solicitado, indicando la fecha de recepción Juramentos: El sector Matrículas del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires envía por el listado con los datos de los profesionales que tienen turno para matricularse (fecha del juramento, nombre y apellido completos), se ingresa por sistema de correspondencia para constancia de recepción Procedimiento de Carga de datos y Generación de archivos. En las terminales de hay un ícono denominado Juras, al ingresar se abre una pantalla que va indicando los pasos a seguir (carga de apellidos, convertir los datos a Word de obleas generando un listado para imprimir obleas personalizadas). Se imprimen las obleas (las boletas no se entregan más en la jura, se envían la semana siguiente por correo). Finalizado este paso, se entra en Excel (F/ROOT/USER/JURAS/JURANTES), aquí está el listado de los nuevos matriculados, se realiza la conversión de acuerdo a la pantalla que se despliega. Aquí se combinan los apellidos con las notas de bienvenida a la Institución. Luego se imprimen las notas y se entregan al Gerente para su control que luego serán entregadas para la firma del Presidente o responsable. Se cierran los archivos Preparación de las carpetas para el juramento. Las carpetas utilizadas son las institucionales y en ellas se incluye la nota mencionada y una lapicera institucional Otra Documentación Aquí se agrupa el resto de la documentación que ingresa a la institución. Esta puede ser: Impuestos y Servicios: Una vez asignado un N de Entrada - automáticamente - en el Sistema de Correspondencia, la documentación es derivada al sector Compras / Contables para proceder al control y pago del mismo.

3 Página 3 de Facturas de Proveedores: Una vez asignado un N de Entrada - automáticamente - en el Sistema de Correspondencia, la documentación es derivada al sector Compras / Contables para proceder al control y pago del mismo Documentación Bancaria: Una vez asignado un N de Entrada - automáticamente - en el Sistema de Correspondencia, la documentación es derivada a la Gerencia de Delegaciones / Gerencia Finanzas para proceder a su control y archivo Varios: Una vez asignado un N de Entrada - automáticamente - en el Sistema de Correspondencia, la documentación es derivada al sector correspondiente Derivación de Documentación Luego de efectuar el análisis correspondiente (Ingreso de Documentación) se procede a la carga en el Sistema de Correspondencia. El Sistema solicita, en primer lugar, el Tema; en segundo término, el Origen (profesional, delegación o entidad); y, por último, el Remitente (nombre o razón social y nombre del profesional). En caso de considerarlo conveniente, se agrega algún dato en el espacio Desarrollo destinado al efecto. Se envía la nota al Sector correspondiente y luego se graba. Se coloca en el margen inferior el Sello de Entrada y a mano alzada el N que automáticamente origina el Sistema. El sector, a las 12: horas, emitirá un Detalle de Documentación por Gerencia (por duplicado) en el cual se enumeran todas las notas / documentación, el sector a que corresponde y la gerencia a la que se deriva. Cada gerencia de la institución designará un responsable del ingreso de la documentación al sector, dicho responsable será el encargado de recibir del personal de toda la documentación destinada a su gerencia. Luego de verificar la entrega de todo el componente físico cargado en el sistema, firmará el remito correspondiente. Toda otra documentación que ingrese luego de las 12 horas de cada día, será remitida al sector correspondiente el día hábil siguiente. Es responsabilidad de cada Sector dar tratamiento / recepcionar cada nota a través del Sistema de Correspondencia y en forma física Egreso de Documentación: Hay que tener en cuenta que, en todos los casos, la documentación a ser enviada llega al sector ya ensobrada y cargada en el Sistema de Correspondencia (se debe indicar en el Desarrollo la forma de envío) y con el correspondiente formulario de Envío de Correspondencia, de modo tal que lo único que queda por hacer es preparar el envío Envíos por Correo Argentino: El tipo de envío dependerá de la solicitud del Sector que envía la documentación Carta Certificada: Se pega la oblea en el sobre hasta el troquel para el remitente, este talón pegarlo en el formulario Comprobante de Envíos (ver Anexo I). Se debe sellar la copia con el Sello de Salida de la Caja y colocar en un extremo el número de la oblea correspondiente Carta Certificada con Aviso de Recibo: Se debe pegar el extremo derecho del Sector E de la oblea en el espacio en blanco que queda sobre los datos del Destinatario, el resto de la oblea hasta el talón para el Remitente se adhiere al sobre y el talón para el remitente pegarlo en el formulario Comprobante de Envíos Anexo I. Se sella la copia con el Sello de Salida de la caja y se coloca en un extremo el número de la oblea correspondiente Cartas Documento: El Correo exige que este envío se realice por triplicado (original destinatario, una copia remitente y la restante para el Correo). No obstante, de acuerdo a las necesidades de cada Sector, se puede incluir una copia adicional. Se pega el primer talón en el Sector de la Carta Documento Original que dice Oblea Superior de Etiqueta T&T. Se debe pegar el troquel del Extremo derecho Sector E de la oblea en el sector de la Carta

4 Página 4 de 6 Documento destinado al remitente donde dice adherir troquel T&T, el resto de la oblea hasta el talón del remitente debe ir adjunto a la Carta Documento, el talón del remitente adherirlo al formulario Comprobante de Envíos Anexo I, sellar el extremo derecho de la Carta Documento donde dice Código Cliente con el sello Franqueo a Pagar Cta. Nº Encomiendas: Se utilizan cajas Nº 1; 2; 3 y 4; en el caso de que el envío sea de menos de 1 kilogramo se utiliza el sobre envío con el que se procede como con una carta certificada. En la caja pegar la oblea donde dice PEGUE AQUÍ LA ETIQUETA TRACK & TRACE" y el talón para el remitente adherirlo al formulario Comprobante de Envíos. Se Completan los datos del Remitente y del Destinatario. Se debe adjuntar al envío la declaración de contenido completa (Anexo II). Luego de pegar las obleas correspondientes y de sellar las copia, se carga manualmente en el Registro de Salidas (formulario del correo) el destinatario del envío y el N de Salida correspondiente, se confecciona la Boleta de Imposición, en la que se detallan las clases y cantidades de envíos realizados por día, por triplicado (el Correo sella uno y lo deja en poder de la Caja). Con estas Boletas de Imposición se verifica la facturación que realiza el Correo Argentino. Es importante destacar que los envíos se realizan los días lunes, miércoles y viernes y toda la documentación que cada Sector de la institución desea enviar debe ser entregado al sector hasta las 14 horas de los días indicados. Cabe aclarar que cuando se presentan los Envíos Especiales (envíos masivos de documentación) la Boleta de Imposición la confecciona la Caja pero el pegado de las obleas es realizado por el propio correo Envíos por OCA Postal: La clase de envío dependerá del peso de los sobres. Hasta 3 gramos, se tratará de envíos con obleas de 24 y 72 horas; en caso de que el peso sea mayor se utiliza el servicio Express Pack OCA 24 y 72 Horas: Se pega la parte de la oblea hasta el troquel Control Sin Valor en los sobres, si el peso del sobre es mayor a 1 gramos utilizar otra oblea y así hasta que no supere los 3 gramos. El troquel de Control sin valor adherirlo al cuaderno destinado a Oca, este cuaderno acompaña a los sobres y debe ser devuelto sellado por Oca como acuse de recibo del envío. En cada oblea adherida al cuaderno se consigna nombre del destinatario. Cuando el envío sea de oca 24 horas hay que verificar que la localidad del remitente esté incluida en el listado que provee Oca Envío Express Pack: Recordar que este tipo de envío es sólo para sobres que excedan los 3 gramos de peso. Se completan los datos del sobre y se abrocha la Guía de Transporte con los datos completos. Oca devolverá la Constancia del Retiro como acuse de recibo del Envío. Este tipo de envío es desarrollado de lunes a viernes y la documentación a enviar se recepcionará en el sector hasta las 14 horas. Se deben controlar mensualmente el stock de obleas de todos los tipos de envío por Oca debido a que la facturación es por adelantado (Oca factura por el servicio de correo al momento de entregar las obleas que se solicitan cuando el stock llega a un mínimo preestablecido) Envíos por Correo Interno del C.P.C.E.P.B.A.

5 Página 5 de 6 En este caso se trata de toda la documentación que se envía tanto a Sede Central como a las distintas Delegaciones del Consejo Profesional. Se completa un remito con los datos de la correspondencia a enviar y, utilizando el servicio de mensajería contratada por la Caja, se entrega en Sede Central. La del Consejo restituye el remito firmado como acuse de recibo. La frecuencia de salida del correo interno del Consejo Profesional es semanal y en el sector Mesa de de la Caja se recibirá la documentación que formará parte del envío hasta el día jueves a las 1 horas Envíos por Servicio de Mensajería. Cuando un Sector de la Institución necesita enviar documentación utilizando el Servicio de Mensajería, deberá hacer llegar la misma al Sector en un sobre, junto con el Formulario de Envío de Correspondencia debidamente conformado. El personal de será el encargado de gestionar el envío por la mensajería. Al momento de llegar el mensajero, se le entrega la documentación y se dan las explicaciones correspondientes al mensajero. Se firma el Acuse de Recibo al momento de enviar la documentación, queda una copia en control de la Caja y la otra para control de la mensajería. Nota: En se entregan en mano los recetarios de farmacia de UPCN Pcia. de Buenos Aires Convenio con AMAUPCN y los recibos de beneficios de los jubilados y pensionados de la Caja. La entrega es mensual se debe constatar que sea el afiliado el receptor de la documentación. 6. REGISTROS Código del Registro F-PE-A3-1-1 F--1 F--2 F--3 Nombre del Registro Sistema de Correspondencia Remito Derivación Documentación Carpeta con Formularios Comprobante de Envíos Planillas respaldatorias de la Facturación del Correo Argentino Estado de Revisión F--4 Cuaderno de Oca Responsable Jefe Personal Personal Personal Personal Disposición Aplicaciones CPBA Lapso Mínimo Permanente F--5 Carpeta con remitos del Consejo F--6 Cuaderno de Remitos Personal Personal 7. ANEXOS Anexo I Formulario Envío de Documentación

6 Página 6 de 6 8. DOCUMENTOS RELACIONADOS PE-A3-1 Procedimiento Global Atención de Afiliados IT-A3-1 Instructivo Categorización de Respuestas IT-A3-2 Instructivo de Asesoramiento sobre Aportes IT-A3-3 Instructivo de Asesoramiento sobre Préstamos IT-A3-4 Instructivo de Asesoramiento sobre Subsidios IT-A3-5 Instructivo de Asesoramiento sobre Beneficios 9. MODIFICACIONES Fecha Revisado por: No Aplica.- Modificaciones Aprobado por: Fecha: Fecha: