Política: Política de Facturación y Cobro Fecha de vigencia: Octubre de 1997 Política de Facturación y Cobro Fecha de revisión: 11 de mayo de 2011; 1.º de febrero de 2016; 1.º de febrero de 2017 Declaración de la política: Esta política, junto con las Políticas de Ayuda Financiera y de Atención Médica de Emergencia de Carilion, está diseñada para cumplir con los requisitos de las leyes federales, estatales y locales vigentes, incluyendo, entre otras, la sección 501(r) del Código de Rentas Internas de 1986, y sus enmiendas, y las regulaciones en virtud de este. Esta política dispone las medidas que se pueden tomar en caso de incumplimiento de pago de la atención médica proporcionada por Carilion, incluyendo las medidas de cobro y la elaboración de informes a las agencias de crédito. Los principios fundamentales en que se basa esta política son los de tratar a todos los pacientes con dignidad y respeto, y de garantizar que se sigan de manera uniforme los procedimientos de facturación y cobro apropiados a fin de garantizar que Carilion administre los recursos de nuestros pacientes y comunidades y de lograr la sostenibilidad a largo plazo como proveedor de servicios de atención médica. El objetivo de la Política de facturación y cobro es garantizar el cobro oportuno de las cuentas por cobrar de la organización. Carilion no participará en ninguna medida extraordinaria de cobro (Extraordinary collection actions, ECA) hasta que se hayan emprendido todas las iniciativas razonables para determinar si el paciente es elegible para recibir asistencia de acuerdo con la Política de Ayuda Financiera (Financial Assistance Policy, FAP). Los Servicios de pago para pacientes (Patient Payment Services) son responsables de tomar la decisión para que Carilion emprenda iniciativas razonables para determinar si un paciente es elegible para recibir ayuda financiera y puede emprender medidas extraordinarias de cobro (ECA) con respecto al paciente. DEFINICIONES Servicio de Facturación al Cliente: el departamento que es responsable de atender las preguntas de facturación y pago. Medidas extraordinarias de cobro (Extraordinary collection actions, ECA): cualquier medida de cobro que Carilion pueda tomar en contra de una persona para obtener un pago por atención médica que requiera un proceso legal o judicial (que incluye, entre otros, al embargo del salario, gravámenes y demandas judiciales); la elaboración de informes sobre información desfavorable a agencias de crédito; y la venta de una deuda. Política de Ayuda Financiera (Financial Assistance Policy, FAP): la política que describe las circunstancias bajo las que Carilion proporcionará atención médica gratuita o con descuento a los pacientes. Necesario por razones médicas: debe tener el mismo significado con el que se define dicho término para Medicare (servicios o artículos razonables y necesarios para el diagnóstico o tratamiento de una enfermedad o lesión). Página 1 de 6
Cobertura mínima esencial: cualquier plan de seguro que cumpla con los requisitos de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio por tener cobertura de salud. Fuera de la red: ciertos planes de seguros o administradores terceros pueden reducir o denegar los beneficios a menos que se proporcionen en instalaciones o con proveedores designados. En los casos en que Carilion no sea uno de los centros o proveedores designados, o que el plan no tenga una red de proveedores, cualquier proveedor de atención se considera fuera de la red. Los planes del gobierno y los planes que no cumplen con la cobertura mínima esencial, según lo define el Servicio de Rentas Internas, no se consideran fuera de la red, incluso si Carilion no es uno de los centros o proveedores designados en el plan, o el plan no tiene una red de proveedores, a menos que el plan deniegue el servicio como no autorizado. Un paciente con cobertura fuera de la red no es elegible para recibir ayuda financiera. Responsabilidad del paciente: monto que el paciente/fiador es personalmente responsable de pagar, que incluye, entre otros a: copagos, coaseguro, deducibles y otros saldos restantes después de que se apliquen todos los pagos del seguro. Cobertura de terceros: (1) una compañía de seguros externa, (2) un plan de la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación para los Empleados (Employee Retirement Income Security Act, ERISA), (3) un programa de atención médica gubernamental federal, estatal o local (que incluye, entre otros a Medicare, Medicaid, SCHIP y TRICARE), y (4) la Compensación a los trabajadores, las Cuentas de ahorros para gastos médicos, u otra cobertura para cualquier parte de la factura, incluyendo los reclamos contra terceros cubiertos por el seguro al cual Carilion esté subrogado, pero solamente si esa compañía de seguros realmente efectúa el pago. Sin cobertura de seguro médico: el paciente no tiene nivel de seguro, asistencia de terceros, Cuenta de ahorros para gastos médicos ni reclamos contra terceros cubiertos por un seguro para ayudar a cubrir sus obligaciones de pago. PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Carilion requiere el pago de cualquier obligación conocida del paciente por atención médica antes de o en el momento en que se proporcione la atención (que no sea Atención de emergencia). Con respecto a la atención de emergencia, Carilion requerirá el pago de cualquier obligación conocida del paciente por atención médica después de que se proporcione la atención. Los pacientes que se nieguen a pagar su obligación financiera en el momento del servicio serán advertidos sobre estos requisitos. Para la atención que se proporcione fuera de la red, el paciente puede ser elegible para recibir un descuento fuera de la red del 20% de los cargos, pero no será elegible para recibir ayuda financiera. Los pacientes sin cobertura de seguro médico que no son elegibles para la FAP recibirán un descuento del 30% que se aplicará a los servicios hospitalarios y un descuento del 10% que se aplicará a los servicios médicos. Los pagos del paciente se deben hacer antes de o en el momento del servicio a menos que el paciente haga las gestiones para disponer de opciones de ampliación de pago. Página 2 de 6
A los pacientes que no identifiquen su cobertura de seguro al momento del servicio se les registrará como plenamente responsables del pago hasta que la oficina de Servicio de Facturación al Cliente sea notificada de lo contrario (540-224-5900 o 1-866-720-3742). El paciente es responsable de proporcionar una copia de la tarjeta del seguro al hospital, al consultorio o a la oficina de facturación. Si un paciente no ha pagado la totalidad en el momento en que se proporcione la atención médica, Carilion le facturará al paciente por lo que es responsable después de la recepción de los pagos por cobertura de un tercero. Los pacientes recibirán hasta 3 estados de cuenta, generados en intervalos de 30 días. Todos los estados de cuenta de facturación incluirán un aviso por escrito relacionado con la disponibilidad de ayuda financiera de conformidad con nuestra FAP, que incluye información de contacto que identifica en dónde el paciente puede obtener información adicional y documentos relacionados con la ayuda financiera y el sitio web en donde se pueden encontrar tales documentos. Normalmente, las facturas se envían después de que se haya recibido el pago del seguro o cuando se determine el saldo que es obligación del paciente, generalmente dentro de 30 días después de recibir el pago del seguro. Después del tercer estado de cuenta, al paciente se le enviará por correo postal una carta de Aviso Final que contiene información sobre cómo solicitar ayuda financiera y las opciones de pago. Las opciones de pago incluyen efectivo, giros bancarios, tarjetas de crédito, planes de pago ampliado y otras opciones de financiamiento. Si no se recibe el pago completo dentro del período normal del estado de cuenta de facturación, la oficina de facturación podría recomendar que la cuenta se entregue a una agencia de cobro. PACIENTES QUE NECESITAN AYUDA FINANCIERA La ayuda financiera está disponible a través de Carilion para cualquier paciente cuyos cargos puedan superar la capacidad de pago del paciente, según lo establecido en la Política de Ayuda Financiera de Carilion. La oficina de Servicio de Facturación al Cliente les pedirá a los pacientes que hayan indicado que no pueden pagar que completen una Solicitud de Ayuda Financiera (Financial Assistance Application, FAA) por los servicios que se facturaron. Al paciente se le entregará una FAA para que la complete (ya sea impresa o por medio de formato electrónico (por ejemplo, sitio web) basado en la preferencia del paciente). Si califica y se le aprueba para recibir ayuda financiera, Carilion hará los ajustes relacionados a la cuenta del paciente. Un paciente puede presentar una solicitud para recibir ayuda financiera dentro de un período de 240 días a partir de la fecha del primer estado de cuenta de facturación. A los pacientes se les proporcionará un resumen en lenguaje sencillo de la Política de Ayuda Financiera a solicitud. APLICACIÓN DE PAGOS Carilion usará todos los pagos efectuados, pero en donde el paciente no identificó la cuenta, el pago se aplicará al saldo adeudado en cualquier otra cuenta del paciente o de la parte responsable. Carilion aplicará todos los pagos que sean menos que el monto adeudado total y que no estén designados a una fecha específica de servicio ni a un proveedor, antes de la fecha del servicio más antiguo indicado en el estado de cuenta de facturación; si el hospital y los Página 3 de 6
servicios médicos tienen la misma fecha de servicio, los pagos se aplicarán primero a la cuenta más antigua (número de cuenta más bajo) en la factura y luego a la siguiente cuenta más baja hasta que todos los fondos sean aplicados. Carilion considera como cerradas las cuentas incluidas en su proceso de presunta elegibilidad para recibir ayuda financiera y no se reembolsará ningún pago del paciente por estos servicios. No se reembolsará ningún pago del paciente por servicios cubiertos que no se consideren ayuda financiera que se cobren por anticipado a la Determinación de Elegibilidad. CHEQUES RECHAZADOS Es posible que se agregue a la cuenta un cargo por servicio de $35.00 por el procesamiento de cheques rechazados y el monto del cheque se volverá a cargar a la cuenta. El cheque rechazado se le envía al paciente con una carta en la que se le informa sobre la cuota de $35.00. BANCARROTA Cuando Carilion reciba un aviso de una declaración de bancarrota o de una eliminación de deuda por bancarrota del Capítulo 7, la cuenta queda cancelada por motivo de bancarrota. Toda la actividad de facturación y la comunicación con el paciente se suspenderá con respecto a la actividad previa a la fecha de la bancarrota. Cuando la oficina de facturación reciba un aviso del Capítulo 7, del Capítulo 7 con bienes o de bancarrota del Capítulo 13, toda la comunicación con el paciente se suspenderá y las instrucciones del tribunal se cumplirán con respecto a la actividad previa a la fecha de la bancarrota. AGENCIA DE COBRO/ACTIVIDAD DE COBRO LEGAL Cuando se hayan agotado las iniciativas para las cuentas por cobrar, es posible que la cuenta se coloque en una agencia de cobro y las ECA se podrían considerar. Las cuentas no se colocarán en una agencia de cobro antes de 120 días a partir de la fecha en que se proporcione el primer estado de cuenta de facturación, excepto cuando se devuelvan los correos sin dirección de envío y se combinen varias cuentas de distintas antigüedades con las que ya se trasladaron o para verificación legal respecto a otras deudas. Se emprenderán iniciativas razonables para identificar las direcciones de envío apropiadas. Tolas las ECA se suspenderán cuando una FAA se reciba durante el período de solicitud (dentro de 240 días después de la fecha en que se proporcione el primer estado de cuenta de facturación), pero después de que inicien las ECA. Se emprenderán las mejores iniciativas para procesar las solicitudes completas dentro de los 30 días después de la recepción de la solicitud; se determinará la elegibilidad para recibir ayuda financiera y se le comunicará a la persona. Las solicitudes incompletas se deben completar dentro de los 30 días después del aviso inicial sobre los elementos adicionales requeridos; de lo contrario, la solicitud se considerará incompleta y cancelada. Si una persona es elegible para recibir ayuda financiera, las ECA, que no sean la venta de la deuda, se revertirán y cualquier pago relacionado con la atención elegible será reembolsado hasta que ya no se tenga deuda. Las ECA se restablecerán si la persona no es elegible para recibir ayuda financiera o no completa la FAA en la fecha límite. Página 4 de 6
Al menos 30 días antes de iniciar una ECA, Carilion enviará al paciente un aviso por escrito acerca de las ECA previstas, un resumen en lenguaje sencillo que explica la ayuda financiera disponible y el proceso para determinar la elegibilidad, y la fecha límite para solicitar la ayuda. Carilion también intentará llamar a las personas al menos 30 días antes de iniciar una ECA para darles a conocer la ayuda financiera disponible y para indicarles cómo obtener ayuda con el proceso de solicitud. Carilion celebrará un contrato por escrito con alguna agencia de cobro a la que se remita la deuda incobrable. El contrato obligará a la agencia de cobro a cumplir y respetar las obligaciones de Carilion de conformidad con esta política y la Política de Ayuda Financiera. Es posible que una agencia de cobro a la que se remita el cobro de una deuda incobrable no participe en ninguna ECA sin el consentimiento previo por escrito de Carilion. Después de emprender las iniciativas razonables para determinar si un paciente califica para recibir ayuda financiera y, ya sea que el paciente no califique para recibir asistencia financiera o que no envíe una solicitud como se le pidió, dentro de los 240 días después de la fecha en que se proporcione el primer estado de cuenta de facturación, Carilion puede emplear una o más de las ECA que se indican a continuación: 1. poner un gravamen en la propiedad de una persona; 2. embargar o incautar la cuenta bancaria de una persona o cualquier otra propiedad personal; 3. iniciar un proceso civil en contra de una persona; 4. embargar los salarios de una persona; 5. vender la deuda de una persona a terceros; o 6. reportar la cuenta a agencias de crédito. Los saldos de cuentas individuales mayores de $5,000 no se envían a una agencia de cobro. Estas se manejan a través del Departamento de Recuperación de Deudas (Debt Recovery Department, DRD) para la verificación del estado de la ayuda financiera antes de que se lleve a cabo más actividad de cobro. El DRD también investigará todas las cuentas que requieran un manejo especial. Por ejemplo, cuando la oficina de facturación se entera del fallecimiento de un paciente, de un accidente de automóvil o cualquier otra circunstancia singular que requiera un manejo especial, las cuentas se colocan en el DRD. Cuando se hayan agotado todas las iniciativas de cobro, todas las cuentas del hospital se devolverán y cancelarán como incobrables. No se llevará a cabo ninguna actividad de cobro adicional en ese momento. Las cuentas con arreglos satisfactorios para su pago, actividad legal o cuentas con algún pago pendiente se considerarán activas y no se devolverán. PROGRAMA DE PAGO AMPLIADO Carilion Clinic puede ofrecer a los pacientes la opción de hacer los pagos durante un período determinado previamente, si se cumple con ciertos requisitos para calificar de acuerdo con el Programa de Pago Ampliado. Consulte la política de Carilion Clinic titulada Programa de Pago Ampliado para obtener información adicional. Página 5 de 6
OTROS PROBLEMAS/INQUIETUDES: Aprobaciones Política de Facturación y Cobro Nombre Puesto Departamento/Comité Fecha Don Halliwill Director Financiero Finanzas Comité de Finanzas de Carilion Clinic Página 6 de 6