Unidad IV LOS FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS
Unidad IV: Los formatos de los documentos Semana 12 A. PRESENTACIÓN Cuando se dispone de un contenido a desarrollar considerando los principios del mapeo de información y toda vez que se han definido sus características, se procede a la revisión de algunos tipos de formato comunes para seleccionar en el que se presentará el documento final. Tal elección depende entre otros factores: del contenido mismo, a quién va dirigido, de qué forma se distribuirá y cómo se consultará. A continuación se explicará de manera sintética algunos de los formatos representativos en la actualidad, tales como TXT, HTML, Postscript, PDF, RTF y el SWF. B. OBJETIVO ESPECÍFICO El alumno analizará los distintos formatos en que pueden realizarse los documentos y los usos de cada uno para la presentación final del documento. Licenciatura en Derecho 2
C. TEMA Y SUBTEMAS 4. LOS FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS 4.1 Texto plano. 4.2 HTML. 4.3 Postscript. 4.4 PDF. 4.5 Otros formatos. D. MAPA MENTAL: UNIDAD IV Licenciatura en Derecho 3
E. CONTENIDO 4.1 Texto plano Sabes qué es un texto plano? Características El texto plano es el texto que no tiene ningún formato en especial, como tipo de letra, color, tamaño, relleno, subrayado, cursiva, imágenes, etc. está formado solamente con caracteres sin formato que tienen un código que reconoce la computadora como: ASCII, ISO-8859-1, ANSI, UTF-8, Unicode, etc. Para elaborar y modificar este tipo de texto se emplean editores como el bloc de notas de Windows, el programa Word de Microsoft, o incluso editores de páginas web. Con qué programa se usa? El texto plano es útil sobre todo para textos pequeños que no requieren formato alguno, o para reutilizarlos fácilmente en algún procesador, ya que precisamente su falta de formato permite que se adapte fácilmente a otros de manera automática. También es útil para textos que donde se requiere guardar información breve y de manera rápida. La siguiente imagen corresponde al bloc de notas de Windows: Licenciatura en Derecho 4
El formato es útil también cuando se selecciona texto con formatos especiales e imagen ya que es muy minucioso capturar sólo el texto, así que es posible seleccionar todo y luego, prácticamente en cualquier programa editor de textos, pegar sólo texto, así solamente será esa parte de lo seleccionado lo que aparecerá en el procesador y además si se desea, se adaptará automáticamente al formato del texto destino. Utilización Los archivos hechos en texto plano, normalmente tienen la extensión.txt. Extensión del archivo 4.2 HTML Cuáles programas son necesarios usar HTML y crear páginas web? El HTML o Lenguaje de Marcado de Hipertexto (Hyper Text Markup Language) es un, es un sistema de códigos que permite crear páginas web. El HTML es hecho de etiquetas y atributos que especifican las características que tendrá la página web. Aunque hay programas específicos, como Dream Weaver o Expression Web para elaborar páginas web, que poseen opciones automáticas, menús, y diseños preestablecido, para utilizar el HTML directamente y crear páginas web, se debe contar con: Características Con qué programa se usa Un editor de texto (bloc de notas, Wordpad en Windows; para Unix VI o Pico, y en el caso de Mac, SimpleText o Teachtext ). Un navegador que interpreta las etiquetas y atributos y las despliega en la pantalla. Con el HTML se da estructura a alguna información que se presente en formato de página web, se organiza el color, el estilo y las imágenes que llevará; e lenguaje también especifica formas de visualización en los navegadores. Licenciatura en Derecho 5
Por lo general, la estructura principal de una página web está organizada según las siguientes etiquetas: Utilización ETIQUETA <HTML> <HEAD> <TITLE> </TITLE> </HEAD> <BODY> </BODY> </HTML> FUNCIÓN Empieza un documento HTML. Zona de cabecera. Zona de título. Termina zona de título. Termina zona de cabecera. Zona de cuerpo del documento. Termina zona de cuerpo del documento. Termina documento HTML. Las etiquetas tienen diversas funciones, como la de dar un formato específico al texto, la de separar y la de dar estructura a cada parte del contenido del texto. Por ejemplo, los atributos que pueden complementar la etiqueta <FONT> son: ETIQUETA FACE="x" COLOR="x" SIZE="x" FUNCIÓN Para definir el tipo de letra (este tipo de letra deberá estar precargado en la computadora del usuario de lo contrario no se verá esta fuente y la máquina ocupara otra). Color de la fuente. Tamaño de la letra. Licenciatura en Derecho 6
Esta pantalla muestra parte del código HTML de una página sencilla: En la siguiente imagen se observa el resultado visto desde el navegador. Licenciatura en Derecho 7
El uso de este lenguaje no es el óptimo para escribir textos, para elaborar documentación técnica es limitado básicamente a la presentación del texto en página web, con las funcionalidades que representa, como el uso de hipertexto y de otras opciones multimedia. Aún sí, el HTML permite reflejar en sus resultados la técnica del mapeo de información. Los archivos tienen la extensión.html o.htm. Extensión del archivo 4.3 Postscript Qué es un archivo postscript? y Cuál es principal su uso? Características PostScript es un Lenguaje de Descripción de Página (Page Description Language), que identifican muchas impresoras y cuyo formato de archivo se emplea para utilizarse en la impresión profesional del mismo. Un archivo PostScript es un archivo técnicamente de texto plano, pero no puede ser visualizado más que con una impresora PostScript o a través de un programa visualizador Al PostScript se le conoce también como un formato de documentos que creó la empresa Adobe para referirse a documentos listos para imprimir en una impresora que tenga los controladores necesarios para este formato. Para tener un documento en este formato, primero debe diseñarse en algún procesador o programa de diseño, entonces, los documentos se convertirán a PostScript, de ahí que una vez convertidos no pueden editarse directamente sino que deben modificarse en el programa original en que fueron realizados. Una vez convertidos a PostScript quedan en el diseño realizado y preparados para ser impresos. Con qué programa se usa? Una característica de este formato es que para poder observar los archivos se necesita un programa visor, para UNIX y para Windows existe un programa Licenciatura en Derecho 8
gratuito llamado GhostView, que además posibilita imprimir el documento aunque la impresora no sea PostScript. Entre las ventajas de PostScritp se encuentra la salida del color de alta resolución y su flexibilidad para el cambio de escala y tamaño de los elementos del documento sin pérdida de información. Este formato hoy en día es un estándar para almacenar documentos listos para imprimir. Se emplea cuando se desea tener un formato de salida directa a impresión, con calidad y sin riesgos de errores o modificaciones en los formatos por cambios de programas al enviar a imprimir. Debe tenerse cuidado de que la impresora esté configurada correctamente para el formato PostScript. Los archivos PostScript tienen la extensión PS. Utilización Extensión del archivo 4.4 PDF Conoces cuáles son los beneficios de utilizar el formato PDF? El Formato de Documento Portátil o PDF permite obtener un archivo a partir de otros programas y visualizar la información que en tal formato se encuentre desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático. Características Algunas de sus ventajas son: Integridad de la información: los archivos PDF tienen como resultado el mismo aspecto y muestran la misma información que los archivos originales, ya sea que incluyan texto, 3D, gráficos en color, dibujos, fotos, diagramas o notas al margen, esto de manera independiente de la aplicación utilizada para crearlos. Así, cuando se abre un formato en PDF, además de que el archivo suele ser más ligero que el original, no ocurre que cambien los tipos y estilos de letra, se muevan las imágenes o no se reconozca el programa en que se creó y con ello el archivo no pueda verse. Licenciatura en Derecho 9
Seguridad: los archivos PDF pueden firmarse electrónicamente o protegerse con contraseñas. Capacidad de búsqueda: Los programas lectores de PDF tienen la particularidad de mostrar opciones de búsqueda de texto, con lo que se facilita encontrar información específica, de lectura de marcadores o a través de índices (si originalmente se le dio el atributo al convertir el archivo a PDF). A través del programa lector del PDF puede leerse en cualquier plataforma y sistema operativo. Son editables con Adobe Acrobat. El formato PDF actualmente es un estándar formal abierto y los más recientes desarrollos de los lectores de documentos PDF soportan no sólo enlaces de hipertexto, anotaciones, anclajes de página, marcos, etc. sino también imágenes, miniaturas, audio y vídeo en movimiento, etc.; por lo que amplían enormemente el nivel 2 PostScript. El lector PDF de Adobe puede ser descargado de forma gratuita desde Adobe. El PDF fue inventado por Adobe Systems, se basa en el modelo de lenguaje Postscript para describir el texto, los gráficos y las imágenes, y aunque cada vez más programas (editores de texto, de diapositivas o navegadores) que incorporan extensiones para convertir sus archivos a PDF, Adobe Acrobat es el programa que permite crearlos y elegir entre una amplia serie de atributos cuáles aplicar al archivo resultante y Adobe Reader es el programa que generalmente permite leer los archivos que están en PDF. Con qué programa se usa Para la documentación técnica, este formato es de utilidad para la presentación final del documento, ya que el resultado es un documento más ligero que conserva hipervínculos, índices, y todas las propiedades de imagen del documento original. Utilización Licenciatura en Derecho 10
Son varios los programas que permiten exportar el formato original a PDF. La siguiente imagen es de un documento hecho en Word 2007. En versiones más recientes el procedimiento es similar. Enseguida, al guardar el documento se elige Guardar como (previamente se instala el complemento de exportación de formato a PDF) y se elige PDF o XPS. Licenciatura en Derecho 11
Otra opción es Guardar Como y directamente en el menú elegir PDF. El archivo resultante tendrá esta presentación: Licenciatura en Derecho 12
Los archivos realizados en este formato aparecen con la extensión.pdf Extensión del archivo 4.5 Otros formatos Qué otros formatos conoces a parte de los ya vistos? RTF. El Formato de Texto Enriquecido (Rich Text Format o RTF) fue desarrollado por Microsoft en 1987 con el fin de hacer posible el intercambio de documentos en diferentes plataformas. De esta forma los procesadores de texto más utilizados pueden leer y escribir documentos RTF. Todos los programas de procesamiento de textos de mayor difusión así como los clientes de correo electrónico y los sistemas operativos pueden leer archivos RTF. El formato RTF es un método de codificación de texto que incluye formato e imágenes, que facilita la transmisión de información entre distintos dispositivos, sistemas y aplicaciones ya que produce un documento que puede leerse y editarse en cualquier otro contexto diferente al original. RTF Características Esta característica es posible debido a que un documento RTF en esencia se almacena como texto plano, que describen al sistema las características del documento, al que se le añaden propiedades derivadas del RTF. El formato RTF por lo general no propaga virus, si se envía por correo electrónico archivos RTF en vez de archivos DOC, se casi todo el formato pero sin el peligro latente de enviar macros dañinas a otros usuarios, ya que el formato RTF no utiliza macros. Actualmente RTF es un formato abierto. Este formato se usa de forma predeterminada en WordPad, además de muchos otros programas, como Microsoft Office, Apache OpenOffice, AbiWord, TextEdit, etc. Con qué programa se usa Licenciatura en Derecho 13
La siguiente imagen es un documento en RTF, elaborado en WordPad. Debido a que el RTF es un formato de texto compatible ya que permite exportarse e importarse desde y hacia cualquier versión de Word, otros procesadores de textos y otros programas como los de diseño, base de datos y de presentaciones, su uso se recomienda para utilizarlo en información que será utilizada en diferentes formatos, que se presentará, se diseñará o se reutilizará para diferentes fines en diferentes formatos, así se disminuirá el trabajo de volver a elaborar el formato en cada programa en el que se abra y se aumentarán las posibilidades de intercambiar la información sin problemas de compatibilidad o errores en la edición del contenido. Utilización Sin embargo, deben tenerse precauciones al emplearlo, ya que incluso entre versiones del mismo programa, la apertura de documentos no presenta los contenidos con la misma fidelidad. Es recomendable hacer pruebas de compatibilidad antes de elaborar un documento para exportar, sobre todo si es un documento extenso. La extensión de los archivos de este formato suele ser.rtf. Extensión del archivo Identificas la diferencia entre el formato TXT y el RTF? Licenciatura en Derecho 14
SWF SWF. Es un formato de archivo de gráficos vectoriales que tiene la función de crear archivos de tamaño pequeño para ser interactivos y funcionar en cualquier plataforma a través de navegadores web ya sea con un ancho de banda reducido o sin conexión. Uno de los programas que se emplean para convertir cualquier archivo imprimible en formato flash es FlashPaper, que convierte archivos en documentos de Flash o archivos PDF preparados para consultarse en la web. Características Con qué programa se usa Los documentos resultantes se ven de la forma como se verían impresos en papel, tienen controles para desplazamiento y la opción de integrarse con Microsoft Office a través de un menú. El texto tiene las opciones comunes de copiar y pegar, incluye soporte para búsqueda de texto y selección, hipervínculos y marcas de lectura. La siguiente imagen muestra la forma como se observa un texto en formato FlashPaper. Otra opción para crear un archivo.swf desde otro programa es en Adobe InDesign, que puede guardar sus documentos como.swf. Licenciatura en Derecho 15
Los documentos en swf se pueden incrustar en una página web directamente, no tienen que abrirse como un vínculo aparte. Los documentos pueden ser publicados utilizando herramientas de edición web tales como Macromedia Contribute, Dreamweaver, o cualquier editor HTML. Este formato de documento es aconsejable si se quiere presentar en Internet contenidos que se carguen rápidamente en la red y puedan visualizarse con flash player, que se integra en los navegadores, sin abrir otro programa además del navegador, como es el caso de documentos hechos en otros programas, que una vez que se consultan a través de un hipervínculo en la web, requieren de abrir el programa en que fueron hechos o el lector de PDF. Los archivos FlashPaper tienen la extensión.swf. Utilización Extensión del archivo Licenciatura en Derecho 16
F. CONCLUSIÓN La creación de un documento técnico no culmina cuando se ha desarrollado el contenido atendiendo los principios del mapeo de información, ni cuando se han establecido sus características y utilizado los elementos tipográficos adecuados. Aún es necesaria la revisión de algunos tipos de formato a efecto de elegir aquel en cuál se generará el documento final, con base en consideraciones tales como lectores a los que se dirige, cómo se distribuirá y cómo se llevará a cabo su consulta. Entre los formatos más comunes para la creación y distribución de documentos técnicos se encuentran el TXT, HTML, Postscript, PDF, RTF y el SWF. Licenciatura en Derecho 17
G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS Fernández, M. M. A. (2012). Ebooks: Creación y diseño de libros electrónicos. Fernando de Henares, Madrid: RC Libros. H. GLOSARIO Término Ancho de banda Formato abierto Gráfico vectorial Macros Virus Significado Es una medida que cuantifica en bits o en sus múltiplos, el flujo de datos y los recursos de comunicación tanto utilizados como disponibles. Es una especificación técnica para el almacenamiento de datos digitales, no sujeta a restricciones de tipo legal ni económico. Una imagen vectorial es una imagen digital formada por objetos geométricos independientes (segmentos, polígonos, arcos, etc.), cada uno de ellos definido por distintos atributos matemáticos de forma, de posición y de color entre otros. Almacenamiento cronológico de pulsaciones de teclas, acciones de comandos, instrucciones, e incluso movimientos del mouse, con el fin de automatizar o economizar procedimientos. En términos de computación, es un programa que de manera oculta y sin autorización del usuario, se reproduce e instala en diferentes equipos, pudiendo dañar a otros programas o afectar su operación. Licenciatura en Derecho 18
I. FUENTES DE INFORMACIÓN a) Bibliográficas González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID. b) Cibergráficas Lamarca, M. (s/f). Hipertexto: El nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Consultado el 19 de diciembre de 2013 en: http://www.hipertexto.info/documentos/texto.htm#ascii Manchado, E., Santos, J. (2000). RTHC: Libertad para el formato RTF. Facultad de Informática, Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Consultado el 19 de diciembre de 2013 en http://es.tldp.org/presentaciones/200002hispalinux/conf-04/04-html/ www.adobe.com Licenciatura en Derecho 19