Descripción general de Document Distributor

Transcripción

1 Para ver o descargar ésta u otra publicación de Lexmark Document Solutions, haga clic aquí. Descripción general de Document Distributor El paquete Lexmark Document Distributor proporciona un método para escribir scripts personalizados que acompañan a los pasos del flujo de trabajo de papel. Combine estos scripts personalizados con valores de digitalización (formato, resolución, profundidad de color, etc.) para crear perfiles a los que se pueda acceder desde impresoras multifunción (MFP) y estaciones de trabajo del usuario final. Posteriormente, los usuarios podrán enviar un documento en papel o digital al flujo de trabajo digital. A continuación, el documento se procesa según la definición del script. Todos los scripts se pueden administrar con Document Server Manager. de Document Distributor: Reduce la formación necesaria del usuario final. Se integra con flujos de trabajo existentes. Implementa cambios en el flujo de trabajo en una ubicación central (Document Server). Reduce el tiempo necesario para realizar tareas repetitivas al combinar procesos de varios pasos en un solo script. Reduce la formación necesaria del usuario final Debido a que los script automatizan las tareas repetitivas, sus usuarios ya sólo tendrán que aprender un proceso: 1 Colocar el documento en la impresora multifunción. 2 Seleccionar el perfil. 3 Pulsar Continuar. Puede crear métodos abreviados para cada perfil con el fin de simplificar aún más el proceso. Descripción general de Document Distributor 1

2 Se integra con flujos de trabajo existentes Debido a que los scripts se pueden integrar con aplicaciones estándar del sector, no es necesario sustituir el proceso entero. Sólo tiene que automatizar aquellas partes del proceso que sean repetitivas y lentas. Problema: Una empresa de software utiliza Lotus Notes para cubrir sus necesidades de y bases de datos. Un departamento está en contacto con otras empresas y suele firmar acuerdos de confidencialidad y pliegos de condiciones laborales. Se deben guardar copias de estos pliegos para fines legales. En ocasiones, es posible que alguna persona del departamento tenga que hacer referencia a ellos. Actualmente, los documentos en papel se guardan en carpetas del archivo de la oficina de Juan. Cuando se firma un nuevo documento, se le da a Juan para que lo guarde en su oficina. Si alguien necesita ver uno de estos documentos, Juan deben buscar en sus carpetas del archivo, encontrar el documento, hacer una copia del mismo y volverlo a archivar. El departamento desea establecer una forma automatizada de almacenar y recuperar estos documentos sin que Juan tenga que participar en el proceso. Sin embargo, los usuarios del departamento no están dispuestos a instalar o aprender un nuevo software. Debido a que todos los miembros del departamento ya tienen Lotus Notes y saben utilizar las bases de datos Notes, una solución consiste en almacenar los documentos en una base de datos Notes. Un script de Document Distributor inserta los documentos en una base de datos Notes. Con las funciones de reconocimiento de Document Distributor podrá obtener una mayor personalización. El script puede realizar las siguientes acciones: Leer el texto del documento. Buscar en la primera página del texto los términos "Acuerdo de confidencialidad" o "Pliego de condiciones laborales". Insertar un registro en la base de datos Notes para el nuevo documento. Cada registro tendrá: Una fecha de envío Un tipo de documento (Acuerdo de confidencialidad o Pliego de condiciones laborales) Texto del documento (para permitir la búsqueda de texto completo) Una imagen de documento original (el archivo TIF que contiene todas las páginas digitalizadas) La base de datos Notes ya contiene una vista que muestra Acuerdos de confidencialidad y otra que muestra Pliegos de condiciones laborales. La base de datos tiene un índice de texto completo para permitir a los usuarios buscar en cada una de las vistas un documento concreto. Ahora puede acceder a los documentos cualquier persona que tenga acceso a la base de datos y la solución Document Distributor utiliza el software que la empresa ya tenía. Implementa fácilmente cambios en el flujo de trabajo Cuando utiliza un script de Document Distributor, la lógica de negocio del proceso está ahora incluida en el script. El script se puede actualizar rápidamente sin cambios visibles para los usuarios finales. 2

3 Problema: El Banco del Norte tiene numerosas sucursales. Las solicitudes de préstamos y las solicitudes de nuevas cuentas se envían por fax desde las sucursales a la oficina principal para su procesamiento. Cada tipo de solicitud de préstamo y cuenta necesita un número de fax distinto. Con el tiempo, el Banco del Norte tiene previsto cambiar su procedimiento de los faxes a para reducir los gastos telefónicos. Sin embargo, todos los faxes no se pueden convertir de forma inmediata en mensajes de ; el proceso se debe realizar de forma gradual. Se crea un script de Document Distributor para cada tipo de solicitud de préstamo o cuenta. Al principio, los scripts envían por fax los formularios al número de fax correspondiente. Para mantener la coherencia con el proceso anterior, a cada perfil de la impresora multifunción se le asigna el mismo número de método abreviado que se está utilizando actualmente como número de marcado rápido de fax. Con el tiempo, los distintos scripts se cambian de forma que las solicitudes se envían por en lugar de por fax. Sin embargo, los usuarios siguen utilizando los mismos métodos abreviados de perfiles. No es necesario realizar ninguna formación adicional ya que el flujo de trabajo cambia de faxes a mensajes de . Como ventaja adicional, las sucursales que anteriormente usaban máquinas de fax dedicadas ahora tienen una impresora multifunción que también se puede utilizar para realizar copias, imprimir y digitalizar además de enviar y recibir faxes. Reduce el tiempo necesario para realizar procesos repetitivos Problema: Una empresa de fabricación recibe pedidos para el envío de productos. Cuando se recibe un pedido, un empleado debe realizar varias tareas: Enviar una copia de la factura al Departamento de envíos que rellenará el pedido. Se lee la dirección de la factura y se imprime una etiqueta para el envío. Enviar una copia de la factura al Departamento de facturación para que se pueda enviar una factura al cliente. Almacenar una copia de la factura para registro de la empresa. Con Document Distributor este proceso de varios pasos se puede simplificar. Cuando la empresa de facturación recibe una factura, el empleado del almacén coloca la factura en la impresora multifunción, selecciona un perfil y pulsa Continuar. Cuando Document Server recibe el trabajo de la impresora multifunción, el script: Envía por una copia al Departamento de facturación. Almacena una copia en la base de datos para registro de la empresa. Lee la dirección del pedido y, a continuación, imprime una etiqueta de envío y una lista de embalaje en una impresora situada en el Departamento de facturación. Ahora el empleado que recibe los pedidos tiene que realizar un proceso de un paso. 3

4 Características El conjunto Document Distributor incluye las siguientes herramientas de software: Aplicación del servidor Document Server: realiza tareas de un script en los documentos enviados desde Lexmark MFP o una estación de trabajo del usuario final. Las tareas disponibles son: Manipulación (convertir formato y recortar) Direccionamiento (imprimir, enviar por fax y por ) Archivado (guardar en archivo, guardar en FTP y guardar en una base de datos) Procesamiento (convertir en texto editable, leer texto y leer\escribir códigos de barras) Integración con Groupware (Lotus Notes, Microsoft Exchange y Novell GroupWise) Integración con sistemas de administración de documentos (Lotus Domino.Docs y Microsoft SharePoint Portal) Aplicaciones del cliente Workflow Composer: escribe scripts personalizados para direccionar el flujo de trabajo del documento en la red. Server Manager: administra Document Distributor Server, scripts e impresoras multifunción (MFP). Document Server Manager se puede instalar en el mismo equipo que Document Distributor Server o en una estación de trabajo del usuario final. Print'N'Send: imprime en Document Distributor Server desde cualquier aplicación de Windows. Un controlador de impresora configurado por el administrador convierte el documento impreso en una imagen TIFF y lo envía a Document Distributor Server. Select'N'Send: haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier archivo del Explorador de Windows para enviar el archivo a Document Distributor Server. Administrador de Document Solutions Desktop: cree una vista de escritorio similar a la interfaz MFP a la que los usuarios pueden acceder desde su escritorio con un escáner conectado localmente. Características 4

5 CD Document Distributor Puede solicitar al representante de Document Distributor los siguientes CD: Evaluación de 90 días Contiene todas las aplicaciones del cliente y del servidor disponibles para Document Distributor. Se trata de una versión gratuita de prueba del software Document Distributor. Document Distributor Contiene todos los componentes del CD de evaluación excepto OCR, Código de barras y los módulos de integración EDMS para el servidor. CD Workflow Composer Contiene el software Workflow Composer. Escribe scripts personalizados para direccionar el flujo de los documentos en la red. OCR (necesita Document Distributor Server) Permite que Document Server convierta imágenes en texto editable y que lea formularios básicos. Código de barras (necesita Document Distributor Server) Permite que Document Server lea y escriba códigos de barras. Integración EDMS (necesita Document Distributor Server) Permite a Document Server integrarse con Microsoft SharePoint Portal y Lotus Domino.Doc. CD Document Distributor 5