DECRETO DE ALCALDÍA DE CREACIÓN DEL REGISTRO AUXILIAR DE LA OFICINA DE SAN PRUDENCIO PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE MEDIO AMBIENTE, ESPACIO PÚBLICO Y URBANISMO Y DEFINICIÓN DE SU FUNCIONAMIENTO, APLICACIÓN DE LA FIGURA DE ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATIZADA EN LOS PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA EN DICHO REGISTRO Y DE GENERACIÓN DEL JUSTIFICANTE ACREDITATIVO DE LA PRESENTACIÓN Y CREACIÓN DEL SELLO ELECTRÓNICO DEL AYUNTAMIENTO DE VITORIA. La Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAE), obliga a todas las Administraciones Públicas a transformarse en una administración electrónica regida por el principio de eficacia que recoge el artículo 103 de la Constitución, al mismo tiempo que reconoce a la ciudadanía el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos. En cumplimiento de esas previsiones legales, las Administraciones han de adaptar sus formas de actuación y tramitación de los expedientes, para que sus procedimientos sean acordes a la realidad que imponen las nuevas tecnologías. Para hacer efectiva esa adaptación, la propia Ley prevé una serie de instrumentos. Así posibilita la denominada actuación administrativa automatizada que define como aquella producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular, incluyendo la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como meros actos de comunicación. En su artículo 39 establece que en caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación. Por su parte, el artículo 18 del mismo texto legal prevé para la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada la posibilidad de utilizar sellos electrónicos basados en certificados electrónicos que reúnan los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. Asimismo, el artículo 19 del Real Decreto 1671/2009, de 4 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la LAE, determina que la creación de los sellos electrónicos se realizará mediante resolución del titular del organismo público competente, que se publicará en la sede electrónica correspondiente, regulando los datos que necesariamente deben figurar en la resolución aprobatoria. El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz está llevando a cabo importantes actuaciones para la incorporación de sus distintos procedimientos a la tramitación electrónica, entre ellas la puesta en marcha de una nueva aplicación de registro y de un sistema de digitalización Informazioaren Teknologien Saila Departamento de Tecnologías de la Información Idazkaritza Teknikoaren Zerbitzua Servicio de Secretaría Técnica Aurelio Vera-Fajardo margolaria, 7 etxabea Pintor Aurelio Vera-Fajardo, 7-bajo 01008 Vitoria-Gasteiz Tel.: 945 16 14 13 Fax: 945 16 16 00 direccion.gtyac@vitoria-gasteiz.org www.vitoria-gasteiz.org
segura para convertir la documentación en soporte papel que aporte la ciudadanía, a soporte electrónico, con el fín de que las copias electrónicas obtenidas se incorporen al expediente electrónico, garantizando los derechos establecidos en el artículo 6 de la LAE, novedades que, en un principio, se aplicarán a los procedimientos de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo para lo cual se pondrá en marcha una nueva Oficina de Registro en las dependencias municipales de la C/San Prudencio. Estos nuevos sistemas que se incorporan, permiten la utilización de los instrumentos arriba definidos de actuación administrativa automatizada y aplicación del sello electrónico del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz. La misma LAE establece en su artículo 30.3 que, las Administraciones Públicas, podrán obtener copias electrónicas de los documentos aportados por los particulares, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y conservación del documento imagen, copia que podrá realizarse de forma automatizada mediante el correspondiente sello electrónico. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 124,4, letras g) k) y ñ) de la Ley 7/85, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local, según la redacción dada por la Ley 57/2003, de 16 de diciembre, de Medidas para la Modernización del Gobierno Local, Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y demás legislación aplicable DISPONGO: Primero: La creación del Registro Auxiliar de la Oficina de San Prudencio para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a los procedimientos de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo. Dicho Registro estará adscrito al Departamento de Tecnologías de la Información. Segundo: Aprobar el protocolo de funcionamiento de dicho Registro, como anexo al presente Decreto. que se acompaña Tercero: Aplicar la figura denominada actuación administrativa automatizada en los procesos de digitalización de la documentación presentada en el Registro de entrada y de generación del justificante de registro. Los órganos competentes en relación con las actuaciones administrativas automatizadas serán los siguientes: a) Para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión, control de calidad, y auditoría del sistema de información y de su código fuente, el Concejal Delegado del Departamento de Tecnologías de la Información.
b) A efectos de impugnación de las actuaciones administrativas automatizadas, el Alcalde, sin perjuicio de lo dispuesto en el Decreto de Alcaldía de 14 de junio de 2011, de delegación de competencias. Cuarto: Aprobar la creación del sello electrónico del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, con las siguientes características: a) La responsabilidad de su utilización corresponderá al Alcalde, sin perjuicio de lo dispuesto en el Decreto de Alcaldía de 14 de junio de 2011, de delegación de competencias. b) Las características técnicas generales del sistema de firma y certificado son: - Código único de identificación (Número de serie): 00 e4 5c - Prestador de servicios de certificación que emite el certificado: CN = EAEko HAetako langileen CA - CA personal de AAPP vascas (2), OU = AZZ Ziurtagiri publikoa - Certificado publico SCA O = IZENPE S.A. C = ES - Identificación del sello electrónico: CN = AYUNTAMIENTO DE VITORIA-GASTEIZKO UDALA - NIF/IFZ P-0106800F SERIALNUMBER = P0106800F OU = sello electrónico OU = ZIURTAGIRI ONARTUA - CERTIFICADO RECONOCIDO O = AYUNTAMIENTO DE VITORIA-GASTEIZ/VITORIA-GASTEIZKO UDALA C = ES - Comienzo y fín del periodo de validez del certificado: miércoles, 11 de enero de 2012 13:18:33 domingo, 11 de enero de 2015 13:18:33 - Límites de uso del certificado: Firma digital, Sin repudio, Cifrado de clave, Cifrado de datos (f0). - Huella digital del certificado: 54 e3 bd 4e 98 26 dd 68 f6 7f d3 81 7e 97 0c 6c 83 c1 47 54 c) La verificación de la validez y comprobación de la no revocación del certificado, podrá realizarse a través de la web del prestador del servicio de certificación en las siguientes direcciones: CRL: http://crl.izenpe.com/cgi-bin/crlscar2 OCSP: http://ocsp.izenpe.com:8094 c) La verificación de la autenticidad del documento se realizará a través de la sede electrónica municipal. Quinto:: Publicar el presente Decreto, con carácter permanente en la sede electrónica del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz
En Vitoria-Gasteiz, a 28 de febrero de 2013. EL ALCALDE: PROTOCOLO DE FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO AUXILIAR PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE MEDIO AMBIENTE, ESPACIO PUBLICO Y URBANISMO DEL AYUNTAMIENTO DE VITORIA-GASTEIZ FUNDAMENTACIÓN La Ley 30/92 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, prevé en su artículo 45 el empleo y aplicación de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el desarrollo de la actividad de las Administraciones Públicas y en el ejercicio de sus competencias. En concreta referencia a todos los registros que las Administraciones Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, determina en su artículo 35.3 la obligación de que dichos registros se instalen en soporte informático. Asimismo, el artículo 70.bis introducido en la Ley 7/85 de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local por la Ley 57/2003 de 16 de diciembre, de Medidas para la Modernización del Gobierno Local, contiene un mandato dirigido especialmente a los Municipios para impulsar el uso interactivo de las tecnologías de la información y la comunicación en el fomento de la participación y la comunicación con la ciudadanía, en la presentación de documentos y en la realización de trámites administrativos y consultas. Como colofón de este proceso, La Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAE), obliga a las Administraciones a transformarse en una administración electrónica regida por el principio de eficacia que recoge el artículo 103 de la Constitución, al mismo tiempo que reconoce a la ciudadanía, el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos. En cumplimiento de esas previsiones legales, las Administraciones han de adaptar sus formas de actuación y tramitación de los expedientes, para que sus procedimientos sean acordes a la realidad que imponen las nuevas tecnologías. El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz está llevando a cabo importantes actuaciones para la incorporación de sus distintos procedimientos a la tramitación electrónica, entre
ellas la puesta en marcha de una nueva aplicación de registro y de un sistema de digitalización segura para convertir la documentación en soporte papel que aporte la ciudadanía, a soporte electrónico, con el fín de que las copias electrónicas obtenidas se incorporen al expediente electrónico, garantizando los derechos establecidos en el artículo 6 de la LAE, novedades que, en un principio, se aplicarán a los procedimientos de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo. Estos nuevos sistemas que se incorporan permiten la aplicación de la figura de la actuación administrativa automatizada, tal y como se regula en el artículo 39 de la LAE y la utilización del sello electrónico del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz como firma electrónica, autenticación prevista en el artículo 18 de la propia LAE. La aplicación de medios electrónicos a la actividad de la Administración Pública exige una adecuada coordinación de garantías tecnológicas y jurídicas, de modo que a la implantación de las más modernas técnicas siga la salvaguarda de las garantías propias del procedimiento administrativo. Ello sugiere la conveniencia de dotarse de un instrumento que regule el funcionamiento de este nuevo Registro, acomodándolo a los cambios en su gestión que suponen la introducción de estas nuevas técnicas. Por ello, el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz elabora este protocolo para regular el funcionamiento del Registro Auxiliar para los procedimientos de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, con el fín de dotar de una mayor seguridad jurídica al ejercicio de la competencia del registro. En este documento se recogen el objeto y las funciones del Registro Auxiliar para los procedimientos de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, así como la definición del proceso de digitalización segura y de generación del justificante. OBJETO. 1. Este protocolo regula el funcionamiento del Registro Auxiliar para los procedimientos de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, así como el tratamiento de los documentos y copias aportados por la ciudadanía en soporte papel o electrónico. 2. El Registro Auxiliar para los procedimientos de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo depende del Departamento de Tecnologías de la Información del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, que podrá dictar cuantas instrucciones sean necesarias para interpretar y desarrollar el presente Protocolo. 3. En la sede electrónica del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, se identificarán los Registros que integran el sistema registral del Ayuntamiento, con expresión de los documentos que en ellos se pueden presentar y su régimen de funcionamiento. A efectos del presente protocolo, los términos utilizados en él, tendrán el sentido que se expresa en el anexo I.
FUNCIONES DE LA OFICINA DEL REGISTRO AUXILIAR DE MEDIO AMBIENTE, ESPACIO PÚBLICO Y URBANISMO. 1. En el Registro Auxiliar de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo, se recepcionarán escritos, solicitudes y comunicaciones dirigidas a los Departamentos que tramitan los procedimientos en estas materias, realizando la correspondiente anotación registral. 2. Para el inicio del procedimiento, se facilitará a la ciudadanía el modelo normalizado de solicitud establecido al efecto. 3. Recepcionada la documentación se digitalizará mediante un proceso de digitalización segura, bien en línea o bien de forma diferida. Los criterios que determinan en qué casos se realizará la digitalización de la documentación entregada en el momento y en cuales quedará diferida, así como los requisitos de cada una de las modalidades, se publicarán en la sede electrónica del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz 4. En ambos casos, se expedirá un justificante de la presentación de la documentación, que se entregará a la persona interesada. 5. Una vez incorporada la documentación digitalizada, la anotación se derivará a las unidades tramitadoras destinatarias de la solicitud, por medios electrónicos. 6. En caso de que no se entregue toda la documentación requerida para el trámite, se entregará a la persona interesada, una hoja informativa en la que consten los documentos que le faltan por aportar GARANTIAS 1. Los asientos registrales del Registro Auxiliar de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo, se ordenarán cronológicamente de acuerdo con la presentación de los documentos. 2. Las anotaciones efectuadas en el Registro Auxiliar de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo se integrarán diariamente en el sistema automatizado de Registro General del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz. 3. El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz garantizará a quienes tengan la condición de personas interesadas, la posibilidad de visualizar en la sede electrónica del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, la información y los documentos electrónicos que formen parte de su solicitud, escrito o comunicación, así como de descargarlos, acompañados, en su caso de los elementos que permitan acreditar su autenticidad e integridad. 4. Asimismo, El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz garantizará: a) La utilización restringida por las personas autorizadas de los sistemas de información y de los datos que contengan.
5. Para los documentos electrónicos administrativos generados tras el proceso de digitalización y firmados electrónicamente, se garantizará la guarda de la firma electrónica, el sello de tiempo y la constancia de la verificación del certificado electrónico con el que se hubiera firmado. 6. El sistema garantizará la constancia en cada asiento registral que se practique, de al menos los siguientes datos: a) Número de registro. b) Fecha de alta en el registro, que indica el día de entrada o salida del documento. c) Extracto del contenido. d) Identificación del interesado, órgano o unidad administrativa de procedencia. e) Identificación del interesado, órgano o unidad administrativa de destino. 7. Se garantizará el cumplimiento de la Ley 10/1982, de 24 de noviembre, básica de Normalización del Uso del euskera. La inscripción de documentos se hará en la lengua oficial en la que aparezcan extendidos. En particular, la expedición de recibos de presentación y certificaciones se efectuará en el idioma elegido, en su caso, por la persona interesada. 8. En la utilización de medios electrónicos se respetará lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en las demás leyes específicas que regulan el tratamiento de la información y en sus normas de desarrollo. 4. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN SEGURA. 1. Las copias electrónicas son imágenes electrónicas de los documentos aportados por la ciudadanía, que se obtienen a través de un procedimiento de digitalización seguro que garantiza su autenticidad, integridad suficiente a efectos probatorios y conservación y que se realiza de forma automatizada mediante la aplicación del correspondiente sello de entidad del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz. Esta copia será auténtica cuando cumpla los requisitos del artículo 44.3 del Real Decreto 1671/2010, de 6 de noviembre, que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007. 2. En el proceso de digitalización a través del que se genera la imagen electrónica de los documentos en soporte papel aportados por la ciudadanía, no hay intervención de empleado público y, de acuerdo con el artículo 39 de la Ley 11/2007 se califica como actuación administrativa automatizada. 3. La digitalización de documentos en formato papel se adecuará a lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad publicado en el BOE nº 25 de 29 de enero de 2010, y sus normas técnicas asociadas. Especialmente se observarán los siguientes requisitos mínimos: a) El nivel de resolución mínimo para imágenes electrónicas será de 200 píxeles por pulgada, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises. b) Respetará la geometría del documento origen en tamaños y proporciones. c) No contendrá caracteres o gráficos que no figurasen en el documento origen. Tras la digitalización se producirá un fichero que se mostrará en la pantalla del ordenador con la imagen obtenida. Una vez cotejada la imagen del documento original en
papel con el mostrado en la pantalla del ordenador, se procederá a la firma de la copia electrónica mediante el sello electrónico de entidad del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz. 4. Los documentos electrónicos que se generan tras la digitalización certificada, estarán firmados con el sello electrónico de entidad del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, y contarán con un código electrónico de verificación (C.E.V.) para garantizar la validación de la integridad y autenticidad del documento y de su contenido. 5. CRITERIOS PARA LA DIGITALIZACIÓN 1. En la medida de lo posible, se procurará digitalizar la solicitud y la documentación que la acompañe en el momento de su presentación. 2. En los casos en los que no se digitalice en el momento de presentación se incorporará a la documentación una etiqueta con el código de barras para su posterior digitalización en la Unidad de Digitalización (UDI). 6. PROCESO DE GENERACIÓN DEL JUSTIFICANTE. 1. Una vez que se realiza la grabación del registro, tanto si se digitaliza la documentación en el momento de su presentación o a posteriori, se entregará a la persona interesada, un documento denominado justificante de presentación que, en el caso de que la documentación entregada sea en soporte papel, contendrá la siguiente información: a) El número de registro. b) La fecha y hora de presentación. c) El interesado y su CIF/NIF/NIE d) Una breve descripción. e) La unidad registral en la que se ha practicado el registro. f) El código electrónico de verificación que está vinculado a la Administración que emite el documento y al órgano firmante del mismo y que permite la comprobación de la integridad y autenticidad del documento mediante el acceso a la sede electrónica del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz. g) La relación de los documentos presentados. 2. En el caso de que se aporte la documentación en soporte electrónico el justificante de registro no incorporará la relación de documentos presentados. Cuando se de esta circunstancia, la persona interesada deberá firmar una declaración responsable en la que detalle los ficheros que entrega y acepte que la validez de los mismos queda condicionada a que pueda accederse a su apertura y lectura y a que los archivos sean efectivamente los que constan en la declaración. 7. SOPORTES DE LOS DOCUMENTOS PRESENTADOS 1. Los documentos podrán ser presentados en soporte papel o electrónico. 2. Los documentos en soporte papel deberán ser presentados sin encuadernaciones, grapas, clips u otros elementos que dificulten su manipulación. 3. En la sede electrónica del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz se publicará y mantendrá actualizada, la relación de tamaños, soportes y formatos admitidos para los documentos electrónicos que presente la ciudadanía, así como los medios
de firma electrónica aceptados. Se verificará la validez de la firma de los documentos electrónicos aportados por la ciudadanía 4. Las personas interesadas en un procedimiento, podrán aportar al expediente copias digitalizadas de los documentos, cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de los sistemas de firma electrónica. Estas imágenes electrónicas no tienen el carácter de copia auténtica. 8. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN 1. La fecha de presentación de las solicitudes, escritos y comunicaciones tiene plena validez a los efectos del cumplimiento de los plazos por parte de la ciudadanía. 2. Los plazos que haya de cumplir el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, y en particular el plazo máximo para notificar la resolución expresa, en los procedimientos objeto de este Registro auxiliar, se computarán desde la fecha en la que la solicitud, escrito o comunicación haya tenido entrada en el Registro Auxiliar de Medio Ambiente, Espacio Público y Urbanismo. 3. Anualmente se publicará en la sede electrónica el calendario de días inhábiles a efectos de cómputo de plazos. ANEXO 1. DEFINICIONES A los efectos del presente Protocolo, se entiende por: Autenticidad: Referido a un documento, propiedad que puede atribuírsele como consecuencia de que puede probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningún tipo de modificación. Canales: estructuras o medios de difusión de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial, el telefónico y el electrónico, así como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos móviles, TDT, etc.). Certificado electrónico: según el artículo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, Documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. Copia: Duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproducción. Copia auténtica: Documento expedido por un órgano con competencias atribuidas para ello y con un valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documente, equivalente al documento original. Digitalización: Proceso tecnológico que permite la obtención de uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra de un documento papel a través de técnicas fotoeléctricas de escaneado.
Documento: Información de cualquier naturaleza archivada en un soporte y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Firma electrónica: según el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, «conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Identidad: Conjunto de características de un documento que lo identifican de manera única y lo distinguen de cualquier otro documento. Junto con la integridad, un componente de la autenticidad. Integridad: Referido a un documento, propiedad o característica que indica su carácter de completo, sin alteración de ningún aspecto esencial, La integridad es un componente de la autenticidad junto a la identidad. Original: Referido a un documento, que posee la cualidad de genuino, que se remonta directamente a su autor y que no ha sido copiado ni imitado de otro y, por tanto, es eficaz (produce efectos). Sede electrónica: Aquella dirección electrónica disponible para la ciudadanía a través de redes de telecomunicaciones de la que es titular una Administración Pública, órgano o entidad administrativa. Servicio: el conjunto de trámites o actuaciones que el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz ofrece a los ciudadanos para que puedan realizar gestiones personales o relacionarse con él por cualquiera de los canales admitidos (presencial, telefónico, telemático). Soporte: Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos