BASES DE DATOS OFIMÁTICAS Qué es una Bases de Datos Ofimática?. En el entorno de trabajo de cualquier tipo de oficina ha sido habitual tener un archivo con gran parte de la información necesaria para el desempeño de la actividad diaria de la organización. Toda esta información debidamente clasificada y almacenada según criterios precisos recibe el nombre de base de datos. Durante los últimos quince años, la ofimática, con el apoyo de los ordenadores personales, ha desarrollado programas para gestionar dichas bases de datos. Estos programas se denominan Sistemas de Gestión de Bases de Datos (S.G.B.D.). Los SGBDs permiten incorporar nuevos elementos a la base de datos, modificarlos, darlos de baja y generar listados o informes de los datos contenidos con un orden y criterio determinados. Un SGDB permite relacionar varias bases de datos a través de un campo común. En la actualidad los programas gestores de bases de datos han evolucionado desde una interfaz de usuario orientada a carácter hasta los SGBDs con interfaz gráfica. Esto ha dado lugar a la posibilidad de almacenar, no sólo datos numéricos y alfanuméricos, sino también datos de tipo gráfico o binario, imágenes y sonido. Los fabricantes tienden a desarrollar productos y estándares con interoperabilidad máxima. Conceptos y Funcionalidades Básicos. Las bases de datos contienen información y el usuario necesita organizarla para obtener diferentes vistas de dicha información. Entre los conceptos básicos de los gestores de bases de datos se pueden destacar las siguientes: Tabla Es una vista de una base de datos. Se denomina vista a la imagen lógica de una o varias bases de datos y que no necesariamente corresponden con la imagen física de la misma. La vista puede estar limitada exclusivamente a los registros que interesan al usuario, o bien, a los registros que le estén permitidos acceder en función de la seguridad de la BD. 191
Tipos de datos Los tipos de datos que se pueden almacenar en un campo de base de datos, en función del producto, son los siguientes: Numéricos: Sirven para almacenar números con los que se puedan realizar operaciones matemáticas. Pueden incluir decimales. Alfanuméricos: Sirven para almacenar cualquier carácter, ya sean números, que no se utilicen en operaciones matemáticas, letras y caracteres tipográficos. Su límite es de 255 caracteres. Lógicos: Sirven para comparar y evaluar las relaciones entre distintos valores, operadores lógicos son: "OR ", "AND ", "NOT ". Memo: Son campos de gran capacidad, admiten más de los 255 caracteres de los campos alfanuméricos, se utilizan para incluir notas, observaciones, etc. Su inconveniente es que el programa de base de datos no es capaz de localizar cadenas de caracteres dentro de ellos. Gráficos: Son campos que permiten la inclusión de ficheros en formato gráfico estándar, por ejemplo DXF, TIFF, PCX, etc., que pueden proceder de un paquete de gráficos, o bien, de una imagen generada por un escáner. Vídeo: Capaces de almacenar breves series de imágenes de vídeo comprimidas denominadas "Full motion video ". Audio: Son campos cuyo contenido son ficheros en formato multimedia como: WAV, MIDI, etc. Pueden contener sonido, música o voz humana. OLE / BLOB: Son nuevos tipos de campos capaces de contener cualquier tipo de dato almacenable en un ordenador, como un diagrama de una hoja de cálculo, una hoja de cálculo o una página de un procesador de textos. Formularios Un formulario es una pantalla creada por el usuario que permite añadir campos a una base de datos. Los datos se pueden añadir directamente posicionando el cursor sobre el último registro, o bien, el usuario puede crear un formulario que permita realizar la misma función con una pantalla de entrada de datos amigable. Consultas Los productos de base de datos ofimáticas permiten realizar búsquedas simples en el contenido de un campo o bien se pueden realizar búsquedas 192
complejas utilizando operadores lógicos y agrupando búsquedas simples. Los sistemas de gestión de base de datos más modernos soportan la técnica de interrogación QBE (Query By Example ) o consulta mediante ejemplos, orientada a usuarios finales. Informes y etiquetas Los programas de base de datos ofrecen la posibilidad de generar informes y etiquetas para adherir a los sobres, a partir de los datos contenidos. Los informes se pueden realizar ordenando los datos según las necesidades del usuario y limitando el número de registros en función del criterio del mismo. Asimismo un informe puede ser el resultado de la consulta de varias tablas. Programación Los programas de gestión de base de datos ofrecen algún tipo de programación para usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de macros, bien mediante un lenguaje de programación que contenga instrucciones específicas para el tratamiento de información estructurada. Indexación Los registros de una base de datos quedan grabados de forma secuencial, con el objeto de listar dicha información de forma ordenada según un criterio determinado. El resultado de una indexación es una vista de la base de datos ordenada por uno o varios campos. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDADES A CONSIDERAR El fuerte desarrollo del entorno gráfico ha dotado a las bases de datos ofimáticas de un entorno de trabajo potente, buscando la sencillez de manejo y orientado al usuario final. Gran parte de las tareas que se llevan a cabo con este tipo de programas se realiza con herramientas para el diseño gráfico. Entre las tareas que se pueden realizar con dichos asistentes gráficos se pueden destacar las siguientes: Tablas Fichas Formularios Consultas Informes Etiquetas Relacionar tablas Diagramas 193
De forma análoga al resto de los programas ofimáticos de última generación es importante la implementación de tecnología de orientación a objetos, que dota al producto de una gran facilidad de uso. Entre otras, las principales funcionalidades a considerar son las siguientes: Soporte BDs Multiplataforma Los fabricantes de bases de datos ofimáticas, gracias al avance tecnológico en cuanto a conectividad y la tendencia hacia una mayor integración de sistemas, han desarrollado estándares basados en conjuntos de APIs, como ODBC y ODAPI, que permiten independizar los datos del gestor que los produjo y del que los mantiene. Dichos estándares permiten al usuario acceder a bases de datos abiertas y ficheros residentes en distintas plataformas de forma simultánea y transparente. Esto permite al usuario generar consultas e informes con diversas fuentes de información. API Acrónimo Inglés que significa Application Programming Interface, es un conjunto de funciones y servicios que permiten al usuario acceder a los recursos de un programa o dispositivo. Por ejemplo, las funciones de Windows se llaman Windows API, y las funciones de OS/2 se llaman OS/2 API. Integridad referencial La integridad referencial es una característica recomendable de cualquier gestor de base de datos. Dicha característica asegura la coherencia de datos comunes en tablas relacionadas. Si, por ejemplo, se tienen dos bases de datos relacionadas entre sí, la primera con un conjunto de oficinas bancarias con sus datos correspondientes de localización etc. (tabla "padre" con una clave primaria) y una segunda base de datos con cuentas corrientes relacionadas con sus correspondientes sucursales (tabla "hija" con una clave secundaria), el sistema gestor de dichas bases de datos no permitiría añadir una cuenta corriente en una sucursal que no existiera previamente en la tabla "padre" o bien no permitiría borrar una sucursal que tuviese cuentas corrientes en la tabla "hija". Soporte lenguaje SQL SQL (Structured Query Language ) o lenguaje de interrogación estructurado, es un lenguaje estándar de consulta de bases de datos relacionales que permite organizar gestionar y recuperar datos almacenados en una base de datos informática. Programación visual Algunos productos incluyen lo que se denomina "programación visual", que consiste en la generación de un código ejecutable a partir de una consulta, pantalla o formulario creado de forma gráfica. Este código se puede 194
modificar y causará idéntico efecto sobre el elemento gráfico, modificándolo. Soporte de red Todos los productos de base de datos ofimáticas suelen soportar el trabajo con algún tipo de red de área local, permitiendo el bloqueo de ficheros y registros. Es un elemento a valorar la capacidad de trabajar con los principales protocolos de red del mercado. Seguridad de la información A nivel de acceso es importante que se pueda mantener la confidencialidad de los datos. No sólo modificando los privilegios de acceso a usuarios, facilidad que proporcionan las redes de área local, sino que el propio gestor de base de datos debe proveer la asignación de palabras clave o passwords para permitir el acceso a determinados ficheros. A nivel físico existe el cifrado de ficheros con el objeto de que los datos confidenciales no se puedan leer si no se conoce la clave para descifrar. 195