UNIDAD II PROTOCOLO SOCIAL Definición del protocolo social es el conjunto de conductas, reglas y normas sociales que deben conocerse, respetarse y cumplirse, no sólo en el medio oficial ya establecido, sino también en el medio social, laboral, académico, político, cultural, deportivo, policial y militar. Cuando dentro de una organización se aprecia como pertinente aplicar protocolos, se crea uno interno basado en la potencialidad de las autoridades que forman parte de la misma; esto le permite llevar a cabo sus actividades en general. El protocolo debe comprender las buenas maneras y educación y el arte de comportarse en público, (lo que se conocía como urbanidad). Además de un conjunto de técnicas, normas y tradiciones mediante las cuales deben organizarse los diferentes actos, eventos, celebraciones, que promueven tanto las Instituciones Públicas como las privadas, y, por ello, se sitúa en el campo de la organización, tanto en el quehacer diario de una Institución, como de la gran organización, para que sea profesional y se desarrolle acorde con los objetivos que se fijan por las entidades organizadoras. Saber ser, la esencia misma del saber ser es el conocimiento del YO, el conocimiento del YO y la aceptación del uno mismo generan seguridad del uno mismo. Naturalidad: para tener seguridad en uno mismo hay que tener en cuenta la naturalidad, es decir, el YO que uno es, para lo cual se necesitan los siguientes requisitos: Ser uno mismo aceptando los defectos de los demás. No pretender representar ningún papel. No fingir lo que no se es. Mantener su propia identidad. Actuar con sencillez. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 1
SABER ESTAR PROTOCOLO SOCIAL Y BUENAS MANERAS EL SALUDO El saludo es un rito social que se expresa en gestos, miradas y palabras, la variedad de formas para saludar es muy amplia. Debemos ser muy espontáneos y sencillos a la hora de saludar, por ejemplo decir encantado de conocerle, con voz clara y alegre. Omitir el saludo es de pésima educación. La sonrisa es una de las reglas básicas de cortesía y debe acompañar siempre al saludo, a excepción de cuando acudimos a un funeral. Al momento de saludar es importante mantener nuestra mirada en los ojos de nuestro interlocutor. Cuando estamos en reuniones sociales o cuando nos entregan un diploma es importante recordar que debemos utilizar nuestra izquierda como sostén, para que la derecha esté libre para saludar o agradecer. PROTOCOLO SOCIAL Y BUENAS MANERAS LAS PRESENTACIONES La manera de dar a conocer a una persona a otra o a un grupo, Siempre deben hacerse con nombre y apellido, si la presentación es laboral con el cargo o título que ostenta. La persona de menor rango o jerarquía profesional es el presentado al superior, el más joven al mayor, La señorita a la señora, El marido presenta a su esposa, el caballero a la dama. Si una persona se acerca a un grupo será ésta la que salude primero, Un caballero no ofrece la mano primero a una señora. Un joven no ofrece primero la mano a un anciano o Un inferior no ofrece la mano a un superior (laboralmente) PROTOCOLO SOCIAL Y BUENAS MANERAS LA CORTESÍA Es respeto a la persona, a su modo de ser, sus ideas y sus costumbres. Respeto a la libertad, al tiempo, a sus límites necesarios para la convivencia. Respeto a la mujer, la edad, al saber, a la autoridad, a la ley. Una gran parte de las expresiones que utilizamos en nuestra vida cotidiana, podíamos considerarlas fórmulas de cortesía, aunque apenas nos demos cuenta por ser tan habituales en nuestras conversaciones. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 2
Dar las gracias, pedir por favor, son simples ejemplos de las fórmulas de cortesía, y aquellas que nos pueden ayudar en situaciones que se nos presentan y a los que, a lo mejor, no estamos acostumbrados. PROTOCOLO SOCIAL Y BUENAS MANERAS EL PODER DE LA SONRISA La sonrisa genera eficacia, la sonrisa es la expresión externa de la alegría, genera buen humor, se trabaja mejor de buen humor que de mal humor, crece la eficacia. La sonrisa es uno de los mejores dones que nos dio la naturaleza para aproximarnos a los demás: sonreír es, por tanto, de vital importancia en las presentaciones, los saludos y las despedidas. La sonrisa debe ser sincera y espontánea y ha de estar a tono con las circunstancias. El tratamiento a los demás, consiste en brindar a quien corresponde en nuestras relaciones verbales y escritas un tratamiento determinado a cada persona, en función de su nivel, titulación, honores, cargo, trabajo o circunstancia. La apariencia o expresión externa, reflejo de la formación interna, es la suma de diversos factores: el talante, la compostura, las maneras de actuar, de expresarse y el modo de vestir. La indumentaria correcta genera confianza, indica que quien la lleva, sabe, debe ser y estar en función de la hora y de lo que se haga, donde y con quien se esté. Los movimientos en términos generales, nuestros movimientos, deben ser tranquilos, pensados y naturales., de esta manera el observador recibe una impresión de armonía, de equilibrio y de seguridad: una sensación, en suma, de firmeza. Nuestros pasos deben ser naturales y corresponder a nuestra estatura, peso y dimensión de nuestras piernas. Las mujeres, con los matices naturales, es lo mismo. sin embargo, en el andar de la mujer hay algo específico que conviene comentar: su movimiento femenino, si es armonioso es una delicia, pero si es exagerado, aparte de ridículo, resulta profundamente antiestético. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 3
PROTOCOLO SOCIAL Y BUENAS MANERAS LA PUNTUALIDAD Luis xviii, rey de Francia dijo que: la exactitud es la cortesía de los reyes, y el deber de todas las gentes de bien. Puntualidad es al mismo tiempo: educación, cultura; respeto a uno mismo; respeto hacia los demás, exactitud; eficacia. Una persona impuntual, haga lo que haga, y por mucho esfuerzo que realice, es ineficaz. Ser puntual no significa llegar antes de tiempo a las citas, sino cumplirlas a la hora acordada. La puntualidad rige para todo: entrega de documentos, envío de cotizaciones, correspondencia, despacho de pedidos, etc. En un acto social el tiempo acostumbrado de espera son 15 minutos. PROTOCOLO SOCIAL Y BUENAS MANERAS REGLAS En la expresión verbal hay que considerar dos aspectos: lo que se dice y como se dice sobre lo que se dice: se puede mencionar que debe ser bueno y breve. Las buenas costumbres en un cóctel, las conversaciones son generalmente superficiales, pero dentro de esta trivialidad, debemos evitar decir tonterías No hablar rápido Si lo hacen, acabarán dando traspiés y embrollándose, hablen despacio, con ritmo adecuado a lo que digamos, pronuncie bien las letras, las sílabas, las palabras y hagan trabajar los labios y la lengua, que para eso están. Hablen hacia fuera, porque nuestro interlocutor está fuera de nosotros y no hacia adentro, para que solo se entere nuestro estómago hagan las pausas necesarias para marcas las frases. Sin exagerar miren a los ojos de su interlocutor, pero no fijamente como para hipnotizarlo, sino con naturalidad. Si se dirigen a varias personas, deben mover la cabeza para dirigirse a todos y cada uno, siempre con naturalidad, trate de dar entonación adecuada dependiendo de lo que se dice, a quién se dice y dónde se dice, sean parcos, por último, en sus movimientos y en especial en las manos. Existen una serie de temas que no deberían sacarse en conversaciones entre conocidos, como son la política, la religión, el futbol y el sexo. Tampoco temas que puedan llevarnos a enfados tontos como los deportes de equipo, y por supuesto temas íntimos de pareja o familia. Evite en las charlas entrar en polémicas, valoraciones o juicios de valor. No somos quien para juzgar actitudes o posturas ajenas y distintas a las nuestras. Seamos respetuosos con las posturas de nuestros contertulios. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 4
En definitiva, debemos descartar cualquier tema que pueda ser motivo de polémica o discusión. Hay que tener la velada tranquila. TRATAMIENTOS En toda práctica protocolaria es necesario e imprescindible conocer los tratamientos por razón de cargo o categoría, correspondiente a autoridades o personalidades, así como a quienes están en posesión de altas condecoraciones; es lícito recordar que el cónyuge tiene el mismo tratamiento. Correspondencia Tratamiento INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 5
TRATAMIENTO INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 6
Abreviatura de Tratamientos INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 7
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LA EXPRESIÓN ESCRITA No es lo mismo escribir un artículo político para un diario o una revista que, una carta a un familiar, a su vez, no es igual redactar un informe que una carta de negocios, un memorando o un telegrama, al igual que la palabra hablada es la escrita. Siempre tiene un mensaje y dos agentes de comunicación. Que lo que se escriba esté siempre en función de para qué se escribe y a quién se escribe; en otras palabras, de su contenido y de su receptora, la forma de comunicación escrita es realmente importante, pues dice mucho de la persona. Una carta puede ser mensajera de alegría o dolor, entusiasmo o ira, miedo o esperanza. ejemplo. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 9
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ABREVIATURAS EN FÓRMULAS DE CORTESÍA Afmo.: Afectísimo. Atte.: Atentamente. At. Atto.: Atento D.G.M.A.: Dios guarde muchos E.S.M.: En sus manos. R.I.P.: Resquiescat in pace (Descanse en Paz) R.S.V.P.: Respose s'il vous plait (Responder, por favor) S.R.C.: Se ruega contestación. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 11